การจัดการการเปลี่ยนแปลง

การจัดการการเปลี่ยนแปลง  :  ทางรอดขององค์กรในศตวรรษที่ 21

ดร.กุลเชษฐ์  มงคล

 

องค์กรที่รอด  คือองค์กรที่เปลี่ยนแปลง

                ผู้บริหารในองค์กรธุรกิจและองค์กรภาครัฐในศตวรรษที่ 21  ต่างพยายามคาดเดาและรอคอยอย่างใจจดใจจ่อว่า   ว่ามีสถานการณ์อะไรรอคอยพวกเขาอยู่ข้างหน้า  สภาพแวดล้อมต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกขององค์กรมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา  โดยการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้มีอัตราเร่งเร็วขึ้นเรื่อย ๆ   กลยุทธ์ทางการบริหารจัดการที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน   ซึ่งเคยทำให้องค์กรประสบผลสำเร็จมาตลอด  อาจกำลังเป็นกลยุทธ์ที่นำพาองค์กรไปสู่ความพ่ายแพ้และเสียหายในอนาคต   Philip  Kotler  ศาสตราจารย์  และผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดจาก  Northwestern University  ตั้งข้อสังเกตว่า  ในโลกของการแข่งขันที่รุนแรงนี้  มีบริษัทอยู่เพียงสองประเภท   คือ บริษัทที่มีการเปลี่ยนแปลง  และบริษัทที่ล้มละลาย  หรือหายสาบสูญไปจากวงการธุรกิจ ในอดีตบริษัทอาจจะปรับปรุงเปลี่ยนแปลงและพัฒนาองค์กร  โดยใช้ผลงานของตัวเองเป็นเกณฑ์  แต่ในปัจจุบันบริษัทจำเป็นต้องปรับปรุง โดยใช้บริษัทคู่แข่งเป็นตัวเปรียบเทียบ  จุดเน้นของการบริหารในยุคที่มีการเปลี่ยนแปลง  จึงต้องเริ่มปรับทิศทางจากบริษัทหรือองค์กรที่เคยสนใจเฉพาะเรื่องการจัดการในประเทศ  ก็จำเป็นต้องให้ความสนใจกับการจัดการในระดับโลก  (Global  Management)  และสภาพแวดล้อมภายนอกต่างๆ  เพิ่มมากขึ้น  จากบริษัทที่เน้นการจัดการองค์กรแบบจากบนลงสู่ล่าง  (Top  Down)  และรวมอำนาจ  (Centralization)  ก็อาจจำเป็นที่จะต้องเปลี่ยนแปลงเป็นแบบกระจายอำนาจ  (Decentralizaiton)  เป็นต้น

 

การเปลี่ยนแปลงในองค์กรภาครัฐ

                ความจำเป็นในการจัดการเปลี่ยนแปลงนั้น  ครอบคลุมและแผ่ขยายไปถึงองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร  (Non  Profit  Organization)  และองค์กรภาครัฐ  (Public Sector)  ด้วยองค์กรทั้งสองประเภทนี้  ต่างมีความจำเป็นต้องปฏิรูประบบการบริหารจัดการ  เพื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์และสภาพแวดล้อมในปัจจุบันเช่นเดียวกัน  องค์กรธุรกิจ  แบบจำลอง  (Model)  กระบวนทัศน์  (Paradigm)  ด้านการจัดการภาครัฐแนวใหม่  (New  Public  Management)  ถูกคิดค้นขึ้นจากนักวิชาการต่าง ๆ ทั้งในกลุ่มประเทศแองโกลเซลติก  รวมถึงประเทศอังกฤษ  ออสเตรเลีย  นิวซีแลนด์  และจากประเทศมหาอำนาจอย่างสหรัฐอเมริกา  แนวความคิดด้านการบริหารจัดการสมัยใหม่  เช่น  การบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์  (Result  Based  Management)  การจัดจ้างจากภายนอก  (Outsourcing)  ระบบข้อตกลงเกี่ยวกับสมรรถนะและความสามารถในการทำงาน  (Performance  Agreement  System)  รวมถึงระบบการบริหารงานและประเมินผลทั่วทั้งองค์กร  (Balanced  Scorecard)  ถูกนำมาปรับใช้กับองค์กรภาครัฐ  ทั้งนี้เพื่อปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงการจัดการของภาครัฐ  ให้มีการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ  และสามารถตอบสนองความต้องการของประชาชนในประเทศได้อย่างรวดเร็วและทั่วถึง

 

