ถึงแม้ว่า “การจัดการความรู้เป็นเครื่องมือ (Means, Tool) ไม่ใช่เป้าหมาย (End)” แต่ “การจัดการความรู้เป็นเครื่องมือหนึ่งที่จะช่วยให้ไปสู่เป้าหมายได้”

       เพิ่งจะผ่านพ้นไปไม่นานกับการไปประชุมสัมมนาเชิงปฏิบัติการ “WU Planning Model: แปลงแผนยุทธศาสตร์ มวล. สู่การปฏิบัติ” เมื่อวันที่ 12-14 พฤศจิกายน 2552 ณ โรงแรม Best Western Premier Supalai Resort & Spa จ.ภูเก็ต ...กลับมาที่ทำงานวันแรก ผมก็มีภารกิจต่อเนื่อง คือการเข้าร่วมกิจกรรม “เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist) เรื่อง การบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management)” ซึ่งจัดในวันจันทร์ที่ 16 พฤศจิกายน 2552 ตั้งแต่ 9 โมงเช้าจนถึง 4 โมงเย็น ณ เรือนรับรองริมน้ำ ภายในมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ผมได้รับการเชิญชวนจาก ผศ.ดร.วัลลา ตันตโยทัย คณบดีสำนักวิชาพยาบาลศาสตร์ ให้เข้าร่วมกิจกรรมในครั้งนี้ เพื่อเก็บภาพบรรยากาศ และบันทึกเรื่องราวของกิจกรรม

       วัตถุประสงค์ของกิจกรรมที่จัด เพื่อเป็นการเตรียมความพร้อม ซักซ้อมเล่าเรื่อง ก่อนเข้าสู่การจัดกิจกรรมการจัดความรู้ระหว่างมหาวิทยาลัย ที่มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ได้รับเกียรติให้เป็นเจ้าภาพจัดเสวนา “เครือข่ายการจัดการความรู้ระหว่างมหาวิทยาลัย ครั้งที่ 16 (ครั้งที่ 3/2552) ในหัวข้อเรื่อง การบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management)” หรือ "UKM16" ซึ่งกำหนดจะจัดขึ้นในวันที่ 27-28 พฤศจิกายน 2552 นี้ ณ โรงแรมขนอม โกลเด้น บีช อ.ขนอม จ.นครศรีธรรมราช

       บรรยากาศแห่งการเรียนรู้
       สถานที่ของการกิจกรรม “เพื่อนช่วยเพื่อนฯ” ครั้งนี้ ได้จัดขึ้น ณ เรือนรับรองริมน้ำ ภายในมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เมื่อฟังชื่อแล้ว ผู้อ่านคงพอจะจินตนาการได้เห็นภาพว่าต้องเป็นสถานที่ที่สวยงามเป็นแน่ ในความเป็นจริงก็เป็นอย่างนั้นจริงๆ ด้วยครับ ได้บรรยากาศแห่งความผ่อนคลาย

       ผู้แทนหน่วยงานที่มาเข้าร่วมกิจกรรมในครั้งนี้ รวมแล้วประมาณ 30 คน จาก 22 หน่วยงาน ซึ่งเข้ามาในบทบาทที่ต่างกัน ทั้งในฐานะผู้ให้ (ถ่ายทอดเรื่องราว) ผู้รับ (ฟัง) และผู้สังเกตการณ์ ส่วนใหญ่มีประสบการณ์และเคยเข้าร่วมกิจกรรมการจัดการความรู้มาบ้างแล้ว แต่บางส่วนก็ไม่ทราบถึงกระบวนการนี้เลย แถมเป็นงงกับศัพท์ KM ที่เรียกกันว่า “คุณเอื้อ คุณอำนวย คุณลิขิต” เมื่อพูดถึงชื่อนี้ ทำให้ต้องเหลียวหากันวุ่น “ใครคือคุณลิขิต”

