กิจกรรมนี้ ส่วนใหญ่ประทับใจที่ ... ดีใจที่ได้ประเมินหัวหน้า ทำให้คนในองค์กรรู้จักกัน ได้เรียนรู้ว่า คนนี้เขาทำงานตรงจุดนี้อย่างไร และได้ประเมินหัวหน้า

 

คุณสุพจน์เล่าถึง กิจกรรม KM ในกลุ่มสนับสนุน นั่นก็คือ

ในฐานะที่ผมเป็นคณะกรรมการ KM ผมใช้วิธีการเล่าให้พี่ๆ ในกลุ่มฟังว่า การจัดการความรู้นั้นคืออะไร โดยการยกตัวอย่างประกอบ เช่น เรื่องการทำอาหารหรือการปรุงอาหาร "แกงเขียวหวาน" ง่ายๆ ว่า ถ้า 5 คน มีสูตรทำแกงเขียวหวานให้แล้ว เขาก็อาจทำอาหารแกงเขียวหวานอร่อยไม่เหมือนกัน ... ก็บอกต่อว่า ตรงนั้นละ ที่เราจะทำอย่างไร ทำให้แกงเขียวหวานอ่อน รสชาติดี เนื้อนิ่ม นั่นก็คือ ... ความจริงทุกคนก็มีความรู้ แต่ว่า องค์ความรู้ที่มีอยู่นั้น เป็นสิ่งที่ต้องนำมาทำการจัดการความรู้ เอาความรู้ออกมา ... และเล่าถึงเรื่อง Note taker / Facilitator เป็นอย่างไรด้วย

การใช้กระบวนการ KM ของกลุ่มสนับสนุนฯ

เริ่มใช้ตั้งแต่ ปี 2549 ในเรื่อง การพัฒนาบุคลากร ซึ่งท่าน ผอ. ได้เกริ่นว่า อยากที่จะพัฒนาบุคลากรโดยใช้ระบบประเมินบุคคล แต่เราก็ไม่รู้ว่า คนในกลุ่มเรานั้น จะเข้าในรูปแบบการประเมินแบบไหน ก็คิดกับโจ้ว่า เราน่าจะใช้กระบวนการพัฒนาความรู้เข้าไปให้คนในองค์กรของเราได้มีส่วนร่วม ในการคิดหาเรื่องของระบบการประเมินที่ทุกคนพอใจ อยากได้ ในปี 2549 ก็เลยจัดกลุ่มขึ้นมา

  • แบ่งเป็น 4 กลุ่ม ใช้กระบวนการจัดการความรู้
  • กลุ่มแรกเป็นลูกจ้าง มีลูกจ้างชั่วคราว ประจำ จ้างเหมา กลุ่มที่ 2 เป็นกลุ่มข้าราชการ ระดับ 3-5 กลุ่มที่ 3 ข้าราชการ 6-7 และกลุ่มที่ 4 คือ กลุ่มซี 8-9
  • นัดวันให้แต่ละกลุ่มได้มาพูดคุยกัน หัวปลาคือ ความพึงพอใจในระบบการประเมินบุคคล
  • ให้แต่ละคนเล่าว่า ที่ผ่านมาเขาประทับใจ / ชอบ วิธีการประเมินแบบไหน และการประเมินที่เขาอยากได้เป็นอย่างไร
  • เสร็จแล้วก็จะได้เรื่องเล่าออกมา คณะกรรมการก็จะมาสรุป
  • ... ใช้เกณฑ์ที่เขาต้องการ ก็คือ การประเมิน 360 องศา เป็นการให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประเมิน ไม่เพียงแต่หัวหน้าประเมินอย่างเดียวทำให้ไม่รู้ว่า หัวหน้าประเมินตัวเองเป็นอย่างไร จึงไม่สามารถที่จะเอาข้อมูลมาพัฒนาตัวเองได้

ปี 2549 ก็ได้ทำระบบการประเมินขึ้นมา ซึ่งจะใช้ 360 องศา มีรูปแบบคือ ใน 1 คน จะต้องโดนทั้งหมด 5 กลุ่มประเมิน จะมี ผู้บังคับบัญชาขั้นต้น ผู้บังคับบัญชาตามกลุ่มงาน ผู้ร่วมงานที่อยู่ในกลุ่มงานเดียวกัน เพื่อนร่วมงานที่อยู่ต่างกลุ่ม และผู้รับบริการ หรือลูกค้า

