ชีวิตที่พอเพียง : 844a. ผมจำเป็นต้องเลือกเข้าประชุมเฉพาะการประชุมที่จัดอย่างมีคุณภาพ
เนื่องจากผมต้องออมเวลาให้แก่ครอบครัวบ้าง ออมแรงไว้ทำงานสำคัญๆ บ้าง ออมเวลาสำหรับการพักผ่อนบ้าง ผมจึงวางแนวทางเลือกการประชุม โดยจะไม่ไปประชุม ที่ผู้จัดการประชุม จัดแบบไม่มีคุณภาพ
ที่แย่ที่สุดคือ มีแต่ใบนัดประชุม ไม่บอกวาระการประชุม และแน่นอนไม่มีแฟ้มหรือเอกสารประกอบการประชุมใดๆ ส่งให้อ่านเตรียมตัวล่วงหน้า อย่างนี้ผมไม่ไปประชุมเด็ดขาด เพราะเป็นการประชุมที่จัดแบบไร้คุณภาพชนิดได้คะแนนศูนย์
ที่จริงผมเคยพบแย่กว่านั้นอีก คือนัดประชุมไว้ล่วงหน้าหลายเดือน จนก่อนประชุม ๑ วันก็ไม่มีการยืนยันวันประชุม และไม่มีเอกสารใดๆ ส่งมา
แย่รองลงมาคือ มีหนังสือเชิญ บอกวาระประชุม แต่ไม่ส่งแฟ้มประชุมหรือเอกสารประกอบให้อ่านล่วงหน้า แต่มีให้ในห้องประชุม
๓ แบบนี้ ผมไม่ไปประชุมครับ ประกาศให้ทราบทั่วกัน
การจัดการประชุมที่ดี มีคุณภาพ มีความประณีต ต้องส่งแฟ้มประชุมที่ครบถ้วนให้ล่วงหน้า ๑ สัปดาห์ หรือ ๕ วันทำการ แฟ้มและเอกสารการประชุมมีความครบถ้วน ประณีต ใช้ภาษาถูกต้อง ได้สาระดี
การจัดการประชุมที่ดี ต้องส่งรายงานการประชุมให้รับรองเร็วที่สุดหลังการประชุม เพื่อให้เป็นช่วงที่กรรมการยังจำได้ ไม่ใช่เอามาให้แก้กันในห้องประชุมในการประชุมครั้งต่อไป ซึ่งอาจนานมากจนกรรมการลืมหมดแล้ว
การจัดการประชุมที่ดี ควรจัดปฏิทินนัดล่วงหน้าเป็นรายปี และไม่เลื่อนการประชุมตามอำเภอใจของประธาน คือถ้าประธานเกิดไม่ว่าง ก็มอบหมายรองประธานให้เป็นประธานการประชุมแทน หรือมอบให้ที่ประชุมเลือกกรรมการท่านหนึ่งทำหน้าที่ประธานในการประชุมครั้งนั้น
วิจารณ์ พานิช
๒๔ ก.ย. ๕๒
จะเอาไปพัฒนาค่ะ ขอบคุณค่ะ