อบรมนักบริหารมหาวิทยาลัยสายสนับสนุนและช่วยวิชาการ(นบก.) รุ่นที่13 (6)

หลักการบริหาร เรื่อง "การบริหารโครงการ"

 การบริหาร เรื่อง "การบริหารโครงการ"

 วันอังคารที่ 6 ตุลาคม 2552 เวลา 9.00 – 12.00 น.

วิทยากร: รองศาสตราจารย์ ดร.กมลวัลย์ ลือประเสริฐ

สรุปองค์ความรู้

1.ผศ.ปราโมทย์ อนันต์วราพงษ์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลกรุงเทพ

2.นายชวลิต เข่งทอง มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือ

3.นส.วรัชฐนันป์ เครือวรรณ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

4.นายภัทร ศรีสรวล มหาวิทยาลัยราชภัฎรำไพพรรณี

            วิทยากรได้นำเสนอวิธีการบริหารโครงการตามรูปแบบของ Project Management Body of Knowledge (PMBoK) โดยสถาบันบริหารโครงการในประเทศสหรัฐอเมริกา ซึ่งหัวข้อที่บรรยายสามารถแบ่งออกเป็น 8 หัวข้อย่อย ดังนี้

            - การให้ความหมายของโครงการ โครงการคืออะไร?

            - ทำไมถึงต้องการการจัดการโครงการ?

            - องค์ความรู้ในการจัดการโครงการ

            - กระบวนการจัดการโครงการ

            - ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ

            - ทฤษฎีการจัดองค์กร

            - การพัฒนาแผนโครงการ

            - การควบคุมและการติดตามโครงการ

 1. การให้ความหมายของโครงการ โครงการคืออะไร?

            โครงการคืองานที่จัดทำขึ้นชั่วคราวเพื่อสร้างผลผลิตหรือบริการใดๆ ที่มีลักษณะเฉพาะ ซึ่งต่างจากงานประจำตรงที่งานประจำจะดำเนินการไปไม่มีสิ้นสุดในขณะที่โครงการจะมีการสิ้นสุดเมื่อถึงช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งอาจจะระยะเวลาสั้นๆ ไม่กี่วันถึงหลายปี เช่นโครงการก่อสร้างรถไฟฟ้าใต้ดิน เป็นต้น ทั้งนี้โครงการจะมีส่วนสนับสนุนงานประจำเพื่อให้เกิดการพัฒนาขึ้น

2. ทำไมถึงต้องการการจัดการโครงการ?

            การจัดการโครงการที่ดีจะทำให้โครงการดำเนินไปตามวัตถุประสงค์ ตอบสนองต่อวิสัยทัศน์ พันธกิจ และกลยุทธ์ที่ตั้งไว้ รวมถึงการวางแผนค่าใช้จ่ายได้ถูกต้อง

            คุณลักษณะของโครงการจะอยู่ในทุกระดับขององค์การ อาจจะอยู่ภายในหน่วยเดียวหรือมีการจัดทำข้ามหน่วยงาน มีการร่วมกับหน่วยงานภายนอก ชักนำกลุ่มคนเข้ามาทำงานร่วมกัน และมีกำหนดเวลา

            วิทยากรได้ให้ผู้เข้ารับการอบรมเขียนตัวอย่างโครงการ มีผู้เข้ารับการอบรมยกตัวอย่างโครงการ เช่น โครงการพัฒนาบุคลิกภาพนักศึกษาสาขาเกษตรศาสตร์ (คุณเฉลียว) และโครงการ English Program สำหรับสายสนับสนุนเพื่อการเป็น World Class University (คุณสุจินดา)

 3. องค์ความรู้ในการจัดการโครงการ

            สำหรับองค์ความรู้ในการจัดการโครงการของ PMBoK ได้จำแนกออกเป็น 9 หัวข้อ โดยแบ่งออกเป็น

            3.1 Integration Management ซึ่งเน้นการบูรณาการส่วนประกอบต่างๆ ของโครงการเข้าด้วยกัน

            3.2 Scope Management เป็นการกำหนดกรอบของโครงการ

            3.3 Risk Management เป็นการจัดการความเสี่ยงต่างๆ ที่จะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานโครงการ

            3.4 Time Management เป็นการจัดการเวลาให้โครงการดำเนินการไปตามกรอบเวลาที่ตั้งไว้

            3.5 Cost Management เป็นการจัดการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในโครงการ

            3.6 Quality Management เป็นการจัดการเพื่อควบคุมให้โครงการมีคุณภาพตามที่กำหนดไว้

            3.7 Human Resource Management เป็นการจัดการทรพยากรบุคคลที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับโครงการ

            3.8 Procurement Management เป็นการจัดการในเรื่องเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้าง

            3.9 Communications Management เป็นการจัดการเรื่องการติดต่อสื่อสารภายในโครงการ

 4. กระบวนการจัดการโครงการ

            กระบวนการจัดการโครงการของ PMBoK  ซึ่งในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการจัดการโครงการก็จะต้องนำเอาองค์ความรู้ในการจัดการโครงการที่เกี่ยวข้องเข้าไปใช้ในการดำเนินการโครงการให้บรรลุตามวัตถุประสงค์