ปี 2550 มีเรื่องของการที่จะเอาคะแนนตรงนี้ไปทำในเรื่องของการพัฒนาความดีความชอบด้วย และปีนี้มีเรื่องของวัฒนธรรมองค์กร เป็นที่มาของการที่อยากให้คนในองค์กรได้รู้ว่า วัฒนธรรมองค์กร "HEALTH" ที่กรมอนามัย และ ศูนย์อนามัยที่ 5 ใช้ นั้น คนในองค์กรได้รับรู้แล้วหรือยัง ก็เลยใช้เรื่องของ HEALTH Model เป็นเกณฑ์การประเมิน 360 องศา

แต่ในปี 2550 ต่างกับปี 2549 ตรงที่ ให้คนในองค์กรประเมินกันเองหมดเลย เรียกว่า 1 คน จะต้องมีการประเมินคนทั้งองค์กร แต่ยกเว้น คนที่ไม่รู้จักเกณฑ์การประเมิน ไม่ต้องประเมิน

ปี 2550 เอาผลออกไปใช้จริงในเรื่องของการพิจารณาความดีความชอบ โดยรวมประเมิน 360 องศา กับคะแนนที่หัวหน้าประเมิน และคะแนนจาก Portfolio

แต่ปี 2550 ก็ยังขาดในเรื่อง AAR ว่า หลังจากที่ทำไปแล้วมีผลอะไรบ้างในการดำเนินการ

พอปี 2551 ดำเนินการในรูปกรรมการ PMQA ซึ่ง คุณหมออมร เป็นประธาน มีการดำเนินงานค่อนข้างชัดเจน เลยเอาผลของปี 2549, 2550 มาคุยกัน ผอ. ให้โจทย์ว่า จะใช้เรื่องของการประเมินผลนี้ เอามาเป็นการพิจารณาความดีความชอบ จึงใช้วิธี

  • เอากลุ่มคนต่างๆ ที่เราได้เคยคุยกันมาก่อน มาคุยกันอีกเหมือนเดิม เพื่อที่จะหาว่า เขาต้องการในเรื่องของระบบการประเมิน เพื่อที่จะเอาไปใช้ในเรื่องของการพิจารณาความดีชอบกันอย่างไร ก็จับกลุ่มขึ้นมา
  • แบ่งเป็น 3 กลุ่ม กลุ่มที่ 1 ลูกจ้าง กลุ่มข้าราชการระดับ 3-6 และ 7-9 เอามาคุยกัน เป็นเรื่องของเกณฑ์ที่จะเอามาใช้ในเรื่องของการพิจารณาความดีความชอบ
  • ตอนนี้อยู่ในขั้นตอนของประชาพิจารณ์อีกรอบหนึ่ง

ในจุดนี้ ได้ใช้กระบวนการจัดการความรู้ ปี 2551 คือ ให้ทุกคนได้เล่าถึงรายละเอียดที่ผ่านมา ปี 2549 และ 2550 ว่า เขาประทับใจอะไรบ้างในระบบการประเมินที่ผ่านมา และเก็บประเด็น

กิจกรรมนี้ ส่วนใหญ่ประทับใจที่ ... ดีใจที่ได้ประเมินหัวหน้า ทำให้คนในองค์กรรู้จักกัน ได้เรียนรู้ว่า คนนี้เขาทำงานตรงจุดนี้อย่างไร และได้ประเมินหัวหน้า

อีกเรื่องหนึ่ง คือ เรื่องงานข้อมูลที่ได้ทำ โดยใช้กระบวนการ KM

จากการคุยกับน้องที่ทำเรื่องข้อมูล บอกว่า มีปัญหาเรื่องระบบข้อมูลที่ส่งกลับมาให้ศูนย์ฯ เป็นข้อมูลที่ไม่ตรงกับความต้องการ ต้องมาแยกเอง ไม่ได้เป็นอย่างที่ต้องการ เลยคุยกันว่า น่าจะมีการจัดให้ 4 จว. ได้มาคุยกัน และใช้กระบวนการ KM เล่ากันว่า ระบบข้อมูลของเขาเป็นอย่างไร

