แลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน

        จากหน้าที่การงานด้านการประชาสัมพันธ์ที่ฉันรับผิดชอบเดิมๆ 100 % บวกกับงานการจัดการความรู้อีกในราว 60% ทำเอาภาระงานที่ลงมือล้นเกินจากเวลาที่หลวงกำหนดให้วันละ 7 ชั่วโมงหรือ 35 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ แต่ไม่ได้เปรยเพื่อบ่นเพราะถือหลักทำงานให้สุขๆ (ไม่ใช่สุก-ดิบ) ก็จะสนุกกับงาน และยิ่งมีผลงานออกมาให้ตัวเองชื่นอุราก็หายเหน็ดเหนื่อยปลิดทิ้ง

        เวลาผ่านมาห้าหกเดือน(มิถุนายน 2552) ฉันได้งานเพิ่มเป็น“พี่เลี้ยง” ที่มี “น้องเลี้ยง(คนแรก)/คนเดียว)” ทำให้ภาระงานที่เกินล้นค่อยเขยิบลดบทบาทหลักด้านประชาสัมพันธ์ลงได้มาก แต่ภาระงานสอน ถ่ายทอด แนะนำมีเพิ่มขึ้น อย่างไรก็ดีในฐานะ“พี่เลี้ยง” ก็ไม่ได้หมายความว่า “พี่” จะมีหน้าที่“ให้” แต่ฝ่ายเดียว  บทบาทของ“ผู้ได้รับ” ก็เพิ่มขึ้นมาเช่นกัน ถือเป็นกำไรชีวิตที่น่ายินดี

        “น้องเลี้ยง” ในความหมายการบริหารงานยุคโบราณจะหมายถึง ลูกน้องหรือผู้อยู่ภายใต้การบังคับบัญชา แต่การบริหารจัดการสมัยใหม่ เราพยายามลดช่องว่างการทำงานลง เช่นกันกับงานที่ฉันอยู่ภายใต้สังกัด ก็ไม่ใช่ว่าจะมีชื่องานหรือหน่วยติดประดับนำหน้าคำว่า “ประชาสัมพันธ์” ให้เกะกะ  สถานภาพของฉันกับเพื่อนร่วมงานวัยละอ่อนที่อายุอานามห่างจากกันพอเรียกเป็น “น้าและหลาน” ได้ จึงไม่ใช่ไม่เชิงเรียกเป็นหัวหน้า-ลูกน้อง

 

        บันทึกนี้เป็นเรื่องต่อเนื่องจากบันทึก ทบทวนและเตรียมพร้อม(พี่และน้องเลี้ยง) ซึ่งเราสองคนจัดสรรเวลาสำหรับการทบทวนแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน บางครั้งก็เป็นเวลาสำหรับการเติมเต็มสิ่งใหม่ๆ ที่ใครมีแนวคิดริเริ่มสร้างสรรค์ก็นำมาแชร์กัน

Picweb20  

        เรื่องหนึ่งที่ดำเนินการมาจนเป็นผลสำเร็จระดับหนึ่งที่ฉันเองพึงพอใจก็คือเรื่องการทำงานด้านสื่อและช่องทางการเผยแพร่ “สื่ออิเล็กทรอนิกส์” คือ การนำ Web 2.0 มาใช้งานประชาสัมพันธ์

        ภายหลังจากที่น้องเลี้ยงเข้ารับงาน สิ่งที่อยู่ในใจน้องเลี้ยงเท่าที่ฟังจากการสัมภาษณ์ก่อนรับเข้าทำงาน คือเรื่องของเว็บไซต์งานประชาสัมพันธ์ (บรมเชย-คิดเอง คนรุ่นเก่าทำ!) และรวมทั้งของหน่วยงานที่น่าจะมีการปรับเปลี่ยนให้เกิดความเคลื่อนไหวเป็นไดนามิก และเพื่อเป็นการพิสูจน์ผลงาน จึงเกิดผลการพัฒนาสื่อดังกล่าวขึ้นในวันนี้

        เมื่อการดำเนินการไปได้ระยะหนึ่ง ในวง Previews คนสองคน ประจำวันศุกร์ก่อนหมดสัปดาห์ทำงาน (เดือนกรกฎาคม 2552)  น้องเลี้ยงพร้อมถ่ายทอดการดำเนินงานครั้งนี้

มาติดตามไปพร้อมกันกับฉันค่ะ....

        เหตุที่เลือกประเด็นดังกล่าว ต้องการลดขั้นตอนการผลิตสื่ออิเล็กทรอนิกส์(เว็บเพจ PR Corner) และเพิ่มช่องทางใหม่ๆ ในการสื่อสารที่ใช้เทคโนโลยี Web 2.0

กระบวนการจัดการความรู้    ถ่ายทอดขั้นตอนการดำเนินงาน (โชคดีที่ฉันพอมีพื้นฐานการใช้งานเว็บไซต์อยู่บ้าง)

ขั้นตอนและผลการจัดการความรู้

(น้องเลี้ยงทำอะไร)