       พิธีกรดำเนินรายการในวันนี้ คือ คุณจาตุรนต์ ชุติธรพงษ์ หนุ่มหล่อจากหน่วยพัฒนาองค์กร บอกว่าครั้งนี้เป็นครั้งแรกกับการทำหน้าที่เป็นพิธีการ แต่ก็ถือว่าทำหน้าที่ได้อย่างดีเยี่ยม....กิจกรรมเริ่มขึ้นในเวลา 09.00 น. โดยมี ดร.กีร์รัตน์ สงวนไทร รองอธิการบดีฝ่ายวางแผนและพัฒนา ทำหน้าที่เป็นประธานกล่าวต้อนรับและเปิดกิจกรรม แถมอาจารย์ยังได้อยู่รับฟังและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นร่วมกันตั้งแต่เช้ายันเย็น...ต่อจากนั้นตลอดทั้งวัน ผศ.ดร.วัลลา ตันตโยทัย ได้นำเราเข้าสู่กิจกรรมตามกำหนดเวลาที่วางไว้ และถือว่าอาจารย์ “เป็นกำลังสำคัญที่ได้นำพากิจกรรมไปสู่ความสำเร็จ” ที่เกิดขึ้นในวันนี้

       เวลา 09.10 น. เป็นการทบทวนก่อนการเรียนรู้ (Before Action Review) หรือที่เรียกกันย่อๆ ว่า “BAR” อาจารย์วัลลา ได้ให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมบอกเล่าสั้นๆ ถึงความคาดหวังของการมาเข้าร่วมกิจกรรมในครั้งนี้ คำตอบส่วนใหญ่ที่ประมวลได้ ค่อนข้างเป็นไปในแนวเดียวกัน คือ “มีความสนใจและต้องการที่จะมารับรู้เทคนิคและวิธีการใหม่ๆ ที่จะทำให้การบริหารผลการปฏิบัติงานประสบผลสำเร็จ”

       เวลา 09.15 น. อาจารย์วัลลา ได้บรรยายเกี่ยวกับกระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management, KM) เพื่อสร้างความเข้าใจเบื้องต้นแก่ผู้เข้าร่วมกิจกรรม และแนะนำโมเดลของการจัดการความรู้ ชื่อว่า “โมเดลปลาทู” ซึ่งเป็นรูปแบบที่นิยมใช้กันมากที่สุด รวมถึงกิจกรรม “เพื่อนช่วยเพื่อน หรือ Peer Assist” ซึ่งเป็นเครื่องมือการจัดการความรู้ ที่ใช้แทนการศึกษาดูงาน และเป็นเครื่องมือที่เราเลือกมาใช้สำหรับการจัดกิจกรรมในครั้งนี้ พร้อมทั้งได้นำเอาแนวคิดของ นพ.วิจารณ์ พานิช เกี่ยวกับการจัดการความรู้มาให้เราเข้าใจว่า

“การจัดการความรู้เป็นเครื่องมือ (Means,Tool) ไม่ใช่เป้าหมาย (End)”

       หลังจากที่ทุกคนได้เข้าใจและรู้จักกระบวนการ KM เป็นการเบื้องต้นแล้ว อาจารย์ได้แนะนำ “เทคนิคการเล่าเรื่อง และบอกคุณสมบัติของการเป็นผู้เล่าเรื่องและผู้รับฟังที่ดี” ว่าต้องทำอย่างไร คราวนี้เมื่อถึงช่วงของการปฏิบัติจริง ผู้เล่าเรื่องต่างได้งัดเอาทฤษฎีและกลยุทธ์ที่อาจารย์เพิ่งสอนไป มาประยุกต์ใช้ในการเล่าเรื่องได้อย่างทันที มีการรักษากฎ กติกามารยาทของการเล่าเรื่องเป็นอย่างดี ส่วนผู้ฟัง ก็ฟังอย่างตั้งใจ ให้เกียรติผู้เล่า โดยไม่มีใครพูดคุยกันระหว่างที่เพื่อนมาบอกเล่าประสบการณ์ เมื่อเรื่องเล่าจบ ต่างก็ซักถามด้วยความสนใจ

