การบริหาร : การจัดองค์การและระบบงาน
วิทยากร : อาจารย์ ดร. บูรพา ชดเชย
วันที่ 5 ตุลาคม 2552 เวลา 13.00-16.00 น.
สรุปองค์ความรู้โดย
1.นายจักรชัย หิรัณยะวสิต มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
2.นายปริญญา สมบูรณ์ มหาวิทยาลัยแม่โจ้
3.นางจิณณ์รัตน์ กำประสิทธิ์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลรัตนโกสินทร์
4.นางเจนจิรา วิศพันธ์ มหาวิทยาลัยทักษิณ
สรุปสาระสำคัญ
หัวข้อการบรรยาย
- ชี้ให้เข้าใจวัตถุประสงค์ของหลักสูตร
- ต้องให้ความสนใจการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อม อ่านรหัสและปรับองค์กรของตน
- ให้ความสำคัญกับอิทธิพลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความคาดหวังที่มีต่อองค์กร
- รู้วิธีกระตุ้นลูกน้องให้อุดช่องโหว่/จุดอ่อนที่ควรอุดและวางกลยุทธ์รับมือกับสภาพความเปลี่ยนแปลงโดยใช้ทรัพยากรที่มีจำกัดและพันธมิตรที่ไว้ใจได้
1. วัตถุประสงค์ของหลักสูตร
2.1 ให้สามารถศึกษาบริบทและยุทธศาสตร์หลัก
2.2 สามารถพัฒนาข้อเสนอนโยบาย/ยุทธศาสตร์ต่อระดับบริหารองค์การ
2.3 สามารถกำหนด Blueprint for Change
2.4 สามารถนำความเปลี่ยนแปลงสู่ระดับปฏิบัติให้เกิด “งานได้ผลและคนพอใจ”
2.5 ทำหน้าที่เป็น Network หน่วยงานอื่น ๆ ได้ผล
2. ต้องให้ความสนใจการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อม อ่านรหัสและปรับองค์กรของตน
การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้ทั่วไป ในแต่ละปีโลกของเราต้องประสบกับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ องค์กรต้องเตรียมพร้อมรับการเปลี่ยนแปลง โดยต้องกำหนดให้มีฝ่ายติดตามและพยากรณ์ผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงอย่างสม่ำเสมอ
ทำไมต้องเปลี่ยนแปลง ก็เพื่อเพิ่มความสามารถในการอยู่รอด การพึ่งพาตนเอง คงสภาพในการสร้างมูลค่าต่อสังคม และเพื่อขีดความสามารถทางการแข่งขัน
เครื่องมือทางการบริหารการเปลี่ยนแปลงแบบเดิม คือ
1. การบริหารเชิงกลยุทธ์
1.1 การทำ Stake Holder Analysis
1.2 การทำ SWOT Analysis
1.3 การวางแผนเชิงกลยุทธ์
2. ลักษณะผู้นำยังใช้ไม่ครบองค์หากพบว่าสภาพความสอดคล้อง (Alignment) ในองค์การไม่ดี กล่าว คือตราบใดที่คนในองค์กรยังไม่พร้อมก็จะไม่ได้รับความร่วมมือ ดังนั้น จึงควรมีการกระตุ้นให้มีการคิดร่วมกัน
การเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบทำให้องค์การต้องปรับตัว
1. เกิด Best Practice
2. มีคู่แข่งที่เข้มแข็งขึ้น
3. ผลลัพธ์ทางการเงินตก
4. เทคโนโลยีก้าวเร็วขึ้น
5. มีการร่วมมือระหว่างองค์กร
