บทเริ่มต้น

 

ในการพัฒนาระบบบริหารคุณภาพ สำหรับองค์กรโดยทั่วไปส่วนใหญ่ จะตำเนินการตามมาตรฐาน ISO9001:2000 ซึ่งจัดทำขึ้น เพื่อให้องค์กรในรูปแบบต่างๆ ทั้งที่เป็นภาคเอกชน ภาครัฐ หรือจะเป็นองค์กรทางด้านการผลิต การบริการ การศึกษา การสาธารณสุข การขนส่ง หรืออีกหลากหลายรูปแบบ ทั้งขนาดเล็ก และขนาดใหญ่ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ แต่เมื่อพิจารณาลงไปในรายละเอียดของข้อกำหนดในมาตรฐานแล้ว จะพบว่ามุ่งเน้นทีองค์กรที่มีรูปแบบการทำงานที่ชัดเจน มีการทำงานซ้ำๆ อย่างต่อเนื่อง ดังนั้นเมื่อนำไปปรับใช้กับองค์กรที่มีการทำงานในลักษณะโครงการ จึงไม่สามารถปรับใช้ได้อย่างเต็มที่ ส่งผลให้ผลการดำเนินงานไม่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลอย่างที่ควรจะเป็น

 

ดังนั้นทาง ISO หรือ International organization of standard จึงได้พัฒนามาตรฐานขึ้นมาใหม่ เพื่อมารองรับการพัฒนาระบบบริหารคุณภาพสำหรับงานโครงการขึ้น เรียกว่า มาตรฐาน ISO10006:2003 โดยมาตรฐานสากลฉบับนี้ สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับโครงการได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งที่มีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ หรือมีระยะเวลาของโครงการที่สั้นหรือยาว ในสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกัน และโครงการที่แตกต่างกันไปในผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการ

 

คุณลักษณะของโครงการ จะประกอบด้วย

  • มีลักษณะเป็นหนึ่งเดียว (Unique) ประกอบด้วยกระบวนการ และกิจกรรมที่ไม่สามารถทำซ้ำได้
  • มีระดับของความเสี่ยงและความไม่แน่นอนในการดำเนินงานอยู่จำนวนหนึ่ง
  • สามารถคาดหมายผลลัพธ์ที่จะส่งมอบได้ในเบื้องต้น เช่น คุณสมบัติที่เกี่ยวกับคุณภาพ
  • มีการกำหนดเวลาเริ่มต้นโครงการและสิ้นสุดไว้อย่างชัดเจน ภายใต้ข้อกำหนดทางด้านต้นทุนและทรัพยากร
  • บุคลากรอาจได้รับการมอบหมายเป็นการชั่วคราวในช่วงเวลาที่มีการดำเนินการโครงการ
  • อาจจะใช้เวลาในการดำเนินการที่นาน รวมถึงอาจมีการเปลี่ยนแปลงจากอิทฺธิพลทั้งภายในและภายนอกองค์กรในแต่ละช่วงเวลาได้

 

การจัดองค์กร

ในมาตรฐาน ISO10006:2003 นี้ ได้มีการแบ่งองค์กรออกเป็น 2 ลักษณะคือ องค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการ (Originating organization) และ องค์กรที่ทำหน้าที่บริหารโครงการ (Project organization)

 

องค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการ จะหมายถึงองค์กรที่เป็นผู้ตัดสินใจริเริ่มโครงการ โดยอาจจะเป็นรูปขององค์กรเดี่ยว องค์กรร่วม หรือหุ้นส่วน ซึ่งองค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการ จะทำการมอบหมายโครงการให้กับองค์กรที่ทำหน้าที่บริหารโครงการ (Project organization) เป็นผู้ดำเนินโครงการ ทั้งนี้องค์กรเจ้าของโครงการ อาจจะมีหลายๆ โครงการที่ดูแล และมอบหมายแต่ละโครงการให้กับองค์กรผู้บริหารโครงการที่แตกต่างกันไปก็ได้

 

ส่วนองค์กรบริหารโครงการ (Project organization) จะเป็นผู้ดำเนินการในการจัดการโครงการให้สำเร็จตามเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์โครงการ (Project objective) ที่ได้กำหนดไว้ โดยอาจจะเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรเจ้าของโครงการ (Originating organization) หรือเป็นคนละองค์กรเลยก็ได้  

 

บทบาทของฝ่ายบริหารองค์กร

ในส่วนของฝ่ายบริหาร มาตรฐาน ISO10006 ได้ระบุไว้ในข้อกำหนดส่วนที่ 5 เรื่องความรับผิดชอบของฝ่ายบริหาร โดยระบุให้ผู้บริหารระดับสูงทั้งขององค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการ และผู้บริหารระดับสูงขององค์กรที่ทำหน้าที่บริหารโครงการ จะต้องแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่น และการมีส่วนร่วมต่อการพัฒนา รวมถึงดูแลรักษาระบบบริหารคุณภาพสำหรับโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล นอกจากนั้น ผู้บริหารของทั้งสององค์กรจะต้องเข้ามามีส่วนร่วมในการจัดทำกระบวนการเชิงกลยุทธ์ (อ่านรายละเอียดในหัวข้อ กระบวนการเชิงกลยุทธ์) รวมถึงดูแลให้มีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ทั้งโครงการในปัจจุบัน และโครงการในอนาคต  

