วันนี้ที่เราจะคุยกัน คุยเรื่องอะไรก็ได้ ความสำเร็จ
ความคับข้องใจ บ่น ก็ได้ แต่ขอให้ใช้ท่าทีแบบที่ว่านี้
เลขากับธุรการ ไม่รู้ว่าต่างกันอย่างไร ขอให้รู้แต่เราไม่ได้อยู่โดดเดี่ยว
เมื่อปลายปีที่แล้ว คุยกับเลขาของโครงการค่อนข้างใหญ่
มีเลขาเยอะ ที่ไม่เคยเจอกัน ถามเขาว่าเป็นเลขารู้สึกเหมือนอะไร
คำตอบมีหลากหลาย ไม่แน่ใจว่าใครเป็นเลขาหรือเจ้านาย
เพราะเราเป็นคนตัดสินใจ บางคนบอกว่าเป็นกระโถน
หวังว่า หลังสองชั่วโมงนี้ไปแล้ว เมื่อเราเดินออกจากห้องนี้ ความรู้สึกเหล่านั้นจะหมดไป......
เป็นคำกล่าวนำการประชุมเลขาและธุการของโรงเรียนเพลินพัฒนา เมื่อวันที่ ๑๙ พ.ย.๕๐ ที่ผ่านมานี้
โครงการ "มาเป็นผู้จัดการกันเถอะ"
คือ การประชุมเลขาและธุรการหน่วยงานต่างๆ ของโรงเรียน โดยมีเป้าหมายให้เลขาก้าวขึ้นมาเป็น "ผู้จัดการ" ของหน่วยงานของตนเอง
วันที่ ๑๙ พฤศจิกายน ๒๕๕๐
เวลา ๙.๐๐-๑๒.๐๐ น.
สถานที่ ห้องอเนกประสงค์ ชั้น ๓ อาคารประถมปลาย
วิทยากร ดร.บงกช เศวตามร์ (แม่ต้น-หัวหน้าโครงการวิจัยและพัฒนาฯ และกรรมการบริหารโรงเรียน)
ผู้บันทึก วีณา ว่องไววิทย์ (ครูส้ม – หัวหน้าส่วนชุมชนแห่งการเรียนรู้และการจัดการความรู้ชุมชน)
โครงการนี้เกิดจากรองผู้อำนวยการฝ่ายวิชาการของโรงเรียนเพลินพัฒนา ครูศีลวัต ศุษิลวรณ์ (ครูปาด)
เสนอว่าเลขาหรือธุรการของแต่ละหน่วยงานย่อยในโรงเรียน
มีหน้าที่ "จัดการ" กับงานระบบและอุปกรณ์ต่างๆ ในหน่วยงานอยู่แล้ว
จึงเห็นว่า น่าจะสร้าง "โครงการพัฒนาเลขาและธุรการ" ขึ้นมา
เพื่อสร้างเลขาและธุรการ ให้เป็น "ผู้จัดการ" งานต่างๆ ของหน่วยงาน
อย่างมีประสิทธิภาพ และอย่างเป็น "มืออาชีพ"
ครูส้มจึงขอตั้งชื่อการประชุมวันแรกนี้ว่า
"มาเป็นผู้จัดการกันเถอะ"
ครูเต่าี้ (เลขาครูปาด ผู้ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้ดำเนินงานโครงการ) ชี้แจงวัตถุประสงค์ของงานวันนี้
จากนั้นก็เชิญให้วิทยากรเริ่มดำเนินรายการ
แม่ต้น การพบกันวันนี้ อยากให้คุยกันแบบสุนทรียสนทนา
ซึ่งไม่ได้หมายความว่าเราจะคุยกันแต่เรื่องดีๆ แต่หมายความว่าคุยกันดีๆ
คุยกันด้วยท่าทีดีๆ ขอให้นึกภาพว่าถ้าเพื่อนร้อนใจมาเราจะทำอย่างไร
ท่าทีที่ดี มีอะไร
ที่ประชุมช่วยกันนำเสนอว่า คือ
สัมผัส หมายถึงว่าเราให้ใจเขา จริงใจ
-
พร้อมฟัง อาการพร้อมฟังคือ
สบตาผู้พูด ดวงตาเป็นหน้าต่างของหัวใจ
ไม่ขัดจังหวะ
คิดตามสิ่งที่เขาพูด เพื่อเข้าใจ จะได้ต่อเรื่องราวได้
-
ถ้าจะแสดงความคิดเห็น
ให้ความคิดเห็นเมื่อเขาขอ ถ้าเขาไม่ขอแสดงว่าเขาไม่อยากได้ เรื่องนี้สำคัญเพราะถ้าเขาไม่อยากได้ แต่เราจะให้แล้วเขาจะได้ไหม
