AAR : After Action Review สัมมนาการจัดการความรู้ ชุดคุณกิจ ตัวจริง

   หัวปลาทูคืออะไรเหรอ คุยกันเรื่องอาหารใช่ไหม บล็อก คืออะไร เคเอ็ม กับเอ็มเค เหมือนกันหรือต่างกันอย่างไร ตอนนี้พบว่าคนในมอนอ หลายกลุ่มที่คุยกันเรื่องนี้ และก็มีอีกหลายคนที่ยังงงๆ ผศ.ดร.วิบูลย์ วัฒนาธร รองอธิการบดี จึงพาพวกเราชาวเลขาณุการคณะ รวมทั้งพลพรรค คนประกันคุณภาพของหน่วยงาน Nonteachning ไปคุยภาษาเดียวกัน คือภาษา KM เมื่อวันที่ 6 กุมภาพันธ์ 2549 ณ ทรัพย์ไพรวัลรีสอร์ท หรือที่รู้จักกันในนามโรงแรมช้าง

        เมื่อพวกเราเข้าไปในงานเรานึกว่าจะได้มาฟังวิทยากรมาบรรยายให้ฟังว่า การจัดการความรู้คืออะไร แต่พอถึงห้องประชุม เรากับพบโต๊ะประชุมถูกจัดไว้เป็นวงกลม 4 วง และมีเก้าอี้จัดไว้เป็นวงกลมที่หลังห้องอีก วงใหญ่  เอ!! หรือว่า อาจารย์วิบูลย์จะให้เรามาเล่นสันทนาการ พวกเรายังงงกันอยู่ยังไม่ทันตั้งตัว รองวิบูลย์ก็ชวนพวกเราขึ้นไปถ่ายภาพหมู่ร่วมกันบนเวที หลายคน แซวว่าถ่ายภาพหมู่เสร็จกลับบ้านได้แล้ว

       พอถ่ายภาพเรียบร้อยแล้ว พวกเราเข้าไปนั่งในโต๊ะ รองวิบูลย์ก็ชี้แจงและเล่าให้พวกเราฟังว่าที่เชิญพวกเรามาวันนี้มาทำอะไรกัน อาจารย์พูดถึง การจัดการความรู้ที่ในยุคนี้เป็นอะไรที่อินเทรน เป็นประเด็นร้อนไม่แพ้เรื่อง การรวมตัวกันที่หน้าพระบรมรูปทรงม้า ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานเอกชน วงการหมอ วงการศึกษา หรือแม้กระทั่งชาวนา และยังแนะนำหนังสือน่าอ่านอีกหลายเล่มเกี่ยวกับการจัดการความรู้ให้กับพวกเรา อาจารย์บอกกับพวกเราว่าวันนี้อาจารย์จะพูดให้น้อยที่สุด (แต่ก็เผลอพูดไปซะ เกือบชั่วโมง ไม่เป็นไรให้อภัย พวกเราถนัดฟังกันอยู่แล้ว) พอเราเริ่มจับประเด็นได้ลางๆ รองวิบูลย์ ก็ใช้วิธี พาเราไปที่วงเก้าอี้ด้านหลัง แล้วให้เราแนะนำตัวกัน และให้พูดถึงความคาดหวังของการที่เราจะมาทำกิจกรรมกันในวันนี้ ซึ่งในกิจกรรมนี้ รองวิบูลย์ใด้ให้เราฝึกพูด ฝึกฟังกันอย่างมีสติ (Dialogue และ Deep Listening) ซึ่งเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งของกิจกรรมเคเอ็ม

       หลังจากนั้น รองวิบูลย์ก็ได้แบ่งพวกเราออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ คือกลุ่มเลขาณุการคณะ กับกลุ่มผู้ที่รับผิดชอบประกันคุณภาพ โดยแบ่งออกเป็นโต๊ะย่อยอีก กลุ่มละ 2 โต๊ะ ให้เราเลือกประธาน และเลขาณุการ อาจารย์เรียกคนที่ทำหน้าที่ประธานว่า เป็น "คุณอำนวย " คือคอยอำนวยความสะดวกให้เกิดการแลกเปลี่ยนพูดคุยกันถึงความสำเร็จ(Success Story) และความภาคภูมิใจในความสำเร็จของงานที่ทำ โดยใช้วิธีการเล่าเรื่องหรือที่เรียกว่า Story tailing ส่วนอีกคนหนึ่งเป็นเลขาทำหน้าที่บันทึกเรื่องราวที่ในกลุ่มเล่ากัน ซึ่งรองวิบูลย์ เรียกคนจดบันทึกนี้ว่า "คุณลิขิต" ที่ต้องรีบจด เพราะรองวิบูลย์บอกว่าความรู้ที่ออกมาจากประสบการณ์ จากสิ่งที่อยู่ภายในตัวคน มันระเหยเร็ว ต้องรีบบันทึกไว้ รองวิบูลย์กำหนดประเด็นที่ชัดเจนให้พวกเราก็ผลัดกันเล่าถึงความสำเร็จ ซึ่งในกลุ่มได้รับประเด็นเกี่ยวกับการทำงานด้านประกันคุณภาพ ในช่วงนี้จะพบเลยว่า บางคนมีเทคนิคในการเล่าเรื่องได้อย่างน่าสนใจ บางคนไม่เคยเล่าเรื่องเลยก็จะติดๆขัดๆ พอให้เล่าความสำเร็จ พาลแต่จะเล่าแต่อุปสรรค และปัญหาของการทำงานซึ่งเป็นสิ่งที่เล่าแล้วจะได้ออกมาเป็นฉากๆ ตอนนี้แหละครับที่ คุณอำนวยจะต้องทำหน้าที่คอยกระตุ้นให้เขาเล่าในส่วนของความสำเร็จและความภูมิใจ ถึงแม้ว่าสิ่งนั้นเป็นสิ่งเล็กๆ ไม่ใหญ่นัก แต่ก็มีความสำคัญ

