การตรวจสอบใบสำคัญ

เรื่องที่จะเล่าต่อไปเป็นเรื่อง การตรวจสอบใบสำคัญโดย คุณวาวา

การตรวจสอบใบสำคัญ เป็นงานสำคัญงานหนึ่ง เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของใบสำคัญ การกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มที่เจ้าหน้าที่พิมพ์เพื่อทำการตั้งเบิกในระบบ GFMIS  ซึ่งต้องตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงิน รหัสการเบิกจ่ายตลอดจนรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับเรื่องที่เบิกว่าถูกต้องหรือเปล่า ซึ่งการตรวจต้องเร็ว เพราะการเข้าเบิกในระบบต้องเข้าไม่เกิน บ่าย 3 โมงเย็น จะเรียงลำดับความสำคัญก่อนเข้าระบบ

มีวิธีการตรวจดังนี้

1.                   จะต้องตรวจเอกสาร ควบคู่กับเรื่องระเบียบด้วยเมื่อพบปัญหาหรือไม่ถูกต้องก็จะแจ้งเจ้าของเรื่องแนะนำให้แก้ไขให้ถูกต้อง ทำให้การทำงานมีการผิดพลาดน้อยลง

2.                   จดบันทึกข้อผิดพลาดที่พบบ่อยของแต่ละคน ผิดมากตรงจุดใหน เพราะอะไร เพื่อจะได้นำมาปรับปรุงการทำงานครั้งต่อไปจะได้ไม่เกิดปัญหาและไม่มีข้อผิดพลาด

มีการคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับเจ้าหน้าที่ในฝ่าย เมื่อมีระเบียบต่างๆ เข้ามาจะนำมาคุยกันเพื่อให้เข้าใจตรงกัน หรือเมื่อมีใครไปราชการหรือไปประชุม อบรมกลับมาก็จะมาคุยกันถึงเรื่องต่างๆที่ได้รับความรู้มีอะไรเปลี่ยนแปลงบ้าง หรือนำเอกสารที่เป็นระเบียบใหม่ที่เป็นความรู้เกี่ยวกับงานที่ทำนำมาถ่ายเอกสารและแจกให้เจ้าหน้าที่ที่ตรวจใบสำคัญเพื่อให้เข้าใจตรงกัน ถ้าระเบียบบางตัวที่นานแล้วไม่ค่อยได้ใช้ ถ้าไม่แน่ใจจะปรึกษาคุณรัชนีวรรณ หัวหน้าฝ่าย ถึงระเบียบเพื่อหารือและตีความให้ตรงกันเพราะระเบียบบางตัววิธีการมาใช้ไม่เหมือนกัน บางตัวตีความได้กว้าง เช่น เวลากองส่งใบสำคัญเบิกเกี่ยวกับการฝึกอบรม การตรวจจะต้องตีความตามระเบียบแต่ละข้อ บางครั้งต้องปรึกษากองกฎหมายกรมบัญชีกลางเพื่อหาระเบียบที่โยงมาเข้าสู่ระบบว่าได้หรือไม่ได้

ปัจจัยความสำเร็จ (ขุมความรู้)เป็นคนละเอียด ช่างสังเกต

คุณรัชนีวรรณฯ เสริมว่า เรื่องระเบียบบางตัวถ้าทำไม่ได้ต้องบอกเหตุผลว่าทำไมถึงทำไม่ได้ ต้องหาทางแก้ไขที่ทำ

ให้ถูกกับระเบียบ เช่น ค่าใช้จ่ายในเดินทาง  ค่าใช้จ่ายในการอบรม เกี่ยวกับกฤษฎีกาไม่เหมือนกัน ต้องมาตีความตามระเบียบว่าดึงมาใช้ถูกต้องหรือเปล่าพอมีระเบียบเข้ามาต้องมานั่งอ่านทำความเข้าใจตีความให้ถูกต้อง ส่วนมากเวลามีปัญหามักจะเป็นช่วงที่ระเบียบออกมาใหม่ ทำให้เราได้อ่านและศึกษาเกี่ยวกับระเบียบเพื่อให้เกิดความรู้มากขึ้น และ

สามารถตอบปัญหาให้คำแนะนำกับกองต่างๆได้ดียิ่งขึ้น เพราะบางครั้งระเบียบบางตัวต้องมาเปิดหาในตำราเพื่อให้ได้ศึกษาและถูกต้อง