ไม่ไปสุมไฟ ไม่ยุยงส่งเสริม ชวนคิดเรื่องบวก
ประเด็นของวันนี้ คือ
เรามาดูสถานการณ์ว่าตอนนี้พวกเราเป็นอย่างไร
เป้าหมายของเราคืออะไร
มีอะัไรที่อยากให้โรงเรียนสนับสนุนบ้าง
แม่ต้นวาดภาพบนกระดาน (ภาพหม้อบนสามขาที่มีฟืนสุมไฟอยู่ข้างล่าง)
ดูจากภาพนี้ ลองมาช่วยกันคิดว่าเลขาทำอะไรบ้าง
ที่ประชุมช่วยกันเสนอว่า
หาอุปกรณ์
ก่อไฟ
เช็ค ตรวจสอบว่าเดือด แ้ล้วสุกหรือยัง (เดือดไม่พอนะ ต้องดูว่าสุกหรือเปล่าด้วย)
-
เป้าหมาย มี สาม ระดับ
ความสมดุลของทั้งระบบ
ปฏิบัติการ
-
ใครเป็นคนกิน คือ ลูกค้าเรา มีใ่ครบ้าง ซึ่งมีทีท่าต่างๆ กัน บางคนถือดอกไม้มา บางคนก็เขี้ยวลากมา
นักเรียน
ผู้ปกครอง
ครู
ช่วยเสิร์ฟ
เก็บล้าง
-
เก็บข้อมูล
ตรวจสอบผล ตรวจสอบความสำเร็จ เช็คเรตติ้ง การประเมิน
ปัญหา เช่น หม้อแตก ชามแตก ไปกี่ใบ
สรุปบทเรียน
แก้ปัญหา
เมื่อเสนอกันแล้ว แม่ต้นก็ถามว่า ถ้าเราเกือบหมดอย่างนี้แล้ว ครูกับผู้บริหารทำอะไร
ที่ประชุมก็ช่วยกันเสนออีกว่า
ครู
ต้อนรับลูกค้า อยู่หน้าร้าน คือ การอยู่กับนักเรียน หน้าห้องเรียน
คิดโครงการและวางแผนการสอน
วางลำดับขั้นตอนในการทำงาน (สอนและทำกิจกรรมต่างๆ)
คิดวิธีการ และอธิบายให้ (นักเรียน) เข้าใจ
ตั้งเป้า
ประเมิน
ผู้บริหาร
วางนโยบาย
หาทรัพยากรมาให้
จัดระบบให้ดี
แม่ต้นสรุปว่า ทุกคนก็มีงาน ถ้าไม่มีเรา งานก็เดินไปไม่ได้ ถ้าไม่มีเราจะเกิดอะไรขึ้นกับครู ถ้ามีแต่ผู้บริหารสั่งแต่ไม่มีคนทำ งานก็ไม่เกิด
ทีนี้มาดูภาพรวมในขณะนี้ มีตรงไหนที่มันพร่อง เต็ม ล้น
เอาเรื่องอะไรก่อนก็ได้
ครูกิ๊กเสนอว่าเอาเต็มก่อน คืออะไรที่ทำไปแล้วสำเร็จ
ถ้าพูดเรื่องพร่องแล้วมีเยอะ จะกินเวลานาน (ทุกคนหัวเราะ)
(ตรงนี้จะเห็นว่าถ้าเราสร้างให้บรรยากาศผ่อนคลาย
ทุกคนจะรู้สึกปลอดภัยที่จะแสดงความคิดเห็น
จะทำให้เราได้ข้อมูลในประเด็นต่างๆ พร้อมกับรับรู้ความรู้สึก
ได้มากกว่าและถูกต้องกว่าการคุยในบรรยากาศการประชุมที่เกร็งหรือเคร่งเครียด-ผู้บันทึก)
ต่อไปแม่ต้นก็ให้ทุกคนได้พูดถึง งานที่สำเร็จ ตามที่ครูกิ๊กเสนอ โดยย้ำว่าหมายถึงความสำเร็จในมุมมองของเรานะ
หลังจากทุกคนเล่าเรื่องความสำเร็จของตัวเองแล้ว
ซึ่งก็มีทั้งผู้ที่อยู่มานาน อยู่มาระยะหนึ่ง
จนถึงคนที่เพิ่งเข้ามาทำงานได้ไม่นานที่ออกตัวว่ากำลังเรียนรู้งาน
แม่ต้นกล่าวเสริมว่าถ้ามีงานด่วนเข้ามาเยอะ
แปลว่าหายนะจะมาแล้วนะ
แสดงว่าไม่มีการวางแผนล่วงหน้า
แสดงว่าคนที่เอางานด่วนโยนเข้ามาเสมอๆ
คือ เขาอาจยังไม่เขัาใจงาน
อันนี้เป็นการท้าทายมหาศาลที่จะเปลี่ยนคนประเภทคิดได้คืนนี้จะเอาพรุ่งนี้เช้า
วิธีของพี่ จากประสบการณ์ที่เป็นผู้จัดการโครงการ ก็คือต้องคิดงานก้บเลขา
