Coaching RM ครั้งที่ 3 ที่ สวรส. (6) convening skill ของคน PC

การประชุม ลปรร. วันนี้ น้องๆ PC (Project coordinator ใช่ไหมคะ) มาเข้าประชุมด้วยค่ะ และได้เล่าถึงทักษะ convening skill ของเธอให้ฟัง ก็จะมี

น้องไก่ หรือ คุณพัชราภรณ์ เล่าว่า

ในฐานะที่ไก่เป็นผู้ปฏิบัติ เพราะว่าในเรื่องนโยบาย วาระการประชุม PM จะเป็นผู้ดูแล ว่าจะประชุมเรื่องอะไร และมีวาระอะไรบ้างที่จะเข้าประชุมกัน
แต่เรื่องของการจัดเตรียมการประชุมทาง PC จะเป็นคนดูแล ตั้งแต่เชิญประชุม ติดต่อเลขาฯ
นี้คือ ที่ได้ความสัมพันธ์มา กับเลขาฯ ของผู้บริหาร จะสนิทกันมากขึ้น เพราะว่าโทร. ไปบ่อย
และในเรื่องการประชุม ต้องทำให้สำเร็จให้ได้ คือ ต้องโทรเชิญทุกคนให้เข้ามาประชุมให้ได้ ที่ PM ต้องการ คนที่เป็น Key person ก็ต้องดูวันของเขาให้เรียบร้อย
ส่วนเรื่องความเรียบร้อยในห้องประชุม ก็ต้องดูแลทุกอย่าง ในการสร้างความสะดวกสบายให้กับผู้เข้าร่วมประชุม ไม่ว่าเขาต้องการอะไรก็จะช่วยดูแล
และเรื่องของความประทับใจ ก็ต้องสร้างความประทับใจให้ในการเข้ามาประชุมด้วย ... อย่างเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ก็ต้องดูเรื่องอาหารด้วย อย่างเช่นบางคน บางท่านทาน หรือไม่ทานอะไร ก็ต้องทราบ อาจารย์ผู้ใหญ่บางท่านทานมังสะวิรัติ หรือไม่ทานเนื้อ ก็ต้องทราบ เพราะว่าต้องประสานงานกับแม่บ้าน

คุณอลิสา เขตคาม ช่วยเล่าเพิ่มเติมว่า

ในตัวคนที่เป็นเลขา หรือเจ้าของงาน ระหว่างการประชุมต้องมองไปข้างหน้าให้ได้เลยว่า ในการประชุมวันนี้มีเนื้อหาอะไรต้องตามต่อ หรือคนไหนที่เห็นแววว่า เอาจริง ก็รีบจีบ หรือว่าเกี่ยวเขาเป็นเพื่อน คือ ขอความรู้ และสิ่งต่างๆ จากเขา พอเสร็จจากการประชุม เราก็คุยกับเขา เกริ่นกับเขาไปเลย เราก็จะได้เพื่อน

เราต้องมองให้ออกว่า หลังจากการประชุมครั้งนี้ ครั้งหน้าจะมีอะไร เนื้ออะไร ใครจะมาเข้าร่วม ใครพอจะมีแววบ้างต่อไปเลย