อ่านพบบทความหนึ่ง  จำแหล่งอ้างอิงไม่ได้แล้ว(ขออภัยด้วย) ชื่อบทความว่า “การจัดการแบบ โออีซี : OEC Management)  เห็นน่าสนใจดี  จึงเอามาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน  ถ้าใครมีสาระหรือประสบการณ์ตรงเกี่ยวกับเรื่องนี้ก็ช่วยแบ่งปันด้วย จะขอบคุณมาก 
       การจัดการแบบ โออีซี  คือ เครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมการทำงานประจำวันของพนักงาน ทุกๆคน ใน ทุกๆจุดขององค์กร ซึ่งทำด้วยความโปร่งใสชัดเจน และจะเป็นเครื่องมือที่ช่วยกระตุ้นให้พนักงานทำงานให้ดีขึ้นกว่าเดิมในทุกๆวัน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร

          ต้นกำเนิดแนวคิด การจัดการแบบ โออีซี  เริ่มต้นในปี 1984 ซึ่งเป็นปีที่ จางรุ่ยหมิ่น ได้รับการแต่งตั้งจากทางการให้  เข้ามาหยุดยั้งความตกต่ำของโรงงานผลิตตู้เย็นแห่งหนึ่ง เมื่อ จางรุ่ยหมิ่น ได้เข้ามารับตำแหน่งแล้ว ก็พบว่า สภาพของโรงงานแย่มากเนื่องจาก พนักงานไม่มีระเบียบวินัยมาก และการลักขโมยทรัพย์สินของโรงงานก็เกิดขึ้นจนเป็นเรื่องปกติ 

          จางรุ่ยหมิ่น จึงได้ครุ่นคิดหาหนทางหยุดยั้งความตกต่ำขององค์กร และสิ่งที่ทำให้เขาค้นพบแนวทางการจัดการแบบโออีซี เริ่มต้นจากการอุปมาว่า องค์กร คือ ลูกบอลหิมะ ที่กลิ้งลงจากเนินเขา   หากเราจะหยุดยั้ง การกลิ้งลงมาของ ลูกบอลหิมะ ได้ จะต้องมีแรงผลักที่มากพอที่จะหยุดการกลิ้งของ ลูกบอลหิมะ ได้   และ จางรุ่ยหมิ่น ก็ค้นพบว่า แรงผลักที่จะหยุดยั้ง ความตกต่ำขององค์กรได้  คือ

     -   แรงผลักที่เกิดจากการขับเคลื่อน ของพนักงานในองค์กร

     -   แรงผลักที่เกิดจากความสามารถ ทางการตลาด
      หลังจาก จางรุ่ยหมิ่น ค้นพบว่า การจะหยุดยั้งการตกต่ำขององค์กร หรือ การทำให้องค์เติบโตอย่างรวดเร็ว ขึ้นอยู่กับ แรงผลัก 2 ประการ คือ แรงผลักที่เกิดจากการขับเคลื่อน ของพนักงานในองค์กร และ แรงผลักที่เกิดจากความสามารถ ทางการตลาด   แต่การจะ ทำให้แรงผลักทั้ง 2 มีพลังในการผลักสูง จะต้องมี 3    องค์ประกอบ คือ

     -  เป้าหมาย  

     -  ระบบควบคุม

     -  ระบบกระตุ้น

       ประเด็นสำคัญของเป้าหมาย  คือ การทำให้พนักงานทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ซึ่ง การที่พนักงานทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน จะทำให้แรงผลักที่เกิดจากการขับเคลื่อน ของพนักงานในองค์กร มีพลังสูงสุด

      4.1    สำหรับ แนวคิดในการทำให้พนักงานทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน คือ การตอบแทนในสิ่งที่พนักงานต้องการ เมื่อพนักงานทำในสิ่งที่องค์กรต้องการ  