เช่น มีประชุมอะไรบ้าง อาหารอะไร เตรียมจัดสถานที่อย่างไร
ที่สำคัญ งานบางอย่างหัวหน้าต้องทำเอง เช่น power point ต้องทำเองเป็น
ปัญหาเลขาหลายครั้งคือมีนายเยอะ ใครๆ ก็โยนมา
เราต้องพยายามทำให้มีงานด่วนน้อยที่สุด
การเรียนรู้ผ่าน action ก็สำคัญนะ
ถ้ามีงานด่วนเข้ามาแล้วเราทำให้เสมอ
แล้วจะมีงานด่วนน้อยลงไหม
การจัดระบบให้เข้าที่เข้าทางต้องใช้เวลา
แต่เมื่อเราเอาจริง
ผ่านไปหกเดือนอย่างน้อยต้องเห็นการเปลี่ยนแปลงแล้ว
เมื่อจัดระบบเสร็จแล้วก็ต้องยอมรับการเปลี่ยนนะ
ม้นไม่เหมือนเดิมตลอดหรอก ไม่งั้นเบื่อตาย แต่อย่าเปลี่ยนบ่อยเกิน
ได้ยินเสียงตัวเองหรือเปล่า สำเร็จหลายอย่างแล้วนะ
ลดความกลัว เข้าใจงาน รู้จักเจ้านาย
ไม่รู้จักเจ้านายสั่งเจ้านายไม่ได้นะ
เจ้านายอย่างพี่บางครั้งคิดอะไรลอยไปเรื่อยๆ
เลขาคือ ต้องทำให้เป็นรูปธรรมที่สุด ต้องถามให้ละเอียด
ว่าเจ้านายอยากได้อะไรกันแน่ ทำให้แผนเขาออกมาเป็นงานได้
คนบางคน ห้วหน้าบางคนคิดเร็ว คิดอยู่คนเดียว
เลขาต้องเป็นนักสมานฉันท์
ขอเล่าเรื่องตัวเองนะ ตอนทำงานโปรดักชั่น ทำสารคดี
งานคล้ายเลขา คือต้องทำให้งานมันเดิน
ผู้กำกับสั่งโวยวายตากล้องจะเอาโน่นเอานี่
เราต้องเดินไปพูดกับตากล้องดีๆ แล้วก็ต้องกลับมารายงานผู้กำกับดีๆ
ห้ามเอาคำพูดของแต่ละฝ่ายไปบอกกล่าวโดยไม่แปลงซะก่อน
คือ สตอเบอแหล แบบ ที่ ดร.วรภัทร์ พูดถึงนั่นแหละ
สรุปภาพรวมที่เราคุยกันวันนี้
วันนี้เราได้เห็นความมุ่งมั่นที่จะช่วยให้งานลุล่วง ซึ่งเป็นทัศนคติที่ดีมากๆ
แต่ก็เห็นความเหนื่อยล้า จากที่พวกเราเป็นพลาสเตอร์ปิดแผลให้กับงานเฉพาะหน้า
ตอนนี้มีเรื่องอะไรจะบอก หรือนำเสนออะไรไหม ที่จะเอาเข้าที่ประชุมบอร์ด คราวหน้าเอาปัญหา อุปสรรค ข้อจำกัด มาคุยกัน
ซึ่งเป็นเรื่องปกติของทุกองค์กรนะ อย่ากังวลที่จะพูดความกังวลใจ
(น้องๆ ผลัดกันพูด)
หลังจากฟังทุกคนแล้วได้ยินแต่ห่วงเรื่องคนอื่นหมดเลย พวกเราน่ารักจริงๆ
ส่วนการเปลี่ยนทัศนคติคน มันเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลา
รวมทั้งการปรับบุคลิคภาพเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลามาก
สิ่งที่เราคุยกันวันนี้ อยากให้มีทัศนคติว่าเราทำงานกันเป็นทีม
ไม่มีอะไรที่ไม่มีทางออก เรามีการประสานงานระหว่างช่วงชั้นกันอยู่แล้ว
การประสานงานไม่ใช่แต่เรื่องงาน แต่เรามาร่วมกันพัฒนาตัวเองกันด้วย
ครั้งหน้าเราจะมาคุยกันต่อเรื่องเป้าหมายที่เราอยากไปให้ถึง
การแก้เงื่อนไขจำกัด สิ่งที่จะช่วยให้งานราบรื่น มีประสิทธิภาพ
และสิ่งที่อยากฝากบอกถึงผู้บริหาร
วันนี้ขอบอบคุณทุกๆคน
