การพูดโทรศัพท์

 การพูดโทรศัพท์

โทรศัพท์เป็นเครื่องมือสื่อสารส่วนตัวและส่วนรวมสำหรับคนในปัจจุบัน โทรศัพท์เป็นเครื่องมือที่ใช่สำหรับสนทนาเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น ควรพูดธุระต่าง ๆ ให้เสร็จสิ้นเสียก่อน แล้วค่อยสนทนาในเรื่องอื่น ๆ ตามสมควร จากนั้นให้รีบวางสาย โดยเฉพาะโทรศัพท์สำนักงานซึ่งต้องใช้สื่อสารอยู่ตลอดเวลา หากใช้พูดคุยกับใครคนใดคนหนึ่งนานเกินควร อาจพลาดธุระหรือเสียลูกค้าอื่น ๆ ไปได้

โทรศัพท์ส่วนตัวก็เช่นเดียวกัน ควรใช้เครื่องมือสนทนาสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น ไม่ควรใช้โทรศัพท์พร่ำเพรื่อจนติดเป็นนิสัย บางคนเมื่อไม่รู้จะทำอะไรก็มักยกโทรศัพท์ขึ้นโทรหาคนโน้นคนนี้ ชวนคุยอยู่นาน โดยไม่คำนึงว่าอีกฝ่ายต้องการพูดคุยยาวนานเช่นนั้นด้วยหรือไม่  หรือเมื่อผู้อื่นต้องการติดต่อธุระด้วยก็ต้องเผชิญกับปัญหาสายไม่ว่าง นี่ยังไม่รวมถึงเรื่องค่าใช้จ่ายและปัญหาสุขภาพอันเนื่องมาจากการใช้โทรศัพท์นาน ๆ ด้วย

น้ำเสียงและมารยาทในการพูดเป็นเรื่องสำคัญมากในการใช้โทรศัพท์เพราะมันคือสิ่งที่แทนตัวเรา หรือองค์กรที่สังกัด เป็นภาพลักษณ์ที่ต้องใส่ใจในฐานะสุภาพชน แม้จะเป็นการติดต่อที่ไม่ได้เห็นตัวกันก็ตาม

โทรศัพท์จึงต้องถูกใช้อย่างมีศิลปะเช่นเดียวกัน

ในการสนทนาโทรศัพท์เมื่อติดต่อธุระการงาน

-         กล่าวทักทาย สวัสดีครับ/ค่ะ พร้อมกับบอกหมายเลข ชื่อผู้รับ หรือชื่อบริษัท ทันทีที่รับโทรศัพท์ด้วยน้ำเสียงแจ่มใส เป็นมิตร และดังพอประมาณ อย่าให้ดังหรือเบามา

-         เมื่อเสียงโทรศัพท์ดังขึ้น ให้รีบรับในทันที อย่าให้ดังเกิน 3 ครั้ง ถ้านานขอให้กล่าวคำขอโทษที่ให้รอนาน  เป็นการขออภัย

-         มีกระดาษปากกาพร้อมจดข้อมูลต่าง ๆ อยู่ข้างโทรศัพท์เสมอ ควรบันทึกข้อความที่มีรายละเอียดมากเพื่อกันลืม

-         หากต้องการจดข้อความสำหรับคนอื่น ควรทวนข้อความที่ผู้ฝากฝากไว้ป้องกันความผิดพลาด รวมทั้งชื่อผู้ฝาก หมายเลขโทรกลับ และวันเวลาที่จดข้อความ เมื่อผู้รับได้รับข้อความ จะได้ดำเนินการต่อได้ถูกต้อง

-         ไม่ควรใช้ปากกาหมึกซึมในการจดข้อความ เพื่อป้องกันข้อความเลอะเลือนหรือเสียหายจากความชื้น

-         ในกรณีที่เป็นฝ่ายติดต่อไปยังผู้หนึ่งผู้ใด ควรกล่าวทักทายและแนะนำตัวว่าเป็นใคร ทำหน้าที่อะไร ก่อนแจ้งธุระหรือวัตถุประสงค์ในการติดต่อ เพื่อให้ผู้รับได้ทราบว่าเขากำลังสนทนาอยู่กับใคร

-         สนทนาด้วยข้อความที่ชัดเจนไม่กำกวมหรือคลุมเครือ ใช้น้ำเสียงที่แจ่มใสเป็นมิตร และชัดเจนฉะฉาน ต้องแน่ใจว่าเป็นเสียงที่น่าฟัง เป็นธรรมชาติและฟังได้รู้เรื่องดี

-         เรียกสรรพนามของคู่สนทนาให้ถูกต้อง และห้ามลืมชื่อคู่สนทนา

-         แน่ใจว่าคนที่สนทนาด้วยคือคนที่เราต้องการโทรศัพท์ไปหา หรือว่าเป็นผู้รับเรื่องแทน และไม่ว่าจะใช่บุคคลดังกล่าวหรือไม่ ต้องสนทนาด้วยความสุภาพและชัดเจนเหมือนได้สนทนากับคนที่ต้องการ

-         หากมีการขอหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวผู้อื่น ควรขออนุญาตเจ้าตัวเสียก่อน เว้นเสียแต่เจ้าตัวได้แจ้งไว้เป็นอย่างทางการว่า หมายเลขส่วนตัวนั้นให้ทุกคนติดต่อได้ตลอดเวลา

-         หากต้องออกไปทำธุระหรือติดต่องานนอกสำนักงาน ควรแจ้งให้ผู้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงาน หรือเลขานุการทราบ เช่น กลับเข้ามาอีกหรือไม่ จะออกไปนานแค่ไหน หากมีผู้ติดต่อมาจะทำอย่างไรเหล่านี้เป็นต้น

-         เมื่อโทรศัพท์ไปหาผู้ใดผู้หนึ่งแล้ว จำเป็นต้องต่อหมายเลขโทรศัพท์ภายในหรือมีการโอนสาย ควรออกปากขอบคุณผู้เป็นธุระให้

-         ตรวจสอบเวลาการทำงานของกันและกันให้ดี ไม่ควรโทรศัพท์ไปก่อนหรือหลังเวลาทำงานของอีกฝ่าย

จากหนังสือบุคลิกคลิกความสำเร็จ ของอาจารย์ประณม ถาวรเวช