บันทึกให้เร็ว ใช้ให้คุ้มค่า

บันทึกให้เร็ว ใช้ให้คุ้มค่า

           บันทึกการประชุม เป็นสิ่งที่คนในแวดวงราชการรู้จักกันดีว่าเป็นสิ่งที่คนไม่ค่อยอ่านเพราะยาวมาก คนบันทึกก็เบื่อเพราะขี้เกียจถอดเทปคนเซ็นก็เหนื่อยเพราะมีเอกสารในแฟ้มให้อ่านและเซ็นอีกมากมาย   ที่น่าขัน คือ เวลาปฏิบัติ คนมักลืมนึกถึงบันทึกประชุมไปว่าได้ตกลงกันไว้อย่างไร ขณะที่สังคมไทยกำลังตื่นตัวเรื่องการพัฒนาคุณภาพองค์กรอยู่นี้ บันทึกการประชุม ได้กลายเป็นสิ่งสำคัญที่ถูกยึดถือเป็นหลักฐานอ้างอิงของการดำเนินงานที่ผ่านมา เพราะสามารถสะท้อนให้เห็นร่องรอยได้ว่า ที่ประชุมได้สรุปข้อตกลงไว้อย่างไรหรือประธานการประชุมได้อนุมัติสั่งการในเรื่องใดไปแล้ว

          การปฏิบัติที่ได้ผลมักต้องเริ่มจากการวางแผนที่ดี บันทึกการประชุมก็เช่นกัน  ผู้เตรียมต้องรู้ว่าจะ       ประชุมเรื่องใด ดังนั้นในช่อง “หัวข้อการประชุม” จึงสามารถพิมพ์ประเด็นย่อยที่ต้องหารือรอไว้ได้และมีช่องไว้สำหรับใส่ข้อมูลที่สรุปโดยที่ประชุม ผู้รับผิดชอบและกรอบเวลาในการปฏิบัติ จะทำให้สามารถ ทบทวนข้อสรุปได้ง่ายและแจกจ่ายบันทึกการประชุมได้เร็วเมื่อจบการประชุม ขณะเดียวกันประธานจะสามารถเลือกอ่านข้อมูลที่ต้องการได้ง่าย ดังตัวอย่างการประชุมเพื่อเตรียมการสัมมนาต่อไปนี้

หัวข้อการประชุม

ข้อสรุป/แนวทางการปฏิบัติ

ผู้รับผิดชอบ

กรอบเวลาในการปฏิบัติ

1.การเลือกสถานที่จัดสัมมนา

1.             ติดต่อโรงแรมที่พัทยา

นวลทิพย์

แจ้งผลการติดต่อภายใน 15 ก.ค. 52

2.             การเลือกวิทยากร

เรียนเชิญวิทยากร

2.1 รศ.ดร....................

2.2 รศ.ดร.”””””””””””””””””””

สุนทรี

แจ้งผลการติดต่อภายใน 20 ก.ค. 52

3.             การเตรียมเอกสารสัมมนา

2.1 จัดทำจำนวน 100 ชุด

2.2 เอกสารประกอบด้วย............

สุภาภรณ์

แจ้งผลการเตรียมงานภายใน 20 ก.ค. 52

            ข้อดีเด่นชัดของบันทึกการประชุมนี้ คือ
      1. ใช้เป็นเครื่องมือติดตามงานได้ เพราะมีชื่อผู้รับผิดชอบและมีกรอบเวลาในการปฏิบัติ
     2. เป็นพิมพ์เขียวในการปฏิบัติงานจริงเพราะยิ่งใส่รายละเอียดกิจกรรมที่ต้องทำได้มากเท่าใดจะมองเห็นภาพการทำงานที่ตรงกันในทุกกิจกรรมของงานทำให้คาดเดาปัญหาล่วงหน้าได้ด้วย
    3. เป็นแนวทางปฏิบัติสำหรับมือใหม่ที่มารับงานต่อ เพราะไม่ต้องเริ่มจากศูนย์และสามารถต่อยอดได้

        สิ่งที่คิดว่าจะทำต่อไป คือ บันทึกการประชุมด้วยคอมพิวเตอร์และฉายขึ้นจอเพื่อให้ ตรวจสอบข้อมูลได้ทันทีค่ะ