1. แนวคิด/ความเป็นมาของ Best Practice
ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร มีบทบาทสำคัญต่อสังคมมนุษย์เป็นอย่างมาก เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร จะเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม กล่าวคือ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์สามารถจัดเก็บ บันทึก ประมวลผลข้อมูล ตลอดจนจัดทำรายงานต่าง ๆ แต่ต้องพึ่งพาเทคโนโลยีโทรคมนาคม เช่น โทรศัพท์ วิทยุ โทรทัศน์ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ บริการอินเตอร์เน็ต ในการกระจายสารสนเทศที่ได้จากเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ไปสู่บุคคลหรือวงการต่าง ๆ ต่อไป
สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 มีแนวคิดในนำระบบเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ในการบันทึก ประมวลผล จัดเก็บข้อมูล จัดทำรายงาน ตลอดจนการบันทึกเสนอหนังสือราชการของบุคลากร เพื่อนำเสนอให้ผู้บังคับบัญชาวินิจฉัยสั่งการ โดยอาศัยการสื่อสารผ่านระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ประยุกต์การทำงานร่วมกันกับระบบฐานข้อมูลและสารสนเทศ ข้อมูลข่าวสารหรือสารสนเทศจะถูกจัดเก็บในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไว้ในเครื่องแม่ข่าย (Server) ที่เชื่อมต่อระบบอินเตอร์เน็ตส่งผ่านเครือข่ายภายในและภายนอกสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 ไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์พกพาอื่น ๆ ของผู้รับปลายทาง แทนการส่งข้อมูลข่าวสารหรือสารสนเทศที่อยู่ในรูปแบบของเอกสารที่เป็นกระดาษ จึงได้จัดทำโครงการพัฒนาระบบสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office)
2. วัตถุประสงค์และประโยชน์ของ Best Practice
2.1 เพื่อพัฒนาระบบสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) ของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 ให้มีประสิทธิภาพ
2.2 เพื่อลดปริมาณการใช้ทรัพยากร ลดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร ลดต้นทุน และทำให้ระบบการค้นหาเอกสาร สามารถทำได้ง่าย สะดวก และรวดเร็วยิ่งขึ้น
2.3 เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของบุคลากร เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน และเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารระหว่างกันภายในสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 และสถานศึกษา
3. กลุ่มเป้าหมายในการนำ Best Practice ไปใช้
บุคลากรใน สพท.สงขลา เขต 1 ทุกคน ใช้ระบบปฏิบัติงาน In Office ในการบันทึกเสนองาน และวินิจสั่งการ ร่วมกับการใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ e-filing ในการรับ-ส่งหนังสือราชการ กับสถานศึกษาในสังกัดทุกโรง
4. ขั้นตอนการพัฒนา Best Practice (ระยะเวลาตั้งแต่เริ่มพัฒนา)
4.1 ขั้นวิเคราะห์ปัญหา พบว่า สภาพภูมิประเทศเขตรับผิดชอบของ สพท.สงขลา เขต 1 มีลักษณะยาวที่ตั้งสำนักงานไม่เป็นศูนย์กลาง มีปัญหาในการเดินทาง เนื่องจากสถานศึกษาอยู่กระจายและห่างไกล และการปฏิบัติงานในสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 เกี่ยวข้องกับเอกสารจำนวนมาก การค้นหาเอกสารต้องใช้เวลานาน
4.2 ขั้นตั้งจุดประสงค์ เพื่อพัฒนาระบบสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) ของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 ให้มีประสิทธิภาพ
4.3 ขั้นวางแผน ได้ร่วมกันวางแผนว่า จะทำอะไร ทำที่ไหน และทำอย่างไร
