** สามัคคี คือ พลัง **

ในการติดตั้ง SharePoint จะสร้างโฮมเพจสำหรับอินทราเน็ตไซต์และเพจสำหรับจัดการระบบขึ้นมา ซึ่งดูๆ ไปแล้วโฮมเพจที่โปรแกรมสร้างขึ้นมาน ดูจะไม่ค่อยน่าสนใจนัก แต่ถึงอย่างไรก็ยังมีไฮเปอร์ลิงก์ที่แสดงให้เห็นว่าสามารถทำงานเป็นทีมได้ โดยทางด้านของ Quick Launch นั้นจะมีลิงก์อยู่ 4 ส่วนคือ Shared Documents, General Discussion, Contacts และ Tasks ซึ่งผู้ใช้ที่มีสิทธิในการใช้งานตามที่กำหนดไว้ก็มีสิทธิที่จะเพิ่มไอเท็มลงไปในแต่ละกลุ่มได้ เพียงแค่คลิ้กลิงก์เข้าไปในเพจต่างๆ ที่ต้องการเท่านั้น อย่างเช่นใน Shared Document เมื่อคลิ้กแล้วจะเข้าไปสู่เพจใหม่อีกเพจหนึ่งที่มีออปชันสำหรับทำงานกับเอกสารดังนี้คือ New Document, Upload Document, Filter และ Subscribe เมื่อคุณคลิ้กที่ New Document เวิร์ด (หรือโปรแกรมอื่นที่กำหนดไว้) จะถูกเปิดขึ้นมาโดยอัตโนมัติ ซึ่งนั่นหมายความว่าคุณสามารถสร้างเอกสารและบันทึกเอกสารนั้นลงไปในไซต์ได้ทันที ส่วน Filter นั้นจะให้คุณกำหนดว่าเอกสารชนิดใดบ้างที่ต้องการให้แสดงขึ้นมาในเพจนั้น นอกจากนี้แล้วยังอาจจะ subscribe ลงไปในพื้นที่ Shared Documents ได้อีกด้วย ซึ่งหากว่ามีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขหรือว่าเพิ่มเติมเอกสารลงมาก็จะมีอีเมล์เตือนให้ทราบอีกด้วยเช่นกัน

สำหรับอีก 3 ลิงก์ที่อยู่ในเมนู Quick Launch ก็มีการทำงานคล้ายๆ กัน General Discussion จะเปิดเพจเพื่อสร้างหรือเข้าสู่บอร์ดสำหรับถามตอบกันได้ ส่วนหน้า Contacts นั้นจะประกอบไปด้วยลิงก์สำหรับส่งรายการติดต่อออกไปยังไฟล์ Web Query ของเอ็กเซลหรือนำข้อมูล contacts เข้ามาจากแอดเดรสบุ๊กของเอาต์ลุกก็ได้เช่นกัน สุดท้ายคือ Tasks นั้นจะมีลิงก์สำหรับทำงานกับรายการทาส์กไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม, ฟิลเตอร์, ส่งออกรวมไปถึงการ subscribe อีกด้วย

คุณสามารถเพิ่มไอเท็มต่างๆ ที่ต้องการลงไปใน Sharepoint ได้โดยผ่านทางลิงก์ Create ที่อยู่ทางด้านบนของโฮมเพจ ซึ่ง SharePoint จะลิงก์ไปที่หน้า Create ให้เองที่หน้านี้คุณสามารถเลือกชนิดของข้อมูลที่มีอยู่ใน SharePoint ได้ทันที อย่างเช่น ในหน้า Share Documents นั้น สิ่งที่เราเห็นจริงๆ นั้นจะเป็นเพียงแค่ไอเท็มข้อมูลธรรมดาที่เรียกว่า document library เท่านั้น ในกลุ่มงานขนาด 5 คนอาจจะมี document library เพียงชุดเดียวที่ผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าไปใช้ได้ ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลสเปก รวมถึงข้อมูลทางการตลาดที่เกี่ยวข้องก็ได้ ในขณะที่กลุ่มงานใหญ่ขนาดประมาณ 50 คนนั้น อาจจะต้องมีการแยกประเภทของ library สำหรับแต่ละแผนกหรือสินค้าแต่ละชนิดออกจากกัน ซึ่งเมื่อคลิ้กบนชนิดของข้อมูลที่ต้องการแล้ว เพจสำหรับสร้างเอกสารแต่ละชนิดตามที่เลือกเอาไว้จะปรากฏขึ้นมาให้เอง ซึ่งที่จุดนี้คุณสามารถกำหนดคุณลักษณะของเอกสารที่ต้องการสร้างขึ้นมาได้โดยใช้ค่าต่างๆ ที่กำหนดเอาไว้ในไซต์นั่นเอง Document library ใน SharePoint นั้นได้รวมเอาคุณสมบัติของ check-in/check-out ของ FrontPage เข้าไปด้วยในตัวนั้น จะยอมให้มีผู้ใช้เพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถเปิดเอกสารเพียงแก้ไข นั่นหมายความว่าจะไม่มีทางที่ผู้ใช้จะแก้ไขเอกสารซ้ำซ้อนกันในเวลาเดียวกัน หลังจากที่สร้าง document library ใน SHarePoint เรียบร้อยแล้ว สมาชิกในทีมงานสามารถบันทึกเอกสารออฟฟิศที่มีอยู่แล้วลงในไลบรารี หรืออาจจะสร้างเอกสารใหม่ขึ้นมาได้โดยล็อกอินเข้ามาในทีมไซต์ และเข้าไปสร้างเอกสารตามไลบรารีที่ต้องการ ซึ่งในทั้งสองกรณี SharePoint จะบันทึกทั้งวันที่, เวลา และชื่อเจ้าของเอกสารเอาไว้

