7 วิธีในการวางแผนงบประมาณ
1. ยอมรับการเรียนรู้สิ่งใหม่: การทำงานกับงบประมาณเปรียบเสมือนการศึกษา การตัดทอนค่าใช้จ่าย การตระหนักว่าเช็คหมดอายุเมื่อไรหรือควรจะมีเงินทุนสำรองไว้มากน้อยเพียงใด สิ่งเหล่านี้หากจะทำได้อย่างมีประสิทธิภาพอาจต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ ทว่า คุณสามารถเรียนรู้การปรับเปลี่ยนงบประมาณในระหว่างการดำเนินงาน และสิ่งใดที่ครั้งหนึ่งเคยเป็นเสมือนการคลำทางในความมืดก็จะค่อยๆแปรเปลี่ยนมาเป็นการดำเนินงานที่เป็นประโยชน์และสามารถคาดคะเนได้
2. เตรียมพร้อมรับมือกับภาวะการใช้จ่ายเกินดุลที่คาดไว้และปรับตัวตามสถานการณ์นั้น: นี่เป็นกฎข้อแรกของการตั้งงบประมาณ คุณต้องทราบว่างบประมาณที่คาดคะเนไว้นั้นเป็นการคาดการณ์ตัวเลขที่แม่นยำที่สุด Mark Weaver ผู้ช่วยศาสตราจารย์คณะบริหาร มหาวิทยาลัยอลาบามา กล่าวว่า "คุณอาจจะทำไม่ได้ตามที่คาดคะเนไว้ แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่าคุณเป็นนักธุรกิจที่ไม่ฉลาดหรือไม่ดี ในทางกลับกัน คุณควรพยายามบริหารงบประมาณที่ผิดจากที่คาดคะเนไว้อย่างชาญฉลาดและบริหารก้อนเงินไปในทิศทางที่คุณจะสามารถแก้ไขได้" ยกตัวอย่างเช่น หากคุณคาดการณ์ค่าบริการโทรศัพท์ทางไกลไว้ที่ 200 เหรียญ แต่ค่าใช้จ่ายที่แท้จริงของคุณอยู่ที่ 250 เหรียญอย่างต่อเนื่องเป็นระยะเวลา 3 เดือน คุณควรปรับงบประมาณค่าบิลการโทรศัพท์ขึ้น 50 เหรียญ ด้วยส่วนต่างดังกล่าว หากค่าใช้จ่ายในส่วนนี้เฉลี่ยอยู่ที่ 150 เหรียญ คุณจะสามารถทำจำนวนเงินส่วนต่างนี้แบ่งไปเป็นงบประมาณของค่าบริการโทรศัพท์ในเดือนต่อ ๆ ไป การปรับงบประมาณที่ตั้งไว้บางส่วนจะเป็นการทำให้งานของคุณเป็นระบบระเบียบได้มากเท่าที่จะเป็นไปได้
3. ทำงานบนพื้นฐานของความยืดหยุ่น ในส่วนของการตั้งงบประมาณสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การยึดติดกับงบประมาณใดๆนั้นในท้ายที่สุดจะแปรเปลี่ยนมาเป็นการยืดหยุ่นประนีประนอม ยกตัวอย่างเช่น หากรายรับของคุณไม่เป็นไปตามที่คาดไว้ ซึ่งกรณีเช่นนี้มีความเป็นไปได้สูงที่จะเกิดขึ้น คุณควรหาทางออกโดยการตัดทอนค่าใช้จ่ายบางส่วนมาเพื่อทดแทนรายรับที่ขาดหายไป หากคุณตัดทอนค่าใช้จ่ายส่วนนั้นมามากกว่าที่คาดคะเนไว้ ก็ถึงเวลาแล้วที่คุณจะหันมาใช้ส่วนต่างนั้นลงทุนกับเครื่องมือที่ดีกว่าที่มีอยู่เดิม