       การถ่ายทอดเรื่องเล่า เริ่มในเวลา 10.10 น. ผู้ที่มาร่วมบอกเล่าประสบการณ์ให้เราฟัง รวมทั้งหมด 5 คน คนแรก คือ “พี่ติ๋ม” คุณจินตนา ศิริวัฒนโชค หัวหน้าส่วนพัสดุ หัวข้อที่นำมาเล่าคือ “ผู้ช่วย...มือหนึ่ง” ที่ทำให้ผลการปฏิบัติงานประสบความสำเร็จ โดยมีเรื่องเล่าพร้อมด้วยสื่อ PowerPoint มานำเสนอให้ผู้ฟังได้เห็นภาพ เนื้อหากระชับ และเข้าใจได้ง่ายภายใต้ระยะเวลาสั้นๆ คนที่สอง คือ รศ.ดร.วัฒนพงศ์ เกิดทองมี มาเล่าเรื่อง “กระจกส่องงาน” โดยบอกเล่าเกี่ยวกับเทคนิควิธีการประเมินผลการปฏิบัติงานในกลุ่มพนักงานสายวิชาการ คนที่สาม คือ คุณจรวยพร รอบคอบ เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป จากสำนักวิชาสหเวชศาสตร์และสาธารณสุขศาสตร์ มาด้วยเรื่องเล่า “เลขาฯ ตัวจริง” เป็นเรื่องราวเกี่ยวกับการนำเอาโปรแกรม Microsoft Outlook มาช่วยในการเตือนความจำ และติดต่อประสานงานกับคณาจารย์ภายในสำนักวิชา ซึ่งเป็นเรื่องง่าย ใกล้ตัว แต่น้อยคนนักที่จะนำมาใช้เป็นตัวช่วยให้เกิดประโยชน์ คนที่สี่ คือ คุณอรชา เลขาพันธ์ เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป จากศูนย์คอมพิวเตอร์ ซึ่งยังกำหนดชื่อเรื่องที่เหมาะสมยังไม่ได้ โดยมาถ่ายทอดความสำเร็จของการประเมินผลการปฏิบัติงาน ที่เห็นประโยชน์ของการการทำความตกลงถึงภาระงานที่ชัดเจนร่วมกันระหว่างผู้บริหารและผู้เข้ารับการประเมินตั้งแต่ตอนต้น เมื่อประเมินผลการปฏิบัติงาน ก็จะทำให้มีความชัดเจน และให้คะแนนได้ง่ายขึ้น

       ส่วนภาคบ่ายหลังจากรับประทานอาหารกลางวันแล้วเสร็จ ผู้เข้าร่วมประชุมก็เข้ามาพร้อมเพรียงกันในห้องประชุมอีกครั้งเพื่อฟังคนสุดท้าย คือ ผศ.ดร.วิภาวี ขำวิจิตร รองผู้อำนวยการศูนย์เครื่องมือวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี/ อาจารย์สำนักวิชาวิศวกรรมศาสตร์และทรัพยากร ที่มาด้วยเรื่องเล่า “ประเมินอย่างไร มีชัยทุกฝ่าย” อาจารย์ได้บอกเล่าให้เห็นกระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงาน ตั้งแต่ขั้นตอนการเก็บข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล การพบผู้บริหาร การจัดลำดับ (Ranking) การประเมิน (Estimate) การให้คะแนน (Scoring) ไปจนถึงกระบวนการคัดสรรผู้ที่มีผลการปฏิบัติงานดีเยี่ยม และชี้ชวนให้เห็นว่ารูปแบบการประเมิน Win-Win อย่างไร โดยมีเทคนิคการเล่าเรื่อง พร้อมสื่อ PowerPoint ประกอบ

ภาพบรรยากาศการเล่าเรื่อง

 

ภาพสื่อที่ใช้ประกอบการเล่าเรื่อง

 

       หลังจากที่แต่ละคนได้มาถ่ายทอดเรื่องเล่าแล้ว ผู้ฟังได้มีการซักถามและร่วมแบ่งปันประสบการณ์ร่วมกัน โดยมีอาจารย์วัลลาซึ่งทำหน้าที่เป็น “คุณอำนวย” แต่ผมขอเรียกอาจารย์เป็น “Commentator” ที่คอยแนะนำเทคนิค และวิธีการเพิ่มเติมแก่ผู้เล่า ซึ่งทำให้สามารถนำไปปรับและประยุกต์ใช้ในการเล่าเรื่องต่อไป

