สรุปของอาจาการเรียนวิชาการวิเคราะห์และออกแบบสำหรับการจัดการความรู้ในองค์กร วันที่ 7 กุมภาพันธ์ 2552 สัปดาห์สุดท้ายของวิชานี้ โดย อาจารย์อนันต์ แก้วร่วมวงศ์ ด้านแนวคิดการบริหารองค์กรธุรกิจ ที่แสวงหากำไร เน้นแนวคิดแบบเชิงปฎิบัติที่มุ่งสู่เป้าหมาย และการมองภาพร่วมของการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ โดยการผ่านการบริหารงานและบริหารคนในบริษัทฯ ให้ฟัง เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ซึ่งสามารถนำมาประยุกต์ใช้ในองค์กรได้จริง เพื่อให้การจัดการความรู้เป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาตัวเองและงานที่ทำในองค์กร
รย์อนันต์ แก้วร่วมวงศ์
การจัดการองค์ความรู้ในองค์กรSystem Analysis and Design for Knowledge Management
องค์ความรู้เป็นพื้นฐาน และวิธีการ มิใช่เป้าหมาย
• ในการบริหารจัดการองค์ความรู้ จะต้อง เข้าใจว่า เป้าหมายคือ การเพิ่มประสิทธิภาพให้หน่วยงาน และ การเพิ่มประสิทธิภาพจะต้อง ตรงกับทิศทางของบริษัท
• ไม่ควรยึดติดกับคำว่า KM เพราะ เป็นเพียงชื่อ มิใช่เป้าหมาย
อาจารย์ยกตัวอย่างบริษัท Haier Goup ของประเทศจีนที่เจริญมากและมีสินค้าไปขายที่ยุโรป
เข้าใจภาพกว้างก่อน
• ก่อนที่จะสรุปกันว่า จะสร้างองค์ความรู้กันอย่างไร เราจำเป็นต้อง เข้าใจ ภาพรวมของการทำงานในบริษัท ก่อน เช่น
• ทำไมธุรกิจต้องเติบโตและทำกำไร
• จุดเหมาะสมของอัตราค่าจ้างอยู่ตรงไหน
• ทำไมเราถึงต้องพัฒนาตนเอง
ตัวอย่างการเติบโตของธุรกิจ 2 ประเภท
• ร้านอาหาร จำนวนมาก จะไม่มีสาขา คือ ไม่เติบโต เพราะ รับลูกค้าได้จำกัด ร้านกลุ่มนี้ จะไม่สามารถขยายรายได้ ได้มากและ พนักงานที่อยู่ใน ร้านก็คงจะไม่สามารถเปลี่ยนตำแหน่งหรือเลื่อนตำแหน่ง ได้ ดังนั้นธุรกิจร้านอาหาร จึงมักจะเป็นธุรกิจครอบครัว
• ร้านอาหารบางร้าน เพิ่มรายได้ โดยการขยายสาขา พนักงานที่ทำงานอยู่ในร้านมานาน ก็มีโอกาสก้าวหน้า ในหน้าที่ได้ โดยการย้ายไปดูแลสาขาอื่น ทุกๆปี ถ้าเศรษฐกิจดี คนทำงาน ก็จะได้ปรับเงินเดือน เพิ่มขึ้น ทุกปี ค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนของร้านอาหาร ก็จะเพิ่มขึ้น และในที่สุดร้านอาหาร ก็ต้องหาทางขยายสาขาต่อไป
ธุรกิจจำเป็นต้องเพิ่มประสิทธิภาพทุกวันทุกเดือนทุกปี
