AAR ชุมชนสำนักงานเลขานุการ : OKM (1)

   เมื่อวันศุกร์ที่ผ่านมา ชุมชนสำนักงานเลขานุการ ได้มีการพบปะกันแบบ F2F โดยหน่วยประกันคุณภาพของมหาวิทยาลัยได้ให้ความอนุเคราะห์คนคอเดียวกันของสายสนับสนุนได้มีโอกาสพบปะกัน ลำพังคนตัวเล็ก ๆ อย่างผมคงไม่อาจสามารถทำได้  และผมได้เขียนบันทึกจากประสบการณ์ในวันนั้นลงใน Blog  (Link)

    หลังจากที่ได้มีการทำกิจกรรมดังกล่าวแล้ว ผมให้ทุกคนเขียน AAR ลงในกระดาษ ทบทวนการดำเนินกิจกรรม KM ในวันนี้ก่อนที่จะส่งไมค์ให้ทุกคนพูดออกมาจากใจ

     AAR ชุมชนสำนักงานเลขานุการ (OKM) จากบันทึกที่ทุกคนเขียนในกระดาษ

• คาดหวังอะไรจากการมาครั้งนี้
  - ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ และรู้จักเพื่อนร่วมงานมากขั้น และเห็นเทคนิคต่าง ๆ ในการทำงาน
  - ได้รับรู้ความสำเร็จของเพื่อน ๆ ที่อยู่หน่วยงานอื่น ๆ
  - ไม่ได้คาดหวังอะไร เพราะไม่เคยเข้าร่วมประชุม KM เลย เป็นตัวแทนมา คิดว่าเป็นการ
    บรรยายมานั่งฟัง ๆ ๆ แลกเปลี่ยนความรู้กันในแต่ละคณะ
  - แลกเปลี่ยนเรียนรู้ และวิธีการทำงานและพัฒนางานด้านประกันคุณภาพการศึกษาใหม่ ๆ  
    และแนวทางเกณฑ์การตัดสิน องค์ 10
  - ได้ทราบถึงเกณฑ์การตัดสิน องค์ 10
  - คาดหวังว่าจะได้แนวทางในการทำ QA ของสำนักงานเลขานุการคณะ ในองค์ประกอบที่
    10
  - แลกเปลี่ยนความรู้กับหน่วยงานอื่น จากงานที่ปฏิบัติอยู่ ว่างานกับคณะที่เราทำอยู่ แตก
    ต่างจากงานที่อื่นทำอย่างไร จะได้นำมาเล่าสู่กันฟัง เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน
  - คิดว่าจะได้รับความรู้ ไปพัฒนาคณะวิศวฯ ให้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม
  - หวังว่าจะได้มาแลกเปลี่ยนความรู้กับหน่วยงานอื่น
  - หวังว่าคงได้รับรู้ "ชุมชนสำนักงานเลขานุการ" เพราะไม่ทราบรายละเอียดมาก่อน
  - การสร้างเครือข่ายจากผู้ทำงานด้านเดียวกัน
  - คาดหวังจะได้รับประโยชน์อย่างมากในการมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกัน โดยได้แชร์
    ความคิดที่หลากหลาย หากเป็นข้อดีก็นำไปปฏิบัติ และพัฒนา
  - พบปะแลกประสบการณ์ด้านต่าง ๆ
  - ได้รู้จ้กเพื่อน ๆ ร่วมงานจากหน่วยงานจริง ๆ (เป็นการสร้างเครือข่ายใยแมงมุม)
  - แนวทางการจัดทำคู่มือด้านการปฏิบัติงาน
  - การรับความรู้ด้านการปฏิบัติงานธุรการในด้านต่าง ๆ รู้จักเพื่อน ๆ ที่ทำงานด้านธุรการ
  - ได้รับความรู้ / ประสบการณ์ในการทำงานของแต่ละคน   
  
• สิ่งที่ได้เกินคาดจากการมาครั้งนี้
  - ได้รับความรู้ที่หลากหลาย นอกจากงานที่รับผิดชอบ
  - ได้รับผลเกินกว่าที่คาดไว้
  - ได้รับความรู้ใหม่ ๆ จากคณะต่าง ๆ ที่สามารถนำไปปรับใช้ให้เป็นประโยชน์กับคณะตัวเอง
    ได้ (สูตรการคิด FTES , การติดตามแผน online , การทำคู่มืองานนโยบาย)
  - ทราบว่าคณะอื่น ๆ เค้าพัฒนากันไปเยอะแล้ว และทราบถึงวิธีการพัฒนางาน
  - ได้รับรู้ระบบการพัฒนา ด้านการประกันคุณภาพของคณะอื่น ๆ
  - มีผู้บริหารระดับเลขานุการคณะและหัวหน้างาน ได้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน ตลอดจน
    ขอเอกสารซึ่งกันและกัน อีกทั้งเกิดความสัมพันธ์อันดีต่อกัน
  - สำหรับงานที่เราทำอยู่ แม้ว่าจะเป็นงานลักษณะเดียวกัน แต่ว่าแต่ละที่ก็มีการปฏิบัติไม่
    เหมือนกัน ก็ทำให้ได้รับความรู้เพิ่มขึ้นกว่าเดิม
  - คณะวิศวฯ คิดว่างานธุรการที่ทำอยู่ดีแล้ว พอได้มาพูดคุยและฟังสมาชิกของธุรการพูดคุย
    แล้ว คิดว่าดีมากจริง ๆ เช่น คณะเกษตร , คณะศึกษาศาสตร์ , คณะวิทยาศาสตร์การ
    แพทย์ และคณะอื่น ๆ ที่ไม่ได้เอ่ยชื่อ
  - ได้รับความรู้หลากหลาย รู้วิธีการทำงานอื่น ๆ ที่เราไม่เคยทำมาก่อน รู้วิธีการทำงานที่ทำ
     อย่างไรให้งานประสบความสำเร็จ
  - เนื่องจากได้มากกว่า 1
  - ข้อแนะนำ และการแก้ไขปัญหาการทำงานที่เรากำลังแก้ไข  (ทราบทางเลือกเพื่อ
    นำไปปรับปรุงงาน)
  - ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ นำเอาข้อดีของแต่ละหน่วยงานมาประยุกต์ใช้ เพื่อนำไปพัฒนางาน
     ให้ดียิ่งขึ้นต่อไป
  - ได้แนวคิดใหม่จากหน่วยงานต่าง ๆ ที่ได้พัฒนางานของตนเอง
  - ทีมงานสายสนับสนุนมีความเข้มแข็งในด้านการดำเนินการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและ
     กัน
  - ได้รับความรู้เกี่ยวกับความก้าวหน้าของหน่วยธุรการจากหน่วยงานอื่น ๆ ในการใช้ระบบ
    อิเล็กทรอนิกส์มาใช้กับงานสารบรรณ เช่น คณะเกษตรฯ คณะศึกษาศาสตร์
  - มีการแลกเปลี่ยนประสบการณ์และความรู้ของแต่ละคน/แนวคิดในการทำงาน
  
