คุณลักษณะพื้นฐานของการเป็น องค์กรอัจฉริยะ

[สยามธุรกิจ  ฉบับที่ 796 ประจำวันที่ 26-5-2007 ถึง 29-5-2007] 

ก่อนที่จะกล่าวถึงคุณลักษณะสำคัญของการ เป็นองค์กรอัจฉริยะ (Intelligent Organization) นั้น เราลองหันมามองกันก่อนว่าองค์กร ทั่วๆ ไปนั้น มีการดำเนินการอย่างไร เวลาที่มีเรื่อง ใหม่ๆ เข้ามาในองค์กร โดยทั่วไปจะพบว่าองค์กรส่วนใหญ่มักเริ่มต้นสิ่งใหม่ๆ กันที่เอกสารและมักจะจบลงที่เอกสารด้วยเช่นกัน ที่เห็นได้ชัดก็คือ เริ่มต้นกันที่นโยบาย มีการออกคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ จัดตั้งหน่วยงานใหม่ให้มารับผิดชอบ หรือ มอบหมายงานให้กับหน่วยใดหน่วยหนึ่ง มีการจัดทำแผนระบุกิจกรรมที่จำเป็น เลือกเฟ้นหาตัวผู้รับผิดชอบ กำหนดตัวชี้วัด (KPI) จัดให้มีกรรมการ อีกชุดหนึ่งไปคอยติดตาม และจัดทำรายงานการประเมินผล นี่คือกลไกที่หน่วยงานทั่วไปคุ้นชินกันดี

เป็นกระบวนการที่เริ่มต้นจากเอกสาร และจบลงที่ เอกสาร องค์กรอัจฉริยะ จะต้องเป็นองค์กรที่มีการใช้ KM ที่ครอบคลุมทั้ง 3 ระดับ คือ ระดับองค์กร ระดับกลุ่ม และระดับบุคคล เรียกได้ว่าเป็นองค์กรที่ “Go Beyond” KM ทั่วไป จะเห็นได้ว่า KM ในหน่วยงานส่วนใหญ่นั้นเป็น KM เชิงองค์กร เป็น การใช้ KM เพื่อตอบสนองประเด็นทางยุทธศาสตร์ มีการจัดทำแผน KM กำหนดตัวชี้วัด (KPI) มีการติดตามประเมิน การใช้ KM ในแนวนี้ก็คือสิ่งที่ ก.พ.ร. ดำเนินการอยู่กับหน่วยราชการนั่นเอง

ส่วนการใช้ KM รูปแบบที่สองมักจะมองไปที่กระบวนการกลุ่ม ส่งเสริมให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ความรู้ฝังลึก (Tacit Knowledge) กัน เป็น การจัดการความสัมพันธ์ระหว่างคน เป็นการจัดการ เรื่องอารมณ์ความรู้สึก ทั้งนี้เพื่อให้ความรู้ฝังลึกไหลบ่าออกมาได้ โดยอาศัยผู้เอื้ออำนวยการเรียนรู้ที่เรียกว่า “คุณอำนวย” คอยช่วยหมุนกระบวน การ และคอยหล่อเลี้ยงกลุ่มเหล่านี้ให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันอย่างต่อเนื่อง จนเกิดเป็น “ชุมชนนักปฏิบัติ” หรือ “CoPs” นั่นเอง KM รูปแบบนี้ก็คือสิ่งที่สถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้ (สคส.) ได้ส่งเสริมเรื่อยมาผ่านการใช้ “โมเดลปลาทู” และ “โมเดลปลาตะเพียน” (หารายละเอียดเพิ่มเติมได้จากหนังสือการจัดการความรู้ที่เขียนโดย ศ.นพ. วิจารณ์ พานิช และ ดร.ประพนธ์ ผาสุขยืด)