6. อัตราเร็วของโลกาภิวัตน์
7. ผู้รับบริการที่เอาใจยากขึ้น
8. กฎ กรติกา มารยาท
การวัดผลกระทบการเปลี่ยนแปลง สามารถวัดได้ 3 ด้าน ดังนี้
1. ความพึงพอใจของลูกค้า : มีการให้บริการอย่างดีและอย่างมืออาชีพทั้งกับลูกค้าภายในและลูกค้าภายนอกด้วยความกระตือรือร้นและตรงเวลา
2. ความพึงพอใจของพนักงาน : สร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานด้วยภาวะผู้นำที่ดีมีความโปร่งใส ตรวจสอบได้ มีการฝึกอบรมเพียงพอและมีบริการสนับสนุนเพียงพอ
3. ผลลัพธ์ทางธุรกิจ : ทำผลงานให้ประจักษ์ทั้งด้วยปริมาณและคุณภาพในระดับที่ลูกค้าทุกคนจะพึงได้รับสูงสุด
หลักการจัดองค์การ
1. ศึกษาสภาพความเปลี่ยนแปลงและผลกระทบที่มีต่อองค์การ
2. วิเคราะห์ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและกำหนดจุดแข็ง/จุดอ่อน(SWOT)
3. จัดทำ Blueprint for Change และกำหนดแผนนำความเปลี่ยนแปลงเพื่อเปลี่ยนวัฒนธรรมที่ถือปฏิบัติมายาวนาน
4. ขับเคลื่อนองค์กรสู่เป้าหมายตามแผน
หลักการจัดการองค์การ (Organizational Alignment)
1. ศึกษาความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่มีอิทธิพลต่อการปรับองค์การ
2. ศึกษาสภาพแวดล้อมขององค์การ
3. สำรวจความคาดหวังของ Stake Holder
4. วิเคราะห์จุดแข็ง/จุดอ่อน
5. จัดทำ Blueprint for Change สำหรับองค์การของเรา
6. ทำตัวเป็น Change Agent นำความเปลี่ยนแปลงลงสู่ระดับปฏิบัติ
7. ขับเคลื่อนองค์การสู่เป้าหมาย
8. Self Assessment
การเปลี่ยนแปลงองค์การ สามารถทำได้หลายแบบแต่ที่เห็นจะมีอยู่ 3 แบบ คือ
1. เพิ่มผลิตภาพ 2. ตัดทรัพยากร 3. ปรับกระบวนทัศน์
แบบที่ 1 และ 2 ต้องการลักษณะผู้นำของผู้บริหารที่ตั้งโจทย์เพื่อกระตุ้นให้บุคลากรคิดริเริ่มหาวิธีการต่าง ๆ ในการเพิ่มผลผลิตหรือในการลดทรัพยากรหากผู้บริหารเพิ่มวิธีการ Empowerment เข้าไปที่บุคลากรก็จะทำให้พวกเขาเดินทางได้ถูกเมื่อได้รับการชี้เป้า
แบบที่ 3 เป็นการที่คนในองค์การทุกคนต้องรู้สึกเป็นเจ้าของและมีวิสัยทัศน์ร่วมในการที่พวกเขาจะคิดหากระบวนทัศน์ใหม่ที่จะสร้างผลงานให้สอดคล้องกับหน่วยงานแม่ได้ดี
หัวใจของการพัฒนาองค์การ คือ องค์การมีผลงานและคนในองค์การมีความพึงพอใจ โดยการที่จะทำให้เกิดสองอย่างนี้ได้ ต้องอาศัยความสอดคล้อง(Alignment) ของบุคลากร,วัฒนธรรม,ระบบ,กระบวนการ และโครงสร้างขององค์การที่สอดรับกับทิศทางขององค์การ ดังนั้นสาเหตุสำคัญที่ทำให้องค์การทำงานไม่ได้ผลตามที่ต้องการและแข่งขันกับองค์การอื่นไม่ได้เป็นเพราะองค์ประกอบภายในองค์การ ขาดความสอดคล้องและสนับสนุนกัน(Misaligned)
