การประเมินตนเอง ปี2550 สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น

            นับตั้งแต่เดือนมิถุนายน 2551 ถึง21 กรกฎาคม 2551 ทีมงานเลขานุการจากกองต่างๆ 6 กอง คือ กองกลาง กองคลัง กองแผนงาน กองการเจ้าหน้าที่ กองอาคารและสถานที่ กองกิจการนักศึกษา สังกัดสำนักงานอธิการบดี(สนอ.) และหน่วยตรวจสอบภายใน มหาวิทยาลัยขอนแก่น ได้ลงแรงกาย ร่วมใจกันจัดทำรายงานการประเมินตนเอง ประจำปีการศึกษา/งบประมาณ 2550 ของสำนักงานอธิการบดี  โดยใช้เกณฑ์ PMQA ทั้งนี้ทีมงานได้ใช้กระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้(KM) ระหว่างกันและกัน เป็นเครื่องมือในการทำงาน

            ผลของการประเมินตนเอง ทีมเลขานุการได้ร่วมกันบันทึกว่า ตามเกณฑ์ PMQA แล้ว สนอ.มีผลการปฏิบัติงานที่ดี ได้ตามเกณฑ์ที่มหาวิทยาลัยกำหนดหลายKPI ในหมวด 7 ีและพบจุดเด่นสำคัญ คือ

            1.หมวด 6  มี การปรับกระบวนการprocess การลดขั้นตอน การใช้ICT ในภารกิจที่เป็น front office เพื่อเน้นการให้บริการที่รวดเร็ว ถูกต้อง คือ กระบวนงานด้านการจ่ายเงิน กระบวนการแก้ไขปัญหาด้านสาธาณูปโภค เช่น ไฟฟ้า บ้านพัก ถนน นำ้ท่วม จราจร การใช้ระบบสารบรรณelectronic ทุกกอง เพื่อให้การทำงานเชื่อมโยงกัน  การรับสมัครงานกับมหาวิทยาลัยทางinternet 

            2.หมวด 3 การให้ความสำคัญกับผู้ใช้บริการ มีการปรับระบบงานการให้บริการ กิจกรรม หอพัก แนะแนวนักศึกษา  และการให้บริการผู้สมัครงานที่ถูกต้อง รวดเร็ว

            แต่ สนอ.ก็มีจุดด้อยที่ยังไม่ได้ดำเนินการ โดยพบจากการตอบคำถามรายข้อของหมวด1 - 6 กองต่างๆ ใน สนอ.ยังไม่ได้ดำเนินการตามขั้นตอน กระบวนการที่ดี โดยเฉพาะในหมวด 2 และหมวด 5 คือ การวางแผนกลยุทธ์และการพัฒนทรัพยากรมนุษย์ และมองเห็นร่วมกันว่า ในปี2552 ที่กำลังจะมาถึงอีก3 เดือนข้างหน้า สนอ.ต้องดำเนินการ ดังนี้

            1.ต้องเริ่มประเมินตนเอง ปี2551 ในช่วงเดือนกันยายน 2551 เพื่อนำข้อมูลมาวางแผนกลยุทธ์ คือ หมวด 2 และวางแผนพัฒนาบุคลากร คือ หมวด 5 และเริ่มการทำงานในปี 2552 ในเดือนตุลาคม 2551 ซึ่งในปี 2552 ต้องให้ความสำคัญกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมากขึ้น คือ หมวด 3 

            2.ให้ความรู้ทีมเลขานุการของ สนอ.ให้ละเอียด รู้จริง เพื่อนำมาพัฒนา ระบบประกันคุณภาพของ สนอ.

           3.ร่วมกันจัดทำข้อเสนอ แนวทาง หรือแผนการปรับปรุงองค์กร(สนอ.) ต่อ้ผู้อำนวยการ สนอ. ผู้อำนวยการกอง หัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายในพิจาณา ดำเนินการในปี 2552 เพื่อเป็นแผนกลยุทธ์ช่วยกันพัฒนา งานของ สนอ.

           สุดท้ายชองวันนี้ ทีมงานเลขานุการทุกคน ดีใจมากที่ได้เรียนรู้กันและกัน เข้าใจกัน เห็นใจกัน มีอะไรขาดเหลือก็ไม่นิ่งดูดาย ไม่ต่างคนต่างอยู่ และเป็นครั้งแรกที่ กอง หน่วย ของ สนอ.ได้ประเมินตนเองร่วมกันเต็มรูปแบบ ครบทุกKPI และทุกหมวด ของ PMQA เพียงเป็นการประเมินย้อนหลัง 1 ปี กว่าๆ ทำให้ผลลัพธ์ ผลงานไมเป็นไปตามเกณฑ์ เพราะไม่ได้เริ่มทำงานตั้งแต่ต้นปี แตก็ทำให้รู้วิธีการ มีจุดเริ่มต้นแล้ว ก้าวต่อไปก็ไม่ยากสำหรับเรา และเรื่องอื่นๆที่ต้องทำด้วยกันก็คงไม่ยากอีกต่อไป