• ถ้า ธุรกิจ มีรายได้ 1,000 ล้าน มีค่าจ้างเงินเดือน 300 ล้าน และมีกำไร 100 ล้าน ถ้าขึ้นเงินเดือน 5% หรือ 15 ล้าน และรายได้ขึ้น 5% หรือ 50 ล้าน ก็น่าจะเพิ่มคนได้บ้าง แต่ถ้า รายได้ไม่ขึ้นเลย หรือ ขึ้น เพียง 10 ล้านบาท ก็ไม่ควรเพิ่มคน ในโลกของการแข่งขันยุคใหม่ แม้ว่าเราจะขายสินค้าได้เงินเท่าเดิม แต่จำเป็นจะต้อง ทำสินค้าและบริการให้ดีขึ้นกว่าปีก่อน ไม่เช่นนั้น ลูกค้า ก็อาจจะทิ้งเราไป
• แสดงว่า คนทำงานทุกคน ดูเหมือนว่าต้องทำงานหนักขึ้น ถ้าไม่สามารถหาวิธีการทำงนที่มีประสิทธิภาพได้ หรือ ทำงานแบบฉลาดขึ้น มีวิธีการที่ง่ายและสั้นลง
การพัฒนาเป็นวัฎจักรอย่างหนึ่งที่จะต้องใช้
• มี คน จึงจะมี ธุรกิจ
• คนเป็นผู้เริ่มธุรกิจ
• แต่ธุรกิจ ต้องอยู่ได้ คนจึงจะอยู่ได้
• ธุรกิจจะอยู่ได้ ต้อง มีประสิทธิภาพมากขึ้นทุกวัน
• ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น คือ การที่เราพัฒนาคน ให้มีประสิทธิภาพ
การบริหารความรู้เกิดยาก เพราะ นิสัยคนที่ไม่ยอมรับ
หวงแหนข้อมูล
กลัวข้อมูล
รั่วไหล
เสียอำนาจ
กลัวลูกน้อง
งอมืองอเท้า
ตัวใครตัวมัน
เสียอำนาจ
ดังนั้น ต้องช่วยกัน ทางแก้ให้ได้ โดยใช้เหตุและผล เช่น ปกติ คนไม่ชอบตามและลอกเลียนเพราะหยิ่งหรือมีข้อจำกัด
การพัฒนาและการใช้ความรู้ให้คุ้มค่า
รอบรู้ในงานที่ถนัด เรียนรู้และเข้าใจงานของฝ่ายอื่น เข้าใจใช้ ไอทีให้เกิดประโยชน์
ปกครองดี พัฒนาคนดี
ปกครองดี พัฒนาคนดี
สอนดี คนชอบเรียนด้วยและฉลาดขึ้น
อ่าน เขียน ดี คม ชัด ลึก
พูด ดี สร้างสรรค์
คิด ดี มองโลกในแง่ดี คิดในแง่ธุรกิจ เอาใจเขามาใส่ใจเรา
ภาพรวม ของหลักคิด หรือ กรอบความคิด ที่จะเป็นแนวทางกำหนดมาตรฐานการทำงาน
งานคือ>> คนที่เกี่ยวข้อง มีเป้าหมาย ระบบและกติกาของงาน
ทำงานคือ >>>สื่อสารด้วยดี ให้เกียรติกันทำงานด้วยใจรักและ สามัคคีกัน รับผิดชอบร่วมกันสร้างสรรค์พัฒนา คิดถึงใจลูกค้าที่มาใช้บริการ
คิดให้เป็น >>>คิดในแง่บวก อย่างเป็นระบบ ทำใจให้ได้ว่า ต้องปรับตัวเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจที่เกิดขึ้น
มาตรฐาน การปฏิบัติที่ต่อยอดจากมาตรฐานความคิด
-สามารถบรรยาย ภาพเป้าหมาย เกี่ยวข้องกับงาน
-เข้าใจความต้องการหรือ ความคาดหวัง ของลูกค้าอย่างมีเหตุผล (Customers Oriented)
-สื่อสารระหว่างกัน อย่างสร้างสรรค์ เพื่อให้งานออกมาตามเป้าหมาย Communications)
-ทำงาน เป็นทีม(Team Work)
-รับผิดชอบร่วมกันด้วยใจจริง (Accountability)
-กล้าละทิ้งและเสียสละ ผลงานเดิมๆ เปิดกว้าง ---ให้โอกาสและความคิดใหม่ๆ (Innovative)
เราจะทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานเพิ่มขึ้นได้อย่างไร
