เรื่องของกฎ 80/20 Pareto"s Principle

ที่มา : มีคน Forward Mail มาให้

วันก่อนผมไปคุยงานกับองค์กร แห่งหนึ่ง เกี่ยวกับหลักสูตรที่เขาต้องการให้ผมไปสอนพอพูดคุยกันจบเจ้าหน้าที่ระดับหัวหน้าก็เดินออกไป เหลือผมกับน้องใหม่ขององค์กรคนหนึ่งที่คอยต้อนรับผมในขณะที่ผมกำลังเก็บของอยู่ เขาทำท่าลังเลเหมือนจะถามอะไรบางอย่างแต่ก็ ไม่กล้าถามเสียที

จนผมเก็บของเสร็จ เขาจึงเอ่ยปากถามแบบอายๆ ว่า เคยได้ยินเกี่ยวกับกฎ 80/20 ไหม ผมบอกว่า เคย เขาทำหน้าสบายใจขึ้น คือเรื่องของเรื่องเขากลัวตัวเองจะปล่อยไก่ เพราะเขาไม่แน่ใจว่า ไอ้กฎ 80/20 นี้เป็นกฎสากลหรือเป็นกฎที่ใช้กันเองภายในองค์กรของเขาเท่านั้น

ปัญหาของเขาก็คือ ในองค์กรโดยเฉพาะหัวหน้าของเขาชอบพูดเรื่องของ กฎ 80/20 กันมาก เขาเข้ามาใหม่ เลยไม่ค่อยเข้าใจว่ามันคืออะไร และมันมีประโยชน์อย่างไร ก่อนอื่นผมบอกได้เลยว่า กฎ 80/20 นี้เป็นทฤษฎีสากลอย่างหนึ่ง ดังนั้นไม่ต้องอายที่จะถาม

ที่มาของกฎ 80/20

กฎ 80/20 หรืออีกชื่อหนึ่งเรียกกันว่า Pareto"s Principle เป็นกฎที่เกิดขึ้นมาจากความบังเอิญก็เกือบจะว่าได้ ผมขอ เท้าความถึงความเป็นมาของทฤษฎีนี้นิดหนึ่ง เรื่องของเรื่องมันเริ่มมาจากในปี 1906 Vitfredo Pareto นักเศรษฐศาสตร์ ชาวอิตาลีได้สร้างสมการตัวเลขเกี่ยวกับความร่ำรวยของคนภายในประเทศของเขา โดยจากการสังเกตการณ์ได้ค้นพบว่า 20% ของคนในประเทศเป็นเจ้าของความมั่งคั่ง ถึง 80% !!

จริงๆ แล้วหลังจากการสังเกตการณ์ของ Pareto ในครั้งนั้นดูเหมือนว่าผู้เชี่ยวชาญคนอื่นๆ ก็สังเกตเห็นเหมือนกันว่า ในงานที่ตนเองทำอยู่แต่ละอย่างจะมีปรากฏการณ์ของกฎ 80/20 อยู่เป็นประจำ จนราวๆ ปี 1940 Dr.Joseph M. Juran จึงสรุปแนวคิด เรื่อง 80/20 ไว้ว่า สิ่งสำคัญจำนวนไม่ต้องมากกลับสามารถสร้างผลกระทบได้เยอะแต่สิ่งไม่สำคัญจำนวนเยอะๆ กลับสร้างผลกระทบได้ไม่มาก (vital few and trivial many)

แล้ว Dr.Joseph จึงค่อยมาพบภายหลังว่า สิ่งที่เขาสรุปเป็นอะไรที่ Pareto ค้นพบมาก่อนหน้านี้ จึงใช้ชื่อทฤษฎีนี้ว่า Pareto"s Principle หรือที่เราเรียกกันอย่างง่ายๆ ว่า กฎ 80/20

กฎ 80/20 หมายถึงอะไร

กฎ 80/20 หมายถึงอะไรก็ตามที่ส่วนน้อย (ประมาณ 20%) เป็นสาระสำคัญของเรื่องนั้นๆ และอะไรก็ตามที่ส่วนมาก (ประมาณ 80%) ไม่ค่อยมีสาระสำคัญ อย่างในกรณีของ Pareto ที่ว่า 20% ของประชากรเป็นเจ้าของความมั่งคั่ง 80% ในประเทศ

