จัดการกระบวนการอย่างไรให้เหนือชั้น


จัดการขบวนการอย่างไรให้เหนือชั้น

                สภาพเศรษฐกิจในปัจจุบันทำให้หลายองค์กรต้องมีการปรับตัวและพัฒนาองค์กรด้วยวิธีการต่างๆ เพื่อให้สามารถแข่งขันได้ การจัดการกระบวนการทำงานภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพเป็นวิธีที่หลายองค์องค์นำมาใช้  องค์กรใดที่สามารถจัดการกระบวนการให้มีประสิทธิภาพได้มากกว่า องค์กรนั้นก็จะได้เปรียบในการแข่งขันมากกว่าเช่นกัน

การจัดการกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพประกอบด้วย ๓ ส่วนหลักคือ

                ๑. การออกแบบ (Design)

                ๒. การควบคุม ( Control)

                ๓. การปรับปรุง(Improvement)

ส่วนที่ ๑  การออกแบบ(Design) กระบวนการทำงาน  ประกอบด้วย

การวางแผนกระบวนการ  ด้วยการเขียนเป็นแผนภาพความสัมพันธ์ของกระบวนการเพื่อให้สามารถตัดสินใจในเชิงธุรกิจต่อการตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยต้องสอดคล้องกับวิสัยทัศน์  พันธกิจ และสภาพการแข่งขันขององค์กร รวมทั้งพิจารณาถึงความเชี่ยวชาญและทรัพยากรที่มีอยู่ของแต่ละกระบวนการทำงาน

                การจัดทำข้อกำหนดของกระบวนการ  ให้ชัดเจน  จะทำให้ผู้ปฏิบัติงานทราบรายละเอียดการทำงานและสิ่งที่ต้องการจากการทำงานอย่างชัดเจน จนสามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง ข้อกำหนดต่างๆ สามารถนำไปกำหนดเป็นตัวชี้วัดและใช้เป็นกรอบในการออกแบบรายละเอียดของกระบวนการได้

                การออกแบบกระบวนการ ให้สามารถตอบสนองหรือบรรลุตามข้อกำหนดที่ต้องการได้ โดยพิจารณาจากข้อกำหนดที่ต้องการ ขั้นตอนที่ควรจะเป็น เอกสารหรือแบบฟอร์มที่จำเป็นต้องใช้ กำหนดทรัพยากร ผู้รับผิดชอบ วิธีการควบคุม วิธีการตรวจสอบทั้งกระบวนการและผลิตภัณฑ์ จากนั้นนำมาทดลองปฏิบัติและตรวจสอบ  ปรับปรุง แก้ไขกระบวนการให้เหมาะสม แล้วจึงจัดทำเป็นเอกสารมาตรฐานการทำงานต่อไป

ส่วนที่ ๒  การควบคุม( Control) ประกอบด้วย

                การจัดทำมาตรฐานการทำงาน ต้องละเอียดควบคุมทุกขั้นตอน สามารถทำได้จริงและใช้ได้ผล มาตรฐานจะช่วยให้พนักงานทุกคนสามารถทราบขั้นตอนการทำงาน ลดความผิดพลาดการทำงาน ควบคุมกระบวนการทำงานทุกขั้นตอน บางมาตรฐานอาจจะใช้รูปภาพช่วยในการสื่อสารเพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น มาตรฐานที่ดีต้องมีการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ

                การควบคุมกระบวนการ สามารถทำได้หลายวิธี เช่น การควบคุมตัวชี้วัดของกระบวนการ การควบคุมการปฏิบัติตาม Work instruction การควบคุมด้วยสายตา (Visual Control) การควบคุมความผิดพลาด ( Poka Yoke) การควบคุมความสูญเปล่า (Waste) การควบคุมด้วย IQA ( Internal  Qualiy Audit) เป็นต้น

                การแก้ไขสิ่งบกพร่องในกระบวนการ กรรีพบความผิดพลาดหรือสิ่งบกพร่องจากการควบคุมกระบวนการ ควรมีมาตรการป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำ โดยนำข้อมูลจริงของสิ่งที่เกิดขึ้นมาวิเคราะห์หาสาเหตุและแนวทางการแก้ไขป้องกัน ผ่านกระบวนการคิดอย่างเป็นระบบ และติดตามผลการแก้ไขข้อบกพร่อง พร้องทั้งขยายผลการแก้ไขไปยังหน่วยงานอื่นๆที่เกี่ยวข้อง เพื่อลดและป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

