“พัฒนาตนเองสู่การเป็นเลขาฯ มืออาชีพในยุคแข่งขันสูงด้วยการจัดการความรู้”
ดูเหมือนว่างานเสิร์ฟน้ำ ชงชากาแฟ ถ่ายเอกสาร พิมพ์งาน ส่งแฟกซ์ เตรียมเอกสาร จดรายงานการประชุม รับโทรศัพท์ จะเป็นงานหลักของเลขานุการที่ใครๆ ทราบดี บางคนหรือแม้กระทั่งตัวเลขานุการเอง อาจจะมองว่าเป็นงานที่ต่ำต้อยไม่มีคุณค่า แต่ถ้ามองให้ลึกซึ้งแล้วงานเลขานุการก็มีค่า ถ้าเรามองเห็นคุณค่าของงาน เพราะหากเป็นงานที่ไม่มีคุณค่า ไม่มีความสำคัญก็คงไม่มีตำแหน่งเลขานุการในองค์กรที่เงินเดือนสูงๆ เป็นเลข 5 หรือ 6 หลัก ให้เปลืองค่าจ้าง
แท้จริงแล้วงานเลขานุการเป็นงานที่มีความสำคัญต่อองค์กรไม่แพ้งานอื่นๆ คือ เป็นผู้ช่วยแบ่งเบาภารกิจให้กับผู้บริหาร โดยเฉพาะ CEO ทั้งหลาย เป็นผู้ที่ช่วยอำนวยความสะดวก เป็นผู้ช่วยประสานงาน จัดลำดับงาน และเป็นผู้ช่วยสนับสนุนให้งานสำเร็จลุล่วงลงไปได้ด้วยดี ราบรื่น รวดเร็ว ทันต่อเวลา สำคัญที่สุดคือเป็นผู้ที่สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับผู้บริหารให้ดูดี ในสายตาผู้ใต้บังคับบัญชา และคนอื่นภายนอกองค์กรด้วย
ในมุมมองของหลายคนอาจจะเห็นว่างานเลขานุการเป็นงานที่ดูเหมือนจะไม่ยากเท่าไรนัก ใครๆ ก็น่าจะเป็นเลขานุการได้ ซึ่งก็จริงใครๆ ก็เป็นเลขานุการได้ แต่ก็ไม่ง่ายนักที่ใครๆ จะทำงานเลขานุการได้เก่งอย่างมืออาชีพ มืออาชีพที่เรานึกถึงก็คงจะนึกถึงแต่เพียงคนที่เรียนจบแล้วประกอบอาชีพโดยมีใบประกอบวิชาชีพเพื่อรับรองความรู้ความสามารถอย่างเช่น แพทย์ วิศวกร ทนายความ แต่จริงๆ แล้ว คำว่า “มืออาชีพ” หมายถึง ผู้ที่สามารถป้องกันความเสี่ยงต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ เมื่อเป็นเช่นนี้ไม่ว่าจะเป็นอาชีพใดๆ ก็คงต้องการความเป็น “มืออาชีพ” ทั้งสิ้น เลขานุการก็เช่นกัน คงไม่มีหน่วยงานใดไม่ต้องการเลขานุการมืออาชีพ แต่การที่จะเป็นเลขานุการมืออาชีพได้นั้น คงมิได้อาศัยเพียงปัจจัยใดปัจจัยหนึ่ง หากจะต้องอาศัยหลายๆ ปัจจัยมาช่วยส่งเสริม งานเลขานุการเป็นงานที่ต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ หมายความว่าคน ที่จะเป็นเลขานุการจำเป็นจะต้องมีทั้งองค์ความรู้ในสาขาวิชาต่างๆ เพื่อนำมาใช้ในการทำงาน และจะต้องมีทักษะความสามารถเพื่อมาบริหารจัดการงานให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเก็บรวบรวมเอกสารต่างๆ ไว้เป็นหมวดหมู่ การสะสมความรู้ การดึงความรู้ออกมาใช้งาน การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และการเรียนรู้งานที่ทำ สิ่งต่างๆ เหล่านี้คือกระบวนการการจัดการความรู้ (KM Process) สามารถป้องกันความเสี่ยงที่จะเกิดความเสียหายจากการติดต่อประสานงานของตนเอง
ปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานภาครัฐหรือภาคธุรกิจเอกชนมีการเปลี่ยนแปลงและแข่งขันสูงเป็นยุคของข้อมูลข่าวสารและการเชื่อมต่อทางเครือข่ายข้อมูลการติดต่อสื่อสารกว้างไกลไปทั่วโลกโดยการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆในการเพิ่มประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพในการทำงานองค์กรใดที่มีเลขานุการที่รู้ทันการเปลี่ยนแปลงองค์กรนั้นก็จะมีชัยไปกว่าครึ่งดั้งนั้นเลขานุการจึงมีความจำเป็นอย่างมากที่ต้องพัฒนาตนเองให้มีคุณสมบัติของเลขานุการที่เหมาะสมกับโลกปัจจุบันและอนาคตคือต้องมีบุคลิกดีแสดงความเป็นมืออาชีพเชื่อถือได้มีความรับผิดชอบสูงมีวิจารณญาณที่ดีคาดการณ์ไกลแก้ปัญหาเฉพาะหน้าต่างๆได้เป็นนักสื่อสารที่ดีและแสดงออกซึ่งพฤติกรรมที่เหมาะสมบริหารจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมีความรอบรู้ทั้งในงานเลขานุการและงานที่เกี่ยวข้องยินดีที่จะพัฒนาอยู่ตลอดเวลานอกจากนี้ยังต้องมีAdversity Quotient (AQ) ความสามารถในการเผชิญกับสถานการณ์รอบข้างและการบริหารความเครียด โดยเฉพาะอย่างยิ่งสามารถทำงานได้กับผู้บริหารทุกคนนอกจากนี้แล้วยังมีจะต้องมีมนุษย์สัมพันธ์เป็นเลิศเข้ากับคนอื่นได้ง่ายมีอารมณ์ขันมองโลกในแง่ดี ละเอียด รอบคอบเรียบร้อยชอบจดชอบทำติดตามติดต่อและทำใจคุณสมบัติเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่จะนำพาไปสู่ความเป็นเลขานุการมืออาชีพสำคัญที่สุดคือตัวเลขานุการเองที่จะต้องสำรวจตัวเองหมั่นศึกษาหาความรู้และฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอ
การพัฒนางานเลขานุการให้เป็นเลขานุการมืออาชีพด้วยวิธีการจัดการความรู้นั้น การจัดการความรู้เกิดขึ้นอยู่แล้วในหน่วยโดยไม่รู้ตัว เพราะยังไม่มีการทำให้เห็นเป็นรูปธรรมที่ชัดเจนจึงไม่รู้ว่ามีการจัดความรู้ในองค์กร การจัดการความรู้ (Knowledge Management)หมายถึง กระบวนการอย่างมีระบบเกี่ยวกับการประมวลข้อมูล สารสนเทศ ความคิด การกระทำ ตลอดจนประสบการณ์ของบุคคลเพื่อสร้างเป็นความรู้หรือนวัตกรรม และจัดเก็บในลักษณะของแหล่งข้อมูลที่บุคคลสามารถเข้าถึงได้โดยอาศัยช่องทางต่างๆ ที่องค์กรจัดเตรียมไว้ เพื่อนำความรู้ที่มีอยู่ไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน ซึ่งก่อให้เกิดการแบ่งปันและถ่ายโอนความรู้ และในที่สุดความรู้ที่มีอยู่จะแพร่กระจายและไหลเวียนทั่วทั้งองค์กรอย่างสมดุล เป็นไปเพื่อเพิ่มความรู้ความสามารถในการพัฒนาทรัพยากรบุคคลและองค์กร ทำไมจะต้องการจัดการความรู้ในงานเลขานุการ การจัดการความรู้เป็นแนวคิดการจัดการสมัยใหม่ที่มองคนในองค์กรเป็นสินทรัพย์อันมีค่าเนื่องจากกระแสยุคโลกาภิวัตน์ที่มีความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว องค์กรต้องมีการปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลง ทำให้คนในองค์กรมีประสิทธิภาพ และคุณภาพ ต้องสามารถทำงานได้เองอย่างรอบด้าน และสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ มีความมุ่งมั่นต่อองค์กร ทำงานอย่างมีเป้าหมายซึ่งจะต้องเป็นคนที่มีสมรรถนะสูง