ความหมายของการวางแผน
คำว่า การวางแผน (planning) มาจากคำภาษาละตินว่า แพลนัม (planum) ซึ่งหมายถึง พื้นราบ (flat surface) และได้นำมาใช้ในภาษาอังกฤษเมื่อศตวรรษที่ 17 โดยพจนานุกรมออกฟอร์ด (oxford dictionary) ตามความหมายของพื้นราบ หมายถึง การกำหนดแบบฟอร์มในทางราบ เช่น แผนที่และแบบพิมพ์เขียว (blueprint) ของสิ่งก่อสร้างต่างๆ อนันต์ เกตุวงศ์ (2534, หน้า 1)
ปัจจุบันนี้ การวางแผนได้ถูกนำมาใช้อย่างกว้างขวางในหน่วยงานและองค์การทุกประเภททั้งในภาครัฐและภาคเอกชน ในการอธิบายคำนิยามของการวางแผนนี้มีนักวิชาการด้านบริหารหลายท่านได้อธิบายไว้ ดังนี้
ฟรีมันท์ (Fremont), แคส (E. Kast) และ เจมส์ (James), โรเซนวิว (E. Rosenzweig) (1970, p. 435-436) อธิบายว่า การวางแผน คือ กระบวนการพิจารณาตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะทำอะไร อย่างไร มีการเลือกวัตถุประสงค์ นโยบาย โครงการ และวิธีปฏิบัติเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์นั้น
ฮาโรส (Harold), คูน (Koontz) และไซริล (Cyril), คอนแนล (O’Donnell) (1968, p.81) กล่าวว่า การวางแผนคือการตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะทำอะไร ทำอย่างไร ทำเมื่อใด และใครเป็นผู้กระทำ การวางแผนเป็นสะพานเชื่อมช่องว่างจากปัจจุบันไปสู่อนาคตตามที่ต้องการ และทำให้สิ่งต่างๆเกิดขึ้นตามต้องการ
เฮอ เบิร์ท (Herbert), ไซมอน (A. Simon), โดแนล (Donal), สมิทบิค (W. Smithburg) และ วิคเตอร์ (Victor), ทอมสัน (A. Thompson) (1961, p. 423-442) อธิบายว่า การวางแผนคือ กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับข้อเสนอในอนาคต ในเรื่องการประเมินข้อเสนอต่างๆ ที่มีให้เลือกและเกี่ยวกับวิธีต่างๆ ที่จะต้องปฏิบัติเพื่อบรรลุความสำเร็จข้อเสนอนั้นๆ การวางแผนเป็นเรื่องของความคิดที่มีเหตุผลและมีการควบคุมให้ดำเนินด้วย
ฮิคส์ (H.G. Hicks) (1981, p. 248) อธิบายว่า การวางแผนเป็นหน้าที่ทางบริหารประการแรกที่กระทำเพื่อกิจกรรมหนึ่งโดยเฉพาะ การที่จะวางแผนได้สำเร็จผลนั้น จำเป็นต้องมีการวิเคราะห์
ตัวเลขข้อมูลจากอดีต การตัดสินใจในปัจจุบันและทำการประเมินผลในอนาคตด้วย
อัลดเบิร์ท (Elbert), วูลส์เตทเตอร์ (Wohlstetter) (1964, p. 125-126) การวางแผน หมายถึงวิธีการที่จำเป็นของการทำให้การตัดสินใจก้าวหน้า และเป็นสิ่งที่จะต้องมีอยู่ก่อนการกระทำ การวางแผนจะต้องหาคำตอบ 2 ประการให้ได้คือ (1) ความมุ่งหมายขององค์การหรือแผนงานคืออะไร และ (2) อะไรคือวิธีการที่ดีที่สุดที่จะทำให้บรรลุผลสำเร็จของความมุ่งหมายนั้นยิ่งกว่านั้น Wohlstetter ยังเน้นต่อไปด้วยว่า การวางแผนเป็นเรื่องที่ต้องทำอย่างต่อเนื่องและต้องมีการปรับเปลี่ยนอยู่เสมอ และสามารถทำนายการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้
นอกจากที่กล่าวอ้างมานี้ ยังมีนักวิชาการและผู้มีประสบการณ์อีกมากมายที่ได้อธิบายถึงความหมายของการวางแผนไว้ โดยทั่วไปแล้วอธิบายถึงสิ่งเดียวกันคือความหมายถึงการตัดสินใจเลือกทางเลือก (alternative) ไม่ว่าจะเป็นทางเลือกเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ เป้าหมายทั้งขององค์การ โครงการ หรือของบุคคลใดบุคคลหนึ่งเป็นการส่วนตัว เกี่ยวกับวิธีปฏิบัติหรือสิ่งอื่นใดก็ตาม สำหรับการอธิบายนั้น บางท่านจะใช้คำที่เน้นไปในเรื่องต่างๆ กันของการตัดสินใจ กล่าวคือ บางท่านเน้นการทำนายอนาคตหรือทิศทางของการเปลี่ยนแปลง อย่างเช่น Dalton E. Mcfarland (1974, p. 315-316) บางท่านเน้นเป้าหมาย กิจกรรม และผลสำเร็จ ดังกล่าวมาแล้วในคำอธิบายของไซมอน และอาร์แมน เอ.อัลเซียน