ปัจจัยแห่งความสำเร็จ ทิศทาง/เป้าหมายขององค์การ สามารถแบ่งเป็น 2S และ 2P ดังนี้
- People (คน) : จะต้องมีความรู้ มีทักษะ มีทัศนคติและวัฒนธรรมความสอดคล้อง (Alignment)
- Process (ขบวนการ) : จะต้องมีขั้นตอนในการทำงาน,กระบวนการในการตัดสินใจ,อำนาจดำเนินการ
- Structure (โครงสร้าง): จะต้องมีโครงสร้างองค์การ เครื่องมือ และสภาพการทำงาน
- Systems (ระบบ) : จะต้องมีระบบเครือข่าย มีการบริหารผลงาน และมีการจ่ายผลตอบแทน
ระดับความสอดคล้องและไม่สอดคล้อง
- ไม่มีความสอดคล้องเลย หมายความว่า องค์การมีทิศทางไปทางหนึ่ง ในขณะที่หน่วยงานย่อยใน
องค์การนั้น ๆ ไม่เข้าใจในทิศทางขององค์การและไม่ได้มุ่งไปในทิศทางเดียวกัน
- ขาดความความสอดคล้องภายใน หมายความว่า หัวหน้าหน่วยงานนั้น ๆ ทราบและเข้าใจทิศทาง
ขององค์การ แต่การสื่อสารภายในทีมไม่ดีหรือไม่ทั่วถึง ทำให้ลูกทีมไม่ทราบหรือเข้าใจทิศทางขององค์การ ไปคนละทิศคนละทาง
- สอดคล้องกันดี หมายความว่า ทุกหน่วยงานในองค์การมีความเข้าใจและทราบถึงทิศทางของ
องค์การ
วิธีการที่จะทำให้ทราบว่าขณะนี้องค์การมีความสอดคล้องดีหรือไม่
จะต้องให้แบบสำรวจทัศนคติของพนักงานในองค์การ (ดูองค์การในสายตาของผู้ปฏิบัติงาน)
แล้วนำมาวิเคราะห์ความพึงพอใจ จากนั้นหากพบจุดอ่อนจะต้องนำกลุ่มที่ตอบคำถามในประเด็นจุดอ่อนนั้นมาคุยกันในลักษณะสอบถามความต้องการที่อยากจะให้องค์การเป็นต่อไป
3. ให้ความสำคัญกับอิทธิพลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความคาดหวังที่มีต่อองค์กร
4.1 กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ คือ
- ผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานแม่
- ที่ปรึกษาและกรรมการบริหาร (สภามหาวิทยาลัย)
- บุคคลภายนอกที่ควบคุมคุณภาพ
- คู่ค้า/หุ้นส่วนทางยุทธศาสตร์
4.2 ลูกค้าภายนอก/ผู้รับบริการ
4.3 สื่อสารความคาดหวังทั้งน้ำหนักและความเร่งด่วนไปยังระดับปฏิบัติเพื่อร่วมกันแก้ไข โดยใช้กฎ
ต่อไปนี้
กฎข้อที่ 1 สื่อสาร สื่อสาร และสื่อสาร เพราะการสื่อสารสามารถสร้างให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันได้ในองค์การ ถ้าสื่อสารได้อย่างเหมาะสมและถูกวิธี
กฎข้อที่ 2 อย่าทึกทักว่า “พูดไปแล้ว เท่ากับ ต้องเข้าใจ” เพราะการสื่อสารกับความเข้าใจเป็นคนละเรื่องกัน ฉะนั้นจึงจำเป็นต้องตรวจสอบความเข้าใจให้ชัดเจนว่าสิ่งที่เราสื่อออกไป ผู้รับสื่อเข้าใจเหมือนกับที่เราสื่อหรือไม่ ด้วยวิธีการตรวจสอบง่าย ๆ ดังนี้
- ให้ผู้ฟัง เป็นผู้อธิบายสิ่งที่เขาเข้าใจ ให้เราเข้าใจ ด้วยภาษาของเขาเอง
- ใช้ Post it แจกให้กับลูกทีมทุกคน เพื่อให้เขียนเป้าหมายหรือทิศทางที่เขาเข้าใจ และลอง