ในขณะที่กรณีของ Dr.Joseph เขาพบว่า 20% ของปัญหาก่อให้เกิด ความเสียหายถึง 80% หรือตัวอย่างใกล้ๆ ตัวเรา เช่น ยอดขายประมาณ 80% ขององค์กรมาจากจำนวนลูกค้าประมาณ 20% เท่านั้น เป็นต้น

ดังนั้น คำถามต่อไปจึงเกิดขึ้นว่า แล้วกฎ 80/20 นี้สามารถใช้อธิบาย ปรากฏการณ์อื่นๆ ได้ทุกเรื่อง โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการคน หรือไม่ ?

คำตอบคือ ทฤษฎีหรือแนวคิดใดๆในโลกนี้คงไม่สามารถใช้อธิบายสถานการณ์ทุกๆ สถานการณ์ได้ 100% โดยไม่มีข้อยกเว้นหรอก เพียงแต่ถ้าทฤษฎีหรือแนวคิดนั้นๆ อธิบายปรากฏการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้สัก 80-90% ก็ถือว่าเป็นสิ่งที่ใช้ได้แล้ว ซึ่งแนวคิดเรื่อง 80/20 ก็มีลักษณะคล้ายกับทฤษฎีความเชื่ออื่นๆ ทั่วไปเช่นกัน

เพราะฉะนั้น หากเราจะนำเอากฎ 80/20 มาอธิบายการบริหารจัดการให้เห็นได้ชัดเจนขึ้น โดยยกตัวอย่าง สัก 2-3 เรื่องก็น่าจะได้แก่ 20% (โดยประมาณ) ของคนในองค์กร ควบคุมอำนาจในการบริหารจัดการไว้ถึง 80% หรือเนื้องานเพียงประมาณ 20% ที่คุณทำ (เท่านั้น) ที่สร้างผลลัพธ์ได้ถึง 80% (หรืออีกนัยหนึ่ง งานที่คุณทำเกือบ 80% สร้าง impact ในเชิงบวกให้กับองค์กรเพียงแค่ 20% เพราะส่วนมากเป็นงาน routine หรือ paperwork ซึ่งมีคุณค่าน้อยต่อองค์กร) หรือคนสักประมาณ 20% ในองค์กร (เท่านั้น) ที่เป็น top performer, super talent หรือ future leaderในขณะที่คนอีก 80% ไม่ใช่ เป็นต้น

ดังนั้น สาระสำคัญของกฎ 80/20 นี้ จึงเป็นเครื่องมือที่คอยย้ำเตือนคุณเสมอ ให้มุ่งเน้นไปที่ 20% ของส่วนที่เป็นสาระสำคัญ

เพราะฉะนั้นในการทำงานทุกๆ อย่าง ไม่ว่าจะเป็นงานประจำหรืองานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการ จงหาให้ได้ว่าใครหรืออะไรคือ 20% นั้นที่จะสร้างผลลัพธ์ ไห้ได้ถึง 80% แล้วจงใช้เวลา ทรัพยากร และความทุ่มเทของคุณ 80% ไปให้กับ 20% นั้น

และจงถือว่า 20% นี้เป็นหัวใจของการทำงาน อย่าให้สิ่งอื่นใดมาทำให้คุณต้องพลาดหรือสูญเสีย 20% นี้ไปเป็นอันขาด เพราะมันจะทำให้ผลลัพธ์ของคุณสูญไปถึง 80% เลย... ทีเดียวเชียว !

ผมหวังว่ากฎ 80/20 นี้จะทำให้หลายๆ คนเข้าใจอะไรๆ ได้มากขึ้น จงอย่าแค่ทำงานอย่างฉลาด (work smart) เพียงอย่างเดียว แต่จงทำงานอย่างฉลาดบนสิ่งที่สมควรต้องทำ (Work smart on the right things) ด้วยจึงจะประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืน