ลปรร. มสช. กับกรมอนามัย (11) KM กับงานกองคลัง (2)

 

งานนี้พี่เปี๊ยก ให้น้องปุ๊กเล่านำ และพี่เราขอเสริมตามค่ะว่า ...

• กองคลังเริ่มทำ KM กันตั้งแต่ปี 48 ไม่รู้เรื่องเลย คุณหมอสมศักดิ์ให้ทำ และเลือกหัวข้อที่ทุกคนมีส่วนร่วม ของกองคลังก็เลยเข้าไปทำระบบควบคุมภายใน
• ระบบควบคุมภายในของเรามันจะเป็น Flowchart ในทุกกิจกรรมของการทำงานกองคลัง เพราะฉะนั้น คนที่ทำงานต้องมี Flow ของตัวเอง
• และเมื่อทำเสร็จแล้วก็จะมาต่อด้วยเรื่องของการบริหารการเงินภาครัฐด้วยระบบ electronic คือ GFMIS
• ก็ต่อ Flowchart นี้ ซึ่งเป็นคู่มือการปฏิบัติงานในระบบ GFMIS หลังจากนั้นก็มีความรู้สึกว่าเยิ่นเย้อ แต่ตรงนั้นก็เป็นคู่มือหลักของการทำงานการเงินการคลัง
• ต่อจากนั้น ในเรื่องลดขั้นตอน มันก็อยู่ใน Flow แล้วนะ การจัดซื้อจัดจ้าง ตกลงราคาของเรา จนถึงเบิกจ่าย
• แต่ กพร. มีโครงตั้งต้นจาก กพร. ใหญ่ว่า เลือกกิจกรรมงานสนับสนุนของกรมฯ เข้าไปทำ คือ เรื่องการจัดซื้อจัดจ้าง การตกลงราคา ไปถึงเรื่องของการเบิกจ่าย วิธี manual ของเรา ตั้งแต่ปี 48 มา และยังไม่ได้เข้าระบบ electronic นั้น มันใช้เวลา 30 วันทำการ พอทำๆ ไปแล้ว เขาบอกว่าให้ลด 50% ตามที่น้องปุ๊กได้เล่า เราก็เลยเกิดไอเดีย ทำเป็นระบบคู่มือตามระบบงาน แต่ต้องลดขั้นตอนให้ได้
• และวิธีลดจะทำยังไง เพราะว่ากองคลังก็เป็นเจ้าแม่ระเบียบ ตัวพี่เองต้องทำร่วมกับทุกฝ่าย SOP ตัวนี้จะต้องทำทั้งวงจรกองคลัง เพื่อจะเบิกจ่ายให้ได้ ซื้อเสร็จต้องเบิกจ่ายให้ได้
• ทำอย่างไร ... ก็ทำคู่มือออกมาแล้ว อย่างกระทัดรัด เขาเรียกว่า SOP (System Operation Procedure) เป็นขั้นตอนการทำงานที่เป็นระบบ แล้วใช้กับลักษณะของการทำงานทุกงาน
• การจัดซื้อตกลงราคา ที่มีใบสั่ง ต้องคีย์ใบสั่งในระบบ GF ก็คือ และตัวนี้จะนำมาลดขั้นตอน นอกนั้นไม่ต้องทำ จะทำเรื่องเดียวคือ เรื่องนี้
• แต่ทำอย่างไร ... พอวางระบบแล้ว ก็เชิญทุกกองฯ ทุกหน่วย มารับฟัง ให้ความคิดเห็นกับเราด้วยว่า ทำได้หรือไม่ได้ มีปัญหาอะไร เสนอมา และมาร่วมมือกันทำ เพื่อปรับให้ SOP ทำงานได้ ใช้ง่าย และทำงานให้สำเร็จให้ได้ สุดท้ายก็ออกมาเป็น SOP ที่กำกับงาน วิธีซื้อตกลงราคาใน 11 ขั้นตอน และก็ประเมินผล อย่างที่น้องถามว่า AAR แล้วหายไปไหน ไปหายไปไหน เพราะว่า ต้องประเมินผลทุก 6 เดือน 9 เดือน และ 12 เดือน
• เมื่อประเมินผลการทำงาน สรุปในรอบปี 3 รอบ เพื่อประเมินกับ กพร. และนำมาปรับปรุง เวลาที่เราปรับปรุงอย่างไร ก็คือ ใช้หนังสือเวียนด้วย ประสานทางโทรศัพท์บ้าง โทรสารบ้าง ทุกวิธีต้องนำมาใช้หมด
• ปีนี้ทำ CoP ของพัสดุไป 10 กว่าเรื่อง คุณฉัตรลดาไปช่วย เพราะว่าทำคนเดียวไม่สนุก ไม่ alert ก็เลยเอาคนอื่นเข้ามามองภาพกว้าง จึงได้ทำหลายๆ เรื่อง รวมทั้ง GotoKnow ด้วย
• เดือนนี้เราตั้งเป้าทำแผน KM ใน กพร. เราทำแผน PMQA และการลดขั้นตอนเข้าไป ทำงานไปด้วยให้เนียนกับงานประจำ ก็จะจับมาเป็น KPI ได้ ไม่ยาก
• ทำ PMQA ถามว่าต้องทำแผนปรับปรุงอย่างไร ผลงานของ PMQA ก็นำมาลงใน KM ได้ เพราะว่ามีการทำงานใน 7 หมวด
• ... มันไม่ง่ายอย่างที่พูด แต่ความสำเร็จก็ทำกันมาเกือบทั้งปี แล้วก็นำมาบันทึกเอาไว้ เพื่อให้ความรู้นี้มีใครนำไปใช้ก็ได้ และเราก็จะมีการนำขึ้นเผยแพร่ให้ทุกคนได้รู้หมด
• เดือนนี้ก็จะทำ CoP ของฝ่ายบัญชี และจะทำต่อไปให้ครบ 5 ฝ่าย
• และเราก็ยังทำ CoP ข้ามหน่วยงาน คือ เราทำเรื่องการคีย์ใบสั่ง หรือระบบใบสั่งจ้างทาง electronic ที่เอาปัญหาของงานมาทำ CoP
• ... ไม่ต้องมานั่งทะเลาะกัน ก็ให้คนที่เขามี micro success ที่สำเร็จมาเล่า และกองคลังก็เล่า การเล่าก็จะเป็นการแลกเปลี่ยนด้วย เอางานที่สำเร็จมาเล่า มันก็จะได้มุมมองไปทำต่อ

พี่เปี๊ยกเล่าให้พวกเราฟังอย่างมีความสุขในการทำงานจริงๆ เลยค่ะ