การดำเนินการจัดการความรู้ เพื่อพัฒนาประกันคุณภาพการศึกษา
วิธีการและขั้นตอนการจัดการความรู้
1. ผู้สนับสนุน ผู้ประสานงาน และผู้ที่เข้าร่วมทุกคนต้องอ่านตำรา KM ตามที่วิทยากรกำหนดมาล่วงหน้าหรือศึกษาจากหนังสือการจัดการการความรู้ ฉบับมือใหม่หัดขับ และวิดีโอของ อ.ประพนธ์ ผาสุขยืด เป็นต้นเพื่อเตรียมความพร้อม + ความเข้าใจใน KM ทุกขั้นตอน (ภาคทฤษฎีและภาคปฏิบัติ)
2. ผู้จัดควรมีการจัดการงานในเรื่องการแบ่งงานหรือทำแบบฟอร์มงานที่รับผิดชอบให้ชัดเจน
3. กำหนดโจทย์หัวปลาให้ชัดเจน
4. ตีโจทย์หัวปลาให้แตก
4.1 เพื่อเลือกตัวคุณกิจ มีกี่ประเภท (ตัวจริง)
4.2 เพื่อให้เกิดการเชื่อมโยงกันอย่างไร
4.3 ร่างแผนงาน กำหนดการ กิจกรรม ตัวชี้วัดในปัจจุบันและอนาคต
4.4 เพื่อการบริหารงาน เวลาที่ใช้ในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
4.5 เน้นที่ภาคปฏิบัติ ร้อยละ 70 ภาคทฤษฎี ร้อยละ 30 (70 : 30)
5. มีการเลือกเตรียมคุณอำนวย (Facilitator) ทำหน้าที่ดำเนินการประชุมและสรุปประเด็นเป็นระยะๆ เพื่อช่วยเหลือการประชุมให้ราบรื่น สร้างบรรยากาศของการชื่นชม ความคิดเชิงบวก การซักถามด้วยความชื่นชม ให้สมาชิกกลุ่มได้หมุนเวียนกันเล่าเรื่องถ้วนหน้ากัน ไม่มีคนใดคนหนึ่งผูกขาดการพูด คอยช่วยตั้งคำถาม “ทำไมถึงทำเช่นนั้น” “คิดอย่างไรจึงทำเช่นนั้น” เพื่อช่วยให้ “ความรู้เพื่อการปฏิบัติ” ถูกปลดปล่อยออกมาและคอยกระตุ้นให้สมาชิกกลุ่มช่วยกัน “สกัด” หรือ “ถอด” ความรู้เพื่อการบรรลุหัวปลา ออกมาและมีผู้บันทึกไว้ ส่วนคุณลิขิต (Note taker) จดประเด็น เพื่อบันทึกขุมความรู้ ( Knowledge Assets) เพื่อการบรรลุหัวปลาให้พร้อม ต้องเข้าใจกระบวนการจัดการความรู้ทุกขั้นตอน
6. กำหนดให้กลุ่มเป็นกลุ่มเล็ก เพื่อให้มีความรู้สึกใกล้ชิด เป็นกันเอง ไม่เป็นทางการ สร้างความรู้สึกเป็นอิสระได้ง่าย ทำให้ความรู้ฝังลึกและซ่อนเร้นอยู่มิดชิดจนตัวเองก็ไม่รู้ว่าตนเองรู้ ถูกปลดปล่อยออกมาให้ได้ง่ายขึ้น
7. การแบ่งกลุ่มอาจจะให้สมาชิก / คุณกิจเหมือนกัน ซึ่งแบ่งคุณกิจ 3 ประเภท คือ 1 คุณกิจนักวิจัย แบ่งเป็น 4 กลุ่ม 2 คุณกิจฝ่ายสนับสนุน แบ่งเป็น 2 กลุ่ม และ 3 คุณกิจฝ่ายบริหารแบ่งเป็น 1 กลุ่ม เป็นต้น มีกลุ่มนักสังเกตการณ์ คอยสังเกตอยู่นอกกลุ่ม
8. ควรให้สมาชิกกลุ่มเตรียมเรื่องเล่าเกี่ยวกับความสำเร็จของตนตาม “หัวปลา”
