๖. เมากระดาษ


การประชุม ต้องเตรียมเอกสาร

การประชุมถือว่าเป็นกิจกรรมหนึ่ง ที่มีบทบาทต่อการบริหารจัดการ เพื่อเป็นเวทีในการรับทราบปัญหา อุปสรรค การพัฒนา และการแก้ไขปัญหาอุปสรรคไปในตัวด้วย นอกจากนี้ยังเป็นการส่งเสริมให้ผู้ปฎิบัติงานได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างผู้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงาน และผู้ที่เกี่ยวข้อง อันจะนำไปสู้การพัฒนางาน พัฒนาคน และพัฒนาองค์กรที่มีประสิทธิภาพและเกิดความสามัคคีอีกด้วย

การประฃุมแต่ละครั้ง ปัญหาที่ประสบอยู่บ่อย ๆ นอกจากกรรมการจะไม่ค่อยมีเวลาแล้ว ปัญหาการจัดทำเอกสาร การจัดทำรายงานการประชุม การจัดสถานที่ประชุม และการประสานงานต่าง ๆ ก็มีปัญหาเช่นกัน

ด้านการจัดทำเอกสาร การประชุมแต่ละครั้งจะมีเอกสารจำนวนมาก เจ้าหน้าที่จะต้องเตรียมการจัดทำเอกสารอย่างน้อยให้เสร็จก่อนจะมีการประชุม ๑ วัน เพื่อเสนอให้คณะกรรมการได้ศึกษาดูก่อน หากเสนอช้าอาจจะโดนตำหนิจากกรรมการ หาว่าส่งเอกสารประกอบการประชุมล่าฃ้า ดูไม่ทัน เอกสาร และข้อมูลไม่ครบ ทำให้การพิจารณาในที่ประชุมเป็นไปด้วยความไม่รอบคอบ เกิดความล่าช้า

เจ้าหน้าที่ผู้จัดทำเอกสารประกอบการประชุม จะเกิดอารมณ์เครียดทุกครั้ง เมื่อทราบจะมีการประชุม ไหนจะเหนื่อยกับการเตรียมเอกสาร ไหนจะผวากับการถูกตำหนิจากคณะกรรมการ เจ้าหน้าที่เตรียมเอกสารจึงเป็นคนที่น่าเห็นใจ บางคนดูเหมือนเมาเอกสาร วัน ๆ ก็อยู่กับเอกสาร ตาลายกันไปหมด... บางรายมีอาการเป็นโรคภูมิแพ้

ทำอย่าไรจะทำให้การใฃ้เอกสารลดน้อยลง อันจะทำให้ลดทั้งเวลา งบประมาณ แรงงาน และการสิ้นเปลืองต่าง ๆ หากดูจากการประชุมของคณะรัฐมนตรี หรือการประชุมระดับโลก จะเห็นว่าจะมีการใช้เอกสารน้อยมาก จะมีเพียงโน๊คบุคคนละตัว ก็มีข้อมูลพร้อมสรรพทุกอย่างแล้ว อยากได้อะไรก็คลิ๊กในเครื่อง ข้อมูลต่าง ๆ ก็จะแสดงให้เห็น

คาดว่าคงจะใช้เวลาอีกนานที่การประชุมจะไม่ต้องใช้กระดาษ และเปลี่ยนมาใช้ IT กันหมด ทั้งนี้จะต้องพัฒนาบุคคลากรให้มีความรู้ด้าน IT เพิ่มขึ้น และเจ้าหน้าที่ทุกคนจะต้องมีคอมพิวเตอร์กันเป็นส่วนมาก และเมื่อนั้นเจ้าหน้าที่จัดการประชุมคงจะคลายเครียดลงไม่มากก็น้อย...และอาการเมากระดาษจะได้หายซะที

หมายเลขบันทึก: 244589เขียนเมื่อ 25 กุมภาพันธ์ 2009 12:51 น. ()แก้ไขเมื่อ 6 กันยายน 2013 20:21 น. ()สัญญาอนุญาต:


ความเห็น (0)

ไม่มีความเห็น

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ขอแนะนำ ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี