“บันทึกการประชุม”...บันทึกประวัติศาสตร์ V.S เครื่องมือในการกำกับติดตามงาน

ควรใช้บันทึกการประชุม เป็นเครื่องมือในกำกับติดตามหรือควบคุมการทำงานในองค์กร มากกว่าการใช้เป็นเพียงบันทึกประวัติศาสตร์

     จากประสบการณ์ในการประชุมบุคลากรในหน่วยงานที่ตนสังกัด การประชุมคณะกรรมการสถานศึกษา การประชุมคณะกรรมการเขตพื้นที่การศึกษา หรือการประชุมในฐานะกรรมการเพื่อพัฒนางานเรื่องใด ๆ ในองค์กรต่าง ๆ ตลอดหลายสิบปีที่ผ่านมา  สิ่งที่ทุกหน่วยงานได้ทำ คือ มีการบันทึกการประชุมอย่างเป็นทางการ ต่อมา เมื่อมีการประชุมครั้งต่อไป ซึ่งอาจหมายถึงเวลาล่วงเลยไปแล้วประมาณ 1-3 เดือน ก็จะมีการนำบันทึกการประชุมเข้ามาในห้องประชุมอีกครั้งหนึ่ง เพื่อ “รับรองรายงานการประชุม”....เป็นลักษณะของบันทึกทางประวัติศาสตร์ว่า “ที่ประชุมได้มีการตกลงหรือมีมติในเรื่องใดไปบ้าง เกี่ยวข้องกับใครบ้าง อย่างไร”

 

ปัญหาที่พบ คือ

1)  หลายคนลืมมติของที่ประชุม จำไม่ได้ว่า ได้ตกลงกันแบบนี้จริงหรือ(ทำหน้านิ่ว คิ้วขมวด)

2)  เรื่องสืบเนื่องหลายเรื่อง ที่ควรนำไปปฏิบัติทันที ภายหลังจากการปะชุม ไม่ได้นำไปปฏิบัติ กว่าจะรู้ก็  “อุ๊ย..ตายแล้ว ลืมสนิทเลยเรา ถ้าไม่เห็นบันทึกการประชุมนี้ คงนึกไม่ออกแน่ ๆเลย” (ถ้าเป็นเรื่องที่ต้องปฏิบัติโดยเร่งด่วน ก็ถือว่าสายเกินไปเสียแล้ว)

3)  ในกรณีที่มีการเข้าประชุมแทน ผู้แทนก็จำไม่ได้ว่า ที่ประชุมได้ตกลงอะไรไปบ้าง ที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานเรา หรือเกี่ยวข้องอย่างไร  กลับไปรายงาน ผู้บังคับบัญชาหรือกรรมการตัวจริงไม่ถูก(กว่ากรรมการตัวจริงจะรู้ ก็ คือ ในวันประชุมในเดือนถัดไป หรือครั้งต่อไป(บางเรื่อง สายเสียแล้ว เสียโอกาสในการพัฒนางาน ตามที่ได้รับมอบหมายจากที่ประชุม)

4) ในกรณีที่มีกรรมการหรือสมาชิกขาดประชุม จะไม่ทราบว่าที่ประชุมได้ตกลงอะไรไปบ้าง  ถ้าเป็นกรรมการที่สนใจ ติดตามงาน ก็จะไปถามฝ่ายเลขานุการ/ผู้บันทึกการประชุม ซึ่งมักจะได้รับคำตอบว่า “ให้รออีกหน่อย บันทึกการประชุมยังไม่เสร็จ” จนในที่สุดก็ไม่ทราบมติที่ประชุม จนกว่าจะถึงกำหนดการประชุมในครั้งต่อไป ยิ่งในกรณีที่มีธุระ ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ 2-3 ครั้ง(ประมาณ 3-6 เดือน หรือครึ่งปี) กรรมการท่านนี้ ก็แทบจะถูกตัดออกนอกสาระบบ จะไม่รู้เรื่องต่าง ๆ ขององค์กรอีกต่อไป(เสมือนตำแหน่งกรรมการว่าง 1 ตำแหน่ง)

 

ทำอย่างไร ให้ บันทึกการประชุมเป็น “เครื่องมือในการควบคุม

ทิศทางขององค์กร หรือเครื่องมือในการพัฒนางานอย่างแท้จริง”

 

ผมเสนอดังนี้ ครับ

1)  บันทึกการประชุมให้แล้วเสร็จภายใน 3 วัน นับแต่วันประชุม แล้วเวียนแจ้งให้สมาชิก ฝ่าย หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องรับทราบก่อน เพื่อจะได้รู้ว่า ที่ประชุมมีความเห็นหรือมีมติในเรื่องใดบ้าง(แม้จะยังไม่รับรองรายงานการประชุม)...ในหน่วยงานที่ทันสมัย อาจแจ้งผ่านระบบ อีเมลล์ ก็ได้

2) ให้บันทึกสรุปไปยังหน่วยงานหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เป็นโน๊ตที่เข้าใจได้ง่ายว่า “มีเรื่องอะไรที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายท่านบ้าง อย่างไร ท่านจะต้องดำเนินการอย่างไร  พร้อมทั้งบอกว่า ให้แจ้งความคืบหน้าก่อนการประชุมครั้งต่อไป เพื่อนำไปรายงานหรือหารือต่อที่ประชุมในวาระเรื่องสืบเนื่อง/เรื่องหารือ หรือ ต้องบอกให้ชัดเจนว่า “ประเด็นใดบ้างที่ท่าน หรือหน่วยงานของท่านต้องนำเสนอต่อที่ประชุมในวาระเรื่องสืบเนื่อง ในการประชุมครั้งต่อไป”

3)  สำหรับคณะกรรมการหรือสมาชิกที่ไม่เข้าประชุม ขอให้เซ็นชื่อรับทราบ หรือ ขอให้แสดงความคิดเห็นว่าเห็นด้วยหรือไม่อย่างไร(เฉพาะในประเด็นที่สำคัญ ๆ)(หากเป็นไปได้ คณะทำงานฝ่ายเลขานุการ ควรสรุปไปให้ด้วยว่า ประเด็นใดบ้าง) จะช่วยให้ผู้ขาดประชุมได้มีโอกาสรับทราบความก้าวหน้า หรือพัฒนาการของงานอย่างต่อเนื่อง ไม่ขาดตอน

 

ผมคิดว่า ถ้าทำตามนี้  “บันทึกการประชุม จะเป็นเครื่องมือใน

การควบคุม กำกับติดตามงาน หรือเป็นกลไกสำคัญอีกรายการหนึ่ง ในการพัฒนางาน  ไม่ใช่เป็นแค่บันทึกประวัติศาสตร์ อีกต่อไป” และ ฝ่ายเลขานุการการประชุม จะเป็นกลุ่มคนที่สำคัญ ซึ่งนอกจากจะช่วยผู้บริหารองค์กรได้เป็นอย่างดีแล้ว ท่านก็จะกลายเป็นอีกกลุ่มหนึ่ง ที่มีอิทธิพล(ในทางที่ดี) ในการควบคุมทิศทางขององค์กร สามารถผลักดันองค์กรสู่ความเป็นเลิศได้

[บัญญัติ พิทักษ์วาปี]

เห็นด้วยอย่างยิ่ง

[ดร.สุพักตร์ พิบูลย์]

• ขอบคุณมากครับ คุณบัญญัติ ที่เข้ามายืนยันความคิดและวิธีการ