สำหรับ KM รูปแบบที่สามเป็นการมอง KM ระดับ ปัจเจก หากคนในองค์กรเป็นผู้ที่ใฝ่รู้ใฝ่พัฒนา ชอบศึกษาค้นคว้าหาความรู้ กล้าคิดกล้าทำ กล้าลอง กล้าปรับเปลี่ยน ท่านเหล่านี้ถือว่าเป็นผู้ที่มีการ ใช้ KM ในระดับปัจเจกอยู่แล้วโดยปริยาย เรียกได้ว่าเป็นผู้ที่มี “หัวใจนักปราชญ์” อยู่ แล้วในตัว คือเชี่ยวชาญทั้งด้านการฟัง การคิด การถาม และการบันทึก สำหรับสิ่งที่อยู่ลึกๆ ที่คอยกำกับการคิด การตีความ ก็คือสิ่งที่เรียกว่า Mental Model, Mindset หรือ Paradigm ผู้ที่ทำ KM ในระดับนี้ จะเป็นผู้ที่เข้าใจว่า ทำไม “ทิฐิ” จึงเป็นต้นทางของความคิด การกระทำ และคำพูด องค์กรอัจฉริยะ จะต้องเป็นองค์กรที่มีการใช้ KM อย่างเต็มรูปแบบ คือใช้ KM ทั้ง 3 รูปแบบ จนสิ่งเหล่านี้กลายเป็นเรื่องที่ถือว่าธรรมดาสามัญสำหรับหน่วยงานไปแล้ว ไม่ได้ติดอยู่ที่รูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง ไม่ติดแม้กระทั่งชื่อที่ใช้เรียก คือ อาจไม่มีคำว่า KM อยู่ในองค์กรด้วยซ้ำไป เรียกได้ว่าเป็นองค์กรที่ “Go Beyond” KMไปแล้ว

องค์กรอัจฉริยะ จะต้องเป็นองค์กรที่ “Go Beyond” Knowledge คือต้องไม่หยุดอยู่แค่ที่ “ตัวความรู้” แต่ต้องเป็นองค์กรที่สามารถนำความรู้ไป “Add Value” ต่อไปได้ คือสามารถเพิ่มคุณค่าให้กับบรรดาผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง (Stakeholders) ได้ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มคุณค่าให้กับลูกค้าหรือให้กับผู้ถือหุ้นก็ตาม นอกจากนั้นคำว่า “Beyond Knowledge” ยังหมายความว่าคนในองค์กรนั้นต้องไม่หยุดอยู่แค่ที่ “ตัวความรู้” เท่านั้น แต่จะต้องสนใจเรื่อง “ความรู้ตัว” ควบคู่กันไปด้วย องค์กรอัจฉริยะจึงเป็นองค์กรที่คนให้ความสำคัญกับเรื่อง “การตระหนักรู้ (Awareness)” สามารถเข้าใจได้อย่างถ่องแท้ถึงความแตกต่างระหว่างคำว่า “ความรู้ (Knowledge)” กับ “การรู้ (Know- ing)” เห็นได้ชัดเจนว่าความรู้นั้นเป็น “อดีต” ส่วนการรู้นั้นเป็น “ปัจจุบัน” ดังนั้นจึงให้ความสำคัญกับ “การรู้” ไม่ยิ่งหย่อนไปกว่า

“ความรู้” คนในองค์กรให้ความสำคัญกับ “ปัจจุบันขณ” จะเกิดทักษะในการฟังอย่างลึกซึ้ง (Deep Listening Skill) คือฟังได้โดยไม่มีอคติ ไม่มีการตัดสินผิดถูก เป็นการ ฟังอย่างที่ใช้กันในวงสุนทรียสนทนา (Dialogue) ฟัง แบบไม่ติดอัตตาตัวตน ฟังแบบไม่ติดกรอบของเหตุผล หรือยึดความคิดของตนเป็นใหญ่ เป็นการฟังแบบเปิดใจ เปิดรับ ชื่นชม ยินดี มีมุฑิตาจิต เห็นคุณค่า ตื่นตาตื่นใจไปกับความสำเร็จของผู้อื่น องค์กรอัจฉริยะ จึงเป็นองค์กรที่ให้ความสำคัญกับกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ค่อนข้างมาก

