ความตอนที่แล้วเขียนถึงการเตรียมการจัดประชุม มาถึงตอนนี้ขอวกเข้าเรื่องการจัดประชุมและการเตรียมการบางอย่างที่เขียนไม่หมดจากตอนที่แล้ว หลังจากตอบตกลงกับเจ้าของโครงการว่ามีการจัดประชุม(วัน เวลา สถานที่ กำหนดการ วิทยากร)แน่นอนแล้ว ลำดับต่อไปเป็นหน้าที่ของฝ่ายจัดประชุมต้องดำเนินการต่อไป เริ่มตั้งแต่การจัดทำงบประมาณ คุณสมบัติลำดับต้นๆ ของผู้ทำหน้าที่ด้านการเงินและงบประมาณ คือ การเงินและงบประมาณเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อน ผู้ที่ปฏิบัติงานในหน้าที่นี้จะต้องมีประสบการณ์เฉพาะด้านบริหารงบประมาณ มีความละเอียดรอบคอบสูง และสิ่งสำคัญคือจะต้องเป็นผู้ที่มีความซื่อสัตย์ เพราะการบริหารจัดการทำงบประมาณการประชุมแต่ละครั้งเป็นเงินจำนวนมาก ส่วนลำดับขั้นตอนในการทำงานสามารถดำเนินการไปพร้อมกันได้ตามความเหมาะสม การจัดประชุมวิชาการเป็นพันธกิจหนึ่งของการบริการวิชาการซึ่งมีทั้งการจัดประชุมวิชาการระดับประเทศและระดับนานาชาติ ส่วนสถานที่จัดประชุมมีทั้งภายในและภายนอกคณะฯ
แต่อย่างไรก็ตาม กรณีการจัดประชุมภายนอกคณะฯ (โรงแรม) ต้องติดต่อฝ่ายขาย (Sales Executive) ของโรงแรมนั้นๆ เพื่อขอรายละเอียดใบเสนอราคา(Quotation) สำหรับการจัดประชุม ตามรายละเอียดที่ตกลงจัดแต่ละโครงการ ผู้จัดประชุมควรศึกษาเงื่อนไขข้อตกลงสิ่งอำนวยความสะดวกที่โรงแรมสามารถ support ได้ และสิ่งที่ต้องจ่ายเพิ่มนอกเหนือจากที่ระบุตามใบเสนอราคา ให้รอบคอบ ชัดเจน ก่อนยืนยันและการันตีการใช้บริการ(Sign Contact) ขั้นตอนการจัดประชุมในส่วนของผู้จัดประชุมและผู้เข้าประชุม มีดังนี้
- การรับสมัครเข้าประชุม
- การตอบรับเข้าประชุม
- การแจ้งความประสงค์จองห้องพักกับโรงแรม (ติดต่อกับโรงแรม )
- การตรวจสอบรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม (อินเทอร์เน็ต/โทรศัพท์)
- การอำนวยความสะดวกระหว่างการประชุม
- การรับใบรับรองการสำเร็จการประชุม
รายละเอียดแต่ละขั้นตอนขอ(เขียน)เล่าเรื่องการจัดประชุมเพื่อร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในโอกาสต่อไปครับ
สุเทพ ธุระพันธ์
7 พฤศจิกายน 2551
คุณ nampeth(educator diabetes)
ด้วยความยินดียิ่ง แต่ถ้าจะให้ขอหน่วย CNEU ต้องส่งเรื่องมาที่ภาคฯ ก่อนจัดการประชุมอย่างน้อย 45 วัน ครับ มิเช่นนั้นแล้วอาจจะไม่ได้หน่วยคะแนนการศึกษาต่อเนื่องทางการพยาบาล เพราะว่าดำเนินการไม่ทัน