สรุปบทเรียนจากการดูงานที่ บริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน)
เมื่อวันที่ 21 กรกฎาคม 2551 ทีมงานจัดการความรู้ (KM Team) และทีมงานเครือข่ายการจัดการความรู้ (KM Team Work) ร่วมกิจกรรมการดูงานด้านการจัดการความรู้ที่บริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน) ได้เห็นตัวอย่างการจัดการความรู้ที่เป็นระบบโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยมาเป็นเครื่องมือในการบริหารข้อมูลความรู้ขององค์กรและการให้ความสำคัญกับการพัฒนาองค์กรสู่ความเป็นเลิศเพื่อเป็นผู้นำบนเวทีการแข่งขันด้านธุรกิจพลังงานระดับชาติ
บริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน) เป็นองค์กรผู้นำในวงการธุรกิจพลังงานของประเทศ โดยได้นำเสนอให้ผู้เข้าร่วมการดูงานมองเห็นภาพรวมของภารกิจด้านพลังงานที่บริษัทรับผิดชอบดำเนินอยู่ เพื่อปูพื้นฐานไปสู่แนวทางการพัฒนาศักยภาพขององค์กรให้สามารถรองรับการพัฒนาธุรกิจที่ต้องแข่งขันกับคู่แข่งทั้งภายในและและบนเวทีโลก
การดำเนินการด้านการจัดการความรู้ของ ปตท. จำแนกการจัดการความรู้ออกเป็น 2 ส่วน คือ ความรู้ ( Knowledge) กับ การบริหารจัดการ ( Management) ทั้งนี้ ในส่วนของ Kเป็นทรัพยากรที่มีอยู่ในทุกองค์กร ส่วน M เป็นกระบวนการที่แต่ละองค์กรจะเลือกใช้กลยุทธ์อย่างไรในการบริหารจัดการให้สอดคล้องกับบริบทขององค์กรให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับเป้าหมายขององค์กร
ปตท. มีการกำหนดเป้าหมายการจัดการความรู้ให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรในการดำเนินการธุรกิจข้ามชาติด้านพลังงาน และเป็นผู้นำด้านพลังงานในภูมิภาค โดยมุ่งเน้นการมีระบบการบริหารจัดการที่เป็นเลิศ (OperationExcellenceto High Performance Organization) เพื่อให้
“เป็นองค์กรที่ประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง มีผลงานโดดเด่นเป็นที่ยอมรับในกลุ่มอุตสาหกรรมเดียวกัน สร้างผลตอบแทนทางธุรกิจและผลตอบแทนต่อผู้มีส่วนได้เสียอย่างยั่งยืนและมีความสามารถเด่นชัดในการสร้างมาตรฐานการทำงานให้เป็นเลิศเพื่อสร้างและธำรงไว้ซึ่งความสามารถในการแข่งขันที่เหนือกว่า”
โดยมีการกำหนด PTT Characteristicsที่ยึดโยงด้วยองค์ประกอบหลัก 5 ส่วนด้วยกัน คือ ความเป็นผู้นำ (Leadership) นวัตกรรม (Innovation) การจัดการความรู้ (Knowledge Management ) เทคโนโลยีสารสนเทศ (InformationTechnology) และการบริหารจัดการที่เป็นเลิศ (OperationExcellence)
ในส่วนของผู้บริหาร นับเป็นปัจจัยสำคัญอย่างยิ่งในการผลักดันให้เกิดแรงขับเคลื่อนการพัฒนาองค์กรสู่ความเป็นเลิศ โดยประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน) ได้กล่าวไว้ว่า
“ เราต้องเอาสิ่งที่ดี ที่เป็น Excellenceในแต่ละบริษัทในกลุ่ม ปตท. มาขยายผลให้เกิดประโยชน์ โดยพลังร่วมของทุกคนจะเป็นแรงผลักดัน นำพาองค์กรสู่ความเป็นเลิศอย่างยั่งยืน” โดยที่ ปตท. ได้มองเห็นคุณค่าของการจัดการความรู้ในอันที่จะส่งเสริมพัฒนาทุนมนุษย์ ทุนทางปัญญาเพื่อพัฒนาความเข้มแข็งขององค์กรธุรกิจในกลุ่ม ปตท. ตลอดจนการเสริมขีดความสามารถในการแข่งขันในเวทีระดับต่าง ๆ
ทีมงานจัดการความรู้ ( KM Team) ของ ปตท. มาจากสายงานกลยุทธ์และพัฒนาองค์กร ซึ่งประกอบด้วยทีมงานที่มีความรู้ ความสามารถที่เปี่ยมล้น จำนวน 5 ท่าน มีการออกแบบกระบวนการจัดการความรู้ในระยะต่าง ๆ กล่าวคือ ในระยะของการเริ่มต้นมุ่งเน้นการเผยแพร่แนวคิดการจัดการความรู้ การประชาสัมพันธ์ประโยชน์ คุณค่าของการจัดการความรู้ผ่านกิจกรรมและสื่อต่าง ๆภายในองค์เพื่อสร้างความเข้าใจและตระหนักในความสำคัญโดยมีผู้บริหารระดับสูงขององค์กรให้การสนับสนุนอย่างเต็มที่
เมื่อพนักงานมีความเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญของการจัดการความรู้เพื่อการพัฒนาองค์กรสู่ความเป็นเลิศแล้ว ก็ผลักดันกลไกของการถ่ายทอด และเปลี่ยนความรู้