ก็มาคุย concept ว่า อยากจะใช้ในกระบวนการ KM โดย

  • ให้แต่ละจังหวัดได้เล่าให้ฟังว่า แต่ละจังหวัดมีจุดดีอะไรบ้าง ในเรื่องของระบบข้อมูลข่าวสาร โดยเราเอามา share กัน เพราะเราก็คิดว่า ทั้ง 4 จังหวัด น่าจะทำเป็นระบบเดียวกัน
  • ตอนนี้เป็นความคิดร่วมกัน แต่ยังไม่ได้ทำ
  • มีตัวอย่าง ที่ จว.ชัยภูมิ ก็มีจุดดี เช่น ที่ชัยภูมิ ตั้งแต่สถานีอนามัย อำเภอ รพ. จนถึง จว. จะเป็นข้อมูลเดียวกัน โดยใช้โปรแกรม HCIS ของสถานีอนามัย โปรแกรมนี้จะสามารถรวบรวมข้อมูลทั้งหมดได้ ค่อนข้างง่าย และสะดวกต่อผู้ทำงาน

อีกเรื่องหนึ่ง คือ เรื่อง การทำแผนยุทธศาสตร์ของ ศูนย์ฯ 5

สืบเนื่องจากพี่อ้อ ไม่รู้เรื่องอะไรเลยในการทำแผนยุทธศาสตร์ เพิ่งเรียนจบโภชนาการมา รับผิดชอบเรื่องแผนฯ ... พี่ใช้เทคนิค ทำให้เกิดการมีส่วนร่วมของคนในองค์กร เริ่มจาก

  • พี่อ้อได้ไปคุย ไปถาม กับคนที่เคยทำแผนยุทธศาสตร์มาก่อน เช่น คุณหมอบัญชา มีความเชี่ยวชาญเรื่อง Strategy map ก็ไปคุย ถามว่า มีแนวคิด วิธีการอย่างไรในการทำแผนยุทธศาสตร์ตรงนี้
  • ไปถามพี่หน่อง ซึ่งพี่หน่องได้ทำเรื่อง PMQA มา และทำเรื่องแผนยุทธศาสตร์ในปี 2549-2550 ก็ไปคุย ถามว่า พี่หน่องมีวิธีการอย่างไร ที่ทำแผนฯ ได้สำเร็จ ให้มีความรวดเร็ว
  • และไปถามพี่ต้อย นพวรรณ ซึ่งตอนนั้นพี่ต้อยเป็นประธานในเรื่องของการทำ PMQA
  • ก็ไปถามและให้เล่าให้ฟัง ว่า มีวิธีการอย่างไรในการทำแผนยุทธศาสตร์ ที่ผ่านๆ มา ที่ทำให้ประสบความสำเร็จ

หลังจากที่ได้แนวคิดวิธีการทำที่สำเร็จเหล่านี้แล้ว พอจะทำแผนฯ จริงๆ ก็มีการแบ่งกลุ่มตามความสนใจ ตาม PMQA แต่ละหมวด ก็คือให้คนที่มีความถนัดในแต่ละหมวด มานั่งคุยกัน นั่งเล่า ถึงประเด็นตั้งแต่การวิเคราะห์ ถึงปัจจัยภายใน ภายนอก เป็นขั้นตอน หมวดที่ 2 คนที่มีความชำนาญ เชี่ยวชาญเรื่องของแผนฯ ก็จะมานั่งคุยกัน หมวดที่ 3 เรื่องของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก็มาคุยกัน แล้วก็มาตกผลึกเป็นขั้นตอน วิธีการของการทำแผนยุทธศาสตร์ และได้แผนยุทธศาสตร์ จึงมาต่อยอดการทำ Action plan

สิ่งนี้เป็นการเพิ่มความรู้จากการที่พี่อ้อได้ไปถาม ไปคุย ให้กับทุกๆ คนได้เล่าเรื่องของผู้ที่มีประสบการณ์ในการทำแผน และก็ได้เป็นแผนออกมา

และได้สรุปออกมาว่า กระบวนการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ ปี 2551 มีอย่างไร ทำเป็นเล่ม ซึ่งรูปเล่มนี้ ผมเชื่อว่า ใครที่ไม่เคยทำแผนยุทธศาสตร์ไปอ่านแล้วก็จะรู้ว่า กระบวนการทำแผนยุทธศาสตร์ของศูนย์ฯ 5 เป็นอย่างนี้นี่เอง

อือม ฟังแล้วก็พอจะรู้ว่า KM นี่สามารถทำได้ไปซะทุกเรื่องเลยนะคะ

 รวมเรื่อง เยี่ยมเสริมพลัง ศูนย์อนามัยที่ 5 นครราชสีมา