ภายใต้ความเชื่อที่ว่าการมีส่วนร่วม (Participation) ใน กระบวนการนั้นมีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าตัวความรู้ที่ได้มาแต่อย่างใด ในหลายๆ กรณีอาจพบด้วยว่าแท้จริงแล้วปัญหาส่วนใหญ่นั้นไม่ได้อยู่ที่ว่า “ขาดความรู้” หลายๆ เรื่องคนในองค์กรต่างก็รู้กันดีอยู่แล้ว หากแต่ว่าไม่มีการปฏิบัติ ไม่ได้เริ่มลงมือทำ หรือนำมาใช้ยังไม่ได้ ยัง Implement ไม่ออก บ้างก็บอกว่าเป็นเพราะขาดการบังคับใช้ (Enforcement) อย่างจริงจัง บ้างก็ว่าเป็น เพราะขาดความมุ่งมั่น (Commitment) ขาดแรง จูงใจ (Motivation) ประเด็นสำคัญจึงอยู่ที่ว่ากระบวนการมีส่วนร่วมโดยเฉพาะอย่างยิ่งการแลก เปลี่ยนเรียนรู้ เช่น การได้ฟังเรื่องเล่าที่ “โดนใจ” อาจทำให้เกิดอาการสั่นไหว ทำให้เกิดการเปลี่ยนใจ เปลี่ยนความคิด เปลี่ยนกระบวนทัศน์ (Paradigm Shift) ได้ กลายเป็นปัจจัยที่นำไปสู่การเปลี่ยนแปลง ได้ในที่สุด

องค์กรอัจฉริยะจะต้องเป็นองค์กรที่ “Go Beyond” Management คือต้องไม่หยุดอยู่ที่เรื่องการบริหารการจัดการ แต่ต้องให้ความสำคัญ กับเรื่องภาวะผู้นำที่อยู่ในคนทุกระดับ (Leadership at all levels) สามารถผลักดันให้เกิด

การส่งผ่านพลัง (Empowerment)” ไปทั่วทั้งองค์กร เป็นการเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน เปลี่ยนวัฒนธรรมจากที่แต่ก่อนคุ้นเคยอยู่กับการสั่งการและควบคุม (Command and Control) มาเป็นการส่งผ่านพลังและการให้กำลังใจ (Empowerment and Encouragement) จาก แต่ก่อนที่เคยมองคน มองงาน แล้วเห็นแต่ข้อด้อย คอยแต่หาช่องตำหนิ ติเตียน เปลี่ยนมาเป็นการมองหาข้อดี เพื่อหยิบยก สิ่งเหล่านี้มายกย่องชมเชย

หากสรุปหลักการบริหารสำคัญๆ ที่จะทำให้ องค์กรธรรมดาพัฒนามาเป็นองค์กรอัจฉริยะได้นั้น เฉพาะที่สำคัญๆ นั้นประกอบด้วย: หลัก SM-Strategic Management หลัก การนี้จะทำให้องค์กรมีความชัดเจนในเรื่องทิศทาง และยังบอกได้อีกด้วยว่า ถ้าต้องการจะไปให้ถึงเป้า หมาย ภายใต้สิ่งแวดล้อมในปัจจุบัน จะต้องใช้ยุทธ วิธี หรือจะต้องมียุทธศาสตร์ในการดำเนินการอย่างไร หลัก PM-Project Management เป็นการนำความรู้เรื่องการบริหารโครงการมาใช้ผลักดันยุทธศาสตร์ที่ได้ในข้อ 1

โดยเน้นความสำคัญไปที่การบริหารทรัพยากร (Resource Management) เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย (Goal) ที่กำหนด โดยให้มีการวางแผนทั้งทางด้าน Quality, Cost และ Time และมีการติดตามที่ทันกาลและเป็นระบบ หลัก OM-Outcome Mapping จะช่วยเสริมกระบวนการติดตามและประเมิน

