หนทางสู่ HPO (High Perfoemance organization)

วันนี้ ผู้เขียน ขอนำเรื่อง "หนทางสู่ HPO (High Performance organization)" ซึ่งผู้เขียนได้อ่านจาก เว็บไซต์ ของสำนักงาน ก.พ.ร. เห็นว่ามีประโยชน์ต่อโลกของการทำงาน จึงนำมาฝากเพื่อเป็นความรู้และมีประโยชน์ต่อเรื่องการพัฒนาระบบบริหาร ค่ะ...

โลกในยุคปัจจุบันเป็นโลกยุคของข้อมูลข่าวสาร (Information Technology : IT) ทำให้โลกไร้พรมแดน เป็นผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงมากมายในหลาย ๆ ด้าน ซึ่งในทุกภาคส่วนของสังคมไทย ไม่ว่าจะเป็นภาครัฐที่มุ่งให้บริการเพื่อประโยชน์สุขของประชาชน หรือภาคเอกชน ซึ่งดำเนินการธุรกิจเพื่อแสวงหาผลกำไรจำเป็นต้องใส่ใจในเรื่องของการเปลี่ยนแปลงเป็นอย่างมาก เพื่อทำให้องค์กรอยู่รอด ดังนั้น ทุกภาคส่วนของสังคมไทย จึงจำเป็นต้องมีการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management)

ในส่วนของภาครัฐ หลังจากการปฏิรูประบบราชการไทย ตั้งแต่ 3 ตุลาคม พ.ศ. 2545 จนถึงปัจจุบัน ได้มีการเปลี่ยนแปลงการบริหารจัดการภาครัฐเป็นอย่างมาก เกิดยุทธศาสตร์การพัฒนาระบบราชการที่ใช้เป็นแนวทางการดำเนินงานในภาครัฐ เพื่อฝ่ากระแสของการเปลี่ยนแปลงของโลก รวมทั้งปรับเปลี่ยนการบริหารจัดการภาครัฐ โดยสิ้นเชิง ภาครัฐได้นำแนวคิดการบริหารจัดการของภาคธุรกิจเอกชนมาปรับใช้ในองค์กรของรัฐ ซึ่งเน้นผลสัมฤทธ์ของงานเป็นการบริหารภาครัฐแนวใหม่ (New Pubilc Management : NPM) พร้อมทั้งมีดัชนีชี้วัดผลการดำเนินงานอย่างเป็นรูปธรรมในการวัดผลการดำเนินงาน โดยมีการติดตามประเมินผลการปฏิบัติงานพร้อมทั้งมีการให้เงินรางวัลตอบแทน เพื่อเป็นแรงจูงใจในการช่วยผลักดันให้หน่วยงานภายในองค์กรของรัฐมีการพัฒนาการปฏิบัติราชการอย่างต่อเนื่อง ทั้งนี้ เพื่อให้องค์กรของรัฐเดินทางไปสู่การพัฒนาองค์กรให้มีขีดสมรรถนะสูง (High Performance Organization : HPO)

การที่หน่วยงานของรัฐจะเดินทางไปสู่การพัฒนาองค์กรเพื่อให้มีขีดสมรรถนะสูง (High Performance Organization : HPO) จำเป็นที่หน่วยงานของรัฐจะต้องมีแนวทางในการพัฒนาที่ชัดเจนเป็นรูปธรรม เพื่อเป็นการบริหารการเปลี่ยนแปลง โดยการพัฒนาหน่วยงานภาครัฐจะต้องจัดทำแผนเพื่อใช้เป็นแนวทางในการพัฒนา เพื่อการบริหารการเปลี่ยนแปลง เรียกว่า Blueprint for Change : BFC โดยในแผนดังกล่าวจะต้องประกอบไปด้วย 2 แนวทาง คือ

แผนการพัฒนาระบบงาน เพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินงานให้บรรลุเป้าหมายขององค์การตามวิสัยทัศน์ที่วางไว้

แผนในการพัฒนาบุคลากร เพื่อให้มีสมรรถนะตรงกับงานที่ปฏิบัติ เพื่อให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพเกิดประสิทธิผลและเพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์กร เช่นกัน

แผนการพัฒนาระบบงานต้องมีการดำเนินการ ดังนี้

วิเคราะห์กระบวนงานหลักและกระบวนงานรองที่ผลักดันให้วิสัยทัศน์ขององค์กรประสบความสำเร็จ เพื่อทำการปรับปรุงในกรณีกระบวนงานยังไม่เหมาะสม โดยใช้วิธีลดขั้นตอนการทำงาน หรือนำเทคโนโลยีทันสมัยมาใช้ เช่น คอมพิวเตอร์ เพื่อให้งานเกิดความรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ เป็นต้น

ในกรณีที่กระบวนงานดีแล้ว ก็วิเคราะห์เพื่อหาทางพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นไปอีก

แผนการพัฒนาขีดสมรรถนะของบุคลากร (Competencies)

เมื่อวิเคราะห์กระบวนงานพร้อมทั้งปรับปรุงกระบวนงานแล้ว ขั้นต่อไป คือ การพิจารณาว่ากระบวนงานดังกล่าวต้องใช้บุคลากรที่มีขีดสมรรถนะเช่นไร จึงจะผลักดันการปฏิบัติงานให้บรรลุวิสัยทัศน์ขององค์กร