นำมาเปรียบเทียบว่าสิ่งที่เขาเข้าใจ ตรงกับเป้าหมายหรือทิศทางที่เราสื่อออกไปหรือไม่
- หาโอกาสไปสังเกตการณ์ การประชุมของผู้ใต้บังคับบัญชาในตอนที่เขาสื่อสารกับลูกทีม
ของเขาบ้างเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและความเข้าใจ
กฎข้อที่ 3 อย่าบอกเพียงแค่ว่าคุณจะสื่อเรื่องอะไร แต่จำเป็นที่จะต้องอธิบายถึงเหตุผลของเรื่องนั้น ๆ และถ้าเป็นไปได้ บอกให้ชัดเจนว่าพนักงานต้องปฏิบัติตัวอย่างไรด้วย เพื่อสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
4. รู้วิธีกระตุ้นลูกน้องให้อุดช่องโหว่/จุดอ่อนที่ควรอุดและวางกลยุทธ์รับมือกับสภาพความเปลี่ยนแปลงโดยใช้ทรัพยากรที่มีจำกัดและพันธมิตรที่ไว้ใจได้
การนำการเปลี่ยนแปลงที่ดีและได้ผลควรต้องจัดองค์การแบบ CEO โดยมี CCO ทำหน้าที่เป็นผู้กระตุ้นให้ระดับปฏิบัติเปลี่ยนแปลง โดยสามารถแบ่งหน้าที่ ของ Leadership Value Chain ได้ดังนี้
- CEO ทำหน้าที่เป็นผู้นำองค์การเพื่อศึกษาความเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมและกำหนด
วิสัยทัศน์และเป้าหมายใหม่สำหรับองค์การ สื่อสารไปยังสมาชิกในองค์การเพื่อปรับเปลี่ยนแปลงตามแผนการนำการเปลี่ยนแปลง
- CCO เป็นผู้แปลงนโยบายและยุทธศาสตร์ของนายให้เป็นแผนนำการเปลี่ยนแปลงและสื่อสารไปยัง
ระดับปฏิบัติเพื่อเปลี่ยนแปลงให้สำเร็จ
- Change Agent เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงในระดับหน่วยย่อยหรือระดับกระบวนการหรือหน้าที่งาน
จะเป็นคนที่มาจากฝ่ายอำนวยการหรือจากหน่วยงานที่กำลังเป็นเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงก็ได้
กระบวนการ 4E ที่ใช้ในการนำการเปลี่ยนแปลง
- Enlightening ทำให้เข้าใจแจ่มแจ้งบันดาลใจ ด้วยวิธีการ
1.1 ปลุกจิตสำนึกแห่งความเร่งด่วน (Sense of urgency)
1.2 กำหนดวิสัยทัศน์ (Shared vision) และ (Blueprint for Change)
1.3 สื่อสารทั่วทั้งองค์กร (Inspirational communication)
- Empowering ให้โอกาสเขาได้แสดงออกทั้งโดยการฝึกอบรมสั่งสอนให้ทำได้และให้โอกาสทดลอง
ทำ ด้วยวิธีการ
1.1 เลือกทีมนำการเปลี่ยนแปลง (Change agent)
1.2 สร้างความสำเร็จที่เร็วและง่าย (Quick Win Program)
1.3 สนับสนุน/ปลดล็อค (Remove barriers)
- Enabling ให้กำลังใจด้วยการติชม / Feedback แบบติเพื่อก่อ ด้วยวิธีการ
2.1 การอบรมและพัฒนา
2.2 การมอบหมายงาน
2.3 การสอนงาน
2.4 Coaching คือ การให้ทำงานและ Feedback
- Enforcing ให้การชี้นำเมื่อมีคนหลุดออกจากเป้าหมายที่กำหนด ด้วยวิธีการ
3.1 ระบบการประเมินผล
3.2 ระบบการเลื่อนขั้น
3.3 ระบบผลตอบแทนจูงใจ