       เวลา 14.45 น. เป็นการสรุปและทบทวนบทเรียน (After Action Review, AAR) อาจารย์วัลลา ได้เปิดโอกาสให้ทุกคนได้บอกเล่าความรู้สึกของตนเองจากการที่ได้เข้าร่วมกิจกรรมในครั้งนี้ ครอบคลุมประเด็น สิ่งที่ได้เรียนรู้ ผลที่ได้เมื่อเทียบกับสิ่งที่คาดหวัง รวมถึงข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุงในการจัดกิจกรรมครั้งต่อไป ทั้งหมดนี้ใช้เวลาจนถึงเวลา 16.00 น. เป็นไปตามระยะเวลาเวลาที่กำหนด และในช่วงท้าย ดร.กีร์รัตน์ สงวนไทร ก็ได้มากล่าวปิดกิจกรรม พร้อมทั้งให้หลักการและแนวคิดที่เป็นประโยชน์สำหรับการนำไปใช้สำหรับการจัดกิจกรรมที่จะมาถึงในปลายเดือนนี้

       สิ่งที่ได้เรียนรู้
       แม้ว่ากิจกรรมที่จัดขึ้นจะเป็นเพียงการซักซ้อม แต่บรรยากาศที่เกิดขึ้นทั้งหมด กลับไม่เหมือนแค่การซ้อม เพราะผลจากการ AAR ทุกคนได้แสดงความรู้สึก ถึงประโยชน์ที่ได้รับ จากประสบการณ์เรื่องเล่า และการแบ่งปันประสบการณ์ร่วมกัน ทำให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการบริหารผลการปฏิบัติงานให้เข้ากับภารกิจและบริบทที่ต่างกันของแต่ละหน่วยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นที่น่าสังเกตว่ากิจกรรมที่เกิดขึ้นครั้งนี้ โดยส่วนตัวแล้ว ผมได้เรียนรู้ถึงปัจจัยที่ทำให้ “การจัดการความรู้มีความสำเร็จมากขึ้น” คือ

       1. เทคนิคการเล่าเรื่องคงไม่จำกัดอยู่แค่กรอบการเล่าเรื่องธรรมดา แต่หากได้มีการนำเสนอด้วยสื่อ PowerPoint หรือเอกสารประกอบเพิ่มเติม ก็จะเป็นตัวช่วยให้ผู้รับฟังได้เห็นภาพความสำเร็จจากเรื่องเล่าได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น ดีกว่าการปล่อยให้ผู้ฟังจินตนาการเอาเอง ยิ่งโจทย์ของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในครั้งนี้ อาจจำเป็นต้องแสดงให้เห็นการดำเนินงานที่เป็นรูปธรรม

       2. การกำหนดเรื่องเล่า “ที่ฟังแล้วปิ๊ง อ่านแล้วอยากติดตาม” จะเป็นตัวดึงดูดความสนใจของผู้ฟังได้เป็นอย่างดี และยิ่งถ้ามีการลำดับหัวข้อการนำเสนอได้อย่างน่าสนใจ เป็นไปด้วยความกระชับไม่เยิ่นเย้อ และภายในระยะเวลาที่ไม่ยาวมากนัก ก็ยิ่งทำให้ผู้ฟังไม่เบื่อ สนใจใคร่ติดตามรับฟังจนจบ

       3. กิจกรรม “เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist)” สามารถจัดได้เป็นกลุ่มเล็กๆ ระหว่างหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย เพื่อแลกเปลี่ยนประสบการณ์ความสำเร็จ ที่เป็น Best Practice ในหัวข้อเรื่องที่มีความสนใจร่วมกัน

“การจัดการความรู้เป็นเครื่องมือ (Means, Tool) ไม่ใช่เป้าหมาย (End)” แต่ในมุมมองของผม “การจัดการความรู้เป็นเครื่องมือหนึ่งที่จะช่วยให้ไปสู่เป้าหมายได้”

....................

หมูอวย
17 พฤศจิกายน 2552