• สิ่งที่ได้น้อยกว่าความคาดหวัง      
  - ไม่มีเพราะไม่ได้คาด
  - แนวทางจากเกณฑ์การตัดสิน องค์ 10
  - รายละเอียดภารกิจหลักของแต่ละสนง.
  - คิดว่าคงจะไม่มี
  - ไม่มีเลยค่ะ
  - เมื่อได้มากแล้ว ข้อ 3 จึงไม่มี
  - ไม่มี (เพราะไม่ได้คาดหวังสูง จึงไม่น้อยกว่าที่คิด) เพราะเวลาเพียงครึ่งวัน ถือว่าได้มาก
    เพียงพอแล้ว
  - ไม่มี  
  
• สิ่งที่จะกลับไปทำจากการมาในครั้งนี้   
  - ไปปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น เช่น การติดตามประเมินแผนแบบ Online
  - อยากกลับไปจัดประชุมสมาชิกทุกคน เพื่อปรึกษาหารือในการนำผลที่ได้จากการมาใน
    วันนี้เพื่อปรับใช้ในการพัฒนาหน่วยงานให้เกิดความเจริญก้าวหน้ายิ่งขึ้น
  - ปรับปรุงไปใช้ให้ได้ประโยชน์มากขึ้น
  - การติดตามแผนแบบใหม่
  - การทำคู่มืองานนโยบาย
  - อยากกลับไปทำแผนกลยุทธ์ และแผนพัฒนาบุคลากรสายสนับสนุน
  - ก็จะกลับไปพัฒนางานของสนง.และคณะต่อไป
  - จะกลับไปทำ QA ของสำนักงานเลขานุการคณะ ในองค์ประกอบ 10
  - ก็จะนำความรู้ที่ได้เป็นแนวทางไปปรับประยุกต์ใช้ให้เข้ากับงานที่ทำอยู่ให้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม
  - จะกลับไปพัฒนางานธุรการให้รวดเร็วยิ่งขึ้น และทันสมัย และมีความประหยัดทรัพยากร
    ให้มากขึ้นเท่าที่ได้รับความรู้มา และจะประยุกต์ใช้กับงานทุกงานค่ะ
  - ไปเล่าถึงระบบการทำงานจากตัวอย่างหน่วยงานที่ประสบผลสำเร็จให้เพื่อนร่วมงานที่คณะ
    เพื่อร่วมหารือนำมาปรับใช้ต่อไป
  - จะนำ "การติดตามโครงการ Online ของคณะวิทยาศาสตร์การแพทย์ไปปรับใช้ ให้
     e-mail-address แลกเปลี่ยนกันเรียบร้อยแล้ว
  - ปรับปรุงงานด้านการติดตามประเมินผลการปฏิบัติงาน
  - คิดว่าจะกลับไปพัฒนางานธุรการให้ดียิ่งขึ้น โดยการจะนำระบบ MIS ที่คณะเกษตรฯ จะใช้
    ในวันที่ 1 พฤษภาคม 2549 นี้ มาเป็นแนวทางในการพัฒนาและจะใช้ระบบการสแกน เพื่อ
    ลดกระดาษ ประหยัดกระดาษ ซึ่งขณะนี้คณะศึกษาก็พัฒนาไปได้มากแล้ว (มีคู่มือ มีระบบ
    อิเล็กทรอนิกส์ และกำลังจะประเมินความพึงพอใจในการใช้บริการฯ)
  - นำในสิ่งที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กลับไปพัฒนางานต่าง ๆ ของคณะ
  - สิ่งที่ได้เสนอให้ผู้บริหารทราบ
  - พัฒนาระบบงานสารบรรณ การลงรับหนังสือโดยใช้ระบบอิเลคทรอนิกส์ และจะนำเรื่อง
    เล่าต่าง ๆ จากวันนี้ ไปเล่าให้เพื่อน ๆ สนง. ได้รับฟังในการประชุมประจำเดือน สนง.
  - กลับไปพัฒนาในงานของตัวเองให้ดี และมีคุณภาพมากยิ่งขึ้น 
    

บอย

ชุมชนสำนักงานเลขานุการ