โดย เฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่โครงการเป็นงานพัฒนาหรือว่าเป็นงานด้านสังคม ที่ไม่สามารถมองเห็นผลลัพธ์ทาง กายภาพได้อย่างชัดเจน โดยจะเน้นที่การติดตาม การประเมิน โดยดูที่การเปลี่ยนแปลงเชิงพฤติกรรม เป็นหลัก หลัก KM- Knowledge Management เป็น หลักการที่ถือว่าสำคัญและเป็นหัวใจที่ทำให้การ ใช้หลักการทั้งสามข้างต้นเกิดประสิทธิผลอย่างแท้จริง ส่วนนี้ถือได้ว่าเป็นส่วนที่ทำให้เกิดการเรียนรู้ (Learning) อันนำไปสู่การพัฒนาคน พัฒนางาน และพัฒนาองค์กรต่อไป

โดยสรุปแล้วองค์กรอัจฉริยะเป็นองค์กรที่มีความใฝ่ฝันชัดเจน เป็น Visionary Organization นอกจากนั้นยังเป็น องค์กรที่มีชีวิตชีวา (Living Organization) คน มีแรงปรารถนาร่วมกัน ต้องการสานฝันขององค์กรให้เป็นจริง ทุกคนต้องการจะไปให้ถึงจุดหมาย ในขณะที่แต่ละก้าวที่ย่างเท้าไปนั้นทุกๆ คนต่างก็มีความสุขไปกับการก้าวเดินนั้น คือเพลิดเพลินไปกับการเรียนรู้ในระหว่างทาง สามารถสร้างความรู้ใหม่เพื่อนำมาใช้ พัฒนางานได้ตลอดเวลา สามารถใช้การติดตามประเมินได้อย่างสร้างสรรค์

หากเขียนออกมาเป็นขั้นตอนจะประกอบด้วยเจ็ดขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1 องค์กรอัจฉริยะ จะต้องเป็นองค์กรที่มีความใฝ่ฝัน เป็นองค์กรที่มีวิสัยทัศน์ มองเห็นภาพที่พึงปรารถนา รู้ว่าต้องการ จะเห็นอะไร ต้องการจะเป็นอะไร  ในวิสัยทัศน์นั้นจะต้องมองเห็นผู้รับประโยชน์ได้ชัดเจน เห็นการเปลี่ยนแปลงไปสู่สิ่งใหม่ เป็นข้อความวิสัยทัศน์เชิงปฏิบัติ (Operational Vision Statement)

ขั้นตอนที่ 2 หากวิสัยทัศน์ที่กำหนดไว้ในขั้นตอนที่ 1 เป็นเรื่องที่ยิ่งใหญ่ ฝันที่วาดไว้ก็คงจะไม่ใช่ฝันของ คนๆ เดียว หรือขององค์กรเดียว คงต้องมีผู้ที่มีส่วน เกี่ยวข้องอีกมากมายหลายส่วน คำถามที่ตามมาก็คือใครคือผู้ที่จะมาช่วยสานฝัน องค์กรใดบ้างที่มีฝันร่วมกันกับเรา ขั้นตอนนี้จึงเป็นการเสาะแสวง หาแนวร่วม หาผู้ที่จะมาช่วยสานฝัน

ขั้นตอนที่ 3 เป็นการพูดคุยตกลงกันระหว่างองค์กรกับผู้ที่จะมา ร่วมสานฝัน (Passion Partner) ว่าถ้าจะให้ฝันที่วาดไว้นั้นเป็นจริงได้ องค์กรอยากจะเห็นอะไร (ในเชิงพฤติกรรม) ในส่วนของ Passion Partner เช่น อยากจะเห็นการพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการ (ไม่ใช่ใช้แต่การประชุม)

ขั้นตอนที่ 4 เป็นขั้นตอน ที่ให้องค์กรย้อนกลับมาดูที่การดำเนินงานของตนเองว่าถ้าต้องการจะให้ฝันที่วาดไว้นั้นเป็นจริง

