บทเรียนจากการรวบรวมบทคัดย่องานมหกรรม R2R โดย โดย รศ.นพ.สมพนธ์ ทัศนิยม และคณะ
1. การส่งบทคัดย่อเข้าเวบไซด์
คณะทำงานได้พิจารณาถึงวิธีการส่งบทคัดย่อจากปีที่แล้ว ที่ส่งได้หลากหลายวิธี ทั้งทางจดหมาย แฟกซ์ และอีเมล์ พบว่า เกิดการส่งซ้ำซ้อน ยากในการรวบรวม ปีนี้จึงขอให้ส่งเข้าทางเวบไซด์เพียงวีธีเดียว แต่กังวลว่านักวิจัยบางส่วนอาจจะส่งวิธีนี้ไม่ได้ ทางคณะทำงานจึงได้พิจารณากันและได้ข้อมูลจากการประชุมวิชาการกระทรวงสาธารณสุขว่าได้ใช้วิธีนี้มาหลายปี น่าจะใช้ได้ จึงสรุปให้ส่งวิธีเดียว และให้เบอร์โทรศัพท์ไว้ ถ้าหากส่งเข้าเวบไซด์ไม่ได้
จากการรวบรวมโดยวิธีนี้ ในระยะแรกพบว่านักวิจัยมีปัญหาบ้าง เช่น ส่งใบสมัครเข้าเวบไซด์ไม่ได้ หรือแนบไฟล์บทคัดย่อไม่ได้ ทางผู้รวบรวมจึงได้ประสานกับโปรแกรมเมอร์เป็นระยะๆ ทำให้ปัญหานี้พบเพียงเล็กน้อยเท่านั้น
บทเรียนที่ได้รับคือ
1.ต้องเปิดช่องทางการติดต่อไว้หลายช่องทาง เพื่อให้การส่งโดยวิธีที่กำหนดนั้น ประสบความสำเร็จ
2.ต้องมีผู้ดูแลเต็มเวลาที่นักวิจัยสามารถโทรติดต่อได้ ถึงแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที
2. การส่งบทคัดย่อเข้ามาซ้ำได้ และส่งมา 2 เรื่องในการสมัครครั้งเดียวกันได้
2.1 ทางโปรแกรมเมอร์ได้วางระบบไม่ให้ส่งซ้ำได้ โดยกำหนดจากชื่อเรื่อง ถ้าเป็นชื่อเรื่องเดียวกันจะไม่สามารถส่งเข้ามาได้ ทำให้มีนักวิจัยบางท่านส่งเข้ามาไม่ได้ จึงได้โทรมาถาม พบว่า เป็นคนละหน่วยงาน จึงแก้ไข โดยให้นักวิจัยระบุว่าศึกษา ณ ที่ใด ปัญหานี้จึงแก้ไขไปได้
การส่งซ้ำได้ มีนักวิจัยส่งเรื่องเดียวกันเข้ามาซ้ำได้ เหตุที่เข้ามาได้ เพราะคอมพิวเตอร์ซื้อสัตย์ตรงไปตรงมามาก ถ้าพิมพ์ชื่อเรื่องเดียวกัน แต่เคาะเว้นวรรค เพิ่ม ก็สามารถส่งเข้ามาได้ ชื่อเรื่องจึงเหมือนกันดูไม่ออกเลย แต่ก็มีที่ส่งเข้ามาซ้ำ โดยที่เนื้อเรื่องเดียวกัน แต่เพิ่มชื่อเรื่องให้ยาวขึ้น กรณีนี้ผู้รวบรวมก็จะไม่ทราบ จะทราบต่อเมื่อกรรมการกลุ่มนั้นๆ นำไปอ่านจึงพบว่าเป็นเรื่องที่ซ้ำกัน
การที่นักวิจัยพยายามส่งซ้ำ เข้าใจว่า นักวิจัยเกรงว่าจะไม่ได้รับ จึงส่งซ้ำเข้ามาอีก ปัญหานี้จะแก้ได้อย่างไรดี อาจจะแก้ไม่ได้เลย หรือแก้ได้บ้างโดยการชี้แจงแก่นักวิจัยให้คำแนะนำเพิ่มเติมในการสมัครว่า เมื่อท่านได้รับ ID แล้ว ท่านไม่จำเป็นต้องส่งซ้ำมาอีก
บทเรียนที่ได้รับ
การส่งซ้ำที่เกิดขึ้น อาจพอแก้ไขได้เพียงบางส่วนเท่านั้น
2.2การส่ง 2 เรื่องเข้ามาในการสมัครครั้งเดียว มีบางท่านส่งเข้ามา 2 เรื่อง ในการสมัครแต่ละครั้ง ทำให้การวางแผนให้ ID ประจำบทคัดย่อเกิดมีปัญหา จึงต้องให้ ID เดียวกัน แต่ทางผู้รวบรวมได้มีการมาให้รหัสกลุ่ม ในแต่ละบทคัดย่อที่ส่งเข้ามา จึงแก้ปัญหาได้ แต่กรรมการก็จะสับสนว่าทำไม ID เดียวกัน (แต่เลขรหัสกลุ่มต่างกัน) ทางแก้ไข คงต้องให้คำแนะนำเพิ่มเติม ให้สมัครมา 2 ครั้ง