เพื่อที่จะสามารถผลักดันให้องค์กรสามารถอยู่รอดได้ในสภาวะแวดล้อมที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมาก รวดเร็ว นั่นคือองค์กรต้องมีความสามารถในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน และการจัดการความรู้ก็เป็นแนวทางหนึ่งที่ทำให้เกิดการสร้างคุณค่าและมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กร ให้กลายเป็นความสามารถในแข่งขันที่ยั่งยืน เลขานุการเปรียบเสมือนผู้ช่วยผู้บริหารจึงมีความจำเป็นลำดับต้นๆ ที่ต้องพัฒนา การนำการจัดการความรู้มาประยุกต์ใช้กับงานเลขานุการนั้น สรุปเป็นประเด็นใหญ่ คือ
1. การดึงความรู้จากผู้บริหารที่มีประสบการณ์และมีความรู้ความเชี่ยวชาญ งานเลขานุการ เช่น เคล็ดการประสบความสำเร็จในงานด้านเลขานุการ เคล็ดในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า เป็นต้น แล้วนำเอาความรู้เหล่านี้มาแปลงให้เป็นความรู้ที่ชัดแจ้งในรูปแบบของเอกสารคู่มือ แผ่นซีดี ที่สามารถนำมาจัดเก็บไว้ให้เป็นระบบ เป็นฐานข้อมูลไว้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างเลขานุการด้วยกันเอง
2. การตั้งชุมชนนักปฏิบัติ คือ การรวมกลุ่มคนที่มีความสนใจร่วมกันมารวมตัวกันโดยไม่เป็นทางการมีวัตถุประสงค์เพื่อแบ่งปันความรู้ ประสบการณ์ การแก้ไขปัญหาอุปสรรคร่วมกัน ซึ่งจะก่อเกิดการถ่ายโอนความรู้สู่งานในองค์กร หรืองานที่กำลังพัฒนาอยู่ เลขานุการสามารถจะประยุกต์ใช้กระบวนการจัดการความรู้ข้อนี้ ในการแก้ไขปัญหา อุปสรรค ที่เกิดขึ้นในงานเลขานุการได้ตรงกับปัญหา สามารถรู้ปัญหาและวิธีการแก้ปัญหาจากผู้ปฏิบัติงานจริง
3. การจัดเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ สำหรับเลขานุการเวทีนี้จะเป็นเวทีที่เลขานุการจะได้แสดงออก และจะนำเสนอ ไม่ว่าจะเป็นทางปฏิบัติ และทฤษฎี ผ่านการพูดคุย หรือเขียนแสดงความคิดเห็นผ่านทางบล็อก หรือเว็ปไซด์ มีข้อคิดดี ข้อเสนอแนะ ที่สามารถนำมาพัฒนาตนเองและงานได้
4. การเล่าเรื่องและเพื่อนช่วยเพื่อน เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่สำคัญ ที่สามารถนำประยุกต์ใช้กับงานเลขานุการเพื่อแบ่งปันความรู้ในเรื่อง บุคลิกภาพ ไม่ว่าจะเป็นการแต่งกาย แต่งหน้า การนั่ง การเดิน การพูดคุย การสื่อสาร ด้านการติดต่อประสาน เช่นการรับโทรศัพท์ การนัดหมายผู้บริหาร งานการประชุม เช่น การจดรายงานการประชุม การเขียนคำกล่าวสุนทรพจน์ เป็นต้น
สรุปว่าการพัฒนาตัวเองสู่การเป็นเลขานุการมืออาชีพด้วยกระบวนการจัดการความรู้ เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่จะทำให้เลขานุการมีมูลค่าหรือค่าตัวในการทำงานที่เพิ่มขึ้น ซึ่งไม่สามารถเห็นผลได้ทันทีทันใด แต่เป็นกระบวนการที่ต้องใช้ระยะเวลาและการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง...เพียงแต่ขอให้คุณมีความตั้งใจและมีความมุ่งมั่นที่จะพัฒนาตนเอง คุณย่อมจะเป็นผู้หนึ่งที่ได้เปรียบในการทำงานจากความรู้ที่คุณเองสั่งสมมาอยู่ตลอดเวลา
