จัดการขบวนการอย่างไรให้เหนือชั้น
สภาพเศรษฐกิจในปัจจุบันทำให้หลายองค์กรต้องมีการปรับตัวและพัฒนาองค์กรด้วยวิธีการต่างๆ เพื่อให้สามารถแข่งขันได้ การจัดการกระบวนการทำงานภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพเป็นวิธีที่หลายองค์องค์นำมาใช้ องค์กรใดที่สามารถจัดการกระบวนการให้มีประสิทธิภาพได้มากกว่า องค์กรนั้นก็จะได้เปรียบในการแข่งขันมากกว่าเช่นกัน
การจัดการกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพประกอบด้วย ๓ ส่วนหลักคือ
๑. การออกแบบ (Design)
๒. การควบคุม ( Control)
๓. การปรับปรุง(Improvement)
ส่วนที่ ๑ การออกแบบ(Design) กระบวนการทำงาน ประกอบด้วย
การวางแผนกระบวนการ ด้วยการเขียนเป็นแผนภาพความสัมพันธ์ของกระบวนการเพื่อให้สามารถตัดสินใจในเชิงธุรกิจต่อการตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยต้องสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ พันธกิจ และสภาพการแข่งขันขององค์กร รวมทั้งพิจารณาถึงความเชี่ยวชาญและทรัพยากรที่มีอยู่ของแต่ละกระบวนการทำงาน
การจัดทำข้อกำหนดของกระบวนการ ให้ชัดเจน จะทำให้ผู้ปฏิบัติงานทราบรายละเอียดการทำงานและสิ่งที่ต้องการจากการทำงานอย่างชัดเจน จนสามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง ข้อกำหนดต่างๆ สามารถนำไปกำหนดเป็นตัวชี้วัดและใช้เป็นกรอบในการออกแบบรายละเอียดของกระบวนการได้
การออกแบบกระบวนการ ให้สามารถตอบสนองหรือบรรลุตามข้อกำหนดที่ต้องการได้ โดยพิจารณาจากข้อกำหนดที่ต้องการ ขั้นตอนที่ควรจะเป็น เอกสารหรือแบบฟอร์มที่จำเป็นต้องใช้ กำหนดทรัพยากร ผู้รับผิดชอบ วิธีการควบคุม วิธีการตรวจสอบทั้งกระบวนการและผลิตภัณฑ์ จากนั้นนำมาทดลองปฏิบัติและตรวจสอบ ปรับปรุง แก้ไขกระบวนการให้เหมาะสม แล้วจึงจัดทำเป็นเอกสารมาตรฐานการทำงานต่อไป
ส่วนที่ ๒ การควบคุม( Control) ประกอบด้วย
การจัดทำมาตรฐานการทำงาน ต้องละเอียดควบคุมทุกขั้นตอน สามารถทำได้จริงและใช้ได้ผล มาตรฐานจะช่วยให้พนักงานทุกคนสามารถทราบขั้นตอนการทำงาน ลดความผิดพลาดการทำงาน ควบคุมกระบวนการทำงานทุกขั้นตอน บางมาตรฐานอาจจะใช้รูปภาพช่วยในการสื่อสารเพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น มาตรฐานที่ดีต้องมีการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ
การควบคุมกระบวนการ สามารถทำได้หลายวิธี เช่น การควบคุมตัวชี้วัดของกระบวนการ การควบคุมการปฏิบัติตาม Work instruction การควบคุมด้วยสายตา (Visual Control) การควบคุมความผิดพลาด ( Poka Yoke) การควบคุมความสูญเปล่า (Waste) การควบคุมด้วย IQA ( Internal Qualiy Audit) เป็นต้น
การแก้ไขสิ่งบกพร่องในกระบวนการ กรรีพบความผิดพลาดหรือสิ่งบกพร่องจากการควบคุมกระบวนการ ควรมีมาตรการป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำ โดยนำข้อมูลจริงของสิ่งที่เกิดขึ้นมาวิเคราะห์หาสาเหตุและแนวทางการแก้ไขป้องกัน ผ่านกระบวนการคิดอย่างเป็นระบบ และติดตามผลการแก้ไขข้อบกพร่อง พร้องทั้งขยายผลการแก้ไขไปยังหน่วยงานอื่นๆที่เกี่ยวข้อง เพื่อลดและป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