ในส่วนองค์กรของตนนั้นต้องดำเนินการอะไรบ้าง ต้องสร้างความสัมพันธ์กับผู้ร่วมสานฝันอย่างไร ต้องสนับสนุนอะไรบ้าง อะไรคือการปฏิบัติ (Practices) หรือสมรรถนะ (Performance) ที่คาดหวัง ระบุออกมาเป็น KPI อะไรได้บ้าง

ขั้นตอนที่ 5 เป็นขั้นตอนสุดท้ายในส่วน “สานฝัน” คือต้องมาคิดร่วมกันว่า น่าจะต้องมี Strategy (ยุทธศาสตร์) หรือ Activity (กิจกรรม) อะไร เพื่อที่จะทำให้การสานฝันตามขั้นตอนที่ 3 และขั้นตอนที่ 4 นี้ดำเนินไปได้โดยไม่ติดขัด ยุทธศาสตร์ที่ว่านี้อาจจะมุ่งเน้นไปที่ตัวองค์กรหรือไปที่ผู้ร่วมสานฝัน (Passion Partner) หรืออาจมุ่งไปที่ส่วนอื่นที่เป็นปัจจัยภายนอกก็ได้

ขั้นตอนที่ 6 เป็นขั้นตอนแรกของส่วน “ตามฝัน” เป็นการติดตาม (Monitoring) สิ่งต่างๆ ตามที่ระบุไว้ในขั้นตอนที่ 3, 4 และ 5 การติดตามขั้นตอนที่ 3 ก็เพื่อจะดูว่า สิ่งที่อยากจะเห็นในส่วนของผู้ร่วมสานฝันนั้นเป็นเช่นไร Performance ขององค์กรเองเป็นไปตามขั้นตอนที่ 4 หรือไม่ เพราะเหตุใด และท้ายที่สุดยุทธศาสตร์ที่วางไว้ในขั้นตอนที่ 5 นั้น มีการดำเนินการ และได้ผลตามที่คาดหวังไว้หรือไม่  หากมีการบันทึกข้อมูลต่างๆ เหล่านี้ไว้ใน Journal ก็จะเป็น Record ที่ดีที่ทำให้การติดตามในขั้นตอนนี้มีประสิทธิภาพและสามารถสะท้อนสิ่งที่เกิดขึ้นจริง

ขั้นตอนที่ 7 ขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการนี้ ถือเป็นสิ่งที่สำคัญ เรียกได้ว่าเป็น “หัวใจ” ของการสร้างองค์กรอัจฉริยะเลยทีเดียว เพราะนี่คือ “พลังแห่งการเรียนรู้” ซึ่งเป็นประตูไปสู่ความเป็นอัจฉริยะขององค์กร ไม่มีองค์กรใดที่เป็นอัจฉริยะได้ “ข้ามคืน” กระบวน การเรียนรู้เป็นสิ่งที่ต้องสอดแทรกอยู่ในทุกขั้นตอน ขั้นตอนทั้งหมดที่กล่าวมานี้ถือเป็นแนว ทางทางหนึ่งในการสร้างองค์กรอัจฉริยะ ซึ่งผู้เขียนได้มีโอกาสเรียนรู้วิธีการที่หลากหลายจาก วิทยากรอีกหลายท่าน

บ้างก็สร้างความเป็นอัจฉริยะขององค์กรโดยต่อยอดมาจากหลักการ ของ Learning Organization บ้างก็เริ่มด้วย การนำหลักธรรมเข้าไปใช้ในองค์กร บ้างก็ใช้หลักของ High Performance Organization เรียกได้ว่า เส้นทางการสร้างองค์กรอัจฉริยะนั้นมีได้หลายทาง และนี่คือความสวยงามของคำ ว่า “อัจฉริยะ” หรือ “Intellegence” ซึ่งไม่จำ เป็นต้องมี “สูตรสำเร็จ” เพียงสูตรเดียว

ที่มา http://learners.in.th/blog/aay/68047