KM Story : สาระวนเตรียมการ เพื่อ micro successของ การดูงาน KMกรมอนามัย

ศรีวิภา
ติดตาม ผู้ติดตาม 
ติดต่อ

 หลังจากที่คุณหมอนนทลี ทยอยเรื่องเล่า กรมอนามัยรับแขก เป็นหนังยาวหลายซีรีย์ ทำให้ดิฉันต้องหันกลับมาเขียน blog อีกครั้ง แต่ภายใต้ หัวเรื่อง  สาระวนเตรียมการ เพื่อ micro success ของการดูงาน KM กรมอนามัย ว่ามันเกิดขึ้นได้อย่างไร
                ถือเป็นการถอดบทเรียนขั้นตอน BAR(Before action review) และเขียนเรื่องเล่าสู่กันฟังอีกเรื่องหนึ่ง ที่ต่างมุมจากเรื่องเล่าที่คุณหมอนนทลีกำลังถอดอยู่นะคะ

              ทุกๆครั้งของการเริ่มต้นงานKM หัวใจสำคัญคือการพยายามเดินทางไปให้ถึง visionของการจัดการความรู้


                เราในที่นี้คือ KM team กลางของกรมอนามัย ตัดสินใจรับแขก ด้วยเหตุผลตามที่อาจารย์หมอสมศักดิ์ ชุณหรัศมิ์ ประธานKM กล่าวไว้ คือ


              1). ก็ไม่ใช่ว่าเรารู้อะไรมากมาย แต่เราเชื่อว่า การที่มีคนมาเยี่ยมเรา ก็จะเป็นโอกาสที่จะทำให้เราได้รู้ว่าเรามีอะไรกันบ้าง เราก็พยายามควักความรู้ที่มีอยู่...มาให้ผู้ที่มาดูงานเพื่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน (ลปรร.)

            ...ต่อจากนี้...ศรีวิภาพูดเองนะคะ   และเรา ในที่นี้คือ KM team กลางของกรมอนามัย


              2). อยากกระตุ้นให้หน่วยงานต้นแบบของเราฟู เหมือนขนมเค็กหรือขนมปังน่ะคะ  ที่ได้เติมยีสต์ลงในส่วนผสมแล้วพอเข้าเตาอบมันก็ฟูขึ้น
                ...อยากให้หน่วยงานต้นแบบที่มานะก้มหน้าก้มตาทำKMนั้น   มั่นใจในความสำเร็จของท่าน มั่นใจในองค์กรของเรา มั่นใจในถนนสายนี้ของKMร่วมกัน             

              3) อยากท้าทาย...พวกเรา KM team ทุกคน ทุกหน่วยงาน ให้ฮึกเหริม กล้าลุย ไม่กลัวผิด ไม่กลัวอาย เพราะเราเป็นมนุษย์ผู้มีศักยภาพ ผ่านการพัฒนาแล้ว กำลังเจริญ เติบโต และก้าวสู่การพัฒนาต่อยอด จึงพร้อมแบ่งปันค่ะ
 
              เป็นความสุขเหลือเกินค่ะ เพราะทีมงานของเราน่ารักมาก เราเตรียมการกันอย่างเข้มข้น

                -มีการเตรียมการ ระหว่างประธาน KM อาจารย์หมอสมศักดิ์ ชุณหรัศมิ์ กับ เลขาและผู้ช่วยเลขาKM Team 2-3 ครั้ง ทุกเช้า เท่าที่พอมีเวลา เพื่อออกแบบการดูงาน

               - มีการหารือกันกับคุณเอื้อ...ระดับสูง ...ท่าน CKO รองอธิบดีกรมอนามัย  นายแพทย์ประเสริฐ หลุยเจริญ  อาจารย์หมอสมศักดิ์ ชุณหรัศมิ์ และพญ.นันทา อ่วมกุล ที่ปรึกษา KM ไม่น้อยกว่า 2ครั้ง ต่อทุกท่าน... ถึง Stepของการดูงาน ได้แก่ การเน้นย้ำและเคลียร์เป้าหมายของการดูงาน การกำหนดข้อตกลงหรือกติกาของการดูงาน การเตรียมและปรับรูปแบบการประชุมอย่างน้อย  2ครั้ง   การจัดรูปแบบฐานย่อย  การกลุ่มผู้ดูงาน การกำหนดวาระและเวลาในการดูงานทั้งภาพรวมและในแต่ละฐาน 

