KM Story : สาระวนเตรียมการ เพื่อ micro successของ การดูงาน KMกรมอนามัย

 หลังจากที่คุณหมอนนทลี ทยอยเรื่องเล่า กรมอนามัยรับแขก เป็นหนังยาวหลายซีรีย์ ทำให้ดิฉันต้องหันกลับมาเขียน blog อีกครั้ง แต่ภายใต้ หัวเรื่อง  สาระวนเตรียมการ เพื่อ micro success ของการดูงาน KM กรมอนามัย ว่ามันเกิดขึ้นได้อย่างไร
                ถือเป็นการถอดบทเรียนขั้นตอน BAR(Before action review) และเขียนเรื่องเล่าสู่กันฟังอีกเรื่องหนึ่ง ที่ต่างมุมจากเรื่องเล่าที่คุณหมอนนทลีกำลังถอดอยู่นะคะ

              ทุกๆครั้งของการเริ่มต้นงานKM หัวใจสำคัญคือการพยายามเดินทางไปให้ถึง visionของการจัดการความรู้

                เราในที่นี้คือ KM team กลางของกรมอนามัย ตัดสินใจรับแขก ด้วยเหตุผลตามที่อาจารย์หมอสมศักดิ์ ชุณหรัศมิ์ ประธานKM กล่าวไว้ คือ

              1). ก็ไม่ใช่ว่าเรารู้อะไรมากมาย แต่เราเชื่อว่า การที่มีคนมาเยี่ยมเรา ก็จะเป็นโอกาสที่จะทำให้เราได้รู้ว่าเรามีอะไรกันบ้าง เราก็พยายามควักความรู้ที่มีอยู่...มาให้ผู้ที่มาดูงานเพื่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน (ลปรร.)

            ...ต่อจากนี้...ศรีวิภาพูดเองนะคะ   และเรา ในที่นี้คือ KM team กลางของกรมอนามัย

              2). อยากกระตุ้นให้หน่วยงานต้นแบบของเราฟู เหมือนขนมเค็กหรือขนมปังน่ะคะ  ที่ได้เติมยีสต์ลงในส่วนผสมแล้วพอเข้าเตาอบมันก็ฟูขึ้น
                ...อยากให้หน่วยงานต้นแบบที่มานะก้มหน้าก้มตาทำKMนั้น   มั่นใจในความสำเร็จของท่าน มั่นใจในองค์กรของเรา มั่นใจในถนนสายนี้ของKMร่วมกัน             

              3) อยากท้าทาย...พวกเรา KM team ทุกคน ทุกหน่วยงาน ให้ฮึกเหริม กล้าลุย ไม่กลัวผิด ไม่กลัวอาย เพราะเราเป็นมนุษย์ผู้มีศักยภาพ ผ่านการพัฒนาแล้ว กำลังเจริญ เติบโต และก้าวสู่การพัฒนาต่อยอด จึงพร้อมแบ่งปันค่ะ
 
              เป็นความสุขเหลือเกินค่ะ เพราะทีมงานของเราน่ารักมาก เราเตรียมการกันอย่างเข้มข้น

                -มีการเตรียมการ ระหว่างประธาน KM อาจารย์หมอสมศักดิ์ ชุณหรัศมิ์ กับ เลขาและผู้ช่วยเลขาKM Team 2-3 ครั้ง ทุกเช้า เท่าที่พอมีเวลา เพื่อออกแบบการดูงาน

               - มีการหารือกันกับคุณเอื้อ...ระดับสูง ...ท่าน CKO รองอธิบดีกรมอนามัย  นายแพทย์ประเสริฐ หลุยเจริญ  อาจารย์หมอสมศักดิ์ ชุณหรัศมิ์ และพญ.นันทา อ่วมกุล ที่ปรึกษา KM ไม่น้อยกว่า 2ครั้ง ต่อทุกท่าน... ถึง Stepของการดูงาน ได้แก่ การเน้นย้ำและเคลียร์เป้าหมายของการดูงาน การกำหนดข้อตกลงหรือกติกาของการดูงาน การเตรียมและปรับรูปแบบการประชุมอย่างน้อย  2ครั้ง   การจัดรูปแบบฐานย่อย  การกลุ่มผู้ดูงาน การกำหนดวาระและเวลาในการดูงานทั้งภาพรวมและในแต่ละฐาน 