4.4 ขั้นดำเนินการ ดำเนินการตามขั้นตอนที่ได้วางแผนไว้ ตามลำดับขั้นตอน
4.5 ขั้นประเมินผล (Evaluation) จากปริมาณการรับ – ส่งหนังสือราชการที่มีการโต้ตอบระหว่างสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 กับสถานศึกษา และปริมาณงานที่นำเสนอให้ผู้บังบัญชาวินิจฉัยสั่งการภายในสำนักงานฯ
5. รายละเอียดของ Best Practice (กิจกรรมการดำเนินงาน ขั้นตอนการใช้ ฯลฯ)
5.1 ศึกษาข้อมูล ระบบงาน วิธีการ ข้อจำกัด ความเป็นไปได้
5.2 ศึกษาดูงานระบบสำนักงานไร้กระดาษ ณ สพท.สุพรรณบุรี เขต 2
5.3 ลงพื้นที่เพื่อเตรียมความพร้อมด้านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต และเครื่องคอมพิวเตอร์ให้สถานศึกษา
5.4 ส่งบุคลากรไปอบรมระบบงานสารบรรณ e-filing
5.5 วางระบบ LAN ภายในสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 เชื่อมต่อระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ผ่านวงจรเช่า (leased line) และผ่านอินเตอร์เน็ตความเร็วสูง ADSL
5.6 จัดหาเครื่องแม่ข่าย (Server)เชื่อมต่อระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต
5.7 วางระบบ In-office สำหรับใช้นำเสนองาน วินิจฉัยสั่งการ และทดลองใช้งานระบบ In-office อย่างเต็ม
รูปแบบเพื่อทราบปัญหาและดำเนินการแก้ไข
5.8 กำหนดแนวทางและข้อตกลงการปฏิบัติงานโดยระบบ In-office ให้สอดคล้องกับระบบงานสารบรรณ และ
จัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน
5.9 สร้างความรู้ ความเข้าใจในระบบ In-office แนวทาง และข้อตกลงการปฏิบัติงาน แก่บุคลากรทุกคน
5.10 สร้างความรู้ ความเข้าใจในระบบ e-filing แนวทาง และข้อตกลงการปฏิบัติงาน แก่ครูผู้ทำหน้าที่ในงาน
สารบรรณของสถานศึกษาทุกโรง
5.11 ลงมือปฏิบัติงานตามระบบ In-office และระบบ e-filing
5.12 ตรวจสอบ ประเมินผล และปรับปรุงแก้ไข
5.13 สรุปและรายงาน
6. องค์ความรู้/ประสบการณ์ที่เกิดขึ้นจากการนำ Best Practice ไปใช้
6.1 การนำความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม) มาใช้ประยุกต์ใช้กับระบบงานสารบรรณ (การรับ-การส่ง การลงทะเบียนรับ-ส่ง การเก็บรักษา บันทึกเสนองาน และวินิจฉัยสั่งการ)
6.2 สามารถลดปริมาณการใช้ทรัพยากร ลดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร ลดต้นทุน และทำให้ระบบการค้นหา
เอกสาร สามารถทำได้ง่าย สะดวก และรวดเร็วยิ่งขึ้น
6.3 สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของบุคลากร เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน และเพิ่ม
ประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสารระหว่างกันภายในสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 และ
สถานศึกษา
7. กระบวนการทบทวน กลั่นกรอง ตรวจสอบ Best Practice เพื่อให้เกิดผลที่เป็นเลิศ (พร้อมระบุช่วงเวลาการทบทวน กลั่นกรอง ตรวจสอบซ้ำ)
7.1 การทดลองปฏิบัติงานระบบ In Office ในกลุ่มอำนวยการ
7.2. สรุปประเด็นปัญหาจากการทดลองปฏิบัติงาน In Office และหาแนวทางการปฏิบัติร่วมกัน
7.3 กำหนดวันดีเดย์ในการปฏิบัติงานในระบบ In Office ทุกคนในสำนักงาน
7.4 สถานศึกษาทดลองใช้ระบบ e-filing
7.5 กำหนดวันดีเดย์ให้สถานศึกษาใช้ระบบ e-filing ทุกโรง
8. รูปแบบ/วิธีการประชาสัมพันธ์ เผยแพร่ Best Practice
8.1 จัดทำคู่มือ
8.2 ประชุมชี้แจงฯ
8.3 ทำหนังสือแจ้งกลุ่มต่าง ๆ ใน สพท.สงขลา เขต 1 และสถานศึกษาทุกโรง
8.4 เว็บไซต์
8.5 จดหมายข่าว
9. การขยายผล Best Practice/องค์กร หน่วยงานที่มีส่วนร่วม
9.1 โรงเรียนในสังกัด
ชอบคุณครับ
มีประโยชน์มากครับ
เป็นแนวคิดและวิธีการปฏิบัติงานทีดีมาก สามารถนำไปเป็นแบบอย่าง มีประโยชน์มาก