                   และวิเคราะห์/คาดประมาณการถึง ผลลัพธ์ที่น่าจะเกิดจากการจัดการความรู้ครั้งนี้ ...เพราะการดูงานเป็นกระบวนการหนึ่งของการพัฒนาคน พัฒนางานกรมอนามัย ที่จะทำให้KM Teamของกรมฯ เกิดการเรียนรู้อันเป็นผลจากการจัดการความรู้

              - มีการประสานงานกับเลขาKM Team กพร.สป  ซึ่งเป็นผู้ประสานงานหลัก คือ   พี่กาญจนา ..ว่า

                ..ขอเป็นการมาดูงานแบบKM คือ ทางเราขอไม่ lecture แนวคิดKMนะคะ   ขอความร่วมมือในการมา ลปรร.(แลกเปลี่ยนเรียนรู้) เพื่อเรามาเติมเต็มซึ่งกันและกัน  และมีการชี้แจงรูปแบบการดูงาน ซึ่งการติดต่อเจรจากันทางโทรศัพท์ ก็ประมาณ 3-4ครั้ง และหารือกันแบบ Face 2 Face 2ครั้ง เรื่อง การแบ่งกลุ่มผู้ดูงาน และรูปแบบการดูงาน
 
               - การประสานกับหน่วยงานต้นแบบ 5 หน่วยงาน  ซึ่งเป็น Modeling KMกรมอนามัย ในรอบนี้  อย่างเป็นระยะๆทางโทรศัพท์เสียส่วนใหญ่ค่ะ เพื่อเคลียร์concept เพื่อเตรียมผู้เล่า และเตรียมเรื่องเล่า

                - การให้คำปรึกษาให้กับหน่วยงานต้นแบบที่ร้องขอตัวช่วย เช่น ที่กองคลัง กรมอนามัย เพื่อร่วมประชุมและให้ข้อเสนอแนะ และเทกำลังใจให้แบบสุด .. สุด ..ไปเลย ว่า คุณทำได้ ...เรามั่นใจในคุณ...ไม่น้อยกว่า 2-3 ครั้ง

                - การประชุม Intensive course ...เมื่อ วันที่ 10 พ.ค.49 กับ CKOและผู้แทนจากทีมงานต้นแบบ 5 หน่วย  เพื่อพิจารณาร่าง "วาระและกำหนดการของการดูงาน" และหาข้อสรุปร่วมเนื้อหาสาระ การเตรียมเครื่องไม้เครื่องมือเพื่อการนำเสนอ  บันทึกภาพของแต่ละฐานดูงาน และสารพัดไขข้อกังขาร่วมกัน

                 - การเตรียมผู้ประสานงานของแต่ละฐานที่เป็น KM Team กลางทั้งหมด
ฐาน1 คุณสุกัญญา อุชชิน  ฐาน 2 คุณ จันทนา วรรณเพิ่มสุข  ฐาน3 คุณ ลาวัณย์ ขำประเสริฐ ฐาน 4 ศรีวิภา เลี้ยงพันธุ์สกุล และ ฐาน 5 คุณหมอนนทลี วีรชัย
                  ที่จะต้องทำหน้าที่ พาทีมงานไปดูงานในแต่ละฐาน ทำหน้าที่จับเวลา และเป็นแมวมองผู้ดูงานที่คุย/แลกเปลี่ยนและเรียนรู้เก่งๆ หมายตาไว้และจีบให้มาเป็นผู้ทำหน้าที่ ถ่ายทอดสิ่งที่เห็นจากฐานนั้นๆ เพื่อเล่าสู่ให้ท่านอื่นที่ไม่ได้เรียนรู้ฐานนั้นทราบด้วย
                ...และเตรียมพร้อมสำหรับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันด้วย เพื่อให้บรรยากาศช่วง AAR มีชีวิตชีวา ค่ะ

                   และในการเตรียมการ...เราคำนึงถึงลูกค้า ที่มาดูงานของเราว่า...ควรได้ผลลัพธ์ที่น่าจะคุ้มค่า ในระยะเวลาที่กำหนด

                      การหมุนดูงานในแต่ละฐาน ซึ่งมีที่ตั้งอยู่ตามกองต่างๆกัน เช่น

ฐาน 1 และ2 จะดูงานที่กองคลัง ซึ่งอยู่อาคาร4 ขั้น 2 แล้วหมุนหลังจาก 40 นาที มาดูงานที่กองแผนงานอยู่ชั้น 4 สลับกัน   