บทเรียนที่ได้รับ
1. คำแนะนำควรเพิ่มเติม โดยระบุว่า สมัครแต่ละครั้งสำหรับบทคัดย่อแต่ละเรื่อง(ถ้าต่อไป คิดว่า นักวิจัย 1 ท่าน ให้ส่งได้เพียง 1 เรื่องเท่านั้น คำแนะนำก็จะระบุเป็นเช่นนั้นแทน)
2. มีบางท่านส่งมาถึง 4 เรื่อง ควรจะมีการกำหนดไหม 1 ท่านส่งได้ไม่เกิน 1 เรื่อง
3. การDownload ไฟล์บทคัดย่อ
ในระยะแรกดีมาก ผู้รวบรวมสามารถ Download ไฟล์ของนักวิจัยได้ แต่ต่อมา Download ได้บ้างไม่ได้บ้าง โดยเครื่องแจ้งว่าไม่พบไฟล์ จึงได้ติดต่อกับโปรแกรมเมอร์หลายครั้ง ถึงได้แก้ปัญหาได้สำเร็จ สาเหตุคิดว่าเป็นจากโปรแกรมที่ไม่สมบูรณ์ แต่โปรแกรมเมอร์ก็ได้พยายามหาสาเหตุและแก้ไขมาโดยตลอด ก็ยังไม่สำเร็จ ทางผู้รวบรวมก็ยังเข้าใจว่าไม่ดีพอ จึงได้ให้กำลังใจโปรแกรมเมอร์ในการหาสาเหตุให้สำเร็จ จะทำให้ได้เรียนรู้เป็นอย่างมาก และเป็นผู้เชี่ยวชาญสูงขึ้นมาอีกระดับหนึ่ง
ในที่สุด พบว่า ปัญหาอยู่ที่ server ของ สวรส. ที่มีการเก็บไฟล์ไปไว้อีกที่หนึ่ง จึง Download ไม่ได้ โปรแกรมเมอร์จึงพบสาเหตุที่แท้จริง ที่ไม่เคยพบมาก่อน จึงแก้ไขจุดนี้ได้สำเร็จ ทำให้บทคัดย่อ Download ได้เป็นอย่างดี ไม่มีปัญหาอีกเลย
บทเรียนที่ได้รับ
1. ปัญหาเกิดขึ้นได้เสมอ ทุกฝ่ายต้องเรียนรู้อยู่ตลอดเวลา และหาทางแก้ไข งานนี้ทำให้โปรแกรมเมอร์มีความเชี่ยวชาญขึ้นมาอีกระดับหนึ่ง และน่าชื่นชมที่มีความพยายามดีมาก มิเช่นนั้นจะเกิดปัญหาในวันท้ายๆ ที่ส่งเข้ามามากพร้อมๆกัน
2. การทำงาน ถ้าไม่เจอปัญหาก็จะไม่ได้เรียนรู้อะไรเลย
4. จำนวนหน้าของบทคัดย่อ
จากคำแนะนำที่ให้นักวิจัยเขียนบทคัดย่อมาจำนวนไม่เกิน 2 หน้า แต่ไม่ได้ block ว่าถ้าเกินแล้วเครื่องจะไม่รับ และทางผู้รวบรวมยังเห็นใจนักวิจัย เปิดโอกาสให้นักวิจัย โดย โทรศัพท์กลับไปยังเบอร์มือถือที่ให้นักวิจัยให้มาในใบสมัคร ทำให้งานยุ่งยากในเรื่องการให้รหัสกลุ่ม และทำให้เสียเวลาในการรวบรวม
จากการพูดคุยกับนักวิจัย พบว่า นักวิจัยเป็นห่วงว่ากรรมการจะอ่านไม่เข้าใจ(เนื่องจากสั้นไป) จึงพยายามเขียนมาให้มากที่สุด พร้อมทั้งส่งรูป และตารางผลการศึกษา บางท่านส่งมาทั้งเล่ม(ทั้งวิทยานิพนธ์ 59 หน้า) ทางผู้รวบรวมจึงติดต่อนักวิจัยให้แก้ไข ทำตามที่กำหนด โดยให้เหตุผลที่สำคัญว่า “ท่านต้องเข้าใจว่ากรรมการแต่ละท่านต้องอ่านบทคัดย่อเป็นจำนวนมาก ในเวลาอันจำกัด ท่านจึงไม่มีเวลาที่จะอ่านยาวๆได้” จึงขอให้ท่านพยายามเขียนสรุปเนื้อหาที่สำคัญมาเท่านั้น
