ประสบการณ์การทำงานด้านการติดต่อประสานงานเพื่อนัดประชุม

การประชุมแต่ละครั้ง โดยปกติแล้วประธานจะเป็นผู้กำหนดวันประชุม ซึ่งเมื่อประธานกำหนดวันประชุมแล้ว จะต้องตรวจสอบกรรมการท่านอื่นด้วยว่าว่างตรงกันในวันนั้นหรือไม่ หากปรากฎว่ากรรมการส่วนใหญ่ไม่ว่างในวันที่ประธานนัดไว้ ก็ต้องแจ้งกลับไปยังประธานเพื่อให้กำหนดวันประชุมใหม่ ทำให้ใช้เวลาในขั้นตอนนี้ค่อนข้างมาก โดยเฉพาะกรณีที่มีคณะกรรมการหลายคน

ดังนั้น เพื่อให้การนัดประชุมเกิดความรวดเร็วมากขึ้น ก็จะใช้วิธีสังเกตว่า หากเป็นการประชุมที่ต้องจัดอยู่เป็นประจำสม่ำเสมอ เช่น ประชุมเดือนละหนึ่งครั้ง โดยปกติแล้วประธานมักจะกำหนดวันประชุมในช่วงไหนของเดือนนั้น  ก็จะประสานขอวันว่างของกรรมการไว้ล่วงหน้า หลายๆ วัน เช่น ขอวันว่างตั้งแต่วันที่ 25-31 ของเดือนนั้นๆ เป็นต้น เพื่อเวลาที่ประธานกำหนดวันมาแล้ว จะตรวจสอบได้เลยว่าจะสามารถประชุมในวันนั้นได้หรือไม่ การดำเนินการอย่างนี้ นอกจากจะทำให้สามารถกำหนดวันประชุมได้อย่างรวดเร็วแล้ว ยังไม่ทำให้เกิดปัญหาองค์ประชุมไม่ครบด้วย