หรือคนดูงานที่ ฐาน3 กองอนามัยการเจริญพันธุ์ หลัง 40 นาที จะต้องเดินไปฐาน 4 ซึ่งอยู่ไกลกันสักหน่อยถึงอาคาร7 ชั้น 3 เพื่อดูKMสำนักส่งเสริมสุขภาพ 

                    ทุกอย่างต้องถูกคำนวณเวลาไว้สำหรับการเดินทางของการดูงาน
ผู้ประสานจะต้องทำหน้าที่ควบคุมเวลาให้ดี และผู้นำเสนอการดูงานก็จะต้องพูดให้กระชับภายในเวลา 30 นาทีแรกและ10 นาทีที่เหลือเราเน้นย้ำต้องเป็นเวลาของการ ลปรร. ของทุกฐาน

สำหรับผู้ดูงานฐาน 5 ก็โชคดีหน่อย อยู่ในห้องประชุมสมบูรณ์ วัชโรทัย ห้องที่เราลงทะเบียนกัน ซึ่งหลังจากฐาน 1 - 4 ดูงานเสร็จเวลา11.00 น. ก็จะมารวมกันที่ห้องนี้ เพื่อฟังสรุปการบรรยาย
Knowledge center ซึ่งเป็นส่วนของแหล่งคลังความรู้กรมอนามัย และ AAR ก่อนเสร็จสิ้นดูงาน

                 - การเตรียมรายละเอียดอื่นๆที่แม้ไม่ใช่ประเด็นใหญ่ แต่ละเลยไม่ได้ คือ การเตรียมอาหารว่างและเครื่องดื่ม การเตรียมอาหารกลางวัน ซึ่งคุณมนฑกานต์ เลขาฯอาจารย์หมอนันทา กรุณาช่วยดิฉัน รับเป็นแม่งานใหญ่ร่วมกับน้องเล็กๆเพียง2 คน 

                       การเตรียมขั้นตอนนี้เราต้องวางแผนด้วยนะค่ะ เพราะเราคำนึงว่า ทุกอย่างของstepการทำงานจะต้องคำนวณเวลาไว้ การรับประทานอาหารว่างและเครื่องดื่ม จึงถูกออกแบบให้จัดเป็นชุดพร้อมถือเป็นเลย จะทานตรงไหนสุดแต่ความสดวก   ลงทะเบียนตอนเช้า 8.30น.กรุณารับ Break ไปท่านละ 1 ชุด ค่ะ 
                       แต่บางฐานก็ใจดีมาก   จัดเครื่องดื่มเล็กๆน้อยๆเสริมให้  โดยที่เป็นความกรุณาของแต่ละฐาน นี่แหล่ะค่ะที่ดิฉันบอกว่า เป็นความน่ารักของทีมงานเราชาวกรมอนามัย  ขอบคุณจริงๆเลยค่ะ 

                   - การประสานทีมงานต้นแบบครั้งสุดท้ายก่อนเริ่มงาน เพื่อปรับหัวข้อ/สาระชื่อฐานดูงานให้น่าดู น่าฉงน น่าติดตามยิ่งขึ้น  ...ซึ่งแต่ละหน่วยก็ให้ความร่วมมือดีมาก กรุณาตั้งชื่อแบบเก๋ไก๋ แต่เป็นความหมายชวนติดตามและใคร่รู้  เช่น
                   ...KM Bakery ของศูนย์อนามัยที่1 อานิสงค์ของ AAR:กองอนามัยการเจริญพันธุ์   แฟ้มภูมิปัญญา :ความรู้ที่จับต้องได้  COPกับงานส่งเสริมสุขภาพ  และ KMในงานกองคลังกับระบบ GFMIS

                  - การเตรียมพิธีกร โชคดีเหลือเกิน คุณวิมล โรมา ช่วยเป็นพิธีกรให้ เธอยินดีและเต็มใจอย่างยิ่งที่ดิฉันชวนให้มาร่วมทีมงานด้วย และตอบรับอย่างไม่อิดออดตามสไตล์คนรู้ใจกัน   หน้าที่ของดิฉันในฐานะคุณอำนวย ก็ต้องจัดเตรียมเอกสารทุกอย่างสำหรับพิธีกร ตั้งแต่คำกล่าวต้อนรับของท่านCKO  กำหนดการดูงาน   รายชื่อผู้ดูงานในแต่ละฐาน  การเล่า...รายละเอียดและStepการดูงาน เพื่อให้พิธีกรรับทราบเสมือนเป็นคนเดียวกับดิฉัน เพื่อที่พิธีกรจะเนียน...และ..อิน...เมื่อเข้าสู่บรรยากาศในวันงาน คือวันที่ 18 พ.ค.49 และเธอก็เป็นพิธีกรที่วิเศษสุด สำหรับการดูงานในวันนั้นทีเดียวค่ะ