ส่วนที่ ๓  การปรับปรุง (Improvement)  ประกอบด้วย

                การพัฒนาศักยภาพของบุคลากร  ด้วยการกระตุ้นการแสดงความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ เช่น อบรมให้ความรู้ ดูงาน ระบบข้อเสนอแนะ  ให้พนักงานแสดงผลงาน เป็นต้น พัฒนาทักษะการแก้ปัญหา เช่น การให้ความรู้เกี่ยวกับเครื่องมือในการวิเคราะห์มูล (  7 Qc  Tools) หรือ การทำงานเป็นทีม  การสื่อสารผ่านช่องทางและกิจกรรมที่หลากหลาย และการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ข้อมูลเทคนิคการทำงานต่างๆระหว่างพนักงานด้วยกัน

                การปรับปรุงสถานที่ทำงาน  เพื่อให้มองเห็นปัญหาที่เกิดขึ้น กิจกรรมที่นิยมนำมาใช้  คือ ๕ส  เริ่มต้นจากการสนับสนุนของผู้บริหาร มีคณะกรรมการที่ชัดเจน รณรงค์ส่งเสริมกิจกรรมให้เกิดการมีส่วนร่วม อบรมให้ความรู้ปรับปรุงและจัดทำมาตรฐาน ประเมินผลเชิงสร้างสรรค์ยกระดับการปรับปรุง และการประเมินความเสี่ยง (Risk Management ) ของกระบวนการที่ทำในปัจจุบัน เช่นความปลอดภัยในการทำงานเป็นต้น

                การปรับปรุงกระบวนการ  เช่น เพิ่มประสิทธิภาพ หรือลดปริมาณของเสีย โดยศึกษาสถานะของกระบวนการปัจจุบัน วิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา จัดทำแผนการแก้ไขปัญหา  ปฏิบัติตามแผนที่กำหนดไว้เก็บข้อมูลหลังการปรับปรุง ตรวจสอบผลกระทบจากการปรับปรุง และจัดทำมาตรฐานการทำงานให้พนักงานทุกคนปฏิบัติตาม

                กระบวนการที่ดี ต้องกระชับ  ประหยัดทรัพยากรมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล พร้อมรับการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้องค์กรทันต่อการแข่งขันและอยู่รอดในธุรกิจต่อไป

 

จดหมายข่าวรายเดือน  สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ

ปีที่ ๙ ฉบับที่ ๑๐๖  มกราคม  ๒๕๕๒

 

หมายเลขบันทึก: 276807เขียนเมื่อ 15 กรกฎาคม 2009 19:19 น. ()แก้ไขเมื่อ 12 กุมภาพันธ์ 2012 07:58 น. ()สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกันจำนวนที่อ่านจำนวนที่อ่าน:


ความเห็น (14)

เยี่ยมเลยค่ะ ถ้าทำได้ทุกข้อ เหนือชั้นจริงๆ

กระบวนการดังกล่าวนำไปปรับใช้ในโรงเรียนได้ใหม่ค่ะ

 น้องนางบ้านนา

           

นาย..ก็ลงเนื้อหาได้ต่อเนื่องเหนือชั้นเหมือนกันนะ เก่ง....ว่ะ

ขอบคุณครูอรวรรณ น้องนางและพี่แอ๋ว เป็นอย่างมากครับที่มาอ่านบทความ ผมจะพยายามนำบทความที่ดีมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ต่อไปครับ

PPP

ขออนุญาตนำเอากระบวนการทั้ง 3 ส่วนนี้ ๑. การออกแบบ (Design) ๒. การควบคุม ( Control) ๓. การปรับปรุง(Improvement) ไปใช้นะค่ะหวังว่าพี่แมวคงไม่ห่วงจะแอบมาเก็บเกี่ยวข้อมูลอีกในคราวหน้า ขอบพระคุณมากค่ะ

ขบวนการเหนือชั้นจริง ๆ ค่ะคุณแมว ครูเปิ้ลจะนำไปใช้บ้างได้ไหม

ขอบคุณครับคุณ กรุง สุวรรรณ์และครูเปิ้ล ที่แวะมาทักทายครับ

PP

แวะมาเยี่ยมลุงค่ะ ถ้าทำได้รับรองเหนือชั้นแน่นอน

ขอบคุณน้องโอ๋ครับที่แวะมาเยี่ยม

แวะเข้ามาเยี่ยมชมผลงานค่ะ เก่งขึ้นเยอะเลยนะคะพี่แมวสุดหล่อ..

ยินดีต้อนรับครับคุณกิติยา บกพร่องอะไรช่วยแนะนำด้วยครับ

ยุคของการแข่งขัน ใครมีกลเม็ดเคล็ดลับ หรือวิธีการดี ๆ อย่างไรก็งัดมาสู้กัน เพื่อช่วงชิงความเป็นหนึ่ง อย่างนี้เขาเรียกว่าใครดีใครได้ ใช่ไหมคะท่านประธาน

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี
ClassStart Books
โครงการหนังสือจากคลาสสตาร์ท