วิเคราะห์แล้ว หากบุคลากรในองค์กรมีขีดสมรรถนะที่ยังไม่เพียงพอและเหมาะสมตามกระบวนงาน องค์กรจำเป็นต้องทำการพัฒนาบุคลากรโดยการฝึกฝน (Tranining) ปฐมนิเทศ (Orientation) หรือสอนงานไปในขณะปฏิบัติงาน (On the Job training) หรือวิธีการอื่นใดนอกเหนือจากนี้เพื่อให้บุคลากรมีขีดสมรรถนะที่สามารถปฏิบัติงานในกระบวนงานต่าง ๆ ได้

การที่จะสามารถทำ Blueprint for Change ได้สำเร็จจะต้องอาศัยองค์ประกอบที่สำคัญ ดังนี้ค่ะ...

แผนการพัฒนาทั้งกระบวนงานและพัฒนาขีดสมรรถนะของบุคลากรจะต้องชัดเจนเป็นที่เข้าใจง่ายในแต่ละขั้นตอน

แผนที่ดีต้องสามารถนำมาปฏิบัติได้ เมื่อปฏิบัติแล้วผลที่ได้รับปรากฎอย่างชัดเจน ที่จะทำให้องค์กรสามารถพัฒนาได้จนบรรลุวิสัยทัศน์

สิ่งที่สำคัญที่จะทำให้แผนบรรลุผลสำเร็จ คือ ผู้นำสูงสุด หรือ Big Boss ต้องให้ความสำคัญและร่วมรับรู้แผนการปฏิบัติงาน รวมทั้งเป็นผู้นำในการผลักดันให้มีการปฏิบัติตามแผน หรือผลักดันให้แผนนำไปใช้ได้อย่างมีการปฏิบัติตามแผน หรือผลักดันให้แผนนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้ง แผนที่จัดทำขึ้นต้องอาศัยการมีส่วนร่วมของทุกภาคส่วนในองค์กร (Participation) ร่วมกันคิดร่วมกันพิจารณา ร่วมกันปรับปรุงให้เหมาะสมสามารถปฏิบัติได้

อุปสรรคในการพัฒนาองค์กรให้ไปสู่การเป็นองค์กรที่มีขีดสมรรถนะสูง มีดังนี้ค่ะ...

ผู้นำสูงสุดขององค์กรไม่เห็นความสำคัญในการบริหารการเปลี่ยนแปลง จึงไม่คิดที่จะพัฒนาองค์กร

บุคลากรในองค์กรไม่เข้าใจในเรื่องการบริหารการเปลี่ยนแปลง จึงทำให้ไม่สนใจในเรื่องการพัฒนา เนื่องจากขาดการสื่อสารและการประชาสัมพันธ์ที่ดีที่ทำให้เกิดความเข้าใจ

การจะนำพาองค์กรไปสู่การพัฒนาองค์กรให้มีขีดสมรรถนะสูง (HPO) องค์กรจำเป็นต้องเข้าใจถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นทั้งภายในและภายนอกองค์กร จึงจะสามารถบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management) นั้นได้ โดยมีการจัดทำแผนพัฒนาไปปฏิบัติได้ พร้อมทั้งมีการประเมินผลการปฏิบัติตามแผน หากปฏิบัติแล้วดีให้พัฒนาต่อไป แต่เมื่อนำมาปฏิบัติแล้วมีปัญหาต้องแก้ไขปัญหา โดยการปรับแผนแล้วนำแผนนั้นไปปฏิบัติ คือ มีการวางแผนแล้วนำแผนไปปฏิบัติหลังจากนั้น ประเมินผล ถ้าดีนำไปปฏิบัติต่อและพัฒนาต่อไป หากมีปัญหาต้องทำการแก้ไขปรับปรุงแผนแล้วจึงนำไปปฏิบัติ (Plan Do Check Act)

นอกจากนี้ แผนจะประสบความสำเร็จเพื่อ นำองค์กรไปสู่ HPO ได้จะต้องขจัดปัญหาอุปสรรคดังกล่าวข้างต้นและการทำแผนจะต้องคำนึงถึงองค์ประกอบในการจัดทำ Blueprint for Change ได้ประสบผลสำเร็จด้วย คือ "แผนชัดเจน เน้นทำได้ นายร่วมด้วย ช่วยกันทำ" ค่ะ...

[กิติยา เตชะวรรณวุฒิ]

สวัสดีค่ะ

*** ติดตามมาเพื่อพัฒนาความรู้

*** อยากได้ตัวอย่างการสรุปโครงการ (Plan Do Check Act) พอจะมีฟอร์มเก็บไว้บ้างไหมคะ

[บุษยมาศ]

ตอบคุณกิติยา...

ได้นำตัวอย่างแบบฟอร์มการเขียน PDCA ขึ้นบนไฟล์ให้แล้วค่ะ ไม่ทราบว่าจะใช้ได้หรือเปล่า เพราะเป็นฟอร์มค่ะ

[นายประจักษ์ ปานอินทร์]

[บุษยมาศ]

เรียน...อาจารย์ประจักษ์

ขอบคุณค่ะอาจารย์...