ก่อนไปเที่ยวสงกรานต์ หรือถ้ายังมีเวลาบ้าง มาจัดตารางบริหารเวลากัน จะได้เที่ยวอย่างมีความสุขให้รางวัลกับชีวิตก่อนที่จะกลับมาทำงานลงตามแผนที่ตั้งใจไว้ครับ
เวลาเป็นสิ่งที่สำคัญที่ต้องการการบริหารจัดการ เว็บจากมหาวิทยาลัยลีดส์ ประเทศอังกฤษ อันนี้น่าสนใจครับ เป็นการติวและทดลองทำไปในตัว ตามมาเรียนรู้พร้อมกับพันคำครับ น่าจะได้เรียนรู้แนวคิดและการปฏิบัติแล้วจะได้เคยชินกับขั้นตอนที่จะเป็นทักษะติดตัวไปทำต่อเอง

เรียนรู้การบริหารเวลา 15 ขั้นตอน จากการทดลองวางแผน 2 สัปดาห์

ไปที่นี่ครับ แล้วชมแต่ละสไลด์ โดยคลิกที่ลูกศร ที่ขวามือด้านล่าง

  1. สไลด์แรกกล่าวนำ จะเห็นว่า 2 สัปดาห์เริ่มด้วยวันจันทร์ 7 โมงเช้าจนถึง เที่ยงคืน (23-24 น.) ไปจนถึงวันอาทิตย์ ดูไดอะรี่แล้วคลิกลูกศรเขียวครับ

  2. จดสิ่งที่ต้องทำ แตกรายการงานเป็นงานย่อยๆสั้น แต่ละงานสามารถกำหนดเวลาที่ต้องใช้ได้แน่นอน สำหรับสองสัปดาห์ที่จะวางแผน (สังเกตด้านขวา มีสกรอลล์บาร์ เลื่อนลงมาเพื่ออ่านข้อความ)

    • กรณีเป็นนิสิตนักศึกษาไม่ต้องใส่ การเข้าเรียนหรือฟังเลคเชอร์ เพราะในขั้นที่ 5 จะพูดถึงเวลาที่ถูกกำหนดตายตัว (เปลี่ยนไม่ได้)

    • เขียนชื่องานสั้นๆใน กล่องข้างล่าง แล้วกดปุ่ม "Create" (หรือกดเอ็นเทอร์) พันคำลองพิมพ์งานที่ต้องทำในสองสัปดาห์นี้ก่อนเปิดเรียน ไปสามรายการ แต่ละครั้งเมื่อกดปุ่ม ก็จะเกิดรายการบนหน้าจอ ซึ่งใช้เม้าส์เลื่อนไปมาได้ วิธีการแตกงานเป็นงานย่อยๆ เช่นการเตรียมเขียนบทความรายงานส่งอาจารย์ จริงๆประกอบด้วยงานย่อยๆ คือการค้นหาบทความที่เกี่ยวข้อง จัดอันดับความสำคัญของบทความที่ได้ อ่านครั้งที่1 อ่านครั้งที่2 ฯลฯ 

    • เขียนงานใส่ลงให้มากที่สุดที่จะเขียนได้ ถ้าอันไหนไม่ชอบหรือเปลี่ยนใจก็ทิ้งไก้โดยลากไปใส่ถังขยะ (BIN) เสร็จแล้วคลิกเพื่อไปขั้นที่สาม (ถ้าคิดว่าจะเพิ่มงานที่ต้องทำ ก็กดคลิกลูกศรย้อนกลับ)

  3. ประมาณเวลาที่ต้องใช้ พยายามประมาณเวลาให้ใกล้เคียงกับเวลาที่จำเป็นต้องใช้ในแต่ละงานให้มากที่สุด โดยการลากงานแต่ละงาน ไปอยู่บนแถบของเวลาที่ใช้ ตั้งแต่น้อยกว่า 30 นาที ครึ่งชั่วโมง ชั่วโมง ไปจนถึง 4 ชั่วโมง ถ้าอันไหนใช้เวลายาวนานอาจกลับไปแตกเป็นเวลาย่อยๆ คือกลับไปที่ขั้นตอนแรกใหม่ (คือขั้นที่สอง กดเลข 2 หรือคลิกลูกศรไปทางซ้าย)