ส่วนที่ ๓ การปรับปรุง (Improvement) ประกอบด้วย
การพัฒนาศักยภาพของบุคลากร ด้วยการกระตุ้นการแสดงความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ เช่น อบรมให้ความรู้ ดูงาน ระบบข้อเสนอแนะ ให้พนักงานแสดงผลงาน เป็นต้น พัฒนาทักษะการแก้ปัญหา เช่น การให้ความรู้เกี่ยวกับเครื่องมือในการวิเคราะห์มูล ( 7 Qc Tools) หรือ การทำงานเป็นทีม การสื่อสารผ่านช่องทางและกิจกรรมที่หลากหลาย และการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ข้อมูลเทคนิคการทำงานต่างๆระหว่างพนักงานด้วยกัน
การปรับปรุงสถานที่ทำงาน เพื่อให้มองเห็นปัญหาที่เกิดขึ้น กิจกรรมที่นิยมนำมาใช้ คือ ๕ส เริ่มต้นจากการสนับสนุนของผู้บริหาร มีคณะกรรมการที่ชัดเจน รณรงค์ส่งเสริมกิจกรรมให้เกิดการมีส่วนร่วม อบรมให้ความรู้ปรับปรุงและจัดทำมาตรฐาน ประเมินผลเชิงสร้างสรรค์ยกระดับการปรับปรุง และการประเมินความเสี่ยง (Risk Management ) ของกระบวนการที่ทำในปัจจุบัน เช่นความปลอดภัยในการทำงานเป็นต้น
การปรับปรุงกระบวนการ เช่น เพิ่มประสิทธิภาพ หรือลดปริมาณของเสีย โดยศึกษาสถานะของกระบวนการปัจจุบัน วิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา จัดทำแผนการแก้ไขปัญหา ปฏิบัติตามแผนที่กำหนดไว้เก็บข้อมูลหลังการปรับปรุง ตรวจสอบผลกระทบจากการปรับปรุง และจัดทำมาตรฐานการทำงานให้พนักงานทุกคนปฏิบัติตาม
กระบวนการที่ดี ต้องกระชับ ประหยัดทรัพยากรมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล พร้อมรับการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้องค์กรทันต่อการแข่งขันและอยู่รอดในธุรกิจต่อไป
จดหมายข่าวรายเดือน สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ
ปีที่ ๙ ฉบับที่ ๑๐๖ มกราคม ๒๕๕๒
เยี่ยมเลยค่ะ ถ้าทำได้ทุกข้อ เหนือชั้นจริงๆ
กระบวนการดังกล่าวนำไปปรับใช้ในโรงเรียนได้ใหม่ค่ะ
น้องนางบ้านนา
นาย..ก็ลงเนื้อหาได้ต่อเนื่องเหนือชั้นเหมือนกันนะ เก่ง....ว่ะ
ขอบคุณครูอรวรรณ น้องนางและพี่แอ๋ว เป็นอย่างมากครับที่มาอ่านบทความ ผมจะพยายามนำบทความที่ดีมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ต่อไปครับ
ขออนุญาตนำเอากระบวนการทั้ง 3 ส่วนนี้ ๑. การออกแบบ (Design) ๒. การควบคุม ( Control) ๓. การปรับปรุง(Improvement) ไปใช้นะค่ะหวังว่าพี่แมวคงไม่ห่วงจะแอบมาเก็บเกี่ยวข้อมูลอีกในคราวหน้า ขอบพระคุณมากค่ะ
ขบวนการเหนือชั้นจริง ๆ ค่ะคุณแมว ครูเปิ้ลจะนำไปใช้บ้างได้ไหม
แวะมาทักทาย เรียนรู้ ครับ
ขอบคุณครับคุณ กรุง สุวรรรณ์และครูเปิ้ล ที่แวะมาทักทายครับ
แวะมาเยี่ยมลุงค่ะ ถ้าทำได้รับรองเหนือชั้นแน่นอน
ขอบคุณน้องโอ๋ครับที่แวะมาเยี่ยม
แวะเข้ามาเยี่ยมชมผลงานค่ะ เก่งขึ้นเยอะเลยนะคะพี่แมวสุดหล่อ..
ยินดีต้อนรับครับคุณกิติยา บกพร่องอะไรช่วยแนะนำด้วยครับ
ยุคของการแข่งขัน ใครมีกลเม็ดเคล็ดลับ หรือวิธีการดี ๆ อย่างไรก็งัดมาสู้กัน เพื่อช่วงชิงความเป็นหนึ่ง อย่างนี้เขาเรียกว่าใครดีใครได้ ใช่ไหมคะท่านประธาน