                   และวิเคราะห์/คาดประมาณการถึง ผลลัพธ์ที่น่าจะเกิดจากการจัดการความรู้ครั้งนี้ ...เพราะการดูงานเป็นกระบวนการหนึ่งของการพัฒนาคน พัฒนางานกรมอนามัย ที่จะทำให้KM Teamของกรมฯ เกิดการเรียนรู้อันเป็นผลจากการจัดการความรู้

              - มีการประสานงานกับเลขาKM Team กพร.สป  ซึ่งเป็นผู้ประสานงานหลัก คือ   พี่กาญจนา ..ว่า

                ..ขอเป็นการมาดูงานแบบKM คือ ทางเราขอไม่ lecture แนวคิดKMนะคะ   ขอความร่วมมือในการมา ลปรร.(แลกเปลี่ยนเรียนรู้) เพื่อเรามาเติมเต็มซึ่งกันและกัน  และมีการชี้แจงรูปแบบการดูงาน ซึ่งการติดต่อเจรจากันทางโทรศัพท์ ก็ประมาณ 3-4ครั้ง และหารือกันแบบ Face 2 Face 2ครั้ง เรื่อง การแบ่งกลุ่มผู้ดูงาน และรูปแบบการดูงาน
 
               - การประสานกับหน่วยงานต้นแบบ 5 หน่วยงาน  ซึ่งเป็น Modeling KMกรมอนามัย ในรอบนี้  อย่างเป็นระยะๆทางโทรศัพท์เสียส่วนใหญ่ค่ะ เพื่อเคลียร์concept เพื่อเตรียมผู้เล่า และเตรียมเรื่องเล่า

                - การให้คำปรึกษาให้กับหน่วยงานต้นแบบที่ร้องขอตัวช่วย เช่น ที่กองคลัง กรมอนามัย เพื่อร่วมประชุมและให้ข้อเสนอแนะ และเทกำลังใจให้แบบสุด .. สุด ..ไปเลย ว่า คุณทำได้ ...เรามั่นใจในคุณ...ไม่น้อยกว่า 2-3 ครั้ง

                - การประชุม Intensive course ...เมื่อ วันที่ 10 พ.ค.49 กับ CKOและผู้แทนจากทีมงานต้นแบบ 5 หน่วย  เพื่อพิจารณาร่าง "วาระและกำหนดการของการดูงาน" และหาข้อสรุปร่วมเนื้อหาสาระ การเตรียมเครื่องไม้เครื่องมือเพื่อการนำเสนอ  บันทึกภาพของแต่ละฐานดูงาน และสารพัดไขข้อกังขาร่วมกัน

                 - การเตรียมผู้ประสานงานของแต่ละฐานที่เป็น KM Team กลางทั้งหมด
ฐาน1 คุณสุกัญญา อุชชิน  ฐาน 2 คุณ จันทนา วรรณเพิ่มสุข  ฐาน3 คุณ ลาวัณย์ ขำประเสริฐ ฐาน 4 ศรีวิภา เลี้ยงพันธุ์สกุล และ ฐาน 5 คุณหมอนนทลี วีรชัย
                  ที่จะต้องทำหน้าที่ พาทีมงานไปดูงานในแต่ละฐาน ทำหน้าที่จับเวลา และเป็นแมวมองผู้ดูงานที่คุย/แลกเปลี่ยนและเรียนรู้เก่งๆ หมายตาไว้และจีบให้มาเป็นผู้ทำหน้าที่ ถ่ายทอดสิ่งที่เห็นจากฐานนั้นๆ เพื่อเล่าสู่ให้ท่านอื่นที่ไม่ได้เรียนรู้ฐานนั้นทราบด้วย
                ...และเตรียมพร้อมสำหรับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันด้วย เพื่อให้บรรยากาศช่วง AAR มีชีวิตชีวา ค่ะ

                   และในการเตรียมการ...เราคำนึงถึงลูกค้า ที่มาดูงานของเราว่า...ควรได้ผลลัพธ์ที่น่าจะคุ้มค่า ในระยะเวลาที่กำหนด

