เราก็เลือกออกมาได้เครื่องมือชิ้นหนึ่ง ซึ่งเราเรียกว่า แฟ้มภูมิปัญญา ที่พี่ติ๊กได้ไปเห็นในแผน รพ.ศิริราช พี่เลยปิ๊งคำนี้ เพราะเป็นเหมือนกับเป็นที่จัดเก็บความรู้ เป็นที่เรียนรู้ ก็เลยเลือกชื่อนี้ขึ้นมา และประกาศใช้เป็นเครื่องมือจัดการความรู้ของกองฯ เรา
การใช้ KM ของกองแผนงาน ... ไม่ได้ใช้ CoP ... ไม่ได้ใช้ในลักษณะของการทำ AAR เราลองมาดูว่าเขาใช้อะไร
- ในส่วนของกองแผนงาน คงทราบนะคะว่า ลักษณะของโครงสร้างของกองแผน ก็จะมีกลุ่มนโยบายและแผน ทำในเรื่องงบประมาณ กลุ่มประเมินผลก็ดูในเรื่องการประเมินผล การวิจัย และก็จะมีงานบริหารทั่วไป ดูเรื่องการเงิน พัสดุ และกลุ่มข้อมูลสารสนเทศ จะดูเรื่อง IT Computer
- ซึ่งจากจุดนี้ หน่วยงานจะเป็นเหมือนสหวิชาชีพเลย เพราะว่ามีทุกๆ สาขาที่อยู่ในกองเดียวกัน เราจะทำยังไงที่จะจัดการความรู้กับคนในหน่วยงานที่แตกต่างกัน ในแต่ละสาขา
- ทางผู้บริหารกองฯ ผอ. พี่ๆ หัวหน้ากลุ่ม เขาก็มองว่า เราจะจัดการความรู้ตรงนี้อย่างไร จะพัฒนาคนอย่างไร ที่จะทำให้เกิดการ ลปรร. ความรู้ที่ทุกคนมีอยู่ และสามารถแลกเปลี่ยนกันได้ โดยที่ภาระงานที่ทุกคนมีอยู่ โดยที่สามารถแลกเปลี่ยนกันได้ โดยไม่ต้องมาแบ่งเวลางาน
- และขณะเดียวกันมีนโยบายท่านรองฯ โสภณ สมัยนั้น ได้มอบนโยบายให้หน่วยงานทางภารกิจของท่าทำ Portfolio มา ... โดยเน้นการบันทึก สิ่งที่เรารับรู้จากการทำงาน ประชุม ศึกษาอบรม เราไปรับรู้อะไรมา ข้อที่สอง เราได้เรียนรู้อะไรจากสิ่งนั้น และข้อที่สามก็คือ เราทำอะไรกับสิ่งที่เราได้เรียนรู้มา
- จากโจทย์ตรงนี้ที่ท่านรองฯ ได้มอบหมายมา และที่กองฯ คิดจะพัฒนาบุคลากรขึ้น ... ผอ. ก็เลยบอกให้ตั้งคณะกรรมการหาเครื่องมือซึ่งสามารถจะมาจัดการความรู้กับบุคลากร และสามารถตอบโจทย์ที่ท่านรองฯ มอบให้ด้วย
- ทีมงานก็พยายามหาเครื่องมือ Portfolio ก็หาตามเว๊ปไซต์ ส่วนมากจะเป็นเรื่องของการศึกษา ก็เป็นครูที่เขาทำ Portfolio มีความละเอียดมาก และก็ความละเอียดมากนั้น ธรรมชาติของคนเรา ถ้าต้องเขียนอะไรมากๆ คงไม่อยากเขียน ก็พยายามปรับปรุงให้เหมาะสมกับบุคลากรของเรา
- ว่า ... ภาระงานเยอะ ความสามารถของคน และให้เหมาะกับเนื้องานของทุกคนที่สามารถที่จะบันทึกสิ่งที่มีความแตกต่างของแต่ละฝ่าย แต่ละหน่วยงานที่เขาอยู่
- เราก็เลือกออกมาได้เครื่องมือชิ้นหนึ่ง ซึ่งเราเรียกว่า แฟ้มภูมิปัญญา ที่พี่ติ๊กได้ไปเห็นในแผน รพ.ศิริราช พี่เลยปิ๊งคำนี้ เพราะเป็นเหมือนกับเป็นที่จัดเก็บความรู้ เป็นที่เรียนรู้ ก็เลยเลือกชื่อนี้ขึ้นมา และประกาศใช้เป็นเครื่องมือจัดการความรู้ของกองฯ เรา
- ในแฟ้มภูมิปัญญาจะประกอบไปด้วย 3 ส่วน
- ... ส่วนแรกเป็นแผนปฏิบัติการ เหมือนกับการทำงานของเรานั้นทำงานอะไรบ้าง มีทั้งงานประจำ งานโครงการ อยู่ในส่วนที่หนึ่ง
- ... ส่วนที่สองคือ ส่วนบันทึก ก็คือบันทึกสิ่งที่เราไปรับรู้ เรียนรู้มา เราก็จดบันทึกมา ก็ลงไปในส่วนที่สอง
- ... ส่วนที่สามคือ ส่วนที่เพื่อนร่วมงาน หรือว่าหัวหน้างานให้ความเห็นต่อสิ่งที่เราได้บันทึกมา จะเป็น 3 ส่วน
- ใน 3 ส่วนนี้ ในช่วงแรก เราทำในปี 49 ทำครั้งแรก เราทดลองใช้ 1 เดือน ก็มีการประเมินว่า เหมาะสมไหม ก็มีคนตอบรับมาจากการประเมินว่า ค่อนข้างดีมาก เพราะเหมือนกับเป็นการกระตุ้นว่า ให้เกิดการพัฒนาตนเองขึ้นมา นึกอะไร อยากแลกเปลี่ยนอะไร และก็มี Feedback ที่ดี
- และเราก็ปรับปรุงจนถึงปัจจุบัน โดยรูปแบบของการบันทึก เราก็ไม่ได้กำหนดว่า คุณจะบันทึกอะไร ให้อิสระในการบันทึก เพราะว่าแต่ละคนมีวิธีการถ่ายทอดมาเป็นตัวหนังสือที่ไม่เหมือนกัน เราก็พยายามให้เขาได้ถ่ายทอดมาเป็นตัวหนังสือ ไม่พยายามให้ทุกคนเคร่งเครียด ว่าต้องบันทึกอย่างไร หน้าตาเป็นอย่างไร
- ส่วนในเรื่องของที่มีอุปสรรค ก็มีด้วย เพราะว่าในช่วงแรก คนที่ไม่เข้าใจ ไม่เคยเขียนมาก่อน เขาก็ทำงานประจำของเขา เช่น งานพัสดุ เขาก็ไม่รู้ว่าจะเขียนยังไง บัญชีจะออกมายังไง เขาจะดึงความรู้ออกมาได้ยังไง สิ่งที่เขาไปรับรู้ เรียนรู้มา เขาไม่สามารถที่จะสกัดออกมาได้ ว่าเขาจะเขียนออกมาได้ยังไง แต่ละคนก็จะมีภาระงาน ที่เขามีปัญหาเหมือนกัน
- ทางทีมก็พยายามกระตุ้นให้เขาเขียนหรือยังนะ พอเจอหน้าใครก็ อย่าลืมไปอบรม ไปนั่นไปนี่มาก็ให้เขียนลงไปนะ เพื่อที่จะได้แลกเปลี่ยนกัน
มองว่า สิ่งที่พวกเราทำ ก็คือ การเปลี่ยนตัวคนให้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และการจัดการความรู้