นอกจากนี้การสร้างเอกสารจากในไลบรารียังยอมให้เจ้าของหรือผู้จัดการระบบ จำกัดการเข้าถึงเอกสารก่อนที่เอกสารฉบับนั้นจะมีข้อมูลอยู่เสียอีก อย่างเช่น ผู้บริหารระบบอาจจะสร้างไฟล์เอ็กเซลชื่อ Q3budget.xls ขึ้นมาพร้อมทั้งจำกัดการเข้าถึงไฟล์เพื่อกำหนดเฉพาะสมาชิกในทีมเท่านั้นที่มีสิทธิในการแก้ไขเอกสาร และเมื่อเอกสารเริ่มสมบูรณ์แล้วก็สามารถกำหนดรายละเอียดของสิทธิต่างๆ ในการใช้งานเพิ่มเติมทีหลังได้อีกด้วยSharePoint ยังยอมให้สมาชิกในทีมค้นหาไลบรารีเพื่อหาข้อมูลที่ต้องการ, เปิดอ่านเอกสารที่สัมพันธ์กัน และแก้ไขเอกสารถ้าหากผู้ใช้คนนั้นมีสิทธิในการทำงานนั้นอยู่ สมาชิกยังสามารถ subscribe ไลบรารีเพื่อให้ SharePoint เตือนให้ทราบหากว่าเกิดการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในส่วนที่ลงชื่อเอาไว้ แต่จะว่าไปแล้วคอนเซ็ปต์ของ document library นั้นไม่ใช่เรื่องใหม่เลยเพียงแต่ว่าที่ SharePoint นำมาใช้นั้น ทำให้ทั้งการแก้ไขปรับแต่งหรือควบคุมข้อมูลต่างๆ ทำได้ง่ายมากและยังสามารถทำงานร่วมกับคุณสมบัติอื่นๆ ที่มีมาให้ใน SharePoint ได้อย่างดีอีกด้วย

สำหรับ document library นั้นเป็นเพียงหนึ่งในไอเท็มข้อมูลหลายๆ แบบที่คุณสามารถนำไปใส่เอาไว้ในทีมไซต์ได้ โดยในรูปแบบอื่นที่สามารถใส่ลงไปได้นั้นมีตั้งแต่ announcements, events, tasks, discussions board ไปจนถึง link to internal and external resources และ surveys อย่างเช่น ในหน้าจอสำหรับการสร้าง Survey นั้นจะมีรูปแบบคำถามพร้อมทั้งชนิดคำตอบที่กำหนดเตรียมเอาไว้ก่อน ซึ่งจะว่าไปแล้ว SharePoint ถึงจะมีความสามารถในการเก็บข้อมูลได้มากเพียงพอสำหรับความต้องการของหน่วยงานขนาดเล็กก็ตาม แต่บางครั้งก็ยังอาจจะไม่สามารถทำงานซับซ้อนได้เพียงพอสำหรับงานใหญ่ๆ หรือในอินทราเน็ตแบบมัลติทีและถ้าหากว่าคุณยังไม่พอใจกับชนิดของข้อมูลที่มีมาให้ ก็ยังสามารถปรับแต่งหรือแก้ไขสิ่งต่างๆ ผ่านทางหน้า Site Setting ได้อีกด้วย อย่างเช่น คุณสามารถกำหนดวันหมดอายุของ announcement, เพิ่มคอลัมน์ใหม่ลงไป, ปรับแต่งการแสดงผลสำหรับเหตุการณ์ต่างๆ รวมไปถึงการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการแสดงผลของทาส์กได้เช่นกัน สำหรับคุณสมบัติ Home Page Layout นั้นยอมให้คุณกำหนดการวางไอเท็มต่างๆ บนโฮมเพจ และถ้าหากต้องการแก้ไขเลย์เอาต์ใดๆ เพิ่มเติมอีกก็ยังสามารถโหลดไซต์นี้เข้าไปสู่ FrontPage ได้อีกเช่นกัน