ห้องสมุดใช้ PMQA เป็นเครื่องมือพัฒนาคุณภาพอย่างไรได้บ้าง

PMQA เป็นเกณฑ์ที่สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาข้าราชการ (กพร.) และสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ ร่วมกันดำเนินการกำหนดเกณฑ์ที่ใช้วัดคุณภาพการดำเนินงานซึ่งสามารถเทียบเคียงกับการบริหารจัดการในระดับสากลได้  PMQA เป็นเพียงเครื่องมือชนิดหนึ่งที่ทำให้องค์กรรู้สถานะหรือสภาพขององค์กรในภาวะปัจจุบัน รู้จักจุดแข็งจุดอ่อน และโอกาสในการพัฒนา  ตลอดจนมีการวางแผนการดำเนินงานอย่างเป็นระบบ  แล้วมีการวัด วิเคราะห์และการจัดการความรู้ขององค์กรของตน มุ่งเน้นการพัฒนาบุคลากรที่เป็นฟันเฟืองสำคัญในการดำเนินการจัดกระบวนการตามแผนงานเพื่อให้บรรลุความสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดขึ้น ซึ่งนั่นคือผลลัพธ์การดำเนินงานขององค์กร

 PMQA ประกอบด้วยการนำองค์กร ซึ่งแสดงถึงความเป็นมา สภาพปัจจุบันขององค์กรจุดเด่น จุดด้อย สิ่งแวดล้อม ความสัมพันธ์และความท้าทาย และสัมพันธ์กับหมวดต่างๆ 7 หมวด  ดังนี้  

หมวด 1 การนำองค์กร 

หมวด 2 การวางแผนเชิงกลยุทธ์

หมวด 3  การมุ่งเน้นลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

หมวด 4 การวัด การวิเคราะห์และการจัดการความรู้

หมวด 5 การมุ่งเน้นบุคลากร

หมวด 6 การจัดการกระบวนการ และ

หมวด 7 ผลลัพธ์การดำเนินการ  

 

ในด้านการดำเนินงานห้องสมุดนั้น สามารถใช้ PMQA ซึ่งเป็นเครื่องมือทางคุณภาพเพื่อให้การบริการและการดำเนินงานของห้องสมุดในด้านต่างก้าวสู่ความเป็นเลิศขององค์กร นั้นเมื่อนำเครื่องมือดังกล่าวมาใช้ จะพบประเด็นที่สำคัญดังนี้

1.  การประเมินที่นำไปสู่กระบวนการปรับปรุง ซึ่งต้องประเมินทั้งกระบวนการ (Process) และผลลัพธ์ (Results) ซึ่งนำไปสู่การปรับปรุงผลการดำเนินงานด้านต่างๆ

2. ห้องสมุดทราบจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และภาวะคุกคามขององค์กรในสภาวะปัจจุบัน เมื่อห้องสมุดทราบข้อมูลเหล่านี้ด้วยการวิเคราะห์จากผลลัพธ์ขององค์กรที่ผ่านมา ทำให้ห้องสมุดมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจในการกำหนดแผนกลยุทธ์ต่อไป

3. การสร้างแผนการปรับปรุงงาน หรือกระบวนการเพื่อพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศและการบริการ 

4. ห้องสมุดต้องให้ความสนใจในการนำผลการประเมินไปแก้ไข ปรับปรุงกระบวนงานอย่างจริงจัง โดยดำเนินการปรับปรุงตามแผนที่สร้างขึ้น  ประกอบด้วย

4. 1  การมุ่งเน้นผลลัพธ์ที่สมดุล มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยดำเนินการจัดการให้มีความสมดุลระหว่างนักศึกษา อาจารย์และข้าราชการ ซึ่งเป็นผู้รับบริการของห้องสมุด ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย งบประมาณ บุคลากร ความโปร่งใส และความรับผิดชอบที่ดีต่อสังคม

4.2 ไม่กำหนดวิธีการที่แน่นอนตายตัว สามารถปรับรูปแบบการดำเนินงานให้เหมาะสมกับองค์กรและสถานการณ์

4.3 บูรณาการแนวคิดต่างๆ เพื่อให้การดำเนินงานขององค์กรดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง

4.4 ใช้มุมมองที่เป็นระบบ สอดคล้องกับเป้าประสงค์ทั้งองค์กร โดยเชื่อมโยงภายในจากเกณฑ์และมีตัวชี้วัดที่มาจากกลยุทธ์และกระบวนการขององค์กร ซึ่งเชื่อมโยงกับผลลัพธ์การดำเนินงาน เน้นที่ผลลัพธ์ขององค์กรโดยรวม ไม่เน้นการวัดกิจกรรม