นักวิจัยส่วนหนึ่งทำตามกำหนดคือไม่เกิน 2 หน้า แต่ขยายขอบกระดาษให้กว้างยาวเพิ่มขึ้นโดยใช้ Font และ size ตามที่กำหนด ในกรณีนี้ได้โทรชี้แจงไปยังนักวิจัยว่า จะมีการตีพิมพ์จะต้องปรับหน้ากว้างยาวมาให้เป็นขนาดเดียวกัน ความยาวก็จะไม่เกิน 2 หน้า จึงขอให้ท่านช่วยลดเนื้อหาลง นักวิจัยทุกท่านตอบรับนำไปแก้ไขด้วยดี
บทเรียนที่ได้รับ
1. นักวิจัยต้องการการเรียนรู้วิธีการเขียนบทคัดย่อ
2. ควรมีการ block จำนวนหน้า ถ้าส่งเกินให้ตีกลับได้เลย
5. การเขียนบทคัดย่อ
ทาง สวรส.ได้แจ้งวิธีการเขียนบทคัดย่อไว้แล้ว แต่มากกว่าครึ่งหนึ่งไม่ได้เขียนตามรูปแบบที่กำหนด โดยเฉพาะหัวข้อการนำไปใช้ประโยชน์ บทเรียนที่ได้รับ และปัจจัยแห่งความสำเร็จ เพราะ R2R เป็นการศึกษาปัญหาจากงานประจำ และเพื่อนำไปแก้ปัญหาในหน่วยงานของท่าน หรือหน่วยงานอื่นๆที่มีสภาพใกล้เคียงกัน จึงขอให้ท่านเขียนหัวข้อดังกล่าว เพื่อที่คนอื่นที่จะนำไปใช้ จะได้รู้ว่ามีข้อจำกัดอะไร ทำไมท่านถึงทำได้ ถ้าเอาไปทำ จะได้รู้ว่าจะเอาไปใช้ได้หรือไม่
ประเด็นนี้อาจจะต้องทำความเข้าใจแก่นักวิจัย เรื่องนี้เป็นเรื่องใหม่ อาจจะต้องมีการอบรม หรือเขียนชี้แจง ซึ่งเชื่อว่าต่อไปจะสามารถทำได้เป็นอย่างดี มิใช่เรื่องยากอะไร เหมือนดังการเขียนบทคัดย่อส่งที่ประชุมวิชาการกระทรวงสาธารณสุข ซึ่งเดิมก็ประสบปัญหาเช่นเดียวกันนี้ แต่ในปัจจุบันเป็นที่ทราบกันดีแล้ว ปัญหานี้จึงหมดไป
บทเรียนที่ได้รับ
1. การเขียนบทคัดย่อ R2R เป็นเรื่องใหม่ ควรมีการอบรมชี้แจง หรือเขียนบอกให้เข้าใจกันมากขึ้น
2. เรื่องยังใหม่ ยังต้องช่วยกันพัฒนาต่อไป
6. การส่งบทคัดย่อ
6.1 บทคัดย่อ มักมาวันสุดท้าย
จากการวิเคราะห์ข้อมูลตามวันที่ส่ง พบว่า นักวิจัยส่งมาวันสุดท้านถึงเกือบครึ่ง (191 เรื่อง) จึงเกิดปัญหาว่า ส่งเข้าไม่ได้ เนื่องจากมาพร้อมๆกัน ผู้รวบรวมไม่ทราบว่าระบบจะรับข้อมูลที่พร้อมๆกันได้มากสุดครั้งละกี่เรื่อง
6.2 บทคัดย่อ ขอส่งหลังกำหนด
มีนักวิจัยโทรมาขอส่งหลังหมดกำหนด เพราะเหตุว่าได้พยายามส่งแล้วในวันสุดท้ายแต่ส่งไม่ได้ และวันต่อมาก็ส่งไม่ได้ เพราะระบบปิดรับแล้ว ในกรณีนี้ผู้รวบรวมได้ยินยอมให้ส่งมาทางอีเมล์ของผู้รวบรวม
6.3 นักวิจัยไม่ทราบว่าส่งได้ถึง 24.00 น.
จากการวิเคราะห์ข้อมูลพบว่า ส่งหลัง 18.00 น. มีเพียง 19 เรื่อง เนื่องจากนักวิจัยคิดว่าส่งภายในเวลาราชการ 16.30 น.
บทเรียนที่ได้รับ
1. นักวิจัยน่าจะรับทราบและส่งก่อนวันสุดท้าย
2. ปรับระบบคอมพิวเตอร์ให้รับได้ที่ละมากๆกว่านี้
สรุป
ทุกฝ่ายได้บทเรียนและได้เรียนรู้เพิ่มขึ้น ดังนี้
1. โปรแกรมเมอร์ได้เรียนรู้เพิ่มขึ้น มีความเชี่ยวชาญมากขึ้น
2. ผู้รวบรวมให้คำแนะนำยังไม่ชัดเจน
3. นักวิจัยยังไม่รู้วิธีเขียน บทคัดย่อ R2R
ที่มา ; http://r2r.hsri.or.th/portfolio/detail.php?id=5&key=r2rportfoilo
