กระบวนการจัดการด้านเวชภัณฑ์ ในบทบาทของกลุ่มงานคุ้มครองผู้บริโภค สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดอุดรธานี

ซอมเบิ่ง กระบวนการจัดการด้านเวชภัณฑ์ ในบทบาทของกลุ่มงานคุ้มครองผู้บริโภค สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดอุดรธานี

 

ผู้ร่วมถอดบทเรียน ภก.สมชาย  ชินวานิชย์เจริญ  (ผม) , ภญ.ลักขณา บุญศักดิ์ (ตุ๊กตา) , คุณพัษสรา กงเพชร (พี่ต้อย)

 

                วันนี้วันจันทร์ที่ 28 กรกฎาคม 2551 หลังจากที่เลื่อนนัดมาเรื่อย (ประมาณ 2 ครั้ง ห่างกัน ครั้งละ 1 สัปดาห์ แต่ด้วยมิใช่เรื่องเร่งด่วน จึงช้าได้) กับเรื่องที่ผมนัดกับตุ๊กตาและพี่ต้อยไว้ในภารกิจที่ได้รับมอบหมายคือการเข้าไปดูเรื่องงานการบริหารเวชภัณฑ์ของกลุ่มงานคุ้มครองผู้บริโภค ซึ่งก็ต้องมีการปรับฐานข้อมูลการทำงานให้รู้เท่าทัน และมองภาพไปในทิศทางเดียวกันเสียก่อน เพื่อจะได้วางเข็มมุ่งร่วมกัน ฟังแล้วอาจจะดูน่าเบื่อ เซ็ง หรืออะไรก็ตาม แต่กว่าที่จะได้พูดคุยเราก็ต้องทำความเข้าใจความต้องการของแต่ละคน เพื่อให้มี SHARE VALUE ไปในทิศทางเดียวกัน ซึ่งผมขออนุญาตเล่าให้ฟังไว้ตรงนี้ก่อน เผื่อว่าผู้อ่านที่สนใจเรื่องการบริหารเวชภัณฑ์จะสงสัยว่า มันก็แค่บวกลบตัวเลข ขอรายงานเท่านั้นเอง จะไปซีเครียดกับมันทำใม  ก็เพราะผมคิดว่าราชการเรา น่าจะเป็น CHANGE AGENT + RISK MANEGER + ADVOCATOR แปลไทยอิสานว่า บ่ให้ชะตากรรมมากำหนด บ่อยู่บ่เซา, เหลียวเบิ่ง / ทบทวนบ่อย ๆ และเป็นหลวงต้องห่วงชาวบ้าน

และอีกอย่างด้วยงานที่รัดตัวแต่ละคน กว่าจะหาโอกาสดี ๆ ได้มีเวลาว่างที่ตรงกันและไม่ถือพี่ ถือน้อง (ไม่โอ่เข้าใส่กัน) เราถึงได้มีโอกาสสุนทรียสนทนากัน ทั้งนี้ก่อนหน้านี้ ผมได้ขอให้ทั้งสองท่านเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับสถานภาพการทำงาน สิ่งที่ทำได้ดี สิ่งที่ทำได้ไม่ดี และแนวทางแก้ไข มาเป็นข้อมูลนำเข้าเสียก่อน เราเริ่มกันประมาณ 11.00 น.แต่ตุ๊กตาค่อนข้างมีภารกิจจรเข้ามาเป็นระยะ ทำให้การพูดคุยต้องขาดเป็นตอน ๆ แต่ผมและพี่ต้อยก็พูดคุยเรื่องที่เราคุยกันได้ก่อน สรุปคืองานการบริหารเวชภัณฑ์ที่เราทำอยู่ที่กลุ่มงานคุ้มครองผู้บริโภคสำนักงานสาธารณสุขจังหวัดอุดรธานี ซึ่งต่อไปผมขอเรียกว่า “กระบวนการจัดการด้านเวชภัณฑ์ ในบทบาทของกลุ่มงานคุ้มครองผู้บริโภค สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดอุดรธานี – จวภ.คบส.อด” แบ่งออกเป็น 2 ด้าน ตามวิถีการทำงาน คือภายในกลุ่มงานเองและบทบาทของ คบส.อด. กับงานในระดับอำเภอ

ด้านการทำงาน

                ด้านที่ 1 การบริหารเวชภัณฑ์ในบทบาทของกลุ่มงานคุ้มครองผู้บริโภคสำนักงานสาธารณสุขจังหวัด พบว่าสถานภาพการทำงานมี 2 ภารกิจใหญ่ ๆ ได้แก่

                                1.1 ภารกิจด้านการทำแผนจัดซื้อระดับจังหวัด

                                1.2 ภารกิจด้านการจัดหาและกระจายยาและเวชภัณฑ์ สำหรับงบประมาณที่โอนมายังสำนักงาน

                ด้านที่ 2 การเป็นพี่เลี้ยงเพื่อสนับสนุนการทำงานบริหารเวชภัณฑ์ของโรงพยาบาล ซึ่งเภสัชกรรับผิดชอบ