ปัจจัยแห่งความสำเร็จในการจัดการกับการเปลี่ยนแปลง

                คนจำนวนมากมีความเชื่อว่า “การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องยาก”  ซึ่งในความเป็นจริง  การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องที่ยากทั้งในด้านความคิดและการปฏิบัติ  โดยสาเหตุเบื้องต้นของความยากนั้น  ได้แก่การเปลี่ยนแปลงทำให้องค์กรและบุคคลในองค์กรต้องเผชิญกับปัญหาต่าง ๆ  ที่จะเข้ามาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้  เช่น  ปัญหาเกี่ยวกับคนหรือปัญหาเกี่ยวกับความไม่แน่นอนที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต ความเป็นจริงอีกประการหนึ่งคือ  องค์กรทุกแห่งมีการเปลี่ยนแปลงไม่มากก็น้อยมาตลอดตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน  เพียงแต่ในปัจจุบันการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นทวีความรุนแรงและรวดเร็วมากขึ้นกว่าในอดีต  ทำให้เราสามารถมองเห็นถึงการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง  (Resistance  to  change)  ได้ชัดเจนมากขึ้น

                คำถามใหม่ก็คือ  แล้วจะมีวิธีการลดแรงต้านจากการเปลี่ยนแปลงได้อย่างไร

                ถ้าคนในองค์กรมีความเข้าใจถึงคำถามพื้นฐานคือ

1.        อะไรเป็นตัวแปรสำคัญที่จะนำความสำเร็จมาสู่องค์กร

2.        ทำอย่างไรจึงจะนำมาซึ่งความสำเร็จขององค์กร

3.        ใครเป็นบุคคลที่จะนำความสำเร็จมาสู่องค์กร

ก็จะช่วยให้มีแนวทางการจัดการกับแรงต้านการเปลี่ยนแปลงให้ลดลงหรือหมดไปได้   นอกเหนือจากการพยายามขจัดการต่อต้านที่เกิดขึ้นแล้ว   ความเข้าใจของคนในองค์กรที่มีต่อการเปลี่ยนแปลง  ความร่วมมือของคนในองค์กร  รวมถึงกระบวนการในการออกแบบและจัดระบบการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพ  ก็เป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จในการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงด้วย

Robert  Jacobs  ผู้แต่งหนังสือ  Real  Time  Strategic  Change  ได้อธิบายถึงลำดับกระบวนการในการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพไว้ 3 ขั้นตอน  ดังนี้

1.        การสร้างความน่าเชื่อถือและการสร้างเครื่องมือในการวัดผลที่มีประสิทธิภาพ ในการวัดความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลง

2.        การคิดค้นวิธีการหรือแผนการเปลี่ยนแปลงใหม่ ๆ ที่มีความหลากหลายและเหมาะสมต่อองค์กร

3.        การรับผิดชอบต่อแผนปฏิบัติการที่วางไว้อย่างเคร่งครัด

 

การเปลี่ยนแปลงที่ควบคุมไม่ได้

                องค์กรแต่ละองค์กรมีระดับความสำเร็จและความล้มเหลวในการเปลี่ยนแปลงไม่เท่ากันบางบริษัทอาจจะประสบความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลงองค์กรอย่างรวดเร็ว  ในขณะที่บางบริษัทอาจจะประสบความล้มเหลวโดยสิ้นเชิง  ระดับความสำเร็จของการบริหารการเปลี่ยนแปลง  นอกจากจะขึ้นอยู่กับองค์ประกอบต่าง ๆ ที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  ยังขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมต่าง ๆ ที่ไม่สามารถควบคุมได้  (Uncontrollable Factors)  เช่น สภาพแวดล้อมทางด้านการเมือง  เศรษฐกิจ  สังคม  และวัฒนธรรม  ทำให้การเปลี่ยนแปลงขององค์กรไม่ประสบผลสำเร็จตามที่องค์กรได้ตั้งเป้าหมายไว้

                ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนในองค์กรภาครัฐของประเทศไทยก็พยายามจะปฏิรูประบบราชการ โดยนำเอาแบบจำลองการจัดการภาครัฐแนวใหม่ที่กล่าวข้างต้นมาเป็นต้นแบบในการเปลี่ยนแปลง  เนื่องจากองค์การภาครัฐประสบปัญหาและอุปสรรคต่าง ๆ มากมาย  เช่น ความไม่ร่วมมือของข้าราชการ  การขาดเครื่องมือวัดผลที่มีประสิทธิภาพความไม่มั่นคงทางการเมือง  เป็นต้น  ซึ่งปัญหาเหล่านี้ทำให้แผนการต่าง ๆ ได้ศึกษาและวางไว้ไม่สามารถนำไปปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง  และชัดเจนทำให้การปฏิรูประบบราชการของประเทศไทยยังดูคลุมเครือ  และไม่ประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายที่ได้วางไว้ จึงอาจกล่าวได้ว่า  องค์กรที่ต้องการความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลง  จำเป็นต้องมีการวางแผนที่ดีจากผู้บริหารโดยผู้บริหารต้องสร้างความเข้าใจถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงรวมถึงสร้างความเชื่อมั่นให้กับบุคลากรในองค์กรนอกจากนี้  ผู้บริหารยังต้องมีวิสัยทัศน์ที่กว้างไกล  รวมทั้งมีความสามารถในการบริหารจัดการองค์การให้มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับสภาพแวดล้อมภายนอกที่เปลี่ยนแปลงได้