  4. กำหนดวันที่งานต้องทำแล้วเสร็จ (Deadline) พิมพ์ชื่องาน แล้วกด "Create" แล้วลากไปวางในไดอะรี่ที่ต้องการ แล้วคลิก ลูกศรเพื่อไปขั้นต่อไป

  5. ใส่งานที่มีเวลาที่กำหนดตายตัวแล้ว (committed Time) เช่น เวลาเข้าเรียน เวลานัดสำคัญ ใส่ให้มากที่สุด แต่ละคนมองงานแตกต่างกันว่างานนั้นๆสำคัญต้องทำในช่วงนั้นช่วงนี้ เช่น บางคนกำหนด 17.00-18.00 น.ไปออกกำลังกายเป็นต้น 12.00 น.ไปทานอาหาร 15.00 น.ไปจับจ่ายซื้อของ 20.00 น.โทรคุยกับที่บ้าน 21.00 น.ไปคุยกับแฟน แล้วกลับไปที่ขั้นตอนที่สาม (กดเลข 3) เพื่อวางแต่ละงานลงในแถบปริมาณเวลาที่ใช้ เสร็จแล้วกลับมาที่ขั้นตอนที่ 5 นี้แล้วกดลูกศรไปทางขวา

  6. งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เช่น วางแผนท่องเที่ยว อยู่กับคนที่รักที่ถูกใจ แล้วกลับไปขั้น 3 เพื่อกำหนดเวลาที่ต้องใช้ จากนั้นไปที่ขั้น 7

  7. จัดระดับความสำคัญก่อนหลัง ตัดสินใจว่างานไหนสำคัญ สูงสุด (High priority) ปานกลาง (Medium priority) และ  น้อยสุด (Low priority) โดยลากงานไปวางในแถบเหลือง หรือชมพู หรือเขียว ตามลำดับ แต่ละกล่องงานจะเปลี่ยนเป็นสีเหลืองส้ม ชมพูและเขียว ทันที  ถ้าอันไหนสงสัยระดับความสำคัญก็ลองเปรียบเทียบเป็นคู่ๆ ก็จะรู้ได้ว่าอันไหนสำคัญกว่าอันไหน จะได้จัดลงได้ถูกต้องยิ่งขึ้น หรืออีกอย่างลองคิดว่า ถ้าไม่ทำงานนี้จะเกิดอะไรขึ้น บางทีอาจพบว่า งานบางอย่างเลื่อนกำหนดได้ หรืองานบางอย่างไม่ต้องทำ หรือหาวิธีอื่นที่จะทำให้งานลุล่วงได้ หรือหาคนอื่นทำแทนไม่ต้องทำเอง

  8. หาเวลาที่ทำงานได้ผลดีที่สุด (primetime) ให้พิมพ์เวลาเป็น นาที ลงในกล่องแล้วคลิก create ครับ เวลาที่และช่วงเวลาที่ทำงานดี มีสมาธิ (ไม่หลับไม่ง่วง) และได้งาน มีช่วงเวลาเดียวจะปรากฏเป็นแถบเวลาเดียวครับ แล้วลากแถบเวลา PRIME TIME ไปวางให้ตรงกับช่วงเวลาของวัน จุดคือว่าถ้างานยากๆเอามาทำตรงช่วงเวลาที่คุณจัดเป็น ไพร์มไทม์ ก็จะค่อนข้างเป็นไปได้แน่ว่างานจะทำให้สำเร็จลุล่วง

  9. วางงานที่ต้องทำและเส้นตายส่งงาน ลงในไดอะรี่ วิธีทำคือใช้เมาส์ชี้แล้วลากกล่องงานต่างๆไปลงในวันและเวลาที่เหมาะสม

  10. จัดวางกิจกรรมที่เกี่ยวกับงานลงไดอะรี่ ดูงานที่มีลำดับสำดับสูงสุดก่อน พยายามวางให้อยู่ใน PRIMETIME แล้วให้ไม่ขัดกับวันกำหนดส่งงาน แล้วจึงค่อนไปจัดงานที่มีความสำคัญน้อยๆลงไป คงจำได้งานที่สำคัญสูงสุดอยู่ในกล่องสีส้ม รองมาสีชมพู และน้อยสุดสีเขียว

  11. ขั้นนี้คือการจัดการงานที่เราว่าสำคัญในชีวิตแต่ไม่เร่งด่วน จำได้ใช่ไหมครับ ที่กำหนดไว้ในขั้นที่หก พันคำก็คือการนั่งคิดวางแผนว่าช่วงหยุดจะไปเที่ยวไหนดี กล่องงานนี้จะปรากฏขึ้นมาในขั้นนี้ ก็ลากไปวางในเวลาที่เหลือที่อยากทำครับ

  12. ตัดลดงานให้น้อยกว่าที่วางแผน (เรามักจะกะประมาณว่า ทำได้มากตามนี้ แต่จริงมีเหตุหลายประการที่จะมาเกี่ยวข้อง) โดยเลื่อนเวลาทำงานบางอย่างออกไปก่อน หรือบางอย่างคิดว่าจะไม่ทำแล้วก็กำจัดทิ้งใส่ถังขยะ หลักการของขั้นนี้คือว่า การวางแผนไม่ตรงความจริงจะบั่นทอนความตั้งใจในการทำงานให้สำเร็จแต่จะเพิ่มความรู้สึกว่าควบคุมการทำงานไม่ได้ เพราะว่าจะทำได้น้อยกว่าที่ตั้งใจหรือคิดไว้ หรืออาจมีงานอะไรไม่คาดคิดเข้ามาขัด หรือทำงานช้ากว่าที่คิดไว้ ถ้าไหนจะเลื่อนก็ลากใส่ลิ้นชัก อันไหนไม่เอาวางใส่ถังขยะ

  13. หมั่นทบทวนที่วางแผนนี้ไว้และปรับปรุงเสมอตามสถานการณ์ หมั่นถามตนเองว่ากำลังทำในสิ่งที่จำเป็นต้องทำตอนนี้หรือเปล่า แผนนี้ยังคงโอเคไหมที่จะได้ผลตามกำหนด หรือว่าต้องปรับอีก เช่นถ้าเลื่อนการเขียนบทเรียงความส่งอาจารย์จนมาถึงวันก่อนกำหนดส่งก็จะเป็นไม่ได้ที่จะไปร่วมงานสรรสรรค์กับเพื่อนๆ ติดปฏิทินแผนนี้ในที่มองเห็นเพื่อที่จะช่วยให้ทำสำเร็จตามเป้าหมายที่คาดไว้ของแต่ละวัน

    • ก่อนนอน ดูแผนก่อนว่าต้องทำอะไรในวันพรุ่งนี้บ้าง

    • ตื่นเช้ามาสิ่งแรกคือทบทวนแผนก่อน แล้วดูอีกครั้งก่อนเริ่มงานของช่วงบ่าย

    • แล้วทบทวนดูแผนอีกทีตอนชั่วโมงสุดท้ายก่อนหมดเวลาทำงานของแต่ละวัน (เผื่อว่าหลงลืม หรือว่ามีอะไรมาหักเหความสนใจให้ไปทำอย่างอื่น จะได้รีบทำหรือจัดการได้ในชั่วโมงสุดท้ายนี้)

    • ทบทวนแผนเมื่อสิ้นสุดของแต่ละวัน

  14. แนะนำไดอะรี่และสมุดวางแผน สไลด์นี้แนะนำโปรแกรม เช่น Microsoft Outlook โดยให้ใช้ประเภทแต่ละสัปดาห์จะได้เห็นภาพรวมมากกว่าดูแต่ละหน้า

  15. ให้คนอื่นได้รับรู้แผนการทำงานด้วย พบว่าจะทำให้งานเป็นไปตามแผนดีขึ้น (คือ คนอื่นจะเข้าใจเรา และเป็นการบอกกับสาธารณชนว่า จะทำโครงการนั้นโครงการนี้ให้เสร็จตอนนั้นตอนนี้นะ แล้วมาชมฝีมือนะ) คนอื่นในที่นี้ คือครอบครัว เพื่อน และผู้เกี่ยวข้อง กดพิมพ์เพื่อเอาออกมาโชว์


ขอให้ท่านผู้อ่าน บริหารเวลาได้ดีเยี่ยม แล้วมาเล่าแบ่งกันเรียนรู้ ใช้เวลาดี ได้ทั้งงานและความสุขในชีวิตครับ



References
1. http://www.lts.leeds.ac.uk/skills/diary/

 

 

 

 

ส่วนนี้ เพิ่มเติม 11 เม.ย. 52 เวลา 22.37 น.