                เอาละ ทีนี้มาลงรายละเอียดจากการพูดคุยกันในแต่ละด้านแต่ละภารกิจว่ามีความหนักหน่วง เหมาะสมกับปริมาณคน ปริมาณงาน อย่างไร

ด้านกำลังคน

ตรงนี้ขอให้ยึดถือว่ามีคนทำงานตรงนี้ ตรงตัว เต็มตัว เต็มเวลาคือ พี่ต้อย ก็นับว่าได้ประมาณ 35 ชม.ต่อสัปดาห์ ส่วนตุ๊กตา น่าจะครึ่ง ๆ เพราะมีงานที่ได้รับมอบหมายอื่น ๆ น่าจะนับได้ประมาณ 18 ชม.ต่อสัปดาห์ และสุดท้ายสำหรับผม น่าจะเสี้ยวเดียวของตุ๊กตา น่าจะนับได้ประมาณ 2 ชม.ต่อสัปดาห์ ซึ่งต่อไปจะได้กำหนดบทบาทภารกิจ JOB DESCRIPTION ให้ชัดเจนจริง ๆ ต่อไป และจะได้กำหนดเป้าหมายความสำเร็จเป็นระยะด้วย

รายละเอียดการทำงาน

                ด้านที่ 1 การบริหารเวชภัณฑ์ในบทบาทของกลุ่มงานคุ้มครองผู้บริโภคสำนักงานสาธารณสุขจังหวัด พบว่าสถานภาพการทำงานมี 2 ภารกิจใหญ่ ๆ ได้แก่

                                1.1 ภารกิจด้านการทำแผนจัดซื้อระดับจังหวัด วัตถุประสงค์ของภารกิจนี้คือ การจัดทำแผนและจัดทำเอกสารแจ้งให้โรงพยาบาลชุมชนทราบ    

ข้อมูลจากการพูดคุยพบว่า

ภารกิจเท่าที่คุยกันมีกระบวนการและช่วงเวลา รวมทั้งระยะเวลาการทำงาน ที่ไม่เกี่ยวกับการรอลงนามในเอกสารของผู้บังคับบัญชามีลำดับการทำงานดังนี้

  • ให้แต่ละโรงพยาบาลส่งแผนเข้ามาโดยมารูปแบบเดียวกัน (ใช้ไฟล์เดียวกัน) กำหนด 2 สัปดาห์
  • ติดตาม (จิกตาม) ให้โรงพยาบาลส่งแผนเข้ามา (สำหรับโรงพยาบาลที่ยังไม่ส่ง)  อีก 2 สัปดาห์
  • นำมาแรงกิ้ง RANGING  (ก๊อปปี้ เพสท์) ใช้เวลาประมาณ 1 วัน
  • ส่งแผนให้โรงพยาบาลอุดรธานี
  • รับผลและสำเนาส่งต่อให้โรงพยาบาล 20 แห่ง
  • รายงานให้กรมทราบ (ประมาณเดือน กพ.)

ช่วงเวลาที่ทำเริ่มจาก ตค – มีค ซึ่ง เวลาที่ใช้จริงประมาณ 35 ชม.โดยผู้รับผิดชอบคือพี่ต้อย

                โรงพยาบาลที่เป็น BEST PRACTICE คือ สร้างคอม , ทุ่งฝน 2 รพ.นี้ เล็กดี รสโต คนน้อย ทำงานดี)

 

                                1.2 ภารกิจด้านการจัดหาและกระจายยาและเวชภัณฑ์ สำหรับงบประมาณที่โอนมายังสำนักงาน ตอนแรก 2 คน พูดเป็นเสียงเดียวกันว่า “เป็นงานจร” แต่พอฟังว่าระยะเวลาการทำงานประมาณ 2 เดือนต่องบประมาณที่โอนมา เช่นงบจัดหาวิตามินของกรมอนามัย ผมมองว่าเป็นภารกิจที่ต้องบรรจุลงไปเป็นภารกิจหลัก เพียงแต่น้ำหนักจะน้อยเท่านั้นเอง เป้าหมายหลักของภารกิจนี้คือ การบริหารงบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพในการจัดหาเวชภัณฑ์ (ซื้อของดีราคาเหมาะสม)

ข้อมูลจากการพูดคุยพบว่า

กระบวนการเริ่มดังนี้

  • ทำแผนจัดซื้อ
  • จัดทำเอกสารเพื่อการสอบราคา
  • ดำเนินการสอบราคา
  • รับเข้าคลัง
  • กระจายเวชภัณฑ์

ทุกขั้นตอน รวมทั้งการรอการลงนาม ใช้เวลาประมาณ 2 เดือน โดยรวม

 

 

