ระบบสารสนเทศของสถานศึกษา ความสำคัญของระบบสารสนเทศ สถานศึกษาที่มีระบบสารสนเทศที่สมบูรณ์ ครบถ้วน เป็นปัจจุบันเรียกใช้ได้สะดวกและตรงตามความต้องการ จะช่วยให้สถานศึกษาสามารถดำเนินงานพัฒนาคุณภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการสร้างความมั่นใจที่ตั้งอยู่บนรากฐานของหลักวิชา หลักฐานข้อเท็จจริงที่สามารถตรวจสอบได้ มีกระบวนการวิเคราะห์และประมวลผลที่เป็นวิทยาศาสตร์ หลักตรรกะและความสมเหตุสมผล เพราะสารสนเทศทั้งหลายนั้นนอกจากจะใช้ในการวางแผนการดำเนินงานและประกอบการตัดสินใจแล้ว ยังนำไปสู่การพัฒนาแนวความคิด และสร้างทางเลือกใหม่ๆ ในการดำเนินการต่างๆ สารสนเทศที่มีคุณภาพ ข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีคุณภาพ ทั้งในด้านความถูกต้อง มีความเป็นปัจจุบัน สามารถตอบสนองผู้ใช้ได้ ทันเหตุการณ์ จึงควรคำนึงถึงปัจจัยต่อไปนี้ 1. มีการตรวจสอบความถูกต้อง (Verifiability) 2. มีความถูกต้องแม่นยำ (Accuracy) 3. มีความสมบูรณ์และครอบคลุม (Comprehensiveness) เพียงพอที่จะใช้ตัดสินใจ 4. มีความชัดเจน (Clarity) ไม่ต้องตีความ แต่มีความกะทัดรัดได้ใจความ 5. มีความเกี่ยวข้องตรงต่อความต้องการของผู้ใช้ (Relevance) 6. มีความยืดหยุ่น (Flexibility) ปรับใช้ได้ในหลายสถานการณ์ 7. ใช้ได้ง่าย รวดเร็ว (Accessibility) 8. สามารถจัดระบบตั้งแต่การเตรียมข้อมูลนำเข้า การประมวลผล และนำผลรายงานในเวลาที่ทันต่อเหตุการณ์ (Timeliness) การจัดระบบสารสนเทศ จำแนกออกเป็น 3 ระบบ พอสรุปได้ดังนี้ 1. ระบบทำด้วยมือ (Manual System) 2. ระบบกึ่งอัตโนมัติ (Semi - Automation) 3. ระบบอัตโนมัติ (Full - Automation) การจัดทำระบบสารสนเทศในสถานศึกษา มีความจำเป็นที่จะต้องใช้ข้อมูลและ สารสนเทศประกอบการวางแผนตัดสินใจกำหนดนโยบายและทิศทางการพัฒนาคุณภาพการศึกษาของสถานศึกษา ตลอดจนข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นสามารถนำมาวิเคราะห์ปัญหาและนำมาปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น ดังนั้น การใช้ข้อมูลและสารสนเทศของบุคลากรแต่ละระดับจึงมีลักษณะและปริมาณที่แตกต่างกันไป
ความสำคัญของระบบสารสนเทศ
สถานศึกษาที่มีระบบสารสนเทศที่สมบูรณ์ ครบถ้วน เป็นปัจจุบันเรียกใช้ได้สะดวกและตรงตามความต้องการ จะช่วยให้สถานศึกษาสามารถดำเนินงานพัฒนาคุณภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการสร้างความมั่นใจที่ตั้งอยู่บนรากฐานของหลักวิชา หลักฐานข้อเท็จจริงที่สามารถตรวจสอบได้ มีกระบวนการวิเคราะห์และประมวลผลที่เป็นวิทยาศาสตร์ หลักตรรกะและความสมเหตุสมผล เพราะสารสนเทศทั้งหลายนั้นนอกจากจะใช้ในการวางแผนการดำเนินงานและประกอบการตัดสินใจแล้ว ยังนำไปสู่การพัฒนาแนวความคิด และสร้างทางเลือกใหม่ๆ ในการดำเนินการต่างๆ
สารสนเทศที่มีคุณภาพ
ข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีคุณภาพ ทั้งในด้านความถูกต้อง มีความเป็นปัจจุบัน สามารถตอบสนองผู้ใช้ได้ ทันเหตุการณ์ จึงควรคำนึงถึงปัจจัยต่อไปนี้
1. มีการตรวจสอบความถูกต้อง (Verifiability)
2. มีความถูกต้องแม่นยำ (Accuracy)
3. มีความสมบูรณ์และครอบคลุม (Comprehensiveness) เพียงพอที่จะใช้ตัดสินใจ
4. มีความชัดเจน (Clarity) ไม่ต้องตีความ แต่มีความกะทัดรัดได้ใจความ
5. มีความเกี่ยวข้องตรงต่อความต้องการของผู้ใช้ (Relevance)
6. มีความยืดหยุ่น (Flexibility) ปรับใช้ได้ในหลายสถานการณ์
7. ใช้ได้ง่าย รวดเร็ว (Accessibility)
8. สามารถจัดระบบตั้งแต่การเตรียมข้อมูลนำเข้า การประมวลผล และนำผลรายงานในเวลาที่ทันต่อเหตุการณ์ (Timeliness)
การจัดระบบสารสนเทศ
จำแนกออกเป็น 3 ระบบ พอสรุปได้ดังนี้
1. ระบบทำด้วยมือ (Manual System)
2. ระบบกึ่งอัตโนมัติ (Semi - Automation)
3. ระบบอัตโนมัติ (Full - Automation)
การจัดทำระบบสารสนเทศในสถานศึกษา มีความจำเป็นที่จะต้องใช้ข้อมูลและ
สารสนเทศประกอบการวางแผนตัดสินใจกำหนดนโยบายและทิศทางการพัฒนาคุณภาพการศึกษาของสถานศึกษา ตลอดจนข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นสามารถนำมาวิเคราะห์ปัญหาและนำมาปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น ดังนั้น การใช้ข้อมูลและสารสนเทศของบุคลากรแต่ละระดับจึงมีลักษณะและปริมาณที่แตกต่างกันไป
การจัดระบบก็ต้องแยกเป็นระดับต่างๆในการปฏิบัติและนโยบายด้านต่างๆคู่กันด้วยใช่หรือไม่จึงจะดี