• หลักง่ายๆคือ การกระจายอำนาจการตัดสินใจ ให้งาน จบได้ตั้งแต่โต๊ะแรกที่เริ่ม แน่นอนในทางปฏิบัติเราทำเช่นนั้นยังไม่ได้ แต่ต้องเข้าใจเป้าหมายก่อน ต้องว่าทำให้งานจบเร็วที่สุดโดยใช้คนน้อยที่สุดและเวลาน้อยที่สุด
• การกระจายอำนาจการตัดสินใจ หมายถึง การที่คนตัดสินใจ สามารถตัดสินใจ อย่างมีเหตุผล ยึดหลัก ค้าขายต้องมีกำไร แต่ก็ต้อง เอาใจลูกค้ามาใส่ใจเราด้วย นอกจากนั้น ยังต้องทำงานกับคนได้ดีด้วย
• แสดงว่า บริษัทที่จะทำได้จำเป็นต้องมีการพัฒนาคน ให้มีศักยภาพที่ตรงกับเป้าหมาย คือ พัฒนาคนเพื่อ ลดจุดอ่อน หรือ ลดปัญหาที่หน่วยงานต่างๆ ต้องเผชิญ
• แสดงว่า ระบบการอบรมกระบวนการ ทำงาน และ การแก้ปัญหาใหม่ๆ ต้องเกิดอย่างเป็นรูปธรรมจึงจะทำให้การกระจายอำนาจได้ผล
• ธรรมชาติ ของคนทำงานที่เป็นคนไทย ส่วนมากจะ คิดสร้างสรรค์สิ่งใหม่ไม่เป็น คิด
วัฒนธรรม การศึกษาของไทย
• แปลกๆแหวกแนวไม่เป็น ไม่กล้าคิด ไม่กล้าแสดงออก ชอบทำตามคำสั่ง ไม่ชอบเขียน ไม่ชอบเรียน ไม่ชอบอ่าน
• ทั้งนี้ปัญหาส่วนหนึ่ง มาจากวิธีการเรียนการสอนของไทย ประกอบกับวัฒนธรรมของไทย ที่ผู้ใหญ่ ต้องถูกเสมอ และต้องเคารพผู้ใหญ่ โดยไม่เรียนรู้ที่จะแยกแยะ เรื่อง วัฒนธรรมประเพณีออกจาก เหตุผล
• ในโรงเรียน ยุคแรกๆ เป็นการสอนแบบแยกส่วน และ เน้น การสอนแบบ ป้อนให้จำ และ ครูถูก เสมอ ใครทำผิดกติกา ที่ครูหรือ โรงเรียนตั้งขึ้น จะถูกลงโทษ ข้อดี คือ มีวินัย ข้อเสียคือ ไม่กล้าคิดทำอะไรนอกเหนือคำสั่ง
• นักเรียน ไม่ชอบคิดหาเหตุผล จนกลายเป็นนิสัย
• ระบบการบริหารความรู้ ต้องเข้าใจวัฒนธรรมขิงสังคมองค์กรนั้นๆก่อน
รู้จักยา แต่รักษาไม่เป็น
• คนทำงานส่วนมาก ผ่านการอบรม มาหลายเรื่อง ไม่ว่าจะเป็น การทำงานเป็นทีม การสอนงาน การแก้ปัญหา การ คิดแบบสร้างสรรค์ การตลาด การขาย แต่ พอกลับจากการอบรมมาแล้ว
• ถ่ายทอดความรู้ไม่เป็น
• เอาวิชามาใช้ในงานไม่ถูก จับหลักไม่ได้ ว่าจะใช้ตอนไหนอย่างไร
• ที่เป็นเช่นนี้เพราะ การสอนเน้นวิชาการแบบ เจาะเรื่องไปเลย ขณะที่ในการทำงานจริง ทุกเรื่องเกี่ยวกันหมด เช่น คนป่วย อาจมี อาการหลายๆอย่าง พร้อมๆ กัน ไม่อาจใช้ยาขนาดใดหนึ่ง โดยไม่ดูผลกระทบได้
• แสดงว่า การบริหารความรู้แบบ อบรมแยกส่วน ได้ผลน้อยมาก แต่ยังมีการทำซ้ำๆเพราะ หาทางออกกันไม่ได้หรือเปล่า
การพัฒนาคนในงาน คล้ายกับ การสอนในโรงเรียน
• ในยุคนี้ มีการพัฒนาการสอน มากขึ้น ในหลายโรงเรียน เน้น การสอนแบบ รวมกัน เป็นเรื่องเดียว เน้น ให้นักเรียน ได้คิดโครงงานเรื่องใดเรื่องหนึ่งแล้ว เอาหลายๆวิชา มาจับ