เป็นการสรุป แนวคิด หลักการข้างต้น มาเพื่อใช้โดยตรงกับสมุดไดอะรี่กระดาษที่เราใช้กันอยู่ ได้ดังนี้ครับ

สรุป กรณีทำในสมุดไดอะรี่กระดาษ

ขั้นตอนที่เขียนลงไดอะรี่ใช้อักษรสีแดง

  1. หาเศษกระดาษมา 1 แผ่น  รวบรวมความคิด จดรายการงานที่ต้องการทำ ใน 2 สัปดาห์ข้างหน้า (อาจเพิ่มระยะเวลา เป็น 1 เดือนหรือ 1 ภาคการศึกษา)

    • ไม่ต้องรวมงาน ประเภทที่ตายตัวแล้ว เช่นเวลาในตารางเรียน

    • แตกเป็นงานย่อยๆ ที่แต่ละงานย่อยรู้แน่นอนว่าจะต้องทำอะไร ประมาณเวลาที่ต้องใช้ทำให้เสร็จได้

    • เขียนเวลาที่ต้องใช้แต่ละงานลงกำกับ

    • กำหนดวันส่งงาน

  2. จดงานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เช่น การวางแผนเที่ยว เวลาที่อยู่กับคนรักหรือคนถูกใจ พร้อมทั้งปริมาณเวลา

  3. จดงานที่ต้องทำแน่น่อนเช่น เวลาที่ต้องเข้าห้องเรียนที่อยู่ในตารางเรียน เวลาที่ต้องทำแน่ๆในวันนั้นวันนี้โดยเลี่ยงไม่ได้ ลงในไดอะรี่

  4. เขียนวันกำหนดส่งงาน ลงในไดอะรี่

  5. กำหนดช่วงเวลาของแต่ละวันที่เป็น เวลาที่เหมาะที่สุด เรียกว่า prime time เป็นเวลาที่จะใส่งานที่ต้องการทำลงไปในไดอะรี่

  6. พิจารณาจัดลำดับความสำคัญของงานในข้อ 1 เป็นงานที่สำคัญที่สุด สำคัญปานกลาง และสำคัญน้อยสุด

  7. นำงานที่สำคัญสูงสุดไปเขียนลงในไดอะรี่ตรงเวลา prime time ที่ว่าง ทั้งนี้ให้พิจารณาว่า มันจะลงตัวเสร็จก่อนกำหนดส่งงาน ถัดไปนำงานที่มีลำดับความสำคัญรองๆมาใส่ไดอะรี่จนหมด

  8. ตอนนี้ก็พอจะเห็นช่วงเวลาว่างบ้างแล้ว นำงานที่สำคัญอยากทำแต่ไม่เร่งด่วน (ข้อ 2) เข้ามาเติมในที่ว่างในไดอะรี่

  9. มานั่งพิจารณาทบทวนอีกครั้ง ทำนองว่าไหวไหม หรือเวอร์ไปหรือเปล่า กำหนดเวลาเสร็จเร็วเกินจริงหรือเปล่า หาวิธีลดๆลงไปจากที่วางแผนลงไปบ้างเพราะ การวางแผนเกินกว่าที่จะเป็นจริงได้จะบั่นทอนความตั้งใจแล้วจะทำให้รู้สึกว่าควบคุมงานไม่ได้ดี เมื่อมั่นใจก็เลื่อนงานบางอย่างออกไปก่อน หรือถ้างานไหนให้คนอื่นทำแทนได้ ก็ตัดไป (เขียนด้วยว่าให้ใครทำแทน)

  10. หมั่นดูแผนและปรับแต่งเสมอตามสถานการณ์ ก่อนนอนดูว่าพรุ่งนี้ต้องทำอะไรบ้าง เช้าตื่นมาก็ทวนแผน ภาคบ่ายก็เริ่มงานบ่ายก็ดูอีกครั้ง อีกชั่วโมงก่อนเลิกงานดูอีกเผื่อหลงลืมอะไรจะได้จัดการได้ทัน แล้วทบทวนปรับเมื่อสิ้นสุดวัน

  11. คัดลอกที่สำคัญออกมา แล้วแปะประกาศให้คนอื่นรู้ด้วย ช่วยทำให้เรามีความตั้งใจมุ่งมั่น ให้สำเร็จดีขี้น