KM & CoPs in MSU.(2) - กลุ่มที่ 1

นำเสนอจุดเด่น เพื่อเป็นตัวอย่าง

      ขอบันทึกต่อเนื่องจากครั้งก่อนนะค่ะ คือสืบเนื่องจากการประชุมปฏิบัติการ KM : การพัฒนาระบบควบคุมภายใน มหาวิทยาลัยมหาสารคาม เมื่อวันศุกร์ที่ผ่านมา ได้มีการแบ่งกลุ่มปฏิบัติการวิพากษ์การจัดวางระบบควบคุมภายในและการรายงานการควบคุมภายในของหน่วยงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม โดยมีเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน คือคุณกฤตยาวดี เกตุวงศา ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวย นั้น

ในส่วน กลุ่มที่ 1 ได้เริ่มด้วยการให้แต่ละคนได้แนะนำตัวกันก่อนว่ามาจากหน่วยงานไหน เนื่องจากในกลุ่มจะประกอบด้วยหน่วยงาน คณะ /เสริมศึกษา(วิสาหกิจ)/กองที่สังกัดสำนักงานอธิการบดี ทั้งหมด 14 หน่วยงาน

      
              สมาชิกกลุ่มที่ 1                                  คุณจักรินทร์ ตัวแทนจากกองคลังฯ

         จากนั้นจะเป็นการผลัดกันเล่าเรื่องในการจัดวางระบบการควบคุมภายในและการจัดทำรายงานการควบคุมภายในตามระเบียบข้อ 6 ที่จัดส่ง สตง.ไปแล้ว ว่าหน่วยงานแต่ละหน่วยงานมีการจัดทำอย่างไร และมีปัญหา-อุปสรรคอะไรบ้าง  รวมถึงหน่วยงานที่ได้รับการประเมินจากผู้ประเมินภายนอกหน่วยงาน(หน่วยตรวจสอบภายใน มมส.) ที่มีผลการประเมินในระดับดี-ดีมากนั้น มีการจัดทำอย่างไร และให้แต่ละหน่วยงานเสนอความเห็นในการแก้ไขปัญหาซึ่งกันและกัน ซึ่งบรรยากาศในการประชุมในระยะเริ่มแรกค่อนข้างที่จะเป็นทางการ แต่พอเมื่อใช้ระยะเวลาในการพูดคุยมากขึ้น ก็เริ่มที่จะมีการแลกเปลี่ยนและเสนอความคิดเห็นมากขึ้น จะมีเพียงตัวแทนบางหน่วยงานที่ไม่กล้าที่จะเสนอความคิดเห็นเท่าที่ควร ซึ่งจุดนี้คงจะต้องนำไปคิดต่อสำหรับส่วนของคุณอำนวยรวมไปถึงผู้จัดการประชุมในครั้งต่อไปว่าทำอย่างไรจึงจะทำให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นกันได้อย่างทั่วถึงมากขึ้น            
          และก่อนจบการแบ่งกลุ่มวิพากษ์ในวันนั้น แต่ละหน่วยงานได้มีการสรุปจุดดีและเด่นของตนเองเพื่อให้หน่วยงานอื่นสามารถนำไปปรับใช้ได้ รวมไปถึงจะทำอะไรต่อไปหลังจากการประชุมในครั้งนี้ ซึ่งได้ผลสรุปดังนี้

          คณะเภสัชศาสตร์    จุดเด่น คือมีการมอบหมายงานที่ชัดเจนตามโครงสร้าง โดยมีเลขานุการคณะฯเป็นผู้รับผิดชอบ
                                       สิ่งที่จะทำหลังจบการประชุม คือเพิ่มความเข้าใจในเรื่องการควบคุมภายในให้แก่บุคลากรและให้บุคลากรในหน่วยงานเป็นผู้ที่สามารถระบุได้ว่าจุดเสี่ยงของตนอยู่ที่ตรงไหนได้ในแต่ละงาน
          บัณฑิตวิทยาลัย       จุดเด่น คือมีการแบ่งงานที่ชัดเจนและในปการจัดวางระบบควบคุมภายในจะเป็นการทำงานร่วมกัน โดยมีผู้ประสานงานเป็นหลักในการรวบรวม
                                        สิ่งที่จะทำหลังจบการประชุม คือจะเพิ่มพูนความรู้ให้แก่บุคลากรในหน่วยงานเพื่อจะได้คะแนนในการประเมินที่สูงขึ้นในครั้งต่อไป          
           คณะแพทยศาสตร์     จุดเด่น ยังไม่มีเนื่องจากขาดความรู้ความเข้าใจในการจัดวางการควบคุมภายใน
                                          สิ่งที่จะทำหลังจบการประชุม คือเพิ่มความเข้าใจในเรื่องการควบคุมภายในให้แก่บุคลากร         

          กองคลังและพัสดุ     จุดเด่น คือให้แต่ละงานมีส่วนร่วมในการวิเคราะห์ความเสี่ยงของตนเอง โดยแยกออกเป็นด้านๆและมีคณะก รรมการมาวิเคราะห์ผลการประเมินร่วมกัน
                                        สิ่งที่จะทำหลังจบการประชุม คือในการประเมินความเสี่ยงในรอบต่อไปจะทำการประเมินลึกลงไปในรายละเอียดของงานแต่ละงานเพื่อความครบถ้วนครอบคลุม
          กองทะเบียน            จุดเด่น คือผู้บริหารของหน่วยงานควบคุมกำกับดูแลอย่างต่อเนื่อง ได้จัดทำแบบสอบถามและตอบแบบสอบถามและนำเสนอผู้บังคับบัญชาทุกครั้ง ปัจจุบันมีผู้ดูแลรับผิดชอบงานควบคุมภายใน จำนวน 5 คน
                                        สิ่งที่จะทำหลังจบการประชุม คือเพิ่มความเข้าใจในเรื่องการควบคุมภายในให้แก่บุคลากร
          โครงการอนุรักษ์ใบลาน จุดเด่น คือขนาดหน่วยงานมีขนาดเล็กแต่ยังขาดความรู้ความเข้าใจและบุคลากรที่จะมารับผิดชอบด้านนี้โดยตรงยังไม่มีเนื่องจากมีเจ้าหน้าที่น้อย
                                            สิ่งที่จะทำหลังจบการประชุม คือเพิ่มความเข้าใจในเรื่องการควบคุมภายในให้แก่บุคลากร         
           ฟาร์มมหาวิทยาลัยฯ     จุดเด่น ยังไม่มีเนื่องจากขาดความรู้ความเข้าใจและที่ผ่านมาบุคลากรโดยส่วนใหญ่เป็นนักวิชาการฟาร์ม ทำให้ไม่ให้ความสนใจเท่าที่ควรและหน่วยงานมีระบบการบริหารงานภายในแตกต่างจากหน่วยงานอื่น                                          
                                            สิ่งที่จะทำหลังจบการประชุม คือเพิ่มความเข้าใจในเรื่องการควบคุมภายในให้แก่บุคลากร         
          กองบริการการศึกษา  จุดเด่น คือหน่วยงานมีลักษณะการทำงานเป็นทีม
                                          สิ่งที่จะทำหลังจบการประชุม คือเพิ่มความเข้าใจในเรื่องการควบคุมภายในให้แก่บุคลากร         
          คณะศึกษาศาสตร์   จุดเด่น คือเป็นหน่วยงานที่มีขนาดใหญ่แต่มีโครงสร้างการบริหารงานที่ชัดเจนและมีการมอบหมายงานด้านการตรวจสอบภายในที่ชัดเจน
                                       สิ่งที่จะทำหลังจบการประชุม คือกระตุ้นความเข้าใจและความสนใจเกี่ยวกับการควบคุมภายในแก่บุคลากรและมีการกำหนดขอบข่ายงานที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น
          คณะมนุษยศาสตร์    จุดเด่น คือมีโครงสร้างการบริหารงานที่ชัดเจน มีการเรียนการสอนที่หลากหลายและบุคลากรมีความรู้ความสามารถ
                                        สิ่งที่จะทำหลังจบการประชุม คือกระตุ้นให้บุคลากรในหน่วยงานมีความรู้ความเข้าใจมากขึ้น
           กองส่งเสริมการวิจัยฯ    จุดเด่น คือบุคลากรมีจำนวนน้อย และมีการแบ่งสายงานที่ชัดเจน
                                            สิ่งที่จะทำหลังจบการประชุม คือจัดทำแบบสอบถามสำหรับการประเมินความเสี่ยงใช้ในหน่วยงาน เนื่องจากที่ผ่านมายังไม่มีการจัดทำ
           ศูนย์หนังสือ มมส.     จุดเด่น ยังไม่มีเนื่องจากขาดความรู้ความเข้าใจในการจัดวางการควบคุมภายใน
                                          สิ่งที่จะทำหลังจบการประชุม คือเพิ่มความเข้าใจในเรื่องการควบคุมภายในให้แก่บุคลากร         

ซึ่งสำหรับการสรุปจุดเด่นต่างๆเหล่านี้ต้องขอขอบคุณ"คุณลิขิต"คือคุณกรวิภา เทียมวงศ์ แห่งกองบริการการศึกษา

สรุปประเด็นจากกลุ่มที่ 1  คือ โดยส่วนใหญ่หน่วยงานมีการจัดวางระบบควบคุมภายในแต่ยังไม่ครบถ้วนทุกกระบวนงานตามโครงสร้างของหน่วยงานและการออกแบบสอบถามการควบคุมภายในยังไม่ครบถ้วนรวมไปถึงความเข้าใจในเรื่องการควบคุมภายในของบุคลากรในหน่วยงานยังไม่กว้างขวางและสิ่งที่จะทำหลังจบการประชุม คือเพิ่มความเข้าใจในเรื่องการควบคุมภายในให้แก่บุคลากรและจัดทำแบบสอบถามการควบคุมภายในให้ครบถ้วนครอบคลุมตามโครงสร้างมากขึ้น

                                                                                            auditor03 msu. 

[บอย สหเวช]

ขอชื่นชมการทำงานด้านการควบคุมภายในของม.มหาสารคาม ซึ่งน่าสนใจมากครับ ในการร่วมด้วยช่วยกันครับ

[auditor03 msu.]

ขอบคุณค่ะคุณบอย ถ้ารูปแบบการเขียนบันทึกดูคุ้นๆตาก็อย่าว่านะค่ะ เพราะเป็นมือใหม่ เลยดูตัวอย่างการเขียนที่ดีๆจากรุ่นพี่หน่ะค่ะ

[Charatsri]

       ได้อ่านการควบคุมภาพในของ มมส.และในฐานะที่เป็นกรรมการของมข.ที่ต้องรวบรวมส่งรายงานแล้ว รู้สึกว่าของเรายังไม่มีเคลือข่ายเหมือน มมส.  สักวันคงจะไปเยี่ยมชมเวลามีการประชุมฝากบอกเคลือข่ายของมมส.ถ้าได้กระบวนการที่จัดเจนกรุณารีบแจ้งเราขออนุมัติให้ทีมจากมข.ไปศึกษาทันที

[auditor03 msu.]

ขอบคุณทางมข.มากค่ะที่ให้ความสนใจในการควบคุมภายใน ของมมส. ยินดีที่จะแลกเปลี่ยนความรู้กับทางมข.ค่ะ  และสามารถติดตามความเคลื่อนไหวทางด้านการควบคุมภายในได้ทาง ชุมชุน:ตรวจสอบภายใน มมส. ค่ะ