KM & CoPs in MSU.(3) - กลุ่มที่ 2

       สืบเนื่องจากการประชุมปฏิบัติการ KM : การพัฒนาระบบควบคุมภายใน มหาวิทยาลัยมหาสารคาม เมื่อวันศุกร์ที่ผ่านมา ได้มีการแบ่งกลุ่มปฏิบัติการวิพากษ์การจัดวางระบบควบคุมภายในและการรายงานการควบคุมภายในของหน่วยงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม โดยมีเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน คือคุณพิมพลพรรณ ภูขมัง ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวย นั้น

       ในส่วน กลุ่มที่ 2 เริ่มต้นด้วยการให้ทุกหน่วยงานแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการจัดทำรายงานการควบคุมภายในที่ถูกต้อง จะต้องประกอบด้วยปัจจัยอะไรบ้าง

         
             สมาชิกกลุ่มที่ 2                                  อ.จิราภา ตัวแทนจากคณะสถาปัตยฯ         

     ซึ่งจะขอนำการสรุปประเด็นจากบันทึกของคุณลิขิตของกลุ่มที่ 2 คือคุณสายทิพย์ จากคณะการบัญชีและการจัดการ ดังนี้ 

แนวปฏิบัติในการจัดทำการควบคุมภายใน

   1.  ทุกหน่วยงานจะต้องจัดทำแบบสอบถาม (ICQ)ที่เกี่ยวข้องกับงานของตนเอง โดยทุกฝ่ายต้องให้ความร่วมมือในการจัดทำ

   2.  นำผลที่ได้จากแบบสอบถามมาจัดทำแบบประเมินการควบคุมภายใน (แบบ ปม)

   3.  การจัดทำรายงานต้องทราบภารกิจหลักของตนเองที่จัดทำ แล้วจึงมาประเมินความเสี่ยงตามกิจกรรมงานนั้น ๆ

   4.  เมื่อทราบความเสี่ยงของกิจกรรมนั้น ๆ แล้วนำความเสี่ยงมาจัดทำแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน (แบบ ปย3)

   ปัญหาในการจัดทำรายงานการควบคุมภายใน

1. การกำหนดด้วยการมีกฎระเบียบ (การบังคับ) การกำหนดงวดของการจัดทำเป็นงวด ๆ โดยการจับกลุ่มเล็ก ๆ ในการจัดทำโดยอิงกฎระเบียบข้อบังคับ ของการตรวจสอบภายใน โดยการมองความเสี่ยงของหน่วยงานตนเอง และเขียนออกมา
2. การจัดทำให้ครบทุกกิจกรรม ครบ 5 องค์ประกอบ ความสอดคล้องของเนื้อหา จะถือว่าครบจะช่วยกันทำทุกคนในหน่วยงาน โดยมีผู้บริหารคอยดูแล โดยในการจัดทำแต่ละส่วนแบ่งออกเป็นกิจกรรมต่าง ๆ แบ่งออกเป็นงานที่ตนรับผิดชอบ แล้วค่อยนำมาร่วมกัน
3. บางหน่วยงานทำการเลือกประเมินเฉพาะแค่เรื่องที่มีความเสี่ยงเท่านั้น เช่นโดยเล็งเห็นว่างานพัสดุเป็นที่เห็นว่ามีความเสี่ยง โดยไม่มองของมุมอื่น และไม่มีการจัดทำแบบสอบถาม ICQ
4. ไม่มีการจัดทำแบบสอบถาม แต่การจัดทำแบบ ปย.3 ก็ได้ดำเนินการจัดทำของงวดก่อน และการดำเนินการมีผู้จัดทำน้อย โดยผู้จัดทำไปสอบถามข้อมูลและความเสี่ยงจากผู้ดำเนินการเอง โดยมาวิเคราะห์เอง ประเด็นที่สำคัญของการที่ปัญหาในการทำคือ ยังไม่มีความรู้ความเข้าใจและการสื่อสารไม่ชัดเจน : การมีความเข้าใจในการจัดทำให้ชัดเจน
5. บางหน่วยงานยังไม่เข้าใจในขั้นตอน การทำข้ามขั้นตอน และทำให้รูปเล่มออกมาไม่ถูกต้อง และเนื่องจากการแบ่งรูปเล่มกันออกไปทำจะทำให้รูปเล่มออกไปคนละทิศทาง ร่วมทั้งการมีวิสัยทัศน์หรือการมองความเสี่ยงของผู้ปฏิบัติหรือผู้บิหารไม่ตรงกัน
6. ความเข้าใจของผู้บริหาร และผู้ปฏิบัติงานไม่ตรงกันกับการปฏิบัติการมองความเสี่ยงหรือความเข้าใจในการจัดทำรูปเล่มหรือรายงาน : อยากให้มีการฝึกอบรมหรือการแนะนำในการใช้การจัดทำเอกสารควบคุมภายใน
7. ความร่วมมือร่วมใจของบุคลากรภายในหน่วยงาน “ เป็นสิ่งสำคัญ ”
8. ยกตัวอย่าง สำนักคอมฯ = การดังงานแต่ละงานออกมาเล่นงานของตนเอง ข้อมูล ความเสี่ยงและค่อยรวม ๆ กันออกมา เพื่อใช้ให้เป็นรูปเล่ม
9. คู่มือการปฏิบัติงานน่าจะมีการจัดทำทุกงาน

การแก้ไขปัญหา แนวทางการแก้ไข

1. การให้ความร่วมมือของทุกคน ในหน่วยงาน
2. ควรจัดให้มีการอบรมในส่วนของผู้บริหาร
3. การอบรมเป็นกลุ่มต่าง ๆ เฉพาะเรื่องในแต่ละด้าน เช่น ด้านการจัดการเรียนการสอน ด้านการบริหารจัดการ ด้านการวิจัย ฯลฯ แล้วจึงนำมาสรุปประเด็นเป็นภาพรวมของคณะ เพื่อจัดวางระบบการควบคุมภายในที่สอดคล้องต่อไป
4. หน่วยตรวจสอบภายใน ควรทำสรุปประเด็นในการจัดทำสั้น ๆและเข้าใจง่าย 
5. ผู้ที่จัดทำรายงานฯ จะต้องมีความเข้าใจในการจัดวางระบบการควบคุมภายในเป็นอย่างดี หากไม่มีความเข้าใจ การจัดทำรายงานฯก็จะไม่ถูกต้อง    

                                                                                             auditor03 msu.