        
                - หลังจากการดูงานเสร็จสิ้นลง  ดิฉันก็ประสานหน่วยงานทั้ง 5ฐาน ขอข้อมูลในส่วนที่สามารถเผยแพร่ให้ส่งข้อมูลต่อไปยังคุณหมอนนทลี เพื่อดำเนินการเก็บเป็นคลังความรู้ของกรมอนามัยและเผยแพร่ต่อไปค่ะ

                   ทพญ.นนทลี เป็นWeb Master และมือ note taker ที่สามารถนะคะ เพราะเธอจะเร็วมาก จะเก็บเรื่องราวดีๆทุกครั้งหลังคุยกัน แกะจาก MP3 มาถ่ายทอดให้กับทุกคนได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้  และสามารถ link สาระสำคัญใน K center หรือเขียน Blog ให้ทุกคนได้อ่านกัน

                   ก่อนสุดท้าย คือ การรายงาน...การประเมินผลอย่างไม่เป็นทางการ กับคุณเอื้อทั้งหมด การประเมินผลโดยการสุ่มสัมภาษณ์กับผู้ดูงาน และจากการอ่านแบบประเมินผลอย่างคร่าวๆ(scanเร็วๆ และอ่านข้อเสนอแนะเป็นหลัก)

                  และการขอบคุณ...ผู้มีอุปการะคุณ/ผู้มีส่วนร่วม...เท่าที่พอจะทำได้ ไม่ว่าจะแบบ F2F (Face to Face) หรือ พยายามโทรศัพท์เพื่อขอบคุณก็ตาม เพราะถ้าไม่มีทุกท่าน คงไม่มีmicoo success มาเล่าสู่กันฟังนะคะ

               - และสุดท้าย ที่เหลือ ก็คือ สรุปแบบประเมินผลและถอดบทเรียนอย่างเป็นทางการ ก็ได้ความกรุณาจากคุณหมอนนทลี ตัวอิฉันเองและ หลายๆท่านอีกแหล่ะค่ะ 


               ความสำเร็จของKM กรมอนามัยในการดูงานวันนี้ มีเรื่องราวเกิดขึ้นก่อน ระหว่าง และหลัง...ของฟิลม์ "หนังเล็ก" เรื่องนี้อย่างมากมาย  หากขาดการเขียน/บันทึกเก็บไว้ ก็คงขาดร่องรอยของบทเรียนให้เราชาว KM ได้เก็บเกี่ยวร่วมกัน

              ...micro success ของผลงานเล็กๆ  เป็นอีกหนึ่งบทเรียนที่ ขอบรรจงเขียนด้วยลายพิมพ์บางนิ้วมือ เพื่อเล่าสู่ท่านผู้ฟังให้ทราบว่า ...KM Teamเราชาวกรมอนามัย...สาระวน...แบบ..ไหน และอย่างไร ...กว่าจะไปถึงซึ่งวันนั้น

 

              ความทรงจำที่กำลังบันทึกต่อไป  คือ

        เส้นทางเดินสู่ความสำเร็จในวันนั้น...เราพบว่า...มีพระเอกและนางเอกหลายคนค่ะ ...

 ละครเรื่องนี้ ขาดคนใดคนหนึ่งก็ไม่ได้เลย แม้แต่สักคนเดียว

  ...เพราะทั้งหมด...เป็นฐานของความสำเร็จบน กระบวนการจัดการ

  เพื่อการจัดการความรู้ของกรมอนามัย

อย่างมีส่วนร่วมและแท้จริงค่ะ


 

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน ศรีวิภา



ความเห็น (2)

วิจารณ์
IP: xxx.139.223.18
เขียนเมื่อ 

อ่านบันทึกนี้แล้วได้ทั้งความสุขและความรู้    ขอแสดงความชื่นชมและยินดีครับ

วิจารณ์

ศรีวิภา
IP: xxx.144.144.164
เขียนเมื่อ 
ทุกครั้งที่ทำงาน แม้อยู่ไกลกันแต่ก็มีอาจารย์หมอวิจารณ์ เป็นกำลังใจให้ศิษย์คนนี้เสมอ ขอบพระคุณจริงๆค่ะ