จากคำนิยามดังกล่าวสามารถแยกองค์ประกอบของการวางแผนได้ 7 ประการ คือ
- การวางแผนเป็นกระบวนการ (ptocess)
การะบวนการในที่นี้หมายถึงกิจกรรมที่ต่อเนื่องกันซึ่งเกิดขึ้นในหน่วยเดียวกัน
กิจกรรมนี้ต้องการทั้งทรัพยากรและพลังงานเพื่อทำให้กิจกรรมดำเนินไปได้
- การจัดเตรียม (preparing)
การวางแผนเป็นกระบวนการของการตระเตรียมหนึ่งของการตัดสินใจเพื่อให้ได้รับ
การอนุมัติและดำเนินการโดยองค์การอื่นๆ แม้ว่าหน่วยงานหนึ่งมีหน้าที่วางแผน มีอำนาจอนุมัติและดำเนินการตามแผนก็ตาม กระบวนการดังกล่าวนี้คงยังมีอยู่ต่างหากโดยเฉพาะ
- เป็นชุดหนึ่ง (a set)
ในที่นี้จำเป็นต้องแยกให้เห็นความแตกต่างระหว่างการวางแผนกับการตัดสินใจ
เพราะการวางแผน หมายถึงการตัดสินใจประเภทหนึ่ง และในที่นี้มีลักษณะคือมีความเกี่ยวข้องกับชุดหนึ่งของการตัดสินใจที่มีความเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันเป็นระบบ
- การตัดสินใจเพื่อการทำ (decisions for action)
การวางแผนมุ่งสู่การกระทำเป็นสำคัญ ไม่ได้มุ่งไปสู่วัตถุประสงค์อย่างอื่น แต่การ
วางแผนก็มีผลงานระดับสอง (secondary results) อีกหลายๆอย่าง เช่น การพัฒนาการบริหาร การพัฒนาการตัดสินใจ และการฝึกอบรมให้คนทำงานร่วมกัน เป็นต้น
- ในอนาคต (in the future)
ลักษณะสำคัญยิ่งของการวางแผน ได้แก่ การมุ่งสู่อนาคต มีการพยากรณ์เหตุการณ์ใน
อนาคต ความไม่แน่นอน และเงื่อนไขต่างๆ
- การมุ่งสู่การทำให้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ (directed at achieving goals)
กระบวนการวางแผนจะไม่สามารถดำเนินไปได้ถ้าขาดวัตถุประสงค์ ทั้งนี้เพราะ
วัตถุประสงค์จะเป็นตัวกำหนดทิศทาง จุดหมายปลายทางของการกระทำเป็นกระบวนการดังกล่าวมา
- ใช้วิธีการที่ให้ผลงานสูง (by optimal means)
จุดสำคัญอันหนึ่งในกระบวนการวางแผนก็คือการวิเคราะห์ความสัมพันธ์ระหว่าง
วิธีการกับเป้าหมาย (means/end analysis) เพื่อเลือกวิธีการกระทำที่ก่อให้เกิดผลตามเป้าหมายมากที่สุด
ดังนั้น จึงพอสรุปได้ว่าการวางแผนก็คือการตัดสินใจล่วงหน้าในการเลือกทางเลือกที่เกี่ยวกับสิ่งต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นวัตถุประสงค์หรือวิธีการกระทำ โดยทั่วไปจะเป็นการตอบคำถามต่อไปนี้คือ จะทำอะไร (what) ทำไมต้องทำ (why) ใครบ้างจะเป็นผู้กระทำ (who) จะกระทำเมื่อใด (when) จะกระทำที่ไหนบ้าง (where) และจะกระทำกันอย่างไร (how)
การตอบคำถามทั้งห้าประการแรกสามารถทำได้โดยบุคคลทั่วไป หรือบุคคลที่เป็นผู้บริหารซึ่งมีความรู้และประสบการณ์กว้างๆ เพราะทำได้โดยใช้ความสามารถทั่งๆไป ส่วนการตอบคำถามสุดท้ายคือ ทำอย่างไร จำเป็นต้องมีผู้มีความรู้เฉพาะด้าน หรือเชี่ยวชาญในเรื่องนั้นโดยตรง เช่น วิศวกร แพทย์ หรือนิติกร เป็นต้น ผู้ที่ไม่มีความรู้และประสบการณ์เฉพาะด้านจะไม่สามารถบอกได้อย่างถูกต้อง