 5. ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ

            การดำเนินการโครงการที่ดีจะต้องคำนึงถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการนั้นๆ ซึ่งต้องระบุถึงความต้องการของทุกคน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้แก่

            - ลูกค้า (Customers)

            - ผู้ให้การสนับสนุน (Sponsors)

            - องค์กรที่เป็นผู้ทำโครงการ (Performing Organization)

            - ผู้จัดการโครงการ (Project Manager)

            - สมาชิกที่ร่วมทำโครงการ Project Team Members)

            - ผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ (A lot more)

 6. ทฤษฎีการจัดองค์กร

            สำหรับทฤษฎีการจัดการองค์การที่วิทยากรยกมานำเสนอมี 5 แบบ คือ

            1) Function

            2) Geographical

            3) Product

            4) Process or Project

            5) Matrix

            ซึ่งในแต่ละแบบจะมีการโครงสร้างการจัดองค์กรแตกต่างกัน ซึ่งจะมีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกันตามไปด้วย ทำให้การนำไปใช้ในแต่ละบริบทแตกต่างกันบางแบบอาจจะเหมาะสำหรับบริบทหนึ่งๆ ในขณะที่แบบอื่นไม่สามารถนำมาใช้แทนได้

 7. การพัฒนาแผนโครงการ

            การพัฒนาแผนโครงการเป็นการจัดทำแผนงาน รวมกับแผนคน โดยการระบุเป้าหมายของโครงการให้ชัดเจน จากนั้นจะสามารถกำหนดช่วงเวลาและงบประมาณของแต่ละโครงการได้

            ซึ่งวิทยากรแนะนำให้แตกกิจกรรมย่อยของโครงการให้ย่อยที่สุด โดยจะหยุดแตกกิจกรรมเมื่อสามารถหาคนรับผิดชอบในกิจกรรมนั้นๆ ได้แล้ว

 8. การควบคุมและการติดตามโครงการ

            จากรูปที่ 2 แสดงให้เห็นถึงกระบวนการติดตามโครงการที่จะคอยติดตามในช่วงที่ดำเนินโครงการ ซึ่งเมื่อพบว่ามีสิ่งที่ไม่เป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้ก็สามารถย้อนกลับไปปรับแผนโครงการได้ และเมื่อดำเนินการโครงการเสร็จก็จะเข้าสู่กระบวนการปิดโครงการ ทั้งนี้การปิดโครงการให้มีการสรุปผลที่ได้จากโครงการพร้อมข้อเสนอแนะในการทำโครงการครั้งต่อไป

 แนวทางการประยุกต์ใช้

            ระดับองค์กร สำหรับการประยุกต์ใช้ในระดับองค์กรจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดรูปแบบองค์กร และการกำหนดบุคลากรในองค์กรเพื่อทำโครงการร่วมกัน โดยการแต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินการโครงการพร้อมกับมีการมอบอำนาจเพื่อให้ผู้ที่ดำเนินการโครงการสารมารถทำโครงการได้โดยไม่มีข้อจำกัด

            องค์กรควรจะมีการพิจารณาโครงการที่มีความสัมพันธ์และส่งเสริมวิสัยทัศน์ พันธกิจ และยุทธศาสตร์ขององค์กร

            มีนโยบายพัฒนารูปแบบการดำเนินโครงการ การพัฒนาทีมงานดำเนินการโครงการให้เหมาะสำหรับโครงการต่างๆ ที่ต้องการรูปแบบการบริหารจัดการโครงการต่างกัน  พัฒนาผู้นำที่สามารถบริหารจัดการโครงการที่ดีได้

            ระดับกลุ่มงาน นำไปใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาทีมงานให้สามารถวางแผนโครงการให้ส่งเสริมยุทธศาสตร์ของหน่วยงานได้ เรียนรู้วิธีการและองค์ความรู้ในการจัดการโครงการ เพื่อลดความขัดแย้งและปัญหาที่มักจะเกิดจากการดำเนินโครงการที่ผ่านมา

            ระดับบุคคล สามารถนำมาใช้เป็นแนวทางในการร่วมทำ (กำหนดบทบาทตนเอง) โครงการทั้งในแง่ของการเป็นสมาชิก และเป็นผู้จัดการโครงการ