                      การหมุนดูงานในแต่ละฐาน ซึ่งมีที่ตั้งอยู่ตามกองต่างๆกัน เช่น

ฐาน 1 และ2 จะดูงานที่กองคลัง ซึ่งอยู่อาคาร4 ขั้น 2 แล้วหมุนหลังจาก 40 นาที มาดูงานที่กองแผนงานอยู่ชั้น 4 สลับกัน   

หรือคนดูงานที่ ฐาน3 กองอนามัยการเจริญพันธุ์ หลัง 40 นาที จะต้องเดินไปฐาน 4 ซึ่งอยู่ไกลกันสักหน่อยถึงอาคาร7 ชั้น 3 เพื่อดูKMสำนักส่งเสริมสุขภาพ 

                    ทุกอย่างต้องถูกคำนวณเวลาไว้สำหรับการเดินทางของการดูงาน
ผู้ประสานจะต้องทำหน้าที่ควบคุมเวลาให้ดี และผู้นำเสนอการดูงานก็จะต้องพูดให้กระชับภายในเวลา 30 นาทีแรกและ10 นาทีที่เหลือเราเน้นย้ำต้องเป็นเวลาของการ ลปรร. ของทุกฐาน

สำหรับผู้ดูงานฐาน 5 ก็โชคดีหน่อย อยู่ในห้องประชุมสมบูรณ์ วัชโรทัย ห้องที่เราลงทะเบียนกัน ซึ่งหลังจากฐาน 1 - 4 ดูงานเสร็จเวลา11.00 น. ก็จะมารวมกันที่ห้องนี้ เพื่อฟังสรุปการบรรยาย
Knowledge center ซึ่งเป็นส่วนของแหล่งคลังความรู้กรมอนามัย และ AAR ก่อนเสร็จสิ้นดูงาน

                 - การเตรียมรายละเอียดอื่นๆที่แม้ไม่ใช่ประเด็นใหญ่ แต่ละเลยไม่ได้ คือ การเตรียมอาหารว่างและเครื่องดื่ม การเตรียมอาหารกลางวัน ซึ่งคุณมนฑกานต์ เลขาฯอาจารย์หมอนันทา กรุณาช่วยดิฉัน รับเป็นแม่งานใหญ่ร่วมกับน้องเล็กๆเพียง2 คน 

                       การเตรียมขั้นตอนนี้เราต้องวางแผนด้วยนะค่ะ เพราะเราคำนึงว่า ทุกอย่างของstepการทำงานจะต้องคำนวณเวลาไว้ การรับประทานอาหารว่างและเครื่องดื่ม จึงถูกออกแบบให้จัดเป็นชุดพร้อมถือเป็นเลย จะทานตรงไหนสุดแต่ความสดวก   ลงทะเบียนตอนเช้า 8.30น.กรุณารับ Break ไปท่านละ 1 ชุด ค่ะ 
                       แต่บางฐานก็ใจดีมาก   จัดเครื่องดื่มเล็กๆน้อยๆเสริมให้  โดยที่เป็นความกรุณาของแต่ละฐาน นี่แหล่ะค่ะที่ดิฉันบอกว่า เป็นความน่ารักของทีมงานเราชาวกรมอนามัย  ขอบคุณจริงๆเลยค่ะ 

                   - การประสานทีมงานต้นแบบครั้งสุดท้ายก่อนเริ่มงาน เพื่อปรับหัวข้อ/สาระชื่อฐานดูงานให้น่าดู น่าฉงน น่าติดตามยิ่งขึ้น  ...ซึ่งแต่ละหน่วยก็ให้ความร่วมมือดีมาก กรุณาตั้งชื่อแบบเก๋ไก๋ แต่เป็นความหมายชวนติดตามและใคร่รู้  เช่น
                   ...KM Bakery ของศูนย์อนามัยที่1 อานิสงค์ของ AAR:กองอนามัยการเจริญพันธุ์   แฟ้มภูมิปัญญา :ความรู้ที่จับต้องได้  COPกับงานส่งเสริมสุขภาพ  และ KMในงานกองคลังกับระบบ GFMIS