  1. ศึกษาการนำ Web 2.0 โปรแกรมที่เป็นโอเพ่นซอร์สและฟรีแวร์ เพื่อมาพัฒนาปรับปรุงการเผยแพร่ข้อมูลประชาสัมพันธ์ผ่านเว็บเพจ PR Corner
  2. ติดต่อประสานงานเว็บมาสเตอร์ผู้ดูแลเว็บไซต์ของหน่วยงาน เพื่ออำนวยความสะดวกในการเปิดช่องทางการใช้งานระบบการจัดการเนื้อหาบนเว็บไซต์ด้วยตนเองของหน่วยงานด้านประชาสัมพันธ์
  3. ดำเนินการปรับโน่น ทดลองนี่จนเข้าที่เข้าทาง โดยมีคู่มือ หนังสือคอมพิวเตอร์(ลงทุนซื้อหาโดยส่วนตัว) เป็นตัวช่วย
  4. ถ่ายทอดความรู้และการปฏิบัติการสร้างและใช้งานโปรแกรม Joomla (ดาวน์โหลดฟรีทางอินเทอร์เน็ต)

(พี่เลี้ยงทำอะไร) 

  1. รับการถ่ายทอดขั้นตอนการทำงาน
  2. ร่วมดำเนินการใช้งานสื่อและช่องทางนี้ หลังจากที่ระบบปฏิบัติเริ่มเป็นรูปร่าง ซึ่งง่าย(แน่นอน-ได้ต่อยอด)
  3. ส่งการบ้าน
  4. แอบเข้าไปแก้ไขข้อความบางหน้าบางหัวข้อ
  5. มอบโจทย์อยากได้โน่นได้นี่...เพิ่มเติมในเว็บไซต์ใหม่

 

                        หลังจากดำเนินการไปได้ระยะหนึ่งปรากกฎว่า เว็บไซต์น้อยๆ ของหน่วยงานด้านประชาสัมพันธ์ ได้รับการนำไปเป็นตัวอย่างที่จะพัฒนาเว็บไซต์ที่แสนธรรมดาและไม่เร้าใจของหน่วยงาน โดย“น้องเลี้ยง” ได้รับบทบาทหน้าที่เพิ่มให้เข้าร่วมในคณะทำงานพัฒนาเว็บไซต์ของหอสมุด

                        มีเว็บไซต์โฉมใหม่เหมือนได้เล่นของเล่นใหม่ๆ (ซึ่งจะเล่นไปเรื่อยๆ จนกว่าจะเข้าที่ถูกใจ) ประกอบกับการเรียนรู้พัฒนาตนเองตามที่หน่วยงานเสาะแสวงหาวิทยากรมาบรรยาย ก็ทำให้หลายคนในที่ทำงานไม่สามารถหยุดนิ่งเฉย คนที่มีความแอคทีฟเริ่มแสวงหาสังคมใหม่ๆ บนระบบเครือข่าย จนมีพื้นที่สำหรับใช้งานคนละแห่งสองแห่ง โดยเฉพาะที่มาแรงมากๆ คือ การลงทะเบียนใช้งาน Twiter , Facebook เป็นต้น

สรุปผลการดำเนินงานครั้งนี้ทำให้

  1. ทำงานสะดวก รวดเร็วขึ้น ระบบจัดเก็บสถิติการทำงานรวมไว้ในที่เดียวกัน
  2. ลดขั้นตอนการทำงานผลิตสื่ออิเล็กทรอนิกส์ลง
  3. สามารถเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารต่างๆ ของห้องสมุดได้ตลอดเวลา และจากเครื่องคอมพิวเตอร์ทั่วไป โดยไม่ใช้งานโปรแกรม FTP และ โปรแกรมสร้างเว็บไซต์ต่างๆ
  4. ไม่ละเมิดลิขสิทธิ์ทำผิดกฎหมาย คือ สนับสนุนการใช้โปรแกรมที่มีลิขสิทธิ์ (ถ้ามีก็ใช้ ไม่มีก็ทำใจ...)ใช้โอเพ่นซอร์สทดแทน (เรียนรู้เพิ่มเติมกันต่อไป)
  5. ไปร้านหนังสือ ซื้อหนังสือ “สร้างเว็บไซต์ในพริบตาด้วย Joomla! ฉบับสมบูรณ์” เรียบเรียงโดย พงศ์ศักดิ์ อภิลักขิตพงศ์ มาอ่านศึกษาเพิ่มเติม
  6. งานการก้าวไปข้างหน้า สอดรับนโยบายจากมหาวิทยาลัยด้านการใช้สื่อประชาสัมพันธ์เชิงรุกในยุคสื่อใหม่ เรื่องอนุมัติให้นักประชาสัมพันธ์ของแต่ละหน่วยงานเป็นผู้นำเสนอข้อมูลสำคัญของหน่วยงานได้เองในเว็บไซต์ระดับมหาวิทยาลัยโฉมใหม่ที่กำลังจะเผยแพร่เร็ววันนี้

                       อย่างไรก็ตาม ปัญหาเรื่องช่องทางการเผยแพร่ยังมีอยู่ เราสองคนจะต้องหาวิธีการกันต่อไปว่าทำอย่างไรจะให้ดึงดูดกลุ่มเป้าหมายให้เข้ามาเยี่ยมชม รับข่าวสารในสื่อใหม่ของเรา เป็นโจทย์ที่เราเก็บมาคุยกันต่อในครั้งต่อมาว่าระหว่าง ช่องทางกับสื่ออิเล็กทรอนิกส์ดีพอหรือยัง ต้องทำอะไรช่วยสนับสนุนกันอีกบ้างทั้งด้าน สื่ออื่นๆ หรือช่องทางใหม่ๆ รวมทั้งการออกแบบสร้างเว็บ PR Corner ให้ลงตัว.