4. จับตาดูกระแสเงินสดอย่างใกล้ชิด หากคุณต้องการยึดติดอยู่กับงบประมาณ คุณต้องแน่ใจให้ได้ว่ากระแสเงินเวียนสดเข้าจะต้องมีมากกว่ากระแสเงินสดเวียนออก บริหารรายได้ของคุณอย่างใกล้ชิดเพื่อที่จะมั่นใจได้ว่าคุณจะมีเงินทุนเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายต่างๆ โดยเฉพาะหากธุรกิจของคุณมีช่วงเวลาระหว่างรอบจ่ายเช็คนาน Weaver กล่าวไว้ว่า "ถึงแม้ว่าคุณจะมีเงินสดหมุนเวียนในมือมาก แต่ปัญหากระแสเงินสดก็เป็นสิ่งที่อาจทำให้ธุรกิจขนาดเล็กล้มลงได้ คุณควรหมั่นตรวจสอบเพื่อที่จะมั่นใจได้ว่ารายรับของคุณสามารถครอบคลุมรายจ่ายได้"
5. Err on the side of conservativeระหว่างที่คุณกำลังจัดตั้งงบประมาณ คุณควรจะประมาณรายจ่ายให้สูงเข้าไว้และประมาณรายรับให้ต่ำที่สุด วิธีนี้เป็นวิธีที่ใช้ได้ผลที่จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณสามารถจัดการควบคุมกระแสเงินสดไว้ได้ มองหาเครื่องมือในการประหยัดงบประมาณ อาทิ วางแผนงานค่าโทรศัพท์ จัดซื้อเฟอร์นิเจอร์ภายในสำนักงานที่มีราคาต่ำลง และอีกหลายวิธีในการลดภาระที่จะกระทบรายรับของคุณ "คนเรามักจะรู้สึกว่าตนต้องการคอมพิวเตอร์ที่ดีที่สุด" Weaver กล่าว "แต่ทว่า เงินที่คุณมิได้ใช้จ่ายออกไปนั้นก็คือเงินที่คุณไม่ต้องหามาเพิ่มนั่นเอง"
6. ส่งเสริมการทำ cash cushion ความไม่แน่นอนของงบประมาณ ทั้งในส่วนของรายรับและรายจ่ายเป็นปัจจัยที่ตัดสินชะตาความอยู่รอดและความสำเร็จของธุรกิจขนาดเล็กทั้งหลาย การตัดทอนค่าใช้จ่ายอย่างที่สุดนั้นเป็นความคิดที่ดี และยังเป็นความคิดที่รอบคอบหากคุณจะสำรองรายรับไว้หากมีโอกาสทำได้ หากคุณมีเงินทุนเพียงพอ ควรจะแบ่งสัดส่วนเช็คทุกๆใบที่ได้รับและนำเงินจำนวนนั้นๆไปใส่ไว้ในบัญชีเงินทุนการตลาด ไม่ใช่เพียงคุณจะสามารถนำเงินจำนวนนั้นมาใช้ได้สำหรับค่าใช้จ่ายที่สามารถคาดคะเนได้ อาทิ ภาษีสิ้นปี เท่านั้น แต่เงินจำนวนดังกล่าวยังเป็นเสมือนสิ่งที่ช่วยชีวิตคุณไว้ยามที่มีรายจ่ายประดังเข้ามาอย่างไม่คาดคิด ในทางตรงกันข้าม หากคุณกำลังนึกถึงการตั้งต้นธุรกิจในอนาคต คุณควรจะเริ่มเก็บหอมรอบริบ เนื่องจากเงินที่คุณสะสมไว้ในตอนนี้จะช่วยชีวิตคุณไว้อย่างที่คุณคาดไม่ถึงเลยทีเดียว
7. ตรวจสอบงบประมาณทุกเดือน นี้เป็นประเด็นที่ผมไม่สามารถเน้นย้ำได้มากนัก คุณควรสำรวจงบประมาณทุกๆเดือนและตรวจสอบกระแสเงินสดเพื่อให้แน่ใจได้ว่าเงินทุนที่มีอยู่นั้นเพียงพอต่อการชำระหนี้ของคุณ หากคุณปฏิบัติตามประเด็นที่ 2 ที่กล่าวมาแล้วข้างต้น พร้อมกับปรับเปลี่ยนงบประมาณไปตามสถานการณ์ที่แปรเปลี่ยน คุณจะมีเงินทุนสำรองฉุกเฉินเพื่อที่จะสามารถครอบคลุมรายจ่ายที่ท่วมท้นในแต่ละเดือนได้ คุณควรใช้เงินจำนวนนั้นๆเมื่อรายจ่ายมีมากกว่าที่คุณคาดคะเนไว้และเก็บเงินส่วนที่เหลือจากการใช้จ่ายที่คุณคาดคะเนไว้เป็น
ดี มากเลยจ้ะ จะได้นำไปใช้ในการทำงาน
ขอบคุณที่ช่วยแสดงความคิดเห็น