3.4 การประกันความสำเร็จ
การพัฒนาบุคลากรมีข้อควรใส่ใจดังต่อไปนี้
1. Competency ซึ่งประกอบด้วย 4 ปัจจัย ดังนี้
1.1 ความรู้(Knowledge) ปกติเป็นสิ่งที่สามารถเรียนรู้ได้ จากการนั่งฟังในห้องเรียนหรืออ่าน
จากหนังสือ
1.2 ความเข้าใจ (Understanding) มักตามมาหลังจากที่มีความรู้ คนที่มีความรู้อาจลืมได้ใน
ระยะเวลาอันสั้น เมื่อเทียบกับคนที่มีความเข้าใจ
1.3 ทักษะ (Skills) เป็นสิ่งที่เกิดจากการฝึกฝนหรือลงมือทำจริง ทักษะเป็นสิ่งที่ต้องอาศัยเวลา
ในการสร้าง แต่เมื่อมีแล้วก็ยากที่จะลืม
1.4 ทัศนคติ (Attitude) เป็นสิ่งที่เห็นได้ยากและสร้างหรือปรับเปลี่ยนได้ยากเช่นกัน
2. ทราบได้อย่างไรว่าใครต้องพัฒนาอะไร
ในการพัฒนาบุคลากร เราระบุความต้องการหรือหัวเรื่องที่ต้องพัฒนาให้ชัดเจน โดยการ
กำหนดเป็นโมเดลหรือกรอบขึ้นมา ซึ่งปกติกรอบนี้ เกิดจากการศึกษาทิศทางที่องค์การต้องการไป และระบุปัจจัยที่จะช่วยให้ประสบความสำเร็จ(Key Success Factors) หลังจากนั้นจึงนำปัจจัยดังกล่าวมาหาความรู้ความสามารถ (Competency) เพื่อจัดทำเป็น Competency Model
เมื่อได้ Competency Model แล้วจึงหาทางวัดประเมิน เพื่อระบุช่องว่างของแต่ละคน เมื่อ
เปรียบเทียบกับโมเดล (Gaps Identification) แล้วระบุเป็นหัวเรื่องที่ต้องพัฒนา (Development Area)
เมื่อได้หัวเรื่องที่ต้องพัฒนาแล้ว จึงหาวิธีการในการพัฒนาให้เหมาะสมกับหัวเรื่องและบุคลาคน
นั้น ๆ
- อบรมไม่เท่ากับการเรียนรู้
คนส่วนใหญ่เมื่อพูดถึงการพัฒนาก็มักจะคิดถึงการอบรม แต่ข้อมูลวิจัยทั้งหลายทั้งในและ
ต่างประเทศ ยืนยันตรงกันว่า การอบรม กับการเรียนรู้ไม่เหมือนกัน ดังจะเห็นได้จากการที่คนบางคนอบรมหลายครั้ง แต่ไม่ได้เรียนรู้อะไรเพิ่มเติมมากนักในขณะที่คนหลาย ๆ คน ได้เรียนรู้หลายอย่าง โดยไม่ต้องอบรม (อย่างเป็นทางการ) เพราะฉะนั้น ไม่อยากให้มองว่า การพัฒนา คือ การอบรมเท่านั้น แต่ให้มองว่าเป็นเพียงวิธีหนึ่งในหลาย ๆ วิธี ของการพัฒนา
แนวทางการเรียนรู้ที่มีประสิทธิภาพ (เรียงลำดับจากมากไปหาน้อย)
- การสอนงานแบบหนึ่งต่อหนึ่ง (Coaching)
- การเรียนรู้ด้วยการลงมือทำ (Delegation หรือ On-the-Job Training)
- การสนทนากลุ่มย่อย ที่มีโอกาสพูดคุยและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันอย่างไม่เป็นทางการ
- การได้มีโอกาสฝึกฝนหรือทดลองทำ เช่น บทบาทสมมติ (Role Play)
- การได้มีโอกาสเห็นหรือได้ยินจากเรื่องจริง เช่น การดูงาน (Field Trip)
- การอ่าน
- การเลคเชอร์ คือ คนหนึ่งพูด คนที่เหลือฟังและจด (มีประสิทธิภาพน้อยที่สุด)
ดังนั้น ในการพัฒนาบุคลากร ขอให้คำนึงถึงประสิทธิภาพที่จะได้รับจากแนวทางในการพัฒนาแต่ละ
