การเขียนคู่มือการปฏิบัติงานเพื่อขอเลื่อนระดับหรือขอปรับซี

การเลื่อนระดับหรือการทำผลงานสายสนุบสนุนมีหลักเกณฑ์และวิธีการหลายประการแล้วแต่สถาบันได้กำหนดเกณฑ์ เช่นการทำวิจัย การทำคู่มือการปฏิบัติงาน  งานวิเคราะห์ หรือสิ่งประดิษฐ์อื่น ๆ  หลักเกณฑ์มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ได้กำหนดให้ขอชำนาญการ 7 - 8 โดยให้ทำวิจัย 1 เล่ม และสิ่งประดิษฐ์อื่น ๆ อีก1 เล่ม  ซึ่งจะทำร่วมกับผู้อื่นก็ได้ และในปัจจุบันหลายคน ๆ ก็ได้ทำวิจัย 1 เล่ม พร้อมกับคู่มือการปฏิบัติงาน 1 เล่ม

วันนี้จะเล่าในฐานะผู้ทรงคุณวุฒิและกรรมการอ่านผลงานชำนาญการสายสนับสนุน(หลังจากห่างหายและหยุดเขียนบันทึกไปนาน เนื่องจากต้องรับภารกิจงานวิชาการที่เพิ่มมากขึ้น) ซึ่งหลายคนยังเขียนคู่มือปฎิบัติงานไม่สมบูรณ์ ขอพูดเป็นรายประเด็นที่สำคัญดังนี้นะคะ  

1. การเขียนคู่มือการปฏิบัติงานควรเขียนคู่มือในงานที่เราทำ เขียนจาก tacit เพราะถ้าเราเขียนงานคนอื่นทำ  เราคงไม่เข้าใจกระบวนการการทำงานของเขา  เขียนให้เห็นความยากง่ายของภาระงานของเราเอง  เทคนิคและวิธีการทำงาน การใช้ความรู้ ความสามารถและความชำนาญในการปฎิบัติงาน ระดับความยากง่าย ซับซ้อน และเทคนิควิธีในการทำงาน ได้ใช้ความคิด และการวิเคราะห์ สติปัญญา  ความรู้ความสามารถในการแก้ไขปัญหา การตัดสินใจในการปฏิบัติงานมากน้อยเพียงใด  การแก้ไขปัญหาอุปสรรคและข้อเสนอแนะอย่างไร  ซึ่งประเด็นหลัง ๆ จะเน้นเขียนในบทที่ 4 และ5

2. คู่มือปฎิบัติงานต้องเขียนแบบเดียวกับงานวิจัยหรือคล้ายงานวิจัย คือมี 5 บทหรืออย่างน้อย 4 บท หรือมากกว่า 5 บทก็ได้ แต่ละบทให้เขียนล้องานวิจัย เขียนให้เป็น tip book ในแต่บทแต่ละหัวข้อให้กำหนดตามภาระหน้าที่ที่เราทำ ไม่จำเป็นที่หัวข้อและแต่บทเหมือนกันในทุกตำแหน่ง ขึ้นอยู่กับบริบทแต่ละตำแหน่ง แต่ละภารกิจ

      เท่าทีพบ หลาย ๆ คนมักเขียนคู่มือในลักษณะที่เอาระเบียบ กฎเกณฑ์ มาปะติดปะต่อมากกว่าที่จะเขียนสื่อให้เห็นการปฏิบัติงานที่เป็นรูปธรรม  และไม่เขียนเป็นบท ๆ อ่านยาก วกไปเวียนมา ไม่ได้ชี้ให้เห็นถึงความเป็นชำนาญการในหน้าที่ที่ทำ  และหลายคนทำให้พลาดการพิจารณาจากกรรมการไปอย่างน่าเสียดาย  เพราะผู้ทรงคุณวุฒิและกรรมการจะพิจารณาว่า...ผลงานมีคุณค่า สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการปรับปรุงการปฏิบัติงาน หรือพัฒนางานได้มากน้อยเพียงใด และสามารถลดขั้นตอน/เวลา/ ลดคน หรือ ไม่?  จะขอยกตัวอย่างพอสังเขปนะคะ

     เขียนคู่มือปฏิบัติอย่างไรให้ถูกต้อง เราต้องเขียน มี บทที่ 1 เขียนแบบงานวิจัย มีหลักการเหตุผล วัตถุประสงค์ ขอบเขต นิยามศัพท์ ประโยชน์ได้รับจากคู่มือ ฯลฯ

         บทที่ 2   บทบาทหน้าที่รับผิดชอบ     ลักษณะงานที่ปฏิบัติ   โครงสร้างการบริหารจัดการ

         บทที่ 3 เอกสารงานที่เกี่ยวข้องกับการศึกษา หลักเกณฑ์ต่าง ๆ กฎ ข้อ ระเบียบที่บังคับ  เอกสารงานวิจัยที่เกี่ยวข้อง สิ่งที่ควรคำนึงในการปฏิบัติงาน  ข้อสังเกต ข้อควรระวัง

ในบทที่ 4 และ 5  เป็นบทที่ชี้ชะตา ความสามารถของผู้เขียนจะพลาดจะได้ กรรมการและผู้ทรงคุณวุฒิ จะพิจารณา 2 บทนี้มากกว่าบทอื่น ๆ ค่ะ

    บทที่ 4 บทที่ 2 เทคนิคในการปฏิบัติงาน  ขั้นตอนการปฏิบัติงาน(flow chart) เทคนิควิธีการให้ผู้รับบริการพึงพอใจ (อาจต้องมีผลการประเมินความพึงพอใจจากผู้ใช้บริการ) การติดตามประเมินผล   จรรยาบรรณในการปฏบัติงาน

    บทที่ 5 ปัญหา อุปสรรค แนวทางแก้ไข ในการปฏิบัติงาน ข้อเสนอแนะ บรรณานุกรม

    ภาคผนวก (ถ้ามี)

การอ้างอิงต้องอ้างอิงตามระเบียบข้อกำหนดแต่ละสถาบันนะคะ 

ขอให้ทุกคนประสบความสำเร็จนะคะ