      4.2    สิ่งที่ใช้ตอบแทนพนักงานแล้ว มีผลต่อจิตใจพนักงานมาก คือ  เงินรางวัล , คำชมเชย และ ความก้าวหน้า  สำหรับทั้ง 3 สิ่งนี้   พบว่า จะใช้ได้ผลกับพนักงานที่อยู่ในวัยหนุ่มสาว (สำหรับบริษัท ไฮเออร์  ผลของการนำการจัดการแบบ  โออีซีมาใช้ ทำให้พนักงานหนุ่มสาว ที่มีความกระตือรืนร้นสูง ก้าวขึ้นมาเป็นผู้ระดับกลางเป็นจำนวนมาก  ส่งผลให้อายุเฉลี่ยของผู้บริหารระดับกลางอยู่ที่ 26-28  ปี เท่านั้น)

ประเด็นสำคัญของระบบควบคุม  คือ  เราจะต้องควบคุมให้พนักงานทุกคนทำงานอย่างเต็มฝีมือ ในทุกๆจุด ของงานทั้งหมดขององค์กร  เมื่อแต่ละจุด ทำงานออกมามีคุณภาพดีแล้ว ผลสุดท้าย สินค้า และ บริการ ของเรา ก็จะออกมามีคุณภาพดี ซึ่งจะเป็นการเพิ่มความสามารถทางการตลาดให้สูงขึ้น

        สำหรับ จุดที่จะทำการควบคุม มี 4 จุด ดังนี้ คือ

       5. 1      อินพุต     จะควบคุมในประเด็น  3 M    คือ

             -    Man (พนักงาน)  ควบคุมในประเด็น   วินัยการทำงาน  และ ทัศนคติในการทำงาน ฯลฯ

             -    Machine ( เครื่องจักร)  ควบคุมในประเด็น  ความพร้อมของเครื่องจักร และ ความปลอดภัยของเครื่องจักร  ฯลฯ

             -    Material (วัตถุดิบ) ควบคุมในประเด็น  ความเสียของวัตถุดิบ และ การใช้ประโยชน์จากวัตถุดิบ ฯลฯ

        5.2     เอาท์พุต   จะควบคุม  ทั้งปริมาณและคุณภาพ

                  รูปแบบในการควบคุม อินพุต และ เอาท์พุต มีแนวทางดังนี้ คือ

                  1. ใช้ 3 E Card เป็นตัวเก็บข้อมูล และ สร้างสูตรคำนวณคะแนน  สำหรับ 3 E Card  ( Everyone Everything and Everyday ) คือ แบบฟอร์มรายงานประจำวันของพนักงาน ที่ออกแบบ  มาให้พนักงานทุกคนกรอก ทุกๆวัน ในทุกๆสิ่งที่โรงงานต้องการควบคุมทั้งในส่วน  อินพุต และ เอาท์พุต  ซึ่งข้อมูลที่พนักงานกรอกจะต้องส่งให้ ผู้จัดการฝ่าย เพื่อใช้ในการคำนวณคะแนน และคะแนนที่ได้จะถูกนำไปขึ้นบอร์ดแสดงผลให้ทุกๆคนได้เห็นคะแนนของตัวเอง เพราะคะแนน จะสื่อถึง รายได้ที่พวกเขาจะได้รับ สำหรับการ กำหนดสูตรในการคำนวณ คะแนน จาก 3 E Card สูตรที่ใช้ในการคำนวณคะแนนจะต้องมีความยุติธรรมต่อพนักงานทุกคน

              2.  กำหนดผลประโยชน์กับคะแนนที่พนักงานได้รับ  โดยสูตรในการคำนวณเงินรางวัลที่จะได้รับแบ่งตามแบ่งระดับพนักงานเป็น 3 ระดับ ตามสัดส่วนคะแนนที่พนักงานได้รับ คือ

                        -   ระดับดีมาก( The Best worker )  คือ ผู้ที่ได้คะแนนจาก 3E Card  คิดที่สัดส่วน ผู้ที่มีคะแนน สูงสุด 5% แรก    จะได้เงินรางวัลมากสุด  และถ้าพนักงานที่จัดอยู่ในระดับดีมากติดต่อกัน  จะได้รับโอกาสในการพิจารณาเลื่อนตำแหน่งงาน