ประเภทประกอบด้วย
- การพัฒนาแบบตัวต่อตัว (Coaching) ซึ่งสามารถสรุปคุณสมบัติของโค้ชได้ดังนี้
- โค้ชที่ดีไม่จำเป็นต้องเก่งเท่านักกีฬา แต่จำเป็นต้องมีความรู้พื้นฐาน
- ต้องรู้จักลูกทีมทุกคนทั้งในและนอกเวลางาน
- ต้องรู้จักจุดอ่อนและจุดแข็งของลูกทีม และใช้จุดแข็งให้เป็นประโยชน์
- สอนลูกทีมเสมอ โดยวิธีการสอนของโค้ชมักเริ่มต้นด้วยการทำให้ดู หลักจากนั้นจะให้ลองทำเอง (โดยโค้ชจะคอยดูและให้คำชี้แนะ) ในบางกรณีอาจมีการทำไปพร้อม ๆ กันบ้าง
- เมื่อประสบความสำเร็จ โค้ชจะชมเชยและฉลองความสำเร็จ ในขณะที่ถ้าไม่ทำไม่ดี โค้ชจะตำหนิและสอน
- Feedback is a Gift ซึ่งเปรียบเสมือนของขวัญ เรามักให้ของขวัญกับคนที่เรารัก และปรารถนาและ Feedback มีส่วนช่วยให้คนเราพัฒนาได้เร็วขึ้น ดูการเรียนหรือการฝึกฝนกีฬา เป็นต้น โค้ชหรือครูฝึกทำหน้าที่หลัก ๆ ในการเฝ้าดูและให้ Feedback ซึ่งส่งผลให้ทักษะในการกีฬา พัฒนาขึ้น
สรุปแนวทางการประยุกต์ใช้
- ระดับองค์กร
1.1 ให้ความสำคัญกับการพัฒนาบุคลากรและกำหนดเป็นนโยบาย
1.2 มีการควบคุมให้ทุกหน่วยงานทำงานในเชิงรุก
1.3 เน้นการบริหารเชิงกลยุทธ์และให้ความสำคัญกับผู้มีส่วนได้เสีย (Stack Holder)
1.4 ปรับเปลี่ยนโครงสร้างตามบริบทที่เปลี่ยนแปลงเพื่อให้เกิดความสอดคล้องในองค์กร
1.5 จัดให้มีกิจกรรมกระตุ้นให้บุคลากรมีแนวคิดร่วมกัน
1.6 ควรมีการพัฒนาประสิทธิภาพการบริหาร และ EQ ควบคู่กันไป
- ระดับกลุ่มงาน
2.1 ปรับโครงสร้างการปฏิบัติงานในเหมาะสม
2.2 มุ่งพัฒนาบุคลากร
2.3 นำเศรษฐกิจพอเพียงมาประยุกต์ใช้
2.4 ให้ความสำคัญกับการสำรวจความพึงพอใจของลูกค้าและบุคลากร
2.5 พัฒนาองค์การโดยเน้นที่การสร้างความสอดคล้องของบุคลากร วัฒนธรรม ระบบ และโครงสร้างองค์การ
2.6 ส่งเสริมให้มีการจัดตั้งกลุ่มงานเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน
2.7 กำหนดให้มีการประชุมระดับหน่วยงานเป็นประจำทุกเดือนเพื่อสร้างความเข้าใจและรับทราบความเคลื่อนไหวต่าง ๆ ทั้งในและนอกหน่วยงาน
- ระดับบุคคล
3.1 จัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน
3.2 ปรับทัศนคติในการทำงานเชิงรุก
3.3 ลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน
3.4 ผึกการทำงานเป็นทีม โดยการสร้างค่านิยมและขับเคลื่อนองค์การไปในทิศทางเดียวกัน
3.5 จัดกลุ่มแลกเปลี่ยนเรียนรู้
3.6 สามารถพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
3.7 ปฏิบัติงานให้เกิดความสอดคล้องระหว่างบุคลากรกับองค์กร
3.8 ดำเนินงานโดยยึดหลักเศรษฐกิจพอเพียง
3.9 เข้าร่วมการประชุมประจำเดือนทุกครั้ง