การจัดทำระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารในสถานศึกษามีความสำคัญและเป็นประโยชน์มากสำหรับบุคลากรทุกคนในองค์การ ทำให้มีข้อมูลประกอบการพัฒนางาน สร้างทางเลือกใหม่ ๆ ในการดำเนินงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บริหารทั้งในระดับสูงและรองลงมา มีความจำเป็นต้องใช้ข้อมูลสารสนเทศประกอบการตัดสินใจวางแผนดำเนินการต่าง ๆ ดังนั้นเพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการพัฒนาคุณภาพแต่ละระดับ กรมวิชาการ ได้เสนอแนวทางการจัดระบบสารสนเทศในสถานศึกษาเพื่อให้เหมาะสมกับการนำไปใช้ โดยจำแนกเป็นระบบย่อย ๆ ดังนี้
1) ระบบสารสนเทศพื้นฐานของสถานศึกษา ประกอบด้วย ข้อมูลและสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับภาพรวมของสถานศึกษา สภาพเศรษฐกิจ การเมือง สังคม ความต้องการของชุมชนสภาพการบริหารจัดการตามโครงสร้างและภารกิจ เช่น ปฏิทินการปฏิบัติงานของสถานศึกษา เป็นต้น
2 ) ระบบสารสนเทศเกี่ยวกับผู้เรียน เป็นระบบสารสนเทศที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้เรียนทั้งหมด สารสนเทศส่วนนี้เกิดจากผู้สอนหรือผู้ปฏิบัติงานเป็นส่วนใหญ่ เช่นผลสัมฤทธิ์ทางการเรียน ผลการประเมินคุณภาพผู้เรียน ผลงาน ผลงานของผู้เรียน เป็นต้น
3) ระบบสารสนเทศการบริหารงานวิชาการ เป็นการจัดระบบสารสนเทศเกี่ยวกับหลักสูตรการเรียนการสอน การวัดผลประเมินผล การจัดกิจกรรมพัฒนาผู้เรียน เช่นการมีส่วนร่วมในการจัดหลักสูตรและการเรียนการสอน บรรยากาศการเรียนการสอน เป็นต้น
4. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ สารสนเทศประเภทนี้ ต้องมีการประมวลผลรวม มีการเปรียบเทียบข้อมูลอย่างถูกต้องและทันสมัย จึงจะมีความหมายต่อการจัดการและบริหารงานอย่างเต็มประสิทธิภาพ เช่น งานธุรการ งานการเงิน งานบุคลากร งานพัฒนาแหล่งการเรียนรู้ เป็นต้น
5. ระบบสารสนเทศเพื่อการรายงาน สารสนเทศส่วนนี้เป็นการนำข้อมูลและสารสนเทศทั้ง 4 ด้าน ที่กล่าวมาสรุปเพื่อเป็นภาพรวมที่เข้าใจง่าย กะทัดรัด ระบุผลสำเร็จตามสภาพและผลการพัฒนาที่เกิดขึ้น เพื่อรายงานต่อผู้เกี่ยวข้องต่อไป
สถานศึกษาทุกแห่งมีข้อมูลเกี่ยวกับสถานศึกษา ครู นักเรียน และชุมชนอยู่แล้ว ควรนำมาวิเคราะห์และแปรผลให้มีความหมายโดยอาจเปรียบเทียบกับเกณฑ์ที่ต้นสังกัดกำหนดเพื่อนำมาใช้ตัดสินใจกำหนดวิสัยทัศน์ ภารกิจและเป้าหมายการพัฒนาคุณภาพของสถานศึกษา ใช้รูปแบบที่เข้าใจง่ายและรวดเร็วในการจัดระบบข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ ซึ่งจะเป็นตัวบ่งชี้คุณภาพทุกด้านของสถานศึกษา เพื่อช่วยในการพัฒนาการดำเนินงานการประกันคุณภาพภายในสถานศึกษาให้มีคุณภาพตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้
การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการพัฒนาคุณภาพสถานศึกษา
ส่วนการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการพัฒนาสถานศึกษานั้น แท้จริงแล้วมีการใช้หรือพยายามใช้อยู่ในทุกระดับและแตกต่างกันไปตามบทบาทหน้าที่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเทคโนโลยีสารสนเทศที่ส่งผลต่อคุณภาพของการบริหารจัดการสถาบันการศึกษา คุณภาพของการศึกษาและการพัฒนางานด้านต่าง ๆ ของสถาบัน ให้ไปสู่การมีคุณภาพที่พึงประกันได้และเป็นที่ยอมรับของผู้เกี่ยวข้องและสังคมส่วนรวมและสามารถก้าวสู่อนาคตที่ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง
การใช้เทคโนโลยีในการจัดการฐานข้อมูลขององค์การทางการศึกษา
การใช้เทคโนโลยีในการจัดการฐานข้อมูล (Database Management) ขององค์การทางการศึกษาจะก่อให้เกิดผลดีหลายประการ เช่น ได้ฐานข้อมูลที่มีความเบ็ดเสร็จในตัวเอง มีการแยกการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ โดยผู้ใช้ไม่ต้องทำการใด ๆ ที่เกี่ยวกับการบรรจุรวบรวมข้อมูลอีก ใช้ได้กับผู้ใช้บริการหลายกลุ่มและลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลเพราะสามารถใช้ร่วมกันได้ ขจัดความไม่ตรงกันของข้อมูล ผู้ใช้สามารถใช้ข้อมูลและควบคุมการใช้ข้อมูลได้ในเวลาเดียวกัน สามารถกำหนดมาตรการในการควบคุมและเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลได้ มีการกำหนดมาตรฐานข้อมูลไว้ตายตัวเป็นแนวเดียวกันและทำให้ข้อมูลทุกด้านมีความสัมพันธ์กัน เป็นต้น
ตัวอย่างของรายการฐานข้อมูลด้านทรัพยากรมนุษย์ของสถาบันการศึกษา เช่น ข้อมูลพนักงาน : ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัว ตำแหน่ง สถานภาพสมรส ฯลฯ เงินเดือน : จำนวนชั่วโมงในที่ทำงาน อัตราการว่าจ้าง เงินเดือนทั้งหมด หักภาษี จ่ายสุทธิ ฯลฯ สวัสดิการ : ประกันชีวิต โครงการบำเหน็จบำนาญ การวางแผนประกันสุขภาพ การออกจากงาน ฯลฯ
________________________
ที่มา : กระทรวงศึกษาธิการ,กรมวิชาการ.แนวทางการจัดทำระบบสารสนเทศสถานศึกษา. เอกสารชุดโครงการประกันคุณภาพการศึกษา,ลำดับที่ 2 ,พิมพ์ครั้งทื่ 3 กรุงเทพฯ : โรงพิมพ์ ครุสภา,2545,19.