 

แผนคุณภาพสำหรับโครงการ

ในระบบบริหารคุณภาพโครงการ จะต้องมีการจัดทำแผนคุณภาพสำหรับโครงการ โดยจะต้องจัดทำเป็นเอกสารอย่างชัดเจนด้วย แผนคุณภาพจะระบุถึงกิจกรรมและทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการ เพื่อให้ได้ตามวัตถุประสงค์คุณภาพของโครงการ ทั้งนี้แผนคุณภาพจะต้องสอดคล้องกันกับแผนการบริหารโครงการด้วย

 

การทบทวนโดยฝ่ายบริหาร

ฝ่ายบริหารขององค์กรที่บริหารโครงการ จะต้องจัดให้มีการทบทวนระบบบริหารคุณภาพของโครงการตามกำหนดเวลาที่ได้มีการกำหนดไว้ เพื่อให้เกิดความมั่นใจถึงความเหมาะสม ความเพียงพอ ความมีประสิทธิผล และประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องของระบบ ทั้งนี้ในการทบทวนระบบ องค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการควรจะเข้ามามีส่วนร่วมด้วย

 

การประเมินความก้าวหน้า

อีกบทบาทหนึ่งของผู้บริหารโครงการ คือจะต้องมีการประเมินความก้าวหน้าของโครงการ โดยการประเมินจะต้องครอบคลุมถึงกระบวนการต่างๆ ของโครงการ รวมถึงการประเมินถึงความสำเร็จตามเป้าหมายของโครงการ ทั้งนี้ ผลลัพธ์ที่ได้จากการประเมินความก้าวหน้า จะเป็นข้อมูลสำคัญที่แสดงถึงผลการดำเนินงานของโครงการ และนำไปใช้เป็นข้อมูลสำหรับการทบทวนโครงการในอนาคตต่อไป  

 

การประเมินความก้าวหน้าของโครงการ จะนำมาใช้ในการ

  • ประเมินถึงความเพียงพอของแผนการบริหารโครงการ และแนวทางในการดำเนินการเพื่อให้ได้ตามแผนที่กำหนดไว้
  • ประเมินถึงความสอดคล้อง และการเชื่อมโยงกันของกระบวนการต่างๆ ในโครงการ
  • กำหนดและประเมินถึงกิจกรรมและผลการดำเนินงาน ที่ส่งผลทั้งในทางบวกและทางลบต่อความสำเร็จตามเป้าหมายของโครงการที่กำหนดไว้
  • พิจารณาถึงงานในส่วนที่เหลือของโครงการ
  • เพิ่มความสะดวกในการสื่อสารระหว่างกระบวนการในโครงการ
  • ทำการปรับปรุงกระบวนการในโครงการ โดยพิจารณาถึงความเปลี่ยนแปลง และความเสี่ยงของโครงการ

 

ทั้งนี้ในการวางแผนสำหรับการประเมินความก้าวหน้า จะครอบคลุมไปถึง

  • การจัดเตรียมตารางการปฏิบัติงานทั้งหมดสำหรับการประเมินความก้าวหน้า (ซึ่งจะนำไปรวมอยู่ในแผนการบริหารโครงการด้วย)
  • การกำหนดผู้รับผิดชอบสำหรับฝ่ายบริหารในการประเมินความก้าวหน้าโครงการ
  • เป้าหมาย เกณฑ์ในการประเมิน ขั้นตอนและผลที่ได้ในการประเมินความก้าวหน้า
  • การกำหนดให้มีบุคลากรอื่นๆ เข้ามามีส่วนร่วมในการประเมิน
  • การดูแลให้มั่นใจว่าบุคลากรจากกระบวนการที่จะถูกประเมิน มีความพร้อมในการตอบคำถาม และให้ข้อมูล
  • การสร้างความมั่นใจว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้รับการจัดเตรียม และพร้อมสำหรับการตรวจประเมิน

 

ในการดำเนินการประเมิน จะต้อง

  • ทำความเข้าใจถึงเป้าหมายของกระบวนการที่จะทำการประเมิน และผลกระทบที่มีต่อระบบบริหารคุณภาพโครงการ
  • ทบทวนเกณฑ์สำหรับการวัดผลการดำเนินงานที่นำมาใช้ในกระบวนการ
  • พิจารณาถึงความมีประสิทธิผลในการดำเนินงานของกระบวนการนั้นๆ  
  • ค้นหาโอกาสในการปรับปรุงความมีประสิทธิภาพของกระบวนการ
  • จัดทำรายงาน หรือผลลัพธ์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งแสดงผลการประเมินความก้าวหน้าโครงการ

 

ทั้งนี้ ผลลัพธ์ทีได้จากการประเมิน จะต้องนำมาพิจารณาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของโครงการ และนำมาใช้เป็นข้อมูลให้กับองค์กรเจ้าของโครงการ เพื่อทำการปรับปรุงกระบวนการบริหารโครงการให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อไป

 

 

(อ่านต่อตอนถัดไป)