9. การเล่าเรื่อง ให้เล่าเพียงประเด็นเดียวต่อหนึ่งเรื่อง และเล่าสั้น ๆ ใช้เวลาประมาณ 2 - 3 นาที เล่าตามความเป็นจริง ไม่ตีไข่ใส่ เล่าให้เห็นตัวคน หรือตัวละคร เห็นพฤติกรรมหรือการกระทำ เห็นความคิดหรือความเชื่อที่อยู่เบื้องหลัง เล่าให้เห็นชีวิตและความสัมพันธ์ที่อยู่ในเรื่องเล่าให้มีชีวิตชีวาเห็นภาพพจน์ เห็นสภาพแวดล้อมหรือบริบทของเรื่อง
10. ในการเล่าเรื่องต้องเล่าแบบให้ข้อมูลดิบ ที่ไม่ผ่านการตีความของผู้เล่า คือ เล่าเหตุการณ์ไม่ใช่เล่าความเข้าใจของผู้เล่าที่ได้จากเหตุการณ์ ไม่ใช่เล่าการตีความของผู้เล่า ถือว่าเรื่องเล่าเป็นข้อมูลดิบ สำหรับให้สมาชิกกลุ่มผลัดกันตีความเพื่อดึง “ความรู้เพื่อการบรรลุหัวปลา” ออกมา
11. เมื่อสมาชิกแต่ละคนเล่าเรื่องจบ สมาชิกที่เหลือจะช่วยกันสรุปหรือช่วยกัน “สกัด” หรือ “ถอด” ออกมาเป็นขุมความรู้เพื่อการบรรลุหัวปลาออกมา จากเรื่องที่เล่า ทำเช่นนี้ไปเรื่อย ๆ จนหมดเวลาที่กำหนด และให้คุณลิขิตของกลุ่มเขียนขึ้นกระดาษ flip chart ให้ได้เห็นทั่วกัน และแก้ไขตกแต่งได้ง่าย สิ่งที่ช่วย “สกัด” หรือ “ถอด” ความรู้เพื่อการบรรลุหัวปลาออกมา - กระดาน/กระดาษ flip chart - การใช้ card technique คือ เขียนขุมความรู้แต่ละตัวลงบนกระดาษ A4 แบ่งครึ่ง หรือใช้กระดาษระดมความคิดที่มีกาวที่ด้านหลัง ใช้แปะกระดานหรือข้างฝาได้เลย เขียนขุมความรู้ 1 ตัวต่อกระดาษ 1 แผ่น แล้วจัดกลุ่มขุมความรู้นั้นให้ได้ประมาณ 10 กลุ่ม ในระหว่างดำเนินการอาจมีการโยกย้ายขุมความรู้จากกลุ่มหนึ่งไปยังอีกกลุ่มหนึ่ง หรืออาจต้องเขียนกระดาษแผ่นใหม่เพื่อเติมขุมความรู้ที่ยังขาดลงไป- จะไม่ใช้ card แต่ใช้วิธีเขียนขุมความรู้เป็นกลุ่มๆ ลงกระดาษแผ่นเดียวก็ได้ แต่การใช้ card เป็นแผ่น ๆ จะทำให้โยกย้ายกลุ่มได้ง่ายกว่า การเขียนหรือใช้ card จะช่วยทำให้เห็นขุมความรู้แต่ละตัวชัดเจน ดีกว่าวิธีจำไว้ในใจ- อาจยุบรวมขุมความรู้บางตัวใช้ด้วยกัน เขียนใหม่เป็นขุมความรู้ที่ครอบคลุมมากขึ้นก่อนนำมาจัดกลุ่ม- ปากกาหมึก สีไม้ สีน้ำ และแท่งสีเทียน ฯลฯ สำหรับใช้เขียนตัวอักษร และเขียนตัวอักษรที่เขียนต้องให้ใหญ่โตชัดเจน สวยงาม และอ่านเข้าใจง่ายเป็นต้น- ปากกาจดบันทึกและกระดาษ A4 กระดาษกาว กรรไกร มีดคัตเตอร์ และที่เย็บกระดาษ ฯลฯ
12. ให้ตัวแทนกลุ่มหรือคุณอำนวย นำเสนอขุมความรู้ที่ได้จากแต่ละกลุ่มเสนอต่อกลุ่มใหญ่
