Why Knowledge Management?

why km why Knowledge Management

เรื่องราวของ Knowledge Management ที่กำลังมาแรงในบ้านเรา ซึ่งรายละเอียดเท่าที่ศึกษามานั้น เรื่องการจัดการองค์ความรู้นี้ เป็นสิ่งที่มีมานานแล้วในต่างประเทศ โดยในประเทศไทยนั้นก็ได้มีปัญหาเกี่ยวกับเรื่องของการจัดการฯนี้ มาเป็นเวลานาน โดยเรามักจะได้ยินอยู่เสมออยู่ เวลาพนักงานลาออกจากบริษัท เขาก็จะนำองค์ความรู้ที่เขามีออกไปด้วย โดยที่บริษัทก็จะต้องเสียเวลาในการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่คนใหม่ขึ้นมา เพื่อแก้ไขปัญหาเดิมๆที่เคยเกิดขึ้น โดยหาวิธีการใหม่ (ซึ่งหลายๆครั้งก็จะเหมือนวิธีแก้ปัญหาเดิม ที่พนักงานคนเก่าเคยใช้)

แล้วทำไมสิ่งเหล่านี้ถึงได้เกิดขึ้น ทำไมเราไม่ให้พนักงานคนเก่านั้นถ่ายทอดงานให้กับคนใหม่ละ? นั่นคือปัญหาที่คนมักจะถามกัน จริงอยู่ หลายๆครั้งคนเหล่านี้ก็ได้ตั้งใจในการถ่ายทอดมันออกมา แต่จะมีสักกี่คน ที่มีกระบวนการในการถ่ายทอดที่ดี มีใช้การจดบันทึก ลองนึกถึงตัวอย่างง่ายๆ สมมุติว่าเป็นบริษัทที่ขายเครื่องจักรในโรงงาน ในส่วนของวิศวกร ที่ต้องดูแลระบบ อาจจะเจอปัญหาของเครื่องหลายๆแบบ ที่อาจจะไม่มีในคู่มือ และมีกระบวนการในการแก้ปัญหาที่เคยทำมาแล้วได้ผล แต่หนังจากวิศวกรคนแรกออกไป คนใหม่เข้ามาแทนและเจอปัญหาเดิมๆ เขาจะทำอย่างไร?

สิ่งที่เขาทำก็คือ พยายามติดต่อคนเก่า เพื่อถามรายละเอียด ซึ่งเขาอาจจะจำได้ไม่เยอะเท่าไร หรืออาจจะไม่อยากบอก เพราะไม่ได้อยู่ในหน้าที่รับผิดชอบแล้ว สิ่งที่คนใหม่เริ่มคือ เริ่มต้นกระบวนการแก้ปัญหาใหม่หมด จากแทนที่จะแก้ได้ภายใน1 วัน ก็อาจจะกลายเป็น 7 วันเพราะหาวิธีแก้ไม่เจอ

นี่คือตัวอย่างเล็กๆว่า หากในองค์กร มีการจัดการรวบรวมองค์ความรู้เอาไว้ มันจะเป็นประโยชน์อย่างมาก ซึ่งผมคิดว่า ผมก็จะพยายามหาและพัฒนาจุดตรงนี้มาใช้ในองค์กรของผม และคิดว่าในองค์กร SME เมืองไทยก็ต้องการสิ่งเหล่านี้มาเป็นกำลังพลักดัน ให้เพิ่มประสิทธิภาพองค์กรให้ได้ดีที่สุด เพราะต่อไป เรากำลังแข่งขันในระดับโลก เราจะเสียเปรียบมากถ้าไม่เตรียมพร้อม

สำหรับ website gotoknow.org เป็นความคิดที่ดีมาก ในเรื่องของการเผยแพร่เครื่องมือที่ดี และมีประสิทธิภาพในวงกว้างแต่ในวิชา Knowledge Management อาจารย์ได้เคยพูดไว้ว่า software ที่ gotoknow.org ใช้เป็น open source ผมไม่แน่ใจว่า จะมีการแจก source code ตรงนี้ไปให้ทางองค์กรต่างๆในเมืองไทย ได้นำไปใช้หรือเปล่า เพราะต้องอย่าลืมว่า องค์ความรู้หลายๆอย่าง เป็นเรื่องที่เป็นความลับสำหรับองค์กรมาก จริงอยู่ที่ทาง gotoknow นั้นสามารถเลือกที่จะไม่ให้ข้อมูลต่างๆ แสดงต่อสาธารณะชนได้ แต่ก็มีสิทธิ๋จะนำไปตีพิมพ์ได้ ซึ่งคิดว่าตรงนี้จะเป็นจุดปิดกั้น และทำให้ software ที่ทาง gotoknow ทำออกมายังไม่มีการใช้งานถึงทุกจุด เท่าที่ควร

ผมคิดว่า หากสามารถจะเชื่อมต่อระบบเข้าด้วยกัน เช่น ทางองค์กรมี internal km อยู่และข้อมูลในบางส่วนที่สามารถจะเผยแพร่ได้ ก็เชื่อมต่อเข้ามายัง gotoknow เพื่อจะได้เผยแพร่ให้คนภายในรับรู้ สำหรับความลับทางการค้า หรือเรื่องภายในองค์กร ก็อยู่ในระบบภายในขององค์กรนั้นๆต่อไป ผมคิดว่าน่าจะดีนะครับ ซึ่งจริงๆแล้วผมสนใจที่จะลองนำไปพัฒนาภายในบริษัทด้วยเช่นกันครับ