สั่ง อย่างไร... ให้ได้ทั้งใจและงาน

สั่ง อย่างไร... ให้ได้ทั้งใจและงาน 

วันนี้อ่านข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งงาน เอามาฝากค่ะ

 

การสั่งงานเป็นภาระหน้าที่ของนักบริหารทุกระดับที่จะต้องเกี่ยวข้องกับการสั่งบุคคลภายในองค์การของตนให้ทำงาน และความที่มนุษย์เราไม่สามารถจะล่วงรู้ทุกสิ่งทุกอย่างได้หมด ปัญหาการทำงานจึงเกิดขึ้นทุกวัน คนที่เป็นหัวหน้าจึงต้องคอยวิเคราะห์ข้อมูลของปัญหาเฉพาะหน้าต่างๆ ที่เกิดขึ้น แล้ววินิจฉัยสั่งงานไปยังผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาของตนให้ทราบถึงแนวทางสำหรับแก้ไขข้อบกพร่องในการปฏิบัติงาน และทำให้งานนั้นๆ มีประสิทธิภาพสูงยิ่งขึ้น

        ในการสั่งงานและกระตุ้นให้คนงานด้วยความเต็มใจนั้น ผู้นำที่ดีหรือหัวหน้าที่ดีจะต้องมีความรู้เรื่องศิลปะของการเป็นผู้นำ รู้หลักมนุษยสัมพันธ์ รู้เรื่องเกี่ยวกับพฤติกรรมของบุคคลในองค์กร และประการสุดท้ายคือ ต้องรู้หลักจิตวิทยาในการสั่งงานด้วย จึงจะสามารถทำงานให้บรรลุเป้าหมายได้

        การสั่งงานนั้น มีความหมายรวมทั้งการขอร้องให้ทำ การออกคำสั่ง และการให้คำแนะนำด้วย

        การสั่งงานยังเป็นการแจ้งให้ผู้ปฏิบัติงานทราบว่า เขาจะต้องทำอะไร ทำอย่างไร ทำกับใคร ทำที่ไหน และทำเมื่อใด เป็นเบื้องต้น

       ลักษณะของการสั่งงานที่ดีมีหลักอยู่ว่า ถ้าผู้รับคำสั่งเข้าใจคำสั่งถูกต้องและปฏิบัติตามด้วยความเต็มใจ งานที่สั่งไปนั้นก็จะสำเร็จลุล่วงด้วยดี ดังนั้นลักษณะของคำสั่งที่ดีจึงต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้

        1. คำสั่งต้องกระจ่าง คนรับคำสั่งจะต้องปรุโปร่งเลยว่า ภารกิจที่เขาจะต้องไปทำต่อคืออะไร โดยคำสั่งนั้นต้องชี้ถึง "งาน" ที่เป็นรูปธรรม และสั่งด้วยถ้อยคำที่เข้าใจง่าย ลำดับความชัดเจน เป็นข้อๆ ได้เลยยิ่งดี และควรจะมีทั้งคำสั่งที่ถ่ายทอดด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษรเพื่อกันลืม หรือเพื่อไล่เรียงปฏิบัติจนกระทั่งครบถ้วน 

        2. สิ่งที่สั่งนั้นจะต้องเป็นไปได้ถ้างานที่สั่งเป็นงานที่สุดวิสัยที่ผู้ใต้บังคับบัญชาจะทำได้ ย่อมไม่ได้รับความร่วมมือ ผู้สั่งงานจะต้องรู้ถึงความสามารถของผู้รับคำสั่ง ทรัพยากรต่างๆ ที่จะต้องใช้ และระยะเวลาที่กำหนดว่าพอเพียงหรือไม่ มีความเป็นไปได้มากน้อยเพียงใด  ต้องไม่สั่งให้ทำสิ่งที่เกินจริงหรือเกินสถานการณ์