     เมื่อพวกเราเล่าจบแล้ว รองวิบูลย์ก็ให้พวกเราเลือก 1 เรื่องที่พวกเราเห็นว่าเป็นเรื่องเล่าที่เราประทับใจ และให้มาเล่าในกลุ่มใหญ่ ซึ่งในวันนั้นเรื่องเล่าของต้นกองกิจ เป็นเรื่องที่เราประทับใจกันมากในวิธีการจัดการด้านการประกันคุณภาพของกองกิจ หลังจากนั้น รองวิบูลย์ก็ให้สองโต๊ะในกลุ่มเดียวกันรวมกันเป็นโต๊ะเดียว และให้จับประเด็นความรู้ที่ได้จากเรื่องเล่า และใครเล่า ซึ่งในกลุ่มพวกเรามีคำถามจากพี่ต้อย และน้องจากกองแผนถามคำถามได้น่าคิด คือถามว่า ที่ต้น และอาจารย์หนึ่งเล่ามานั้นพอจะบอกวิธีการหรือขั้นตอนได้ไหมว่ามีวิธีการอย่างไรจึงประสบความสำเร็จ เป็นคำถามที่ต้องบอกว่ามันยากเหมือนกันครับที่จะตอบ มันต้องอาศัยทั้งความรู้และประสบการณ์ แต่ถ้าเราจับประเด็นและเล่าออกมาได้ นี่แหละครับความรู้ที่มาจากในตัวคน
       และท้ายที่สุดของกิจกรรมวันนั้น รองวิบูลย์ให้พวกเรามาสรุปกันที่วงใหญ่อีกครั้งว่า เราคาดหวังว่าจะได้อะไรไปในวันนี้ เราได้อย่ากที่เราคาดหวังหรือไม่ มีอะไรที่เราคิดว่าไม่ได้เป็นอย่างที่เราคาดหวังไว้  และถ้าจัดอีกเราอยากให้มีอะไรเพิ่มเติมที่เราอยากให้มี และหลังจากที่เรากลับไปแล้วเราจะไปทำอะไร

         สรุปแล้ววันนี้ที่เรามากันทั้งวัน และด้วยความหวังเล็กๆ ที่จะได้หนีเมียมาเที่ยว สิ่งที่เราได้คือการเรียนรู้กิจกรรม เคเอ็ม จากประสบการณ์จริง คือแทนที่วิทยากรจะมาบรรยาย หรือมาบอกว่าเคเอ็มคืออะไร เราจะจัดกิจกรรมเคเอ็มได้อย่างไร เริ่มอย่างไร กลายเป็นพวกเราก็มาเรียนรู้โดยการทำกิจกรรมจริงเสียเลย เรียนรู้วิธีทำกิจกรรมเคเอ็มจากการมีส่วนร่วม ซึ่งก็คือ การที่ให้พวกเราได้มา แชร์ แคร์ ชาย ประสบการณ์ที่มีอยู่ในตัวเรา ภายใต้บรรยากาศที่สบายๆ เป็นกันเอง ถึงแม้ว่าเราจะยังเกร็งๆ กันในช่วงแรกๆ แต่พอเรารู้สึกว่าสิ่งที่เราพูดออกไป ก็เป็นเรื่องที่มีคนฟัง และถ้าเราตั้งใจฟังเราจับประเด็นเรื่องที่เพื่อนเล่า แขวนไว้ก่อน ยังไม่ต้องคิดโต้แย้ง นำสิ่งที่ดีไปประยุกต์ใช้ปรับปรุงกันงานของเรา เราจะพบว่ามีเรื่องเล่าของเพื่อนร่วมงานที่น่าสนใจอีกมากมาย และสุดท้ายหลังจากเราประชุมแล้วเราจะกลับไปทำอะไรกับหน่วยงานของเรา

       เทคนิคเล็กๆ น้อย จากคุณหมอวิจารย์ครับ

          “การจัดความรู้” คือรูปธรรมของการเคารพความรู้ในตัวคน ศ.นพ.ประเวศ วะสี