เทคนิคการเตรียมข้อมูลเพื่อประกอบการประชุม

เทคนิคการเตรียมข้อมูลเพื่อประกอบการประชุมคณะกรรมการ
1. ศึกษาประเด็นที่ต้องวินิจฉัยในที่ประชุมให้เข้าใจโดยละเอียด โดยทำความเข้าใจด้วยตนเองเองก่อน และประชุม หรือหารือกับคณะทำงานว่ามีความคิดเห็นไปในทิศทางเดียวกันหรือไม่
2. ค้นคว้าข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้ได้มากที่สุด โดยแบ่งหน้าที่กับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องตามความถนัดและความสนใจของแต่ละบุคคล
3. แหล่งข้อมูล อาจค้นคว้าจากเว็บไซต์ต่าง ๆ ทั้งในและนอกองค์กร เอกสารตำราวิชาการห้องสมุดประจำหน่วยงาน โดยเริ่มจากแหล่งความรู้ภายในองค์กรก่อน หากไม่พบจึงไปค้นหาเพิ่มเติมจากห้องสมุดหน่วยงานภายนอก
4. เทคนิคการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อใช้ในการประชุม ต้องหาประเด็นที่แตกต่างจากข้อมูลที่หามาได้ เมื่อพบแล้วต้องหาข้อมูลเพิ่มเติมโดยละเอียดอีกครั้ง เพื่อสนับสนุนประเด็นที่แตกต่างนั้น
5. ทำความเห็นของตนเอง เพื่อกำหนดทิศทางการชี้ขาดในที่ประชุม
6. ศึกษาแนวคิดของคณะกรรมการฯ ที่จะร่วมประชุมว่าแต่ละคนมีเจตคติหรือแนวคิดต่อเรื่องที่จะประชุมอย่างไร โดยดูจากรายงานการประชุมที่ผ่านมา สอบถามข้อมูลจากผู้ที่ทำงานรวมทั้งเจ้าหน้าที่ว่าเขามีทัศนคติ ความโน้มเอียงไปในทิศทางใด