( Knowledge Sharing) เข้าไปให้เกิดสังคมการเรียนรู้ภายใน ปตท. โดยใช้เครื่องมือ CoPs ตามความสมัครใจในแต่ละกลุ่มธุรกิจของ ปตท. ประกอบกับการพัฒนา PTT Group KM Portalsเพื่อเป็นฐานความรู้ขององค์กร รวมทั้งเป็นแหล่งแลกเปลี่ยน เรียนรู้ในระบบ Intranet ขององค์กรด้วย
จุดเด่นของระบบการบริหารจัดการความรู้ของ ปตท. คือ มีการกำหนดผู้รับผิดชอบด้านการจัดการความรู้ไว้ในโครงสร้างอย่างชัดเจน มีการจัดสรรหน้าที่ ความรับผิดชอบในการดำเนินการในแต่ละส่วนไว้อย่างครบถ้วน ส่งผลให้ขับเคลื่อนกระบวนการจัดการความรู้ดำเนินการไปได้อย่างต่อเนื่อง มีผลสำเร็จเป็นรูปธรรม สามารถเชื่อมโยงสัมฤทธิผลของการจัดการความรู้กับผลสัมฤทธิ์ขององค์กรได้อย่างชัดเจน ทำให้กระบวนการจัดการความรู้เป็นกระบวนการที่สร้างคุณค่าแก่องค์กรและได้รับการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง
ในการดูงานที่บริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน)ในโอกาสนี้ ทีมงานจัดการความรู้ (KM Team) และทีมงานเครือข่ายการจัดการความรู้ (KM Team Work) สามารถนำประสบการณ์จากการดูงานไปปรับใช้ในการดำเนินการจัดการความรู้ของกรมฯ ได้ในหลายประเด็น ดังนี้
1. การตระหนักถึงความสำคัญของการพัฒนาองค์กรของผู้บริหารระดับสูงขององค์กรเป็นปัจจัยสำคัญอย่างยิ่งในการผลักดันให้เกิดแรงขับเคลื่อนในการพัฒนาด้านต่าง ๆ โดยเฉพาะโครงการใหม่ ๆ ที่นำมาเป็นเครื่องมือในการพัฒนาขีดความสามารถขององค์กร เช่น
การจัดการความรู้ เนื่องจากทุกขั้นตอนการดำเนินการจำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนให้เกิดความพร้อมทั้งในส่วนของทีมงานที่รับผิดชอบ งบดำเนินการ ตลอดจนการติดตามความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง
2. มีการกำหนดยุทธศาสตร์ด้านการพัฒนาองค์กร และการจัดการความรู้ไว้ในแผนงานหลักขององค์กร เพื่อตอกย้ำให้พนักงานทุกระดับเห็นความสำคัญ และให้ความร่วมมือในการดำเนินการ อย่างเช่น ปตท. ให้ความสำคัญกับPTT Characteristicsที่มีองค์ประกอบหลัก
5 ส่วน คือ ความเป็นผู้นำ นวัตกรรม การจัดการความรู้ เทคโนโลยีสารสนเทศ และการบริหารจัดการที่เป็นเลิศ
3. ในขั้นตอนของการบ่งชี้ความรู้ที่จำเป็นในการปฏิบัติงานตามภารกิจขององค์กรจำเป็นต้องมีความละเอียด รอบคอบในการวิเคราะห์กระบวนงานแต่ละขั้นตอนอย่างละเอียด และเลือกกระบวนงานที่สำคัญ ส่งผลต่อผลผลิต ผลลัพธ์ตามเป้าหมายหลักขององค์กร เพื่อบ่งชี้ความรู้ที่จำเป็นในการดำเนินงานตามกระบวนการนั้น ๆ เพื่อให้ได้องค์ความรู้ที่องค์กรขาดอยู่จริง และส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติงานจริงจากการทบทวนผลการดำเนินงานขององค์กร มาดำเนินการจัดการความรู้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
4. การบูรณาการแผนงานด้านพัฒนาองค์กรเข้ากับแผนการดำเนินงานภารกิจด้านต่าง ๆ ขององค์กรให้เป็นเนื้อเดียวกัน เพื่อมิให้กระบวนการพัฒนาองค์กรมีความแปลกแยกออกจากกระบวนการปฏิบัติตามปกติ
5. กำหนดทีมงานที่มีความรู้ ความสามารถ และเชี่ยวชาญในการด้านการพัฒนาองค์กร การจัดการความรู้ และการบริหารจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อเป็นผู้รับผิดชอบหลักในการดำเนินการกิจกรรมด้านการพัฒนาองค์กร โดยจะเห็นได้ว่า ปตท. มีการระบุทีมงานผู้รับผิดชอบการจัดการความรู้ไว้ในโครงสร้างองค์กรอย่างชัดเจน และมีการจัดสรรบุคลากรที่มีคุณภาพเพื่อรองรับการปฏิบัติงานที่ต้องอาศัยผู้ที่มีความรู้ ความคิดที่เป็นระบบ ความคิดเชิงสร้างสรรค์ และคล่องตัวในการปรับเปลี่ยน และพร้อมรับรูปแบบการบริหารจัดการใหม่ที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
6. KMและ IT ต้องเดินหน้าไปพร้อมกันแยกกันเดิน แยกกันทำงานไม่ได้
