สอนงานผ่านบล็อก : 22. ทำงานต้องมีแผน (คิดก่อนทำ-ทำตามที่คิด)

อ่านตอนที่แล้ว สอนงานผ่านบล็อก : 21. มีความอดทน

การทำงานไม่ว่าจะเป็นงานในลักษณะใด สิ่งที่เราจะขาดเสียไม่ได้ก็คือการ “วางแผน” ไว้ล่วงหน้าเสมอ แผนนั้นมีความสำคัญไม่ว่าจะเป็นงานเล็กงานน้อย หรืองานใหญ่ การวางแผนล้วนมีความสำคัญและจำเป็นทั้งสิ้น

แม้ว่าการทำงานมักจะมีเหตุให้ไม่ได้ทำไปตามที่วางไว้บ่อยๆ ก็ตาม แต่การวางแผนและกำหนดสิ่งที่จะทำไว้ล่วงหน้า โดยจัดลำดับ กำหนดขั้นตอน วิธีการทำงาน ขอบเขตและกรอบเวลาไว้ล่วงหน้า ก็เป็นสิ่งที่น่าจะเกิดประโยชน์มากว่าเราจะไม่วางแผนการทำงานไว้เลย ดังคำกล่าวที่ว่า“แผนที่ดีเท่ากับว่างานได้สำเร็จไปครึ่งหนึ่งแล้ว” นั่นอาจเป็นเพราะเรายังศึกษาข้อจำกัดหรือรายละเอียดต่างๆ ได้ไม่ครอบคลุม จึงทำให้ต้องมีการปรับแผน แต่แผนที่ดีนั้นก็ย่อมยืดหยุ่นได้เช่นกัน

การวางแผนการทำงานไว้ล่วงหน้านั้น จะช่วยให้เราได้ทบทวนสิ่งที่เราจะต้องทำในอนาคตว่า

· ขณะนี้เรายืนอยู่ ณ จุดใด และจะไปยังที่ใด

· มีงานอะไรบ้างที่เราจะต้องทำ

· มีรายละเอียดขั้นตอนอย่างไร

· จะทำเมื่อไร

· มีงบประมาณหรือทรัพยากรมากน้อยแค่ไหน

· ใครจะช่วยเราทำงานได้บ้าง

· งานของคนอื่นที่จะทำเหมือนเรามีบ้างไหม จะได้บูรณาการกัน

· ฯลฯ

จากประสบการณ์ในการทำงานพบว่า บางครั้งการวางแผนการทำงานล่วงหน้า ช่วยให้เราเห็นภาพรวมของงานทั้งหมด และสามารถบูรณาการงานบางอย่าง-งบประมาณบางอย่างเข้าด้วยกันได้ ช่วยป้องกันการลืมขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งที่เราจะต้องทำ และเป็นเครื่องตรวจเช็ค/ตรวจสอบสิ่งที่ได้ปฏิบัติไปแล้วได้เป็นอย่างดี

แต่การวางแผนของเรานั้น จะต้องดูแผนหลักของหน่วยงานก่อนเป็นเบื้องต้น หรือระบบการทำงานของหน่วยงานที่ได้กำหนดไว้ รวมไปถึงงานที่เราจะต้องเข้าไปเกี่ยวข้องหรือมีส่วนร่วมปฏิบัติเอาไว้ด้วย คือต้องมองข้อมูลรอบด้านให้มากที่สุด เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อน และปัญหาอื่นๆ ที่จะเกิดตามมา และจะส่งผลต่อการปฏิบัติแผนที่วางไว้ได้ในอนาคต

สุดท้ายเมื่อมีแผนการทำงานของเราแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะต้องลงมือทำ แล้วจะทำงานอะไรบ้าง ก็ทำไปตามที่เราเขียน หรือ “ทำอย่างที่เขียน” นั่นแหละครับ ทำตามที่เราได้คิดและวางแผนไว้ อย่าปล่อยให้แผนไปทาง ส่วนการปฏิบัติก็ว่าไปอีกทาง มีแผนไว้เพื่อส่งหรือให้ตรวจ แต่ไม่ได้มีแผนไว้เพื่อการปฏิบัติงานจริงๆ แบบนี้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ ส่วนการปฏิบัติตามแผนที่เขียนไว้ก็อาจจะมีการปรับบ้างเปลี่ยนบ้างก็ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และความเหมาะสม