                        -   ระดับทดลองงาน( Trial worker ) คือ ผู้ที่ได้คะแนนจาก 3 E Card คิดที่สัดส่วน ผู้ที่มีคะแนนต่ำสุด 5%ท้ายสุด จะไม่ได้รับเงินรางวัล และถ้าพนักงานที่จัดอยู่ในระดับทดลองงานติดต่อกันหลายครั้ง  จะถูกปลดออกจากการเป็นพนักงาน

                        -   ระดับดี( Good worker )  คือ ผู้ที่ได้คะแนนจาก 3 E Card  ในสัดส่วนที่ไม่อยู่ในเงื่อนไขของระดับดีมาก หรือ ระดับทดลองงาน  จะได้รับเงินรางวัลรองลงมาจากพนักงานระดับดีมาก

        5.2  ระหว่างกระบวนการจะไม่ทำการควบคุม แต่จะให้พนักงานควบคุมเอง เพราะหากผลงานออกมาไม่ดี พนักงานก็จะได้คะแนนจาก 3E Card น้อย นั่นหมายถึงรายได้ของพนักงาน ก็จะน้อยลงด้วย

               ปัจจัยความสำเร็จในการทำให้พนักงานสามารถควบคุมงานด้วยตัวเอง  มีดังนี้ คือ

                -     จะต้องทำการวิเคราะห์งาน (Job Analysis) และแตกงานทั้งหมดให้ออกมาเป็นงานย่อย จนเป็นงานง่ายๆ ที่มั่นใจว่าพนักงานควบคุมงานได้

                 -      จะต้องแตกงานจนสามารถกำหนดผู้รับผิดชอบได้อย่างชัดเจน เพื่อให้สามารถใช้ 3E Card วัดผลงานได้

        5.3  รอยต่อของงาน  เช่น รอยต่อของงานในฝ่ายเดียวกัน หรือ รอยต่อของงานต่างฝ่าย  ซึ่งจากควบคุมงานระหว่างรอยต่อจะใช้ระบบ SST ซึ่งระบบ SST มีรายละเอียดดังนี้ คือ

                 S    =   ซู่โฉว        คือ  การตอบแทนให้สมน้ำสมเนื้อ เมื่อพนักงานบริการได้ดีต่อ ลูกค้าภายใน หรือ ลูกค้าภายนอก องค์กร

                 S    =   ซู่เผย        คือ  การต้องชดใช้ เมื่อพนักงานบริการไม่ดีต่อ ลูกค้าภายใน หรือ ลูกค้าภายนอกองค์กร

                 T   =    เที่ยวจ๋า    คือ  การแทรกแซงของบุคคลที่ 3 เช่น หัวหน้างาน ในกรณีที่บริเวณรอยต่อของงานไม่เกิดการทำ ซู่โฉว – ซู่เผย กัน

ประโยชน์ของระบบ SST

        1.  สร้างความเป็นเจ้าของให้เกิดขึ้นในจิตใจของพนักงาน  เพราะว่าเมื่อพวกเขาทำได้ดี เขาก็จะได้รับสิ่งตอบแทนอย่างสมน้ำสมเนื้อ แต่ถ้าทำไม่ดี เขาต้องเสียผลประโยชน์ เสมือนเขาเป็นเจ้าของงานนั้นๆเอง

        2.  สร้างระบบการตรวจสอบซึ่งกันและกัน  เนื่องจาก   Output ของกระบวนการส่วนหน้า คือ  Input ของกระบวนการถัดไป แต่เนื่องจาก Input / Output จะต้องนำไปกรอกใน 3E Card เพื่อนำไปใช้ในการคำนวณคะแนน  ซึ่งคะแนนจะมีผลต่อระดับรายได้ ของพนักงานแต่ละคน ดังนั้นพนักงานแต่ละคนจะทำ ซู่โฉว – ซู่เผย กันเพื่อรักษาผลประโยชน์ของตัวเอง