                ด้านที่ 2 การเป็นพี่เลี้ยงเพื่อสนับสนุนการทำงานบริหารเวชภัณฑ์ของโรงพยาบาล ซึ่งเภสัชกรรับผิดชอบ จากการที่ปีนี้ตุ๊กตาได้ออกเดินสายประเมินหน่วยบริการคู่สัญญา (โรงพยาบาล) ก็มีความเห็นว่า (ความเห็นนี้เป็นเหมือน ๆ นิโรธ – ทางออกของทุกข์ เป็นเหมือนส่องซอด  VISION หรือใครจะเอาไว้ทำ MISSION ก็ดีนะ) ความเห็นที่ว่าคือ การที่จำเป็นต้องมีเภสัชกร (ขอย้ำว่าเภสัชกร) ลงไป MONITOR การบริหารเวชภัณฑ์เต็มตัว แต่ไม่ต้องเต็มเวลา หมายถึงช่วง RUSH HOUR ของการจ่ายยา โดยเภสัชกรคนนั้นต้องเข้าถึง เข้าใจ และมีความสุข (มีเภสัชทำงานเป็น OUTPUT ทำงานอย่างมีความสุขเป็น OUTCOME)

ข้อมูลจากการพูดคุยพบว่า

                สถานภาพการทำงานบริหารเวชภัณฑ์ในโรงพยาบาลที่ทำงานได้ดี (ในมุมมองของคนที่มาคุยกันนั้น) คือถ้ามองเป็นภาพโรงพยาบาลก็คือกลุ่มโรงพยาบาลใหญ่ ๆ  ส่วนที่ยังทำได้ไม่ประทับใจ (พระเจ้าจอร์จ) เท่าไรก็เป็นกลุ่มโรงพยาบาลเล็ก ๆ ที่มีการเปลี่ยนผู้รับผิดชอบงานบ่อย ๆ (ปัญหาโลกแตก) เราคุยกันว่าอาจมีสมุทัย (สาเหตุ) มาจากการย้ายบ่อย ๆ , การไม่ส่งมอบงานอย่างจริงจัง , การไม่รับมอบงาน , หรือรับมอบมาแต่ทำตามใจตนเอง

                จึงมีคำถามว่า “ทำอย่างไรให้ กระบวนการจัดการด้านเวชภัณฑ์ ในบทบาทของกลุ่มงานคุ้มครองผู้บริโภค สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดอุดรธานี” กับการสนับสนุนการทำงานบริหารเวชภัณฑ์ของระดับอำเภอ จะมีส่องซอดอย่างไร

 

ตรงนี้ผมของถอดความจาก ผศ.ดร.ธวัช  สุทธิกุลสมบัติ พูดถึงปัญหาที่นำไปสู่การไม่เรียนรู้ ดังนี้

n      ขาดการประเมินสมรรถนะ (Organization assessment)

n      องค์กรขาดวัฒนธรรมการเรียนรู้ (Learning culture)

n      ขาดเครื่องมือแนวทางที่ทำให้เกิดความจริง (Tool)

n      ขาดแผนจัดการให้สิ่งดี ๆ ที่พูดกันเกิดขึ้นจริง (Say and do gap)

n      ขาดการบริหารจัดการเชิงวิชาการ (Academic management)

n      ขาดการพัฒนาคนที่มีความรู้จำนวนมากพอ (Critical mass)

n      องค์กรขาดความสนใจ จริงจังในเรื่องแผนและนโยบาย

n      บุคคลขาดความผูกพันในภารกิจ

n      บุคคลขาดแรงจูงใจในงาน

n      ทำงานตามแบบแผนที่คุ้นเคย ขาดการปรับเปลี่ยนในทันสมัย

n      ขาดการใฝ่รู้ (Curiosity)

 

 

สรุปความคิด

1.ถ้าเป็นภาพอย่างนี้แล้ว คงมีคำถามต่อไปว่า ถ้าเป็นเพียง COLLECT และ ANALY หรือเป็น STOCK KEEPER แล้วจะสอดคล้องหรือเหมาะกับคำว่า “กระบวนการจัดการด้านเวชภัณฑ์ ในบทบาทของกลุ่มงานคุ้มครองผู้บริโภค สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดอุดรธานี” และเหมาะกับตำแหน่งซีสูง ๆ ที่วิชาชีพกำลังผลักดันให้โรงพยาบาลอยู่นี้อย่างไร หรือเราจะมองเป็นเพียงการบริหารเวชภัณฑ์กับบทบาทในฐานะ  คงเป็นเพียงความเห็นของเภสัชกรคนหนึ่งที่มีความต้องการเห็นวิชาชีพเป็นหลักชัย เป็นโยงใย เป็นสะพานเชื่อมร้อย เชื่อมสัมพันธ์ เหมือนตอนเป็นนักศึกษาเราร้องกันนักว่า เขียวไม่กอกไม่เคยหลอกลวงใคร.............................

 

2.ถ้าดีอยู่แล้ว จะให้ดียิ่ง ๆ ขึ้นไป จะทำอย่างไร แต่เราคงมาต้องกำหนดเป้าหมายร่วมกัน เช่น

“กระบวนการจัดการด้านเวชภัณฑ์ ในบทบาทของกลุ่มงานคุ้มครองผู้บริโภค สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดอุดรธานี สามารถเป็นตัวอย่างในระดับภาคได้ภายใน 2 ปี ระดับประเทศภายใน 4 ปี ”