                  - การเตรียมพิธีกร โชคดีเหลือเกิน คุณวิมล โรมา ช่วยเป็นพิธีกรให้ เธอยินดีและเต็มใจอย่างยิ่งที่ดิฉันชวนให้มาร่วมทีมงานด้วย และตอบรับอย่างไม่อิดออดตามสไตล์คนรู้ใจกัน   หน้าที่ของดิฉันในฐานะคุณอำนวย ก็ต้องจัดเตรียมเอกสารทุกอย่างสำหรับพิธีกร ตั้งแต่คำกล่าวต้อนรับของท่านCKO  กำหนดการดูงาน   รายชื่อผู้ดูงานในแต่ละฐาน  การเล่า...รายละเอียดและStepการดูงาน เพื่อให้พิธีกรรับทราบเสมือนเป็นคนเดียวกับดิฉัน เพื่อที่พิธีกรจะเนียน...และ..อิน...เมื่อเข้าสู่บรรยากาศในวันงาน คือวันที่ 18 พ.ค.49 และเธอก็เป็นพิธีกรที่วิเศษสุด สำหรับการดูงานในวันนั้นทีเดียวค่ะ

        
                - หลังจากการดูงานเสร็จสิ้นลง  ดิฉันก็ประสานหน่วยงานทั้ง 5ฐาน ขอข้อมูลในส่วนที่สามารถเผยแพร่ให้ส่งข้อมูลต่อไปยังคุณหมอนนทลี เพื่อดำเนินการเก็บเป็นคลังความรู้ของกรมอนามัยและเผยแพร่ต่อไปค่ะ

                   ทพญ.นนทลี เป็นWeb Master และมือ note taker ที่สามารถนะคะ เพราะเธอจะเร็วมาก จะเก็บเรื่องราวดีๆทุกครั้งหลังคุยกัน แกะจาก MP3 มาถ่ายทอดให้กับทุกคนได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้  และสามารถ link สาระสำคัญใน K center หรือเขียน Blog ให้ทุกคนได้อ่านกัน

                   ก่อนสุดท้าย คือ การรายงาน...การประเมินผลอย่างไม่เป็นทางการ กับคุณเอื้อทั้งหมด การประเมินผลโดยการสุ่มสัมภาษณ์กับผู้ดูงาน และจากการอ่านแบบประเมินผลอย่างคร่าวๆ(scanเร็วๆ และอ่านข้อเสนอแนะเป็นหลัก)

                  และการขอบคุณ...ผู้มีอุปการะคุณ/ผู้มีส่วนร่วม...เท่าที่พอจะทำได้ ไม่ว่าจะแบบ F2F (Face to Face) หรือ พยายามโทรศัพท์เพื่อขอบคุณก็ตาม เพราะถ้าไม่มีทุกท่าน คงไม่มีmicoo success มาเล่าสู่กันฟังนะคะ

               - และสุดท้าย ที่เหลือ ก็คือ สรุปแบบประเมินผลและถอดบทเรียนอย่างเป็นทางการ ก็ได้ความกรุณาจากคุณหมอนนทลี ตัวอิฉันเองและ หลายๆท่านอีกแหล่ะค่ะ 

               ความสำเร็จของKM กรมอนามัยในการดูงานวันนี้ มีเรื่องราวเกิดขึ้นก่อน ระหว่าง และหลัง...ของฟิลม์ "หนังเล็ก" เรื่องนี้อย่างมากมาย  หากขาดการเขียน/บันทึกเก็บไว้ ก็คงขาดร่องรอยของบทเรียนให้เราชาว KM ได้เก็บเกี่ยวร่วมกัน

              ...micro success ของผลงานเล็กๆ  เป็นอีกหนึ่งบทเรียนที่ ขอบรรจงเขียนด้วยลายพิมพ์บางนิ้วมือ เพื่อเล่าสู่ท่านผู้ฟังให้ทราบว่า ...KM Teamเราชาวกรมอนามัย...สาระวน...แบบ..ไหน และอย่างไร ...กว่าจะไปถึงซึ่งวันนั้น

 

              ความทรงจำที่กำลังบันทึกต่อไป  คือ

        เส้นทางเดินสู่ความสำเร็จในวันนั้น...เราพบว่า...มีพระเอกและนางเอกหลายคนค่ะ ...

 ละครเรื่องนี้ ขาดคนใดคนหนึ่งก็ไม่ได้เลย แม้แต่สักคนเดียว

 ...เพราะทั้งหมด...เป็นฐานของความสำเร็จบน กระบวนการจัดการ

 เพื่อการจัดการความรู้ของกรมอนามัย

อย่างมีส่วนร่วมและแท้จริงค่ะ