ประเด็นสำคัญของระบบกระตุ้น  คือ ระบบการให้รางวัล-ลงโทษ ที่สร้างขึ้นเพื่อให้พนักงานรักษาระดับคุณภาพของงาน (เปรียบเสมือนการรักษาระดับพลังของแรงผลัก)  และยกระดับจิตสำนึกให้พนักงานกระตือรือร้นที่จะทำงานให้ดีขึ้นกว่าเดิมทุกวัน (เปรียบเสมือนเป็นการเพิ่มพลังของแรงผลัก)

จิตวิทยา ในการให้รางวัล - ลงโทษ

        1.  ทำดีต้องตอบแทนให้สมน้ำสมเนื้อ ทำไม่ดีต้องชดใช้ (ซู่โฉว -  ซู่เผย )

             -  เมื่อพนักงานทำงานไม่ดี  จะต้องถูกลงโทษ   ซึ่งการลงโทษ จะมี 3 ระดับ คือ ตัดเงิน ,ย้ายส่วนงาน,ปลดออก

             -  เมื่อพนักงานทำงานได้ดี  จะได้รับรางวัล  ซึ่งการให้รางวัลจะมี 3 ระดับ คือ ให้เงิน , ชมเชย , เลื่อนตำแหน่ง              
    จุดประสงค์  : เพื่อเป็นการกระตุ้นให้พนักงาน เรียนรู้ถึงผลการกระทำที่ตัวเองก่อขึ้น พนักงานจะเรียนรู้ที่จะปรับปรุงตัวเอง เพื่อที่จะไม่ต้องถูกลงโทษ และกระตือรือร้นที่จะทำให้ดีเพื่อที่จะได้รับรางวัล

         2.  ตอบแทนในสิ่งที่พนักงานต้อง  ซึ่ง จางรุ่ยหมิ่น พบว่า เงิน , คำชมเชย และ ความก้าวหน้าคือสิ่งที่พนักงานหนุ่มสาว ต้องการมากที่สุด

        จุดประสงค์ : เมื่อพนักงานได้รับในสิ่งที่อยากได้ ก็จะเกิดพลังในการทำงานมากขึ้น ซึ่งเมื่อพนักงานพยายามมาก องค์กรก็จะได้รับประโยชน์มากขึ้นเช่นกัน

3.  การลงโทษ  : จะทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกไม่มั่นคง เมื่อรู้สึกไม่ มั่นคง พนักงานก็จะต้องดึงพลังออกมาใช้ได้มากที่สุด เพื่อสร้างความมั่นคงให้กับตัวเอง

        4.  การให้รางวัล :(โดยเฉพาะต่อหน้าสาธารณะชน) จะเป็นตัวควบคุมให้พนักงานปล่อยพลังออกมาในระดับเดิม เพื่อรักษาหน้าของตัวเอง

        5.  ความเร็วในการให้รางวัล-การลงโทษ ยิ่งเร็ว พนักงานก็ยิ่งเรียนรู้ 

              -  สำหรับการจัดการแบบโออีซี การคำนวณคะแนนใน 3E Card จะรู้ผลในวันรุ่งขึ้น ทำให้พนักงานรู้ผลทันทีเมื่อตัวเองทำงานไม่ดี เพราะคะแนนมีผลต่อรายได้ของพนักงาน

        6.  การให้รางวัล - การลงโทษ ต้องโปร่งใสชัดเจน พนักงานจะมองว่าบริษัทยุติธรรม ไม่ลำเอียง มิฉะนั้นสิ่งที่ทำจะสูญเปล่า

              -  สำหรับการจัดการแบบ โออีซี จะใช้สูตรคำนวณคะแนน ดังนั้นจึงมีความชัดเจนโปร่งใส ทุกคนเสมอภาคกัน