13. นำขุมความรู้มารวมกัน ให้สมาชิกทุกคนที่รวมกันเป็นกลุ่มใหม่ช่วยกันพิจารณาว่าขุมความรู้ใดบ้างที่ซ้ำกัน ขุมความรู้ใดบ้างที่จัดอยู่ในกลุ่มหรือประเภทเดียวกัน ให้กลุ่มช่วยกันจัดกลุ่มขุมความรู้ออกเป็นหมวดหมู่ (ประมาณ 6 - 12 หมวดหมู่) จากนั้นให้กลุ่มสร้างถ้อยคำหรือข้อความของแต่ละหมวดหมู่ขุมความรู้ที่สื่อถึงในลักษณะความสามารถ/สมรรถนะ ข้อความดังกล่าว คือ “แก่นความรู้” นั่นเอง
14. ให้กลุ่มย่อยกลับเข้ากลุ่มดังเดิมแล้วช่วยกันจัดสร้างตารางแห่งอิสรภาพ โดยเอาแก่นความรู้เป็นตัวตั้ง เอาขุมความรู้เป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาจัดระดับเป็น 5 ระดับ เช่น 1 กลุ่ม รับผิดชอบ 2 แก่นความรู้
15. ให้ตัวแทน / คุณอำนวยกลุ่มนำเสนอตารางแห่งอิสรภาพที่สร้างขึ้นต่อกลุ่มใหญ่ ซึ่งน่าจะสามารถนำไปใช้จริง ๆ
16. แบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็นกลุ่มย่อยเป็นรายคณะ ให้ตัวแทนในแต่ละคณะช่วยกันประเมินตนเองโดยบันทึกผลการประเมินลงในตารางประเมิน (ในการประเมินตนเองให้พิจารณาจัดระดับคณะตามตารางแห่งอิสรภาพที่สร้างขึ้น) เสร็จแล้ว ส่งผลการประเมินให้วิทยากร ต้องคอยสังเกต กรณีที่คณะเดียวกัน แต่ไม่ถูกกัน น่าจะให้อยู่แยกกันหรือจับให้มาปรับความเข้าใจกันเลย
17. วิทยากรนำเสนอธารปัญญาของแต่ละคณะและบันไดแห่งการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
18. จับคู่แลกเปลี่ยนเรียนรู้ภายหลังจากรู้เขารู้เรา โดยให้ผู้เล่า ๆ ให้ฟังว่าทำอย่างไร ผู้ใฝ่รู้เล่าว่าทำอย่างไร (แลกเปลี่ยนกัน) ซึ่งเมื่อเสร็จสิ้นกระบวนการ KM สิ่งที่น่าจะได้กลับไป เพื่อให้เห็นความเชื่อมโยง ในการทำงาน
19. ควรมีการเผื่อเวลา /เตรียมเวลาไว้ สำหรับให้ผู้มีคุณวุฒิที่เข้าใจกระบวนการ KM 1 – 2 คน หรือถ้ามีเวลามากอาจจะ 3 คน ให้ออกมาแสดงความคิดเห็น/เสนอแนะสิ่งดี ๆ เกี่ยวกับ KM ในแต่ละ Session ที่จัด Workshop ขึ้น
20. มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เป็นงานประจำ และควรมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ผ่านบล็อก (blog) โดยให้มีการบรรยายเรื่องบล็อก http://gotoknow.org ซึ่งอาจจะเป็นในช่วงที่วิทยากรสร้างธารปัญญา และบันไดแห่งการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ตามข้อมูลที่ได้จากผลการประเมินของแต่ละคณะก็ได้ (มีการให้รางวัลประจำเดือน และ ปี สำหรับนักจัดการความรู้ที่สื่อสารผ่านบล็อก แล้วเข้าตากรรมการ)