• บรรยากาศการเรียน ผ่อนคลายมากขึ้น ให้โอกาสมากขึ้น ให้ลองผิดลองถูกมากขึ้น เน้นให้เด็กกล้า นำเสนอโครงงาน ตั้งแต่เล็ก เพื่อ พัฒนาให้กล้าพูดกล้าแสดงออก
• ในการพัฒนาคน ในที่ทำงาน ต้องเข้าใจพื้นฐานว่าเขาคือนักเรียนที่ เรียนได้คะแนนกลางๆ ไม่ชอบเรียน มากนัก แต่หน้าที่ของเรา คือ ทำอย่างไร ให้เขา สนุกในการ พัฒนาตนเอง ในงาน โดยที่เขาไม่รู้สึกฝืน
• ในการพัฒนา จึงควรนำเอาทุกๆวิชามาผสมกันมากว่า จะแยกสอน แต่อาจจะดึงเรื่องใดหนึ่งให้เด่นขึ้นมา
• องค์กร เดินได้ต้องพึ่ง คนหมู่มาก ที่มีสติปัญญากลางๆ ไม่ใช่คนเก่ง การบริหารความรู้ ต้องเน้น ทำให้คนหมู่มาก ทำงานได้ดีขึ้น
ระบบคอมพิวเตอร์ กับ การพัฒนาความรู้
• ปัจจุบัน บริษัทใหญ่ๆในต่างประเทศ ได้ผลักดัน การใช้ระบบ คอมพิวเตอร์ เข้ามามีส่วนร่วมในการพัฒนาประสิทธิภาพ เช่น ระบบ Virtual Office, E-office, E-learning
• อย่างไรก็ตาม ระบบเหล่านี้ จะไม่สามารถเขียนขึ้นมา ได้เลย ถ้าบริษัทนั้นๆ ยังไม่มีกระบวนการ การทำงานที่ชัดเจน นั่นหมายความว่า ก่อนที่จะมาเป็นระบบ คอมพิวเตอร์ได้ คุณต้องแม่น เรื่องกระบวนการทำงาน ที่ชัดเจน และ มีประสิทธิภาพ
• กระบวนการการทำงานและชัดเจนและมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่สิ่งที่ได้มาง่ายๆ แต่ผ่านกระบวนการ ลองผิดลองถูกและกระบวนการเรียนรู้ผ่านประสบการณ์ ของคนที่อยู่ในองค์กร
การพัฒนา องค์ความรู้ ไม่ใช่การฝึกอบรม
การพัฒนาองค์ความรู้ กว้างกว่า การฝึกอบรม แต่มีแกนอยู่ที่ คนทำงาน สามารถเข้าถึงวิธีการทำงาน วิธีการแก้ปัญหา ได้ สะดวกและเร็วและสั้นขึ้น รวมไปจนถึง วิธีที่คนทำงาน สามารถเข้าใจว่า จะคิดในแต่ละสถานการณ์อย่างไร
การผสมผสานให้เป็นKM
• การพัฒนาความรู้ให้คน และ การพัฒนาระบบ KM หรือ การสร้างปัญญาให้องค์กร นั้น ไม่อาจจะบังคับได้ เพราะ แม้คุณจะบังคับคนให้เข้าห้องเรียนได้ แต่เขาอาจจะไม่ชอบเรียน หรือ ถึง เขาจะเป็นนักเรียน ที่เรียนเก่งในห้อง เขาอาจจะปฏิบัติไม่เก่ง
• การพัฒนาจึงต้องใช้เวลาและ ผสมผสานในหลายรูปแบบและต้อง ทำให้ ฝังอยู่ในงานให้ได้
• ระบบและรูปแบบ ไม่สำคัญเท่ากับ การยอมรับและประโยชน์ที่พนักงานเห็น
• กระบวนการพัฒนาต้อง ทำให้เป็นส่วนหนึ่งของ การทำงานและ การประเมินผล
• หากจะบังคับคุณต้อง ฝังระบบความรู้เข้าไปในกระบวนการทำงานเพราะ คุณบังคับกระบวนการทำงานได้
ระบบที่