        7.  การให้รางวัล - การลงโทษ ยิ่งอยู่ตำแหน่งสูง ยิ่งต้องรับผิดชอบมาก

              -  กฎ 80/20 หัวหน้ารับ 80  พนักงานรับ 20  ซึ่งเป็นการส่งเสริมระบบ SST ให้ เข็มแข็งขึ้น เพราะหัวหน้างานจะกระตือรือร้นมาก เมื่อพบว่าผลงานตกต่ำลง เนื่องจากรายได้หดหายไปมากกว่าพนักงาน

        8.  การให้รางวัล โดยการ เลื่อนตำแหน่ง หรือ การลงโทษ โดยการ ย้ายส่วนงาน จะเป็นการเลือกสนามแข่งขันให้เหมาะกับความสามารถของพนักงาน เพราะ

             -  ช่วยให้ผู้ที่ชนะ พบว่ายังมีสิ่งสิ่งท้าทายรออยู่ ทำให้พนักงานกระตือรือร้น

             -  ช่วยให้พนักงานที่ไม่เคยเป็นผู้ชนะ มีความหวังที่จะชนะ เพราะคนเก่งถูกย้ายไปแข่งสนามที่เหนือกว่าแล้ว

3.  การลงโทษ  : จะทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกไม่มั่นคง เมื่อรู้สึกไม่ มั่นคง พนักงานก็จะต้องดึงพลังออกมาใช้ได้มากที่สุด เพื่อสร้างความมั่นคงให้กับตัวเอง

        4.  การให้รางวัล :(โดยเฉพาะต่อหน้าสาธารณะชน) จะเป็นตัวควบคุมให้พนักงานปล่อยพลังออกมาในระดับเดิม เพื่อรักษาหน้าของตัวเอง

        5.  ความเร็วในการให้รางวัล-การลงโทษ ยิ่งเร็ว พนักงานก็ยิ่งเรียนรู้ 

              -  สำหรับการจัดการแบบโออีซี การคำนวณคะแนนใน 3E Card จะรู้ผลในวันรุ่งขึ้น ทำให้พนักงานรู้ผลทันทีเมื่อตัวเองทำงานไม่ดี เพราะคะแนนมีผลต่อรายได้ของพนักงาน

        6.  การให้รางวัล - การลงโทษ ต้องโปร่งใสชัดเจน พนักงานจะมองว่าบริษัทยุติธรรม ไม่ลำเอียง มิฉะนั้นสิ่งที่ทำจะสูญเปล่า

              -  สำหรับการจัดการแบบ โออีซี จะใช้สูตรคำนวณคะแนน ดังนั้นจึงมีความชัดเจนโปร่งใส ทุกคนเสมอภาคกัน

        7.  การให้รางวัล - การลงโทษ ยิ่งอยู่ตำแหน่งสูง ยิ่งต้องรับผิดชอบมาก

              -  กฎ 80/20 หัวหน้ารับ 80  พนักงานรับ 20  ซึ่งเป็นการส่งเสริมระบบ SST ให้ เข็มแข็งขึ้น เพราะหัวหน้างานจะกระตือรือร้นมาก เมื่อพบว่าผลงานตกต่ำลง เนื่องจากรายได้หดหายไปมากกว่าพนักงาน

        8.  การให้รางวัล โดยการ เลื่อนตำแหน่ง หรือ การลงโทษ โดยการ ย้ายส่วนงาน จะเป็นการเลือกสนามแข่งขันให้เหมาะกับความสามารถของพนักงาน เพราะ

             -  ช่วยให้ผู้ที่ชนะ พบว่ายังมีสิ่งสิ่งท้าทายรออยู่ ทำให้พนักงานกระตือรือร้น

             -  ช่วยให้พนักงานที่ไม่เคยเป็นผู้ชนะ มีความหวังที่จะชนะ เพราะคนเก่งถูกย้ายไปแข่งสนามที่เหนือกว่าแล้ว
                            ************************************