วันที่ 11 กุมภาพันธ์ 2552
คณะวิทยาการจัดการ จัดอบรมการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน(Work Manual) ให้กับบุคลากรสายสนับสนุน โดยเรียนเชิญ ผู้ช่วยศาสตราจารย์ดร.วิรัช วงศ์ภินันท์วัฒนา รองคณบดีฝ่ายพัฒนานักศึกษา คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น มาเป็นวิทยากรถ่ายทอดความรู้ในการจัดทำคู่มือปฏิบัติงานตามหลักวิชาการ ณ ห้องประชุม 1303 อาคาร MS.02
คู่มือปฏิบัติงานเป็นเอกสารที่ใช้กำหนดแนวทาง ขั้นตอน หรือวิธีการไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อใช้ในการติดต่อสื่อสาร หรือเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน ซึ่งผู้ปฏิบัติงานทุกคนควรจัดทำไว้ใช้ประโยชน์ จะช่วยลดปัญหาความผิดพลาดหรือความซ้ำซ้อนในการปฏิบัติงานได้
ดังนั้น เพื่อให้เกิดประโยชน์กับผู้ที่สนใจในการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน จึงขอสรุปประเด็นสำคัญจากการอบรม ดังนี้
ส่วนประกอบของคู่มือปฏิบัติงานอย่างย่อ
n คำนำ
n สารบัญ
n เนื้อหา
– แผนผังขั้นตอนการปฏิบัติงาน
– รายละเอียด
n ภาคผนวก
– กฎ ระเบียบ
– แบบฟอร์ม
ลักษณะของคู่มือปฏิบัติงานที่ดี
n กระชับ ชัดเจน เข้าใจง่าย
n เป็นประโยชน์สำหรับการทำงานและฝึกอบรม
n เหมาะสมกับองค์กรและผู้ใช้งานแต่ละกลุ่ม
n มีความน่าสนใจ น่าติดตาม
n มีความเป็นปัจจุบัน ไม่ล้าสมัย
n แสดงหน่วยงานที่จัดทำ วันที่บังคับใช้
n มีตัวอย่างประกอบ
ขั้นตอนการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน
n วางโครงเรื่อง ซึ่งเป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญกับการจัดทำคู่มืออย่างเป็นระบบ เพื่อไม่ให้สาระสำคัญตกหล่น ซึ่งจะดำเนินการเป็นลำดับ ดังนี้
– รวบรวมความคิด หมายความว่า เราจะต้องรวบรวมภาระงานที่รับผิดชอบให้ครอบคลุมทั้งหมดก่อนว่ามีอะไรบ้าง
– เลือกสรรความคิด หมายความว่า จะต้องเลือกภาระงานที่จะนำมาจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน เนื่องจากภาระงานบางอย่างที่รับผิดชอบไม่จำเป็นต้องจัดทำเป็นคู่มือเพราะอาจเป็นงานที่ไม่ซับซ้อน
– จัดลำดับความคิด หมายความว่า เราจะต้องลำดับความคิดว่าแต่ละภาระงานเริ่มต้นอย่างไร มีขั้นตอนอะไรบ้างตามลำดับ วางเป็นกรอบ
ขั้นตอนไว้ก่อน ซึ่งผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบจะสามารถลำดับขั้นตอนได้
– ขยายความคิด หมายความว่า หลังจากเราวางกรอบขั้นตอนการปฏิบัติงานไว้แล้ว จะต้องมาขยายความคิดโดยการเขียนให้ผู้อื่นอ่านแล้วเข้าใจ สามารถปฏิบัติได้ถูกต้อง โดยไม่ต้องเสียเวลามาถามซ้ำ
n ลงมือเขียน เมื่อวางโครงเรื่องเสร็จแล้วก็เป็นขั้นตอนการลงมือเขียนให้เป็นไปตามหลักการที่บอกไว้ข้างต้น
การเขียนคำนำ
n ย่อหน้าที่ 1 ปัญหาหรือความสำคัญของงานที่ทำหรือจุดประสงค์ของคู่มือปฏิบัติงานนี้
n ย่อหน้าที่ 2 รายละเอียดของคู่มือปฏิบัติงานนี้ (ระบุเฉพาะหัวข้อหรือประเด็น)
n ย่อหน้าที่ 3 ประโยชน์ที่คาดหวังแก่ผู้ใช้คู่มือปฏิบัติงานนี้ และขอบคุณผู้มีส่วนในการจัดทำ