        3. ถ้อยคำ น้ำเสียง และท่าทีที่ใช้ประกอบคำสั่ง ต้องชวนให้ผู้รับคำสั่งเต็มใจที่จะปฏิบัติตาม คำสั่งควรมีความชัดเจนว่า ให้ทำทันดี ให้ทำตามนี้ หรือเพียงมอบหมายภารกิจและให้ไปคิดวิธีการกันเอาเอง  แต่ผลลัพธ์ที่ต้องการเป็นอย่างไร การออกคำสั่งต้องไม่แฝงการวางอำนาจของผู้บังคับบัญชา อาจใช้วิธีออกคำสั่งในรูปแบบของการจูงใจ (Motivation) ซึ่งเป็นวิธีการกระตุ้นหรือผลักดันให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีความพึงพอใจในการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย โดยจะต้องเลือกจังหวะเวลาในการสั่งงานที่เหมาะสม พร้อมทั้งอธิบายลักษณะงานให้ชัดเจน ใช้คำพูดที่สุภาพ เลือกท่าทีแบบขอแรงหรือกำหนดให้ทำให้เหมาะกับสถานการณ์และอารมณ์ของคนในขณะนั้น  หากภารกิจไม่ถึงกับเร่งด่วน เป็น-ตาย ควรเปิดโอกาสให้ผู้รับคำสั่งได้ร่วมตัดสินใจ และร่วมออกความเห็นเกี่ยวกับงานที่ทำด้วย ก็จะยิ่งดี

        4. การอธิบายเหตุผลประกอบการสั่งงาน มีส่วนช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานปฏิบัติตามด้วยความเต็มใจ ตามหลักจิตวิทยาถือว่า การที่คนเราต้องทำอะไรตามคำสั่งคนอื่นโดยไม่ทราบว่าทำไปเพื่ออะไร หวังผลอะไรจากการทำงานนั้น จะขาดความรู้สึกกระตือรือร้นในการทำงาน ฉะนั้นจึงเป็นการสมควรที่ผู้สั่งงานจะได้อธิบายถึงเหตุผลที่ต้องทำงานนั้นให้ผู้รับคำสั่งทราบ โดยไม่แสดงอารมณ์ฉุนเฉียว

      บุคลิกหรือลักษณะที่ดีของคนที่มีหน้าที่สั่งงานคนอื่นก็คือ ต้องรู้จักใช้ทั้ง"พระเดช"และ"พระคุณ"

        ในยามปกติ คนเป็นหัวหน้าคนต้องมีท่าทีที่เป็นมิตร เห็นอกเห็นใจผู้อื่น ยิ้มแย้มแจ่มใส น่ารัก พูดจามีหลักการ เหตุผล ไม่แข็งกร้าว ไม่ใช้น้ำเสียงประเภทที่เรียกกันว่ามะนาวไม่มีน้ำ ที่สำคัญคือ ต้องพิสูจน์ให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทั้งหมดประจักษ์และยอมรับว่า คุณมีความสามารถที่เพียงพอต่อการรับผิดชอบงานในตำแหน่งหน้าที่นั้นจริงๆ พร้อมกันนี้คุณก็มีท่าทีหรือนโยบายที่ชัดเจนว่า คุณประสงค์ที่จะทำงานเป็นหมู่คณะมากกว่าฉายเดี่ยว คุณจึงเห็นความสำคัญของผู้ร่วมงานทุกคน และให้ความสำคัญกับพวกเขาทุกคนด้วย

        แต่ในยามที่คุณจะต้องเบ็ดเสร็จเด็ดขาดขึ้นมาละก็ คุณก็จะยึดมั่นในความถูกต้องเหมาะสมเป็นสำคัญ จะไม่มีวันลำเอียงหรือเอนเอียงต่อสัมพันธภาพส่วนตัวเด็ดขาด คุณพร้อมจะกำหนดหรือออกคำสั่งให้ใครคนใดคนหนึ่งปฏิบัติหน้าที่ในทันที มีคำแนะนำเบื้องต้นให้ และกำหนดเวลาที่จะประเมินผลหรือทบทวนปัญหาอีกครั้งอย่างชัดเจน เป็นรูปธรรม ไม่ปล่อยไปแบบเลยตามเลย และให้ความยุติธรรมต่อคนอื่นๆ ในเวลาเดียวกันนั้นด้วย

        ผู้นำเช่นคุณจึงต้องฝึกฝนการพูดจาและท่าทีที่  "ได้ใจ" ลูกน้อง คือเป็นกันเองเมื่อมีชีวิตปกติ เป็นหัวหน้าเมื่อต้องเป็นหัวหน้า มีน้ำเสียงที่ฉะฉาน ชัดเจน เด็ดขาด แต่เอื้ออาทร ไม่ใช่แล้งน้ำใจ เป็นเพื่อนมนุษย์ด้วยกัน ทว่าบังเอิญถูกกำหนดบทบาทหน้าที่ให้ทำงานที่ต่างกันออกไป

แหล่งข้อมูล

